技师学院质量管理体系质量手册.doc

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1、佛山市南海技师学院质量管理体系质量手册版次：A/0 生效日期：2012.02.10 0.1学 校 概 况广东省佛山市南海技师学院属政府开办的教育事业单位。创办于1963年，现有官窑校区占地面积为462亩（建筑面积为43576）、东校区占地面积为18.37亩（建筑面积为12247）、西校区占地面积为28.38亩（建筑面积为18918）、大沙校区占地面积为49.64亩（建筑面积为33094），总占地面积为558.39亩，总建筑面积107835。新校园规划建筑面积为20.8万平方米。现有专职教师306人，其中高级职称教师62人，中级职称教师147人，高级技师61人，技师43人。办学规模为8000学生

2、，开设专业有：数控加工、模具设计与制造、机电一体化、电气工程与自动化、电子技术、现代汽车维修技术、汽车技术服务与营销、计算机网络技术、计算机信息管理、电子商务、服装制作与营销、室内建筑装饰、酒店服务与旅游等20多个专业。培养层次涵盖了中、高级工及培训技师和高级技师。近年来，学院步入了跨越式的发展，先后晋升为国家重点技工学校、高级技工学校、技师学院。被确认为“广东省高技能人才公共实训基地”、“佛山市高级技能人才实训公共基地”。现有实训场地：数控加工中心实训室（七轴、五轴）、模具快速成型实训室、数控仿真实训室、数控车床加工实训室、数控铣床加工实训室、汽车新技术实训室、网络技术实训室、电子商务、金融

3、、语言等实训室，共计102间。教学设备拥有七轴加工中心、五轴加工中心、高速加工中心、卧式加工中心、三坐标测量机等大批的高端设备，计算机1545台套。成功地承办了第四届全国数控技能大赛总决赛、广东省技能大赛等赛事。在各项的竞赛中本院都取得了优异的成绩。如：第四届全国数控技能大赛，本院职工组取得了本届数控车组的冠军，其中1人荣获全国“五一劳动奖章”，2人荣获“全国技术能手”称号，8人荣获“广东省技术能手”称号。办学成绩的显著得到了上级部门的充分肯定，是“广东省职业技术教育先进集体”、“全国总工会农民工培训先进集体”、“省级农村劳动者转移职业技能培训示范基地”。 学院实行“招生教学与培训技能鉴定推荐

4、就业”的全程服务。地址：佛山市南海区狮山镇官窑禅炭路 邮编：528237电话：0757-86222065传真：0757-86222065 网址： 电子信箱：0.2质量手册发布令本院依据GB/T19001-2008质量管理标准 要求、国家重点技工学校质量管理标准、国家重点技工学校标准、高级技工学校标准、技师学院标准及相关法律法规，结合本院服务特点和实际情况，编制完成了质量手册。质量手册规定了本院质量方针和质量目标，明确了质量管理体系的组织机构、职责权限和质量管理体系的控制要求，现颁布实施。质量手册是学院质量管理体系纲领性文件，是指导本院建立质量管理体系，开展质量活动的准则和指南。学院各部门和全体

5、教职员工，应遵照质量手册中的各项规定认真贯彻执行，为顾客提供优质的教育服务。现批准质量手册（A版）自2012年2 月10日起在全院实施。 院长：2012年2月10日0.3管理者代表任命书为贯彻实施GB/T19001-2008质量管理标准 要求、国家重点技工学校质量管理标准、国家重点技工学校标准、高级技工学校标准、技师学院标准，确保学院质量管理体系的建立、有效运行和持续改进，全面提高学院的管理水平和教育服务质量，特任命 甘汉忠 同志为我院管理者代表。管理者代表应履行以下职责：1.确保学院按标准要求建立、实施和保持质量管理体系。2.策划质量管理体系，组织文件编写与审核。3.组织监督协调体系的实施，

6、并促进体系不断完善。4.向院长报告体系运行业绩及提出持续改进的建议。5.组织内部质量审核、管理评审。6.促进全院教职工形成参与意识和提高满足顾客要求的服务意识。7.负责质量管理相关事宜的外部联络。院长： 2012年2月10日0.4质量方针和质量目标一、质量方针：倡导先进理念，注重内涵建设，贯彻全面质量管理；适应市场需求，发展职业能力，服务产业升级转型；满足顾客期望，打造精品专业，推进学院持续发展。二、质量目标：1. 学生实行毕业证书和职业资格证书“双证书”制度，毕业率达到95%以上，中级职业资格证书获证率达到95%以上，高级职业资格证书获证率达到90%以上。2. 学生操行考核合格率达到95%以

