再温经典德鲁克(12页).doc
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1、-再温经典德鲁克-第 12 页再温经典德鲁克 2014年04月02日 14:12 来源: 作者: 字号打印 纠错 分享 推荐 浏览量 249内容摘要:关键词:德鲁克;管理;时间管理作者简介:1.时间管理会做事的人能够充分地利用时间我们每个人一天都只有24个小时,谁也没有办法增加,但是只要能够有效地利用,便可以让有限的时间变得更为充实。管理的要点在于自我管理,而自我管理则是从时间管理开始管理学之父彼得德鲁克近乎哲学的理论精髓,可以说是以商务工作作为出发点的。德鲁克提到关于能够有效利用时间的方法,包括以下三点:记录自已如何运用时间、分析自己如何运用时间以及进行时间的整合。的确,知道自己怎么运用时间
2、是非常重要的一件事。因为一个人怎么运用时间,就等于这个人怎么过他的人生。我有许多机会接触到各个领域的杰出人士,据我的观察,他们都有自己的时间哲学以及时间管理的技巧。我从十几年前便开始使用A4尺寸的时间管理手册,而一张A4的时间表,能够记录四个星期的行程安排,其中最近两个星期的字体比较大一些。我先将预定的时间表用计算机打印出来之后,再用红色的笔进行变更、订正,以及记下必须紧急处理的事项。除了记录各项时间安排,我也常常检查时间表,如此一来,便能够发现有哪些地方没有充分利用时间。此外,这张时间表也可以发挥整合时间的功能,帮助我将一些零碎的事务集中在同一个时间段来完成,并且以一天或是半天为单位,用腾出
3、的时间来从事比较费时的工作。接下来,我便依据记录时间+分析时间整合时间这样的顺序,一一说明。检查有哪些时间浪费掉了记录时间的安排,目的在于能够客观地知道自己怎么运用时间。只要审查记录表,便可以发觉是不是浪费了一些时间。举个例子,某位上级要对正在进行中的商务洽谈提出建议,于是打电话给在客户那边的下属,结果下属与对方代表的洽商便因此而中断。如此一来,这位上级不仅浪费了下属的时间,同时也浪费了对方代表的时间。记录时间如何运用,对于避免时间的浪费有着非常好的效果。但是,这并不是事后再进行补记,德鲁克告诉我们的方法是:将三四个星期之内的时间运用,当时且如实地记录下来。不花时间在没有成效的事情上所谓分析时
4、间的运用,是指确认哪里浪费了时间,同时排除掉没有产生效果的时间。那么,究竟做哪些事情是浪费时间呢?德鲁克指出浪费时间的原因有以下两种:从外部来的干扰(外部因索),以及自己本身的浪费(内部因素)。在外部因素方面,德鲁克特别提出来的一点就是开会。一个不停地在开会的组织,不仅浪费时间,并且也剥夺了员工的时间。因此,一个理想的组织便是一个不开会的组织。即使达不到这个程度,也必须要有这样的观念:开会并非是一种必须,而应该是一种例外这可以说是德鲁克至理名言中一个非常重要的提醒。有一句话我认为对一些会议的描述非常贴切,那就是“会而不议、议而不决、决而不行,行而无责”。现实中很多的开会状况,不就跟这句话所描述
5、的情景很相似吗?在组织里做事情,甚至会感觉到每天从这个会议到那个会议,似乎不停地在开会。不过,我们有时也会看到会议室里张贴着一些海报,上面写着“开这个会确实有必要吗?每开一小时的会议,必定耗费元的成本”等标语。即便德鲁克提醒了我们,但在现今职场上,开会仍旧像是一种例行公事,不开会反而是一种例外。因此,既然非得开会不可,我们就必须时时将“会而不议”这句话放在心里。如果记住在所拥有的权限范围之内,必须有所决定的话,相信能够鞭策自己做出正确的决策。而在内部因素方面,所谓自己浪费时间是指花太多的时间去做一些没什么效果,或是优先顺序比较低、不是很重要的事情。另外,能够授权给其他人去分担的事,自己却一直抓
6、住不放,也是一种时间的浪费。将工作分配出去,大胆地把一些无实效的工作去掉,可以运用的时间自然就会增加了。通过时间整合让工作集中完成时问管理的第三个重点是时间的整合,这是指尽可能将零碎的时间会聚起来的一种技巧。换句话说,就是充分利用零碎的时间来提高工作效率。当然,重要的工作毕竟要投入较多的时间,只运用一些片段、零碎的时间来做是不够的,因此便需要进行时间的整合。进行时间的整合必须在许多地方下功夫,像打电话、阅读电子邮件之类的事情,就最好安排在一天刚上班或是快下班的时候来做,其他时间则尽量集中起来从事重要的工作。另外,也可以通过时间的整合先进行一部分的工作。例如我在写作本书的时候,关于用什么主题、要
