钢铁公司文件编写管理标准.docx

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1、内部事项注意保存新疆八钢南疆钢铁拜城文件文件编号：BSCV/01-001第2版签发：蒋文中南疆钢铁公司文件编写管理标准1范围本标准规定了新疆八钢南疆钢铁拜城（文后简称“南疆 钢铁公司”）管理文件拟定准备、拟稿人要求、文件结构、文件格式、 文件代码、记录表式代码、文件编写考前须知等要求。本标准适用于南疆钢铁公司及其各单位。2引用标准和术语BSTB/03-003文件编写管理标准（第2版）3管理职责3.1南疆钢铁公司生产技术部负责本标准的制定、释义和管理。3. 2各部门负责执行本标准并在职责范围内拟订所需的管理文件。4业务流程1南疆钢铁公司文件编写业务流程图示见附件1。4.2文件拟订准备2.1资料收

2、集与分析。业务管理主责部门将现有的执行文件和与此 相关的文件收集并整理出来，与体系标准要求和公司管理要求进行比 对，拟定出文件主题内容的名称。1.1.1 2.2识别和确定主题内容。业务管理主责部门对主题内容所必需的 业务过程进行识别，确定主题内容中各项业务活动的责任部门及相关 部门，并勾画和制订出各业务过程活动的作业流程及其相互作用，组 织相关部门分析和完善业务过程及其作业流程。1.1.2 确定所需的程序及其文件。a）对管理的主题内容需要形成程序的，包括确保管理体系过程有 效运行和控制所需的其他程序及其文件的，确保每一个文件只关注一个 主题内容。b）综合性作业文件的编写，要求至少包含现场标准化

3、的基本内容， 如：质量、平安、环境、计量、能源等操作要求，必要时可采用活页 形式。1.1.3 规定管理职责。文件起草部门根据确定的业务过程活动的作业流2013年4月1日发布2013年4月5日实施第1页共8页 程及其相互作用，规定各部门承当的职责，明确划清各部门在作业管 理中的职责和权限，包括相互作用的关系和内部沟通的要求。1.1.4 确定编写、审核人员。业务管理主责部门确定文件拟定的编写者、 审核者。编写者包括编制人员，组织评审人员和过程作业程序的执行 者。审核者包括部门责任人和组织评审的责任人。4. 3管理文件拟稿人基本要求4. 3. 1 了解公司的总体业务分工，熟悉或精通本专业业务运作的流

4、程及 要求。4.3.2 了解本程序控制的具体要求，能在日常操作过程中贯彻执行。4. 3.3具有良好的表达能力、沟通能力和文字处理能力。4. 4文件结构及其涵盖的内容4. 4. 1范围用简明的语言描述本文件业务流程规定的主题内容和适用范围。4. 4. 2引用标准和术语a）明确本文件中所引用的国家标准、行业标准、地方标准，适用 的法律法规及其条款，引用标准时标准号在前，标准名称在后；b）给出特定的术语概念或定义时采用。4. 4. 3管理职责明确本文件中各相关部门的管理职责和权限。4. 4.4管理程序或业务流程a）用文字描述业务流程活动中5W1H的具体作业内容及要求，并绘 制相应的业务流程图作为附件

5、附在文件后。b）业务流程图必须用visio软件制作，在管理程序的第1条款标 明XXX业务流程图示见附件X。4. 4. 5记录明确本文件中规定产生的记录编码、记录名称、产生部门、保管 部门、保管期限等，要求附上空白表式。5. 4.6检查与考核必要时增加此款。但要明确检查方式、周期和与责任相关联的考 核要求。此项内容排列在记录项之前。6. 4.7其他需要规定的内容。4. 4. 8上述4. 4. 1-4. 4. 5条款为不能省略条款，即使该条款无内容（如 引用标准和术语条款下没有引用的标准或术语，也将此条款列入）。4. 5文件基本格式（见附件2）4. 5. 1公司文件的第一页上必须标注发布和实施日期

6、、文件编号、版本 号和签发人；最后一页上必须标注拟稿者、审核者和日期，每一页上第2页共8页必须标注页数和页码。4. 5. 2文件的字体格式要求新疆八钢南疆钢铁拜城文件黑体2号字仿宋_GB 4号字仿宋_GB 4号字黑体3号字仿宋_GB 4号字加粗仿宋_GB 4号字仿宋_GB小4号字仿宋_GB小4号字内部事项，注意保存文件编号版本号签发文件标题正文标题正文发布日期实施日期第 页共 页纸张 A4 （210X 297mm）页面设置 页边距上下2.54左右3页眉1.27页脚2行距：最小值设置值：20磅4.6文件代码4. 6. 1南疆钢铁公司文件的代码由生产技术部统一编制，各机构代码编 号如下表1:表14