7、上。3. 学员培训合格率达到90%以上。4. 学生体质健康达标率在95%以上。5. 学生当年初次就业率达到95%以上。6. 用人单位满意率达到80%以上。7. 在校生满意率85%。8. 家长满意率85%。9. 短训学员满意率80%。10. 无重大安全责任事故。 院长： 2012 年2月10日4佛山市南海技师学院质量管理体系质量手册版次：A/0 生效日期：2012.02.10 0.5行政组织机构图5院 长副院长院长助理副院长保卫科教教研督导室学生科、团委教务科副院长办公室招生就业培训科机械系工会财务室总务科0.6质量管理体系组织机构图6院 长副 院 长副院长副院长院长助理学生科、团委教 务 科财

8、 务 室总 务 科招生就业培训科办 公 室管理者代表机 械 系工 会保卫科教研督导室质量管理办公室0.7质量职责分配表标准条款质量手册程序文件校长书记分管 领导管理者代表质管办办公室学生科团委教务科机械系教研督导室总务科招生就业培训科保卫科财务室工会章节号标题编号名称4.14.1总要求4.2.14.2.1（文件要求）总则 4.2.2质量手册4.2.34.2.3文件控制QB-423-01文件控制程序4.2.44.2.4记录控制QB-424-02记录控制程序 75.15.1管理承诺5.25.2以顾客为关注焦点5.35.3质量方针5.4.15.4.1质量目标5.4.25.4.2质量管理体系策划5.5

9、.15.5.1职责和权限5.5.25.5.2管理者代表 5.5.35.5.3内部沟通QB-553-03内部沟通控制程序5.65.6管理评审QB-56-04管理评审控制程序6.16.1资源提供QB-61-05财务管理控制程序6.26.2人力资源QB-62-06人力资源管理程序6.36.3基础设施QB-63-07基础设施管理程序6.46.4工作环境QB-64-08教育教学环境管理程序7.171服务实现的策划87.27.2与顾客有关的过程QB-72a-09招生过程控制程序QB-72b-10顶岗实习与就业推荐控制程序7.37.3设计和开发QB-73-11专业设计和开发控制程序7.47.4采购QB-74

10、-12采购控制程序 7.5.17.5.5.8.2.38.2.47.5.1服务提供的控制QB-751a-13德育和学生管理控制程序QB-751b-14教学过程控制程序 QB-751c-15短期培训控制程序QB-751d-16后勤服务控制程序QB-751e-17职业技能鉴定控制程序QB-751f-18教育教学研究控制程序7.5.27.5.2服务提供过程的确认7.5.37.5.3标识与可追溯性7.5.47.5.4顾客财产7.5.57.5.5安全防护7.67.6监视和测量设备8.18.1总则8.2.18.2.1顾客满意QB-821-19顾客满意度监测程序8.2.28.2.2内部审核QB-822-20内

11、部质量审核控制程序 8.2.3/48.2.3/4过程监测/产品监测8.38.3不合格服务控制QB-83-21不合格服务控制程序98.48.4数据分析QB-84-22数据分析控制程序8.5.18.5.1持续改进8.5.28.5.2纠正措施QB-852/3-23纠正措施和预防措施控制程序8.5.38.5.3预防措施符号说明： 归口管理 负责 主要配合 一般配合佛山市南海技师学院质量管理体系质量手册版次：A/0 生效日期：2012.02.10 67佛山市南海技师学院质量管理体系质量手册版次：A/0 生效日期：2012.02.10 0.8职责与权限0.8.1院领导职责院长职责：1.贯彻执行教育方针、职

12、业教育办学方针与相关法律法规。2.负责组织制定学院的发展战略、人力资源发展规划。3.组织学院质量方针、质量目标的制定、评审与更新。4.设置学院机构与岗位，审批各部门职责。5.建立内部沟通系统，负责沟通过程中的总体协调。6.领导与协调人力资源管理工作。7.组织学院基础设施需求分析，合理配置资源。8.领导与协调财务管理工作。9.推进市场拓展、校企合作与教育教学改革工作。10.主持招生计划的评审，负责招生工作方案的审定和批准。11.主持管理评审，全面评价体系策划与运行状况，作出改进决策。副院长职责：（分管教学）1.负责教学管理部门按体系要求完成教学任务。2.主持拟定职业培训和师资队伍建设方案、教研教