7、怎么编排等诸如此类的策划、构思部分,便会利用上下班路上的时间思考。如此一来,便可迅速进入写作的阶段,有效地运用时间。集中、改善、用心接下来,让我们从排定事务优先级的角度,来看看何谓时间管理。德鲁克在从事记者工作的时候,他的上级会定期跟每一位下属谈工作情况,同时,将未来半年要进行的事情,清楚地区分为:应该要集中、应该要改善,以及应该要用心三大部分。这样的经验让德鲁克深知定期回顾及确认工作情况,是一件非常重要的事情。换言之,不要一头栽进工作里,有时也要停下来,确认下自己的做事方法以及优先级是否恰当。通过集中、改善、用心三方面的评估,我们便可以清楚地知道自己能够完成的工作以及力所不及的事情有哪些,并
8、且明确地制定出工作的先后顺序。能够确认事务的优先次序,自然可以做到有效率地管理时间,做起事来不会手忙脚乱,依据事先的计划从容不迫地完成工作。换句话说,定期进行检查、确认工作的先后次序,与较高的做事效率及合理的时间管理,这三者之间可形成一种良性的循环。德鲁克与孔子的共通之处诚如本章开头所言,时间管理是自我管理的重要方面。无法好好管理自己时间的人,是无法做好自我管理的,更不要说管理一个组织了。而我把德鲁克这样的想法,跟孔子修身的思想联想在一起。孔子的大学一书,其中心思想便是修身、齐家、治国、平天下。一个能够管理好自己的人,才能使家庭和睦,才能治理好国家,才有能力统治天下。用现代的观点来看,能够做好
9、自我管理、让家庭幸福美满、认真完成工作的人,才能管理好组织,对社会有所贡献。大学中有句话写道:“其本乱而末治者,否矣。”意思是己身不修,而望国家之治者,是绝对不可能的。而修身的根本即先要有所谓的时间管理。如此比较,我们竟然可以发现孔子与德鲁克的想法也有共通之处,或许,孔子与德鲁克同样是一位伟大的企业管理顾问呢!2.愿景与目标专注在提高成效的事情上为了提高工作成效,要注意哪些事情呢?过去我在企业上班的时候,公司有着通过管理能力的提高将缺勤率降低25、能够在没有阵痛的情形下裁掉20的员工,以及在三年以内将顾客满意度提高两倍等各式各样的工作目标。事实上,事业成功最重要的条件,无非是拥有明确的愿景与目
10、标。关于愿景与目标,我认为包含了两个方面,一是目的的确定,以及为了达到目标,必须完成哪些工作。另外,说明为什么要这么做也非常重要。若是对于未来的愿景不清楚、目标太低、动力不足,工作的成效便极为有限。相对地,如果对未来的愿景非常清楚、拥有高水平的目标、激励动机也相当切实可行,那么工作成效必然大为提升。当目标确定了之后,便可以决定为了达到目标所要完成的事项,例如,哪些工作应该先做,哪些工作可以晚一点进行,工作的先后次序也就一目了然。以目前拥有的资源,将哪个任务列为优先,均可进行策略的筹划。如果能像这样将各种任务做最适当的配置,提出综观全局的构想,就等于船只获得了一张航海图一般。德鲁克初次体会到愿景
11、与目标的重要性,是他在年轻的时候的一次歌剧体验。当时,德鲁克一边在某公司担任见习职员,一边在大学念书,不但工作没兴趣,学校的课程也感觉无聊,因此他便天天躲在图书馆里,过着无所事事的日子。某天晚上,德鲁克有机会去欣赏作曲家威尔第(Giuseppe Verdi)晚年所作的一出歌剧法斯塔夫(Falstaff)。这位18岁的年轻人,因这场歌剧而大受感动,更让德鲁克敬佩的是,威尔第以80岁的高龄,还能写出如此动人的乐章。“我总是失败,因此必须一再地挑战。”威尔第这番话,显示出他根本不在乎自己已经80岁了,依旧在心里设定更高难度的标准来作为挑战的目标。“和大师相比,我既没有经验也没有成就,甚至连自己的专长
12、是什么、未来要做什么都不晓得。”德鲁克痛定思痛,便下定决心:“从今往后不管走哪一条路,都要怀抱着愿望与目标,不断地挑战下去。”创造出知识的生产循环如下图所示,怀抱着愿景与目标进行挑战与扩展自己的能力这两个重点,并非具有直线的因果关系,而是具有循环的关系。换言之,进行挑战获得能力再次挑战获得更大的能力如此这般,通过知识生产与能力扩展的良性循环,让能力以螺旋状的轨迹向上提升。而此图右边的部分,则是以德鲁克的事例以及其所得到的教训作为构图,分别占了23及13的版面。怀抱着愿景与目标进行挑战与能力的扩展则通过图像,显示出两者相互影响的关系。这里我使用了弯曲的箭头标记,但若以螺旋状的符号来表现,则会更接
