商务礼仪会议接待方案(5页).doc

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1、-商务礼仪会议接待方案课程：商务礼仪班级：2011级市场营销（2）班团队：DO队接待前准备：1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。一、会议概况：（一）会议时间：2013-1-10至2013-1-12（二）会议地点：柳州饭店地址：柳州饭店电话：xxxxxxxxxx联系人：贾*（三）参加会议人员:总公司代表 分公司各部门负责人，二、活动日程（见日程安排表）三、工作分工成立

2、会议筹备领导小组组 长：贾*副组长：胡*领导小组下设办公室，负责人*，具体负责整个会议期间的各项工作。成员单位：分公司人事部 公关部办公室下设材料组、会务组。（一）材料组负责人：韦*成 员：秘书处有关人员职 责：1.领导讲话、主持稿、论文集2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录3.会议须知、日程表4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表5.制做文件袋、配记事本、笔、相册6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆（二）会务组负责人：欧*成 员：总务处有关人员职 责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购

3、买发放、后勤保障及各项协调工作。1.车辆负责人：胡*（1）会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。（2）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。（3）车辆市内用油由各出车单位自行解决。（4）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。2.接站负责人：毛*1月10日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接；对乘火车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位自制接站牌）。具体分工：负责人自行安排 3.纪念品负责人：贾*（1）准备给白纪念品10份，以表感谢。4.住宿负责人：贾*（1）住宿。会议代表统一住柳州饭店。总代表安排单独住一标准

4、间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。（2）宴请。10日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请座陪（摆牌）。（3）要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅；会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。5.参观、娱乐活动（1）游览。责任人：麦*负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。要求：游览长负责培训3男3女既6名随车导游（拟从秘书部内挑选）。（2）8月11日晚，举办联欢晚会。责任人：韦*负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划。6.宣传报道责任人：麦*（1）负责会议摄、录像工作。（2）派摄影

5、、录像记者各1人，全程跟踪服务（迎接、会议、游览）。（3）将代表的照片装入相册，录像刻制光盘，在代表返程前交到代表手中。7.医疗保障责任人：欧*门诊部派1名医生全程保障。备有关药品和紧急医疗器械。会活动日程安排时 间内 容参 加 人 员地 点1月10日全天接站、代表报到车站17：00分公司领导到房间看望会议代表分公司总经理柳州饭店17：30举行晚宴所有人员柳州饭店20：00预备会（发材料，安排会议日程，征定返程车票）有关部门与代表柳州饭店1月11日7：30早餐会议代表参加柳州饭店8：30开幕式，会议代表、邀请参加柳州饭店会议室9：00-9：30合影留念同上柳州饭店会议室9：30-11：30会议交流与会代表、柳州饭店会议室11：30午餐同上柳州饭店12：30乘车会议代表、全程陪同19：30晚餐同上柳州饭店1月12日7：30早餐会议代表、陪同柳州饭店8：00参观同上分公司9：30参观同上分公司11：10乘车同上11：30闭幕式同上柳州饭店12：00欢送午宴同上柳州饭店-第 5 页-