13、改方案、教学资源配置方案，报院长审批后组织实施。3.审批教学管理年度工作计划，专业实施性教学计划，课程实施性教学大纲。4.审定教学部门的师资建设和继续教育培训计划。5.组织教学部门落实教学常规管理工作。6.主持学期、学年考试和学生成绩评定工作，教师考核工作。7.审核选用教材和检查教材供应及使用情况。8.审核分管内的经费预算以及预算内支出的审批。（分管学生管理）1.组织协调全院学生德育工作和校园文化建设。2.指导学生科、团委工作。3.规范学生的学籍管理。4.领导与协调学生管理工作。5.审核分管部门的预算和预算内支出的审批。 （分管教研督导） 1.审核教研督导工作计划，指导协调教研教改工作。2.审

14、核教学督导工作计划，指导协调教学督导工作。3.完成院长交办的其它工作。副院长职责：（分管招生就业培训）1.负责招生、就业、培训的策划，指导本部门开展各项工作。2.组建招生、培训工作小组，指导制订招生、培训工作规程和编制招生、培训宣传手册。3.组织制定并落实全院就业指导计划，帮助毕业生正确定位、合理规划、理性就业。4.沟通与协调招生就业培训工作的内外联系。（分管机械技术系）1.负责机械技术系的策划与指导。 2.审核机械系师资队伍、教研教改、教学资源配置方案。3.审核生产实习所需材料的采购计划。4.提交实训所需设备购置方案报院长或院长办公会议审定，并具体落实与实施。5.检查落实所属部门各类人员岗位

15、职责的完成情况。（分管工会） 1.负责组织召开教职工代表大会。 2.指导协调工会做好教职工思想教育工作，搞好教职工的文娱体育活动。3.完成院长交办的其它工作。副院长职责：（分管后勤）1.负责全院的校园绿化、美化方案的审核。2.审核采购物品申请。3.审核学院的校舍修缮计划。4.审核后勤外包服务。 （分管财务室） 1.审核全院经费预决算，各项费用的收缴与支出。 2.指导财务室对学院日常财务报账的票据规范管理。3.完成院长交办的其它工作。院长助理职责 1.支持院长的日常工作，并负责办公室日常事务的管理。2.协助院长与学院各部门之间的日常工作沟通。 3.协助院长与学界、商界、政府以及媒体相关人士进行接

16、洽。 4.负责学院人力资源管理。 5.完成领导交办的其它工作。管理者代表职责：1.确保学院按标准要求建立、实施和保持质量管理体系。2.策划质量管理体系，组织文件编写与审核。3.组织监督协调体系的实施，并促进体系不断完善。4.向院长报告体系运行业绩及提出持续改进的建议。5.组织内部质量审核、管理评审。6.促进全院教职工形成参与意识和提高满足顾客要求的服务意识。7.负责质量管理相关事宜的外部联络。0.8.2部门职责质量管理办公室职责：1.负责质量体系文件和资料的控制与管理。2.起草管理评审计划与报告。3.负责质量管理过程的总体监测、组织改进措施的验证。4.组织实施内部质量审核、收集和汇总全院数据，

17、撰写数据分析报告。5.组织指导顾客满意度调查，受理顾客投诉、跟踪与处理，形成顾客满意度总体分析报告。6.完成领导交办的其它工作。学院办公室职责：1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.制定工作计划并组织实施。3.管理学院的文件和公文以及外来文件和公文。4.负责学院人力资源管理及信访接待和调解工作。5.管理学院档案和资料收集保存工作。6.组织全院性会议与行政管理类信息的沟通。7.管理车辆调度工作。8.完成领导交办的其它工作。教务科职责： 1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.制定公共类及非机械类专业课程实施性教学计划与教学进程表，下达教学任务，编排课程表。3.组织公共类

18、及非机械类专业课程教学实施，监控教学质量。4.制定师资队伍建设规划，组织教师培训与考核，非坐班教师的聘用与管理。5.组织学生学习成绩的考核和成绩管理工作。6.评价教学类信息沟通和非机械类设备。7.负责学院教科研工作的总体策划、组织与考核。8.订购管理教材、图书、教具。9.管理教学类文件、教学档案与教师业务档案。10.组织和实施校运会。11.完成领导交办的其它工作。机械技术系职责：1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.制定机械类专业实施性教学计划与教学进程表，下达教学任务。3.组织机械类专业教学实施，监控实习教学质量。4.协助教务科组织学生学习成绩的考核、成绩汇总。5.负责设备设施

