办公自动化.ppt
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1、第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 关于办公自动化关于办公自动化现在学习的是第1页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 5.1 OAS的组成体系的组成体系5.1.1 主要任务办公自动化是用高新技术来支撑的、辅助办公的先进手段。它主要有以下三项任务:(1) 电子数据处理(EDPElectronic Data Processing)。即处理办公中大量繁琐的事务性工作,如发送通知、打印文件、汇总表格、组织会议等,将这些繁琐的事务交由机器完成,以达到提高工作效率、节省人力的目的。现在学习的是第2页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 (2) 信息管理(MISMessa
2、ge Information System)。对信息流的控制管理是每个部门最本质的工作,OAS是信息管理的最佳手段,它把各项独立的事务处理通过信息交换和资源共享联系起来,以获得准确、快捷、及时、优质的功效。(3) 决策支持(DSSDecision Suppot System)。决策是根据预定目标行动的决定,是高层次的管理工作。决策过程是指提出问题、搜集资料、拟定方案、分析评价、最后选定等一系列活动环节。OAS系统的建立,能自动地分析、采集信息,提供各种优化方案,辅助决策者迅速地做出正确的决定。现在学习的是第3页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 5.1.2 主要依赖技术办公自动
3、化技术是一门综合性、跨学科的现代化办公技术,它涉及计算机科学、通信科学、系统工程学、人机工程学、控制论、经济学、社会心理学、人工智能等等,但人们通常把计算技术、通信技术、系统科学和行为科学称做OAS的四大支柱。 现在学习的是第4页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 1计算机技术计算机软硬件技术是办公自动化的主要支柱。办公自动化系统中的信息采集、输入、存储、加工、传输和输出均依赖于计算机技术。文件和数据库的建立和管理、办公语言的建立和各种办公软件的开发与应用也依赖于计算机。另外,计算机高性能的通信联网能力,使相隔任意距离、处于不同地点的办公室之间的人员可以像在同一间办公室办公一样
4、。因而在众多现代化办公技术与设备中,对办公自动化起关键作用的是计算机信息处理设备和构成办公室信息通信的计算机网络通信系统。现在学习的是第5页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 2通信技术代化的办公自动化系统是一个开放的大系统,各部分都以大量的信息纵向和横向联系,信息从某一个办公室向附近或者远程的目的地传送。所以说通信技术是办公自动化的重要支撑技术,是办公自动化的神经系统。从模拟通信到数字通信,从局域网到广域网,从公共电话网、低速电报网到分组交换网、综合业务数字网,从一般电话到微波、光纤、卫星通信等各种现代化的通信方式,都缩短了空间距离,克服了时空障碍,丰富了办公自动化的内容。
5、现在学习的是第6页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 3其他综合技术支持现代化办公自动化系统的技术还包括微电子技术、光电技术、精密仪器技术、显示技术、自动化技术、磁记录和光记录技术等。现在学习的是第7页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 5.1.3 不同级别的三类OAS办公自动化系统按其职能可分为三个层次,即事务处理级办公自动化系统、信息管理级办公自动化系统和决策支持级办公自动化系统。1事务处理级办公自动化系统办公事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务,涉及大量的基础性工作,包括文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人
6、事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务型办公自动化系统可以是单机系统,但现在基本上是网络化的多机系统。现在学习的是第8页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 2信息管理级办公自动化系统管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持,以管理控制活动为主,除了具备事务型办公系统的全部功能外,主要是增加了信息管理功能。根据不同的应用,管理型办公自动化系统可分为政府机关型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。 现在学习的是第9页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 管理型办公自动化系统多数是以
7、局域网为主体构成的系统,局域网可以连接不同类型的主机,可方便地实现部门微机网之间或者是与远程网之间的通信。通信网络最典型的结构是采用中、小型主机系统与超级微机和办公处理工作站三级通信网络结构。其中,中、小型机将主要完成管理信息系统的功能,处于第一层,设置于计算机中心机房;超级微机处于中间层,设置于各职能管理机关,主要完成办公事务处理功能;工作站完成一些实际操作,设置在各基层科室,为最底层。这种结构现在学习的是第10页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 具有较强的分布处理能力,资源共享性好,可靠性高。对于范围较大的系统,可以通过通信网络,把大(中)型机、超级小型机、高档微机、微机
8、、各种工作站、终端设备,以及电话机、传真机等互连起来,构成一个范围更广的办公自动化系统。 现在学习的是第11页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 3决策型办公自动化系统决策型办公自动化系统是在事务处理系统和信息管理系统的基础上增加了决策或辅助决策功能的最高级的办 公自动化系统。该系统主要担负辅助决策的任务,即对决策提供支持。它不同于一般的信息管理,它要协助决策者在求解问题答案的过程中方便地检索出相关的数据,对各种方案进行试验和比较,对结果进行优化。为此,该系统除了利用信息管理系统数据库所提供的基础信息或数据资料外,还需为决策者提供模型、案例或决策方法 。现在学习的是第12页,共
9、40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 所以只有数据库的支持是不够的,还必须具备模型库和方法库。模型库是决策支持系统的核心,其作用是提供各种模型供决策者使用,以寻求最佳方案。模型库一般包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型、结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡等。在实际应用中,对同一问题可以用不同的模型,从不同的角度去进行模拟,向决策者提出有效的建议。 返回返回现在学习的是第13页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 5.2 OAS的软硬件配置的软硬件配置 5.2.1 硬件设备 办公自动化系统的基本设备一般分为以下三大类:第一类是图文数据处理
10、设备,包括计算机设备、电子打字机、打印机、复印机、图文扫描机、电子轻印刷系统、数码摄像设备、录音设备及数据存储设备等。现在学习的是第14页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 第二类是图文数据传送设备,包括图文传真机、电传机、程控交换机、卫星收发设备、微波通信设备及各类网络通信设备,如路由器、交换机、网卡、光端机等。第三类是图文数据特殊处理设备,如碎纸机等保密设备、防火墙与入侵检测设备等,这些设备为办公提供特殊需求。现在学习的是第15页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 5.2.2 软件系统办公自动化系统软件结构是层次式的。机器与人之间共有三层软件:基本软件层、办
11、公室环境软件层和应用软件层。各层软件都支持办公室网络环境。1基本软件基本软件包括操作系统和各种基础平台软件。现在学习的是第16页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 2办公室环境软件办公室环境软件是指为办公室提供基本支持环境的软件,主要有下列几种: 办公室管理软件:管理办公室系统的配置、作业、安全、保密等; 办公室文件管理系统:管理办公室环境下的个人用文件及共用文件; 办公室邮件管理系统:个人工作站之间资料和信息的传递管理; 办公室数据库管理系统:办公室共享信息的管理。现在学习的是第17页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 3办公室应用软件应用软件是办公室系统中最
12、大的软件层,包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序。这一层软件又可分为具有一定通用性的软件及完全专用的应用软件。1) 通用软件较为通用的应用软件大多是一些办公人员的工具型软件,用这些软件可以处理各种不定型的办公业务。主要有:文字处理软件,声音处理软件,表格处理软件,图像处理软件,图形处理软件,文字、数据、图表的集成软件,统计分析软件,预测软件,情报资料检索软件,日程计划软件,词典检索服务软件。现在学习的是第18页,共40页第第5章章 办办 公公 自自 动动 化化 2) 专用软件专用软件是指为具体办公业务和其他业务使用的软件。其数量较多,使用广泛,一般由用户研制,但近年来也有软件产品出售,如下
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