企业年会（联欢晚会）（客企联欢晚会）预算注意事项.docx

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1、企业年会（联欢晚会）（客企联欢晚会）预算考前须知企业年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大 会，所以在计划之前需要明确职责任务，不同的会议需要不同的环境, 召开企业年会要到达一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集 方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计 划。制订完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达 到会议预期目标。制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作 的时间安排。通常而言，年会预算包括以下几个方面：1、交通费用交通费用可以细分为：、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮, 以及目的地车站、机场、码头至

2、住宿地的交通（2）、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿 地至机场、车站、港口交通费用。2、会议室/厅费用具体可细分为：(1)、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设 施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油 性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内比方投影设备、 临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要 另外的预算。(2)、会议设施租赁费用此局部费用主要是租赁一

3、些特殊设备， 如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒 体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁 费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应 对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司 咨询，以便获得最适宜的性价比)，否那么可能影响会议的进行。另夕卜, 这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。(3)、会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此局部费用包 含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协 商。(4)、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书 服务、运输与仓储、娱乐

4、保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均 为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其本钱费 用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相 比照拟低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订 服务协议。3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价 格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言， 住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好 的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开 放的服务工程有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、 一次性换洗衣物、

5、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办 方应明确酒店应当关闭或者开放的服务工程及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要 及会议目的。、早餐早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即 可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数 不得与实际就餐人数相差到15%,否那么餐馆有理由拒绝按实际就餐 人数结算而改为按预定人数收取费用)(2)、中餐及午餐中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算自助餐形式，按桌 预算围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆 提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。(3)、酒水及服务费

6、通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水 消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星 级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右 的服务费。(4)、会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食 物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果 主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的 种类可分为西式与中式两种西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、 水果等为主，中式那么以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水 果及点心为主。、联谊酒会/舞会事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，

7、宴会只要设 定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地 与节目支持，其预算可能需要比拟长的时间确认。(6)、其他点心、水果及调制色酒5、视听设备除非在室外进行，否那么视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共 关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比拟复杂，包括： 设备本身的租赁费用，通常按天计算设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商 代理音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委 托代理6、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算预算金额通常与节目表演难度 及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单， 与观看表演的人数正相

8、关 专场或包场除外。7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运 输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、 及其他通讯、 快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。（一）设备租赁舞台搭建、布架租赁、升空气球、充气拱门、皇家礼炮、灯箱布喷绘、 写真KT板、舞龙舞狮、横幅制作、迎风彩旗、会务桌椅、舞台灯光、 大型帐篷搭建、泡泡机、烟雾机、雪花机、追光灯、话筒、卡通人物 服装、放飞小气球、旋风彩虹机、花篮、儿童气垫床，活动筹划执行, 气球拱门，礼花礼炮、盆花植物、绢花拱门、艺术插花、彩色气球、 地毯、绶带彩旗、各类旗帜、音箱，投影仪等；