19、、实习材料的计划与采购。6.负责实习设备的维修与管理。7.实训现场的管理。8.制定机械类专业师资队伍建设规划，组织教师培训与考核及非坐班教师的聘用与管理。9.协助教务科负责学院教科研工作的总体策划、组织与考核。10.协助教务科负责教材、图书及教具的订购。11.协助教务科负责教学类文件与教学档案、教师业务档案的管理。12.完成领导交办的其它工作。教研督导室职责：1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.制定学年、学期教研督导工作计划，组织教研督导活动。3.监控专用设计开发过程，组织输入评审，并对教学计划、大纲进行评审、验证与确认。4.组织教师开展教研教改活动，指导教师撰写、发表教研和学

20、术论文，新专业校本教材、讲义的开发、研发教学成果并做好评审和推荐工作。5.制定督导方案、细则和评估指标体系，编制督导计划并组织实施。6.组织督导业务研究和督导员的业务培训、教师培训。7.对教学工作中的重大问题进行专项检查、分析，写出分析报告，提出具体改进意见和措施，同时向分管院长汇报。8.完成领导交办的其它工作。学生科职责：1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.负责德育和学生管理过程的总体策划与实施。3.指导学生会工作。团委负责团员、青年思想教育和组织的发展。5.组织实施班主任聘任、能力评价、培训与考核、新生报到与入学教育和军训。4.指导班主任进行班级教育与管理。6.组织实施全院

21、性学生检查及学生负责的公共区域的管理，协助校运会、技能节的活动。7.负责学生管理与安全类数据的统计与分析。8.管理学生档案、毕业证。9.协助组织学生进行满意度信息的收集与处理。10.完成领导交办的其它工作。总务科职责：1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.负责公共设施设备的计划申报、配置、管理、维修、维护及固定资产的管理。3.负责非教学物资采购，后勤服务类的外包过程监管。4.负责医疗保健、卫生防疫、膳食质量的监管。5.负责校园绿化管理，卫生检查，包括卫生间、办公区域的保洁，招生期间的后勤服务。6.监测后勤服务过程，数据分析。7.完成领导交办的其它工作。招生就业培训科职责：1.负责

22、本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.负责招生计划、方案的拟定、宣传、咨询与报名接待。3.负责短期培训专业的项目设计与开发，期次代号的编写。4.负责培训学员档案、学员证件的管理。5.负责短期职业培训的招生、教学、鉴定考核、推荐就业的组织策划与实施，以及数据的统计与分析。6.扩大与企业合作的范围、顶岗实习的管理。7.负责毕业生、培训学员、用人单位满意度调查与分析。8.完成领导交办的其它工作。保卫科职责：1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.负责学院安全的总体策划与监控，组织各类防护预案的制定、演练、意外情况的处理。3.落实与检查安全防护各项措施。4.组织消防、自然灾害防护教育

23、、校园安全管理、门禁管理。5.管理学生邮件、交通工具。6.负责安全保卫外包过程的管理。7.完成领导交办的其它工作。财务室职责：1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。2.负责全院经费预、决算，各项费用的收缴与支出，制定学生收费标准。3.审核记账凭证，严格票据管理，妥善保管会计凭证，及时清理经费款项，按会计法执行财务制度。4.完成领导交办的其它工作。工会职责： 1.负责本部门质量管理的策划、实施、监测与改进。 2.筹备、组织召开教职工代表大会，督促、检查大会决议和提案落实情况。3.做好教职工思想政治教育工作，维护教职工在劳动保护中的合法权益和身心健康。4.接待来信来访，听取教职工意见和诉

24、求并向分管领导汇报。5.负责会员会籍的管理和会员会费的收缴管理工作。6.组织开展教职工的文娱体育活动。 7.完成领导交办的其它工作。0.9质量手册的管理0.9.1质量手册由院长批准发布。0.9.2质量手册的发放范围由质量管理办公室提出，经管理者代表批准后发放。质量手册分“受控”与“非受控”两种，学院内部人员使用，必须要盖“受控文件”印章，在文件封面填写文件分发号；提供给校外机构或顾客，需盖“非受控文件”印章，不编文件分发号。0.9.3各部门使用的质量手册应有专人保管；个人持有者应办理领用手续，当调离本院时质量管理办公室应将质量手册收回。0.9.4质量手册丢失时，责任人应及时向质量管理办公室报告