13、近德鲁克文章所要表达的意思。永无止境的求知欲在此要再次说明的是,德鲁克以进行挑战一获得能力一再次进行挑战一获得更大的能力这样的知识生产循环作为基础,毫不放弃、不畏失败地为了追求完美而努力这便是达到成功最短的路径。这里所谓的完美,指的并不是结果,而是朝向更高的目标不懈努力的一种态度。换句话说,我所要强调的是下次要做得更好,这种永无止境的上进心是多么重要。当卓别林被问到:“你最棒的作品是哪一部?”他总是回答:“下一部。”因此,不满足于现状的欲望,可以说是获得成功不可或缺的要素。另外,关于追求完美这件事情,德鲁克举了一个古希腊雕刻家菲狄斯(Phidias)的故事来加以说明。菲狄斯是一个伟大的雕刻家,
14、雅典巴特农(Parthenon)神庙屋顶上的雕像便是他的杰作,当雕像完工之后,他向雅典的财务官要钱,但财务官却说:“人们又看不到雕像的背面,而你不仅雕刻了,还来申请这部分的费用。”这时菲狄斯只回了一句:“你错了,众神看得到它们。”德鲁克不仅因为菲狄斯这句话而感动,同时,也知道了什么是完美的工作、什么是追求完美的态度。换言之,这个故事告诉我们:即使没有人看到、即使没有人要求,依然要以做到尽善尽美为曰标,付出全部的精力去完成工作。如下图图解所示,这里只有一个重点,那就是神看得到=良心。由于人们比较倾向于依据自己内心当中的伦理观念来做事,因此,在这里用良心来代替众神的眼睛,便比较容易理解了。图解有一
15、个相当重要的原则,就是为了让你获得更深刻的理解,有时也要使用一些浅显的文句。当然啦,曲解文章本来的意思是绝对不可以的,但要是太拘泥于原文的遣词用句,有时反而会造成误解。3.集中与探究对于每项学习都要全神贯注当愿景与目标相当明确的时候,也会产生提高集中力的效果。我认为集中力是人类最优秀的能力之一,是获得成功不可或缺的要素。虽然忍耐力、行动力也都非常重要,但如果拥有集中力的话,我想上述这些能力自然都能够获得。集中精力做一件事情,不仅比同时进行好几项工作要来得有效率,并且能对事物产生更为深刻的感悟。另外,如果对某一个项目特别专注,很多时候还可以将此应用到其他的领域。德鲁克本身也推荐这样的学习方法:集
16、中精力学习某一个项目,等到学会了之后,再进入下一个项目。令人吃惊的是,德鲁克从记者时代开始,六十多年以来,都一直运用这样的学习方法。换句话说,就是先专心学好某一项技能,之后再进入下一个阶段,如此不断地保持下去,便会在日常生活中养成持续学习的好习惯。下图所显示的正是所谓的德鲁克学习法,全图的重点在于学习项目。举个最简单的例子,这里有六个学习项目,每个项目都需要花费一年的时间来学习。有种方法是同时学习六个项目,这似乎看起来很有效率,但结果却很可能是每项都是一知半解。而另一种做法则是制定一个六年计划,每年按部就班学习一个项目,这样不仅有效率,而且能够学习得更深入。同样的方法也可以运用在个人兴趣的培养
17、上,例如今年专心学好高尔夫球、下一年要提高网球技巧,一次集中在一个项目上,便能达到事半功倍的效果,或许十年之后,你的高尔夫与网球都能打得跟职业选手一样好呢!本来,学习的程度可以分为理解、应用以及传达三个阶段。所谓的理解是指知道,也就是处于拥有知识的阶段;应用是指知识经过咀嚼之后,能够应用到其他领域;而传达则是指达到可以教导别人的程度。如果同时学习几个项目,每项的学习很可能都很肤浅,不过是达到理解的阶段,却自以为已经精通了。因此,为了让每项学习都深入到传达的程度,学习项目的选择与集中确实很有必要。能够理解八成,便转移到下一个学习项目所谓的集中力便是一种能力的凝聚,就像我们在使用锥子:若要将一本厚
18、厚的杂志钻一个孔,不论是刀子或剪刀都派不上用场,只有用锥子才能做到。换句话说,集中力就像是锥子一般,将力量集中在一点之上,便能够产生比平常大得多的智慧与能量。然而,在实践德鲁克学习法的时候,以下两点要特别注意:n学习项目的优先次序必须要正确。n对于某个学习项目不要太过于执著。若是像第二点所讲的,太执着于学习某一项目的话,对于其他项目的学习,便可能变得比较马虎。用通俗一点的话来讲,就是变成所谓的傻瓜专家。当拘泥于某一种方法或是理论体系的时候,很容易忽略掉了其他角度的分析手法,同时也有浪费时间的风险。基于这样的观点,我想只要先达到八成的理解程度,便可以进行下一个学习项目,如此一来,应该能够获得比较
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