7、. 6. 2文件代码的构成见下表2：序号机构文件编号序号机构文件编号1烧结厂BSCVB0007综合管理部BSCVA0012炼铁厂BSCVC0008财务部BSCVA0023炼钢厂BSCVD0009生产技术部BSCVA0034轧钢厂BSCVE00010设备部BSCVA0045动力厂BSCVF00011物流销售部BSCVA0056焦化厂BSCVG00012平安保卫部BSCVA006表2例：南疆钢铁公司文件代码如下：南疆钢铁公司代码 （大写英文字母4位）（见表1）机构代码（大写英文字 母1位和数字3位）专业属性代码 （数字2位，用01-11表 示）文件流水号 （数字3位， 用001999 表示）新疆八

8、钢南疆钢铁拜城文件综合类第一号文件BSCV/01-001第3页共8页单位文件代码如下：新疆八钢南疆钢铁拜城轧钢厂XXX作业指导书（流水号5） BSCVE000/08-0054. 6. 3专业属性代码见下表：代码专业属性代码专业属性01综合（含管理标准、工作标准）、 公司各类手册16董事会02组织、人力资源（含岗位说明 书）17公司党委、行办03系统开展18纪委、监察04销售19公司机关党委05工程、设备、采购20制造管理（含工 艺规程）06财务21宣传07团青22信息化管理08作业指导书23物业管理09消防、武装保卫24风险管理10审计25计量11物流管理12矿山13工会14能源、环保15平安

9、监督4. 6. 4文件版本号代码用阿拉伯数字表示，其中，首次公布时，版本号 代码为第1版；第一次修改时，版本号为第2版；第二次修改时，版 本号为第3版，以下依此类推。4. 6. 5文件作废后，所用的文件代码不再使用。4. 7记录表式代码4. 7.1文件中有关记录表式代码，用“文件代码+顺序号（用数字01 99表示，根据记录表式在第1版文件中的出现顺序编号）+修改号（用英文26个字母表示，初版用“A”表示，第一次修改用“B”表示, 以下依此类推）4. 7. 2文件内容修改，如果文件中附加的记录表内容没有变化，那么记录第4页共8页 表式代码可以沿用第一版的代码，以利于节省印刷资源；如果记录表 内容

10、出现变化，那么记录表式代码紧随文件版本号更改。例：南疆钢铁公司轧钢厂综合类第一号文件第1版出现两份记录表, 那么记录表式代码：BSCVE000/01-001-01ABSCVE000/01-001-02A文件进行修改，记录表内容出现变化，那么第2版记录表式代码：BSCVE000/01-001-01BBSCVE000/01-001-02B4. 7. 3文件内容因修改需要删除记录表式的，原有记录表式所用的代码 不再使用。4. 7. 4文件内容因修改需要新增记录表式的，所用的代码在原有最后一 个记录表式代码后按出现顺序编号。4. 7. 5文件内容因修改，记录表式在文中出现顺序调整的，沿用原编码。4.8

11、文件编写的考前须知4. 8.1措辞要严谨准确，不使用可能引起混淆、误解的语言，能使用 定量描述的要使用定量描述的方法，如对时间的要求等。4. 8.2编写的文件做到“该说（做）到的要说（写）到，说（写）到 的一定要做到，做到的重要事项要留有证据”，不要将不切合实际的做 法写入，一定要注意文件的可操作性。4. 8.3文件条款序号（顶格）以四位数字为限，假设有更具体的内容需 区分，那么以小写英文字母作为区别（前空两个字格）。4. 8. 4文件作废或换版文件作废或换版时，在文件后要写明文件作废或换版的文件编号、 版本号和文件名称。4. 8. 5各部室、分厂给出的文件代码不允许对机构代码进行增减、修改,

12、 机构代码进行固定，之后按照分类和流水号给出编号。4. 8. 6文件签发南疆钢铁公司各部室的文件签发：部室作业文件由部室负责人审 签，程序文件由南疆钢铁公司主管领导审核，总经理签发。南疆钢铁公司各分厂的文件签发：由各单位的主管领导审核签发。4.9本文件自实施之日生效，原南疆钢铁公司文件编写管理标准 BSCV/01-001 第 1 版废止。5记录第5页共8页拟稿：张志翔 日期：2013年3月23日 杨三福 日期：2013年3月24日第6页共8页附件2：南疆钢铁公司文件模板格式:内部事项注意保存新疆八钢南疆钢铁拜城文件签发:文件编号：BSCV/xx-xxx 第X版K文件名称R拟稿：XXX日期：X年义月X日 XXX日期：X年X月X日X年X月X日发布X年X月X日实施共X页第X页第7页共8页附件3：南疆钢铁公司各单位文件模板格式:内部文件注意保存新疆八钢南疆钢铁拜城轧钢厂文件文件编号：BSCVEOOO/xx-xxx文件编号：BSCVEOOO/xx-xxx签发:K文件名称拟稿：XXX日期：义年义月X日 XXX日期：X年X月X日X年义月X日发布X年X月义日实施共义页第X页第8页共8页