25、并提出申请，经管理者代表批准后，可以补发，原分发号作废，使用新的分发号。0.9.5当质量手册损坏不能继续使用时，责任人向质量管理办公室交回损坏文本，再领用新的文本，新文本仍使用原分发号。0.9.6为确保质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，每年均应在管理评审的同时，评审质量手册，必要时修改更新，使之与学院现行状态保持一致。修改更新具体按文件控制程序执行。0.9.7质量手册的解释权归管理者代表或其授权的质量管理办公室。本手册为学院内部管理文件，应妥善保管，不得外传，如确有必要对外提供，必须经院长批准，由质量管理办公室负责办理。 1 范围1.1 总则为了达到下述目的，本院依据GB/T19001-2

26、008质量管理体系 要求、国家重点技工学校质量管理标准、国家重点技工学校标准、高级技工学校标准、技师学院标准及法律法规的规定，结合学院实际，建立质量管理体系： （1）向顾客提供质量保证，确保顾客信任本院有能力、能稳定地提供满足其各项要求的教育教学服务；（2）通过质量管理体系的有效运行，包括体系的持续改进过程以及保证符合顾客要求和相关法律法规要求，增强顾客和相关方的满意度。1.2 应用（1）本院质量管理体系范围：中高级技工教育服务、短期培训服务；（2）本院的质量管理体系覆盖了GB/T19001-2008质量管理体系 要求、国家重点技工学校质量管理标准、国家重点技工学校标准、高级技工学校标准、技师

27、学院标准的全部要求，未做删减。2引用标准本质量手册的编制引用了以下标准和法律法规：GB/T 19000-2008质量管理体系 基础和术语GB/T 19001-2008质量管理体系 要求国家重点技工学校质量管理标准（试行）国家重点技工学校标准高级技校标准技师学院标准上述标准内容通过在本质量手册中的应用成为本手册的要求。当以上标准修订时，本院将及时修改手册，以满足最新标准的要求。3术语和定义本手册采用GB/T19000-2008质量管理体系 基础和术语标准中规定的术语和定义。根据本院的实际情况，对如下术语赋予特定的含义：本院的产品是教育服务。本院的顾客是学生（直接顾客）、家长（间接顾客）和用人单位

28、（最终顾客）。4质量管理体系4.1总要求学院根据GB/T19001-2008质量管理标准 要求、国家重点技工学校质量管理标准（试行）、国家重点技工学校标准、高级技工学校标准、技师学院标准的规定，考虑学院的服务特点，运用过程方法、系统的管理方法，建立、实施和保持文件化的质量管理体系，并持续改进其有效性。学院具体开展以下活动：(1)识别质量管理体系所需要的过程（包括服务实现过程和管理活动、资源提供、测量分析与改进过程）以及这些过程在学院的作用。(2)确定过程之间的内在联系、相互作用和运作顺序，并通过质量手册、程序文件和服务流程图加以描述。(3)确定能够使这些过程有效运行和控制需要的准则和方法。(4

29、)确保可以获得必要的资源和信息，为过程的有效运行和监控提供支持。(5)对这些过程实施监视、测量和分析，以便了解体系运行趋势和有效程度。(6)对发现的不合格和潜在不合格采取纠正和预防措施，以便策划的目标得以实现，并持续改进这些过程。学院按照GB/T19001-2008质量管理标准 要求、国家重点技工学校质量管理标准（试行）、国家重点技工学校标准、高级技工学校标准、技师学院标准的规定管理质量管理体系所有过程。学院的部分服务过程不能独立完成，分包给外部组织，包括膳食服务、门禁管理、学生宿舍管理部分工作、部分保洁工作、部分教育服务（学生到企业进行顶岗实习，外聘教师承担部分课程授课任务、部分学生在校外办

30、学点学习等），这些外包过程按照本手册“7.4 采购”的规定进行控制。4.2文件要求4.2.1总则（1）学院质量管理体系文件包括： 质量手册：全面描述质量管理体系，包括质量方针和质量目标； 按标准要求形成的程序文件有：文件控制程序、纪录控制程序、内部质量审核控制程序、不合格项控制程序、纠正措施和预防措施控制程序等； 其他程序文件：确保质量管理体系有效策划和运行而编制的程序文件； 作业指导书：确保质量管理体系有效策划和运行而编制的作业文件,包括：部门与岗位职责、管理制度、工作指南、教学计划与教学大纲、图样，以便更加详细地规定质量活动的准则和方法，是质量手册和程序文件的支持性文件。 适用的法律法规、

31、国家标准、行业标准、上级分管部门下发的各类文件； 纪录：标准明确要求的纪录及学院为证实服务有效进行而编制的其他记录； 必要时编制质量计划，表述质量管理体系如何应用于特定服务项目。（2）某过程是否需要编写文件与文件详略程度的决定原则是： 标准是否有强制要求； 过程的复杂程度与工作人员的能力，即不编制文件过程或不详细规定做法是否能控制到位，是否能确保过程的服务质量。（3）学院依据性文件以电子文件为主，记录以纸质文件为主。4.2.2 质量手册学院根据标准的要求编制质量手册，向学院内部和外部提供关于质量管理体系的信息，并根据内外部环境变化及时更新，以保持质量管理体系的适宜性和充分性。 质量手册主要包括

32、如下内容：（1 ）质量方针和质量目标，见本手册0.4；（2）组织机构、院领导职责与部门职责，见本手册0.5-0.8；（3）质量管理体系的范围，见本手册1.2；（4）ISO9001-2008标准各条款对应过程的控制要求及基本方式，包括对程序文件的引用，见本手册4-8章；（5）在手册第4-8章和附录的“服务流程图”中以文字和框图的形式描述了质量管理体系各过程的顺序及其相互作用。4.2.3文件控制（1）目的 对学院文件（记录除外）进行全程控制，确保各相关工作场所使用的文件是有效版本，避免使用过期文件。（2）适用范围 适用于学院质量管理体系文件、行政文件、党群文件和外来文件的控制。（3）职责 质量管理

33、办公室负责质量管理体系文件的总体监控。 学院办公室负责党政文件的总体控制。 教务科负责教学类业务文件的控制。 学生科负责德育和学生管理类文件的控制。 各部门负责本部门相关文件的控制。 分管领导负责分管部门程序文件的审核、作业指导书的审批。 管理者代表负责程序文件的复审、质量手册的审核。 院长负责质量手册、程序文件的审批。（4）控制要点学院编制文件控制程序，规定文件的审批、评审、标识、发放、作废等方面的控制要求，控制要点如下： 所有质量管理体系文件在发布前必须经过授权人的批准，批准前需要主要执行部门和相关部门审核，以确保文件是充分与适宜的。 体系运行过程中如发现文件不能有效控制质量活动时，或在每

34、次管理评审之前，都应对文件进行评审，根据评审结果修改或更新文件，再次经过授权人审批后发布。 在文件上标明版本代号（A、B、C）和修改次数代号（1、2、3）使相关人员能够正确识别文件的修改和更新状况。 文件发放时应做好登记，并在文件上标明分发号，需要修改和更新文件时依照登记表修改和回收文件，确保所有使用文件的场所均能获得并全部使用有效版本。 统一同类文件格式，在文件上标明文件编号，使文件保持清晰、易于识别；分类编制文件清单，按照清单整理文件，使文件管理有序。 各部门识别、收集、更新与本部门质量活动相关的外来文件，并按照、条款的规定控制发放、登记整理。 所有作废文件应由发文部门收回，经授权人批准后

35、销毁，由于特殊原因需要保留的，需加盖“作废文件”印章，防止错误地使用作废文件。4.2.4 记录控制（1）目的 确保质量管理体系运行过程中所产生的记录能够及时收集、妥善保存、方便检索，为质量管理体系符合要求和有效运行提供真实、准确的客观依据。（2）适用范围 适用于学院质量管理体系运行所有质量记录的控制。（3）职责 质量管理办公室负责公共类记录表格的设计与记录收集与保存，指导并监督各部门的记录。 办公室负责档案收集与管理。 教务科、机械技术系负责教学类记录表格的设计及记录的收集与保存。 学生科负责学生管理类记录表格的设计及记录的收集与保存。 总务科负责固定资产、后勤服务类记录表格的设计及记录的收集与保存。 各部门负责本部门相关记录表格的设计及记录的收集与保存。（4）控制要点学院编制记录控制程序，规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置方法，具体包括以下内容： 记录填写应完整、准确、清晰。 以“名称、编号、流水号”标识记录，使记录便于识别。 记录分类存放，必要时编制案卷目录和卷内目录，使记录易于检索。 记录贮存环境需适宜，以防止涂改、损坏和丢失。 规定记录保存期限、保存部门、是否归档，各部门按照规定收集、保存记录。 超过保存期限的记录经授权人批准后予以销毁。 5管理职责5.1管理承诺（1）目的 确保与管理承诺有关的活动有效开展。（2）适用范围 适用于管理承诺相关活动的控制。