仓储部第二阶段审核报告[1].docx

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1、仓储部审核报告 公司领导及同事，大家好！ 从2019年8月6日起，根据公司根据公司内部审核工作思路和内部审核工作制度要求和计划，发起对仓储部的第二阶段审核。1、 审核内容仓储部本次提交4个再行制度，包含流程20条：名称数量（份）成品库、原材料管理员岗位说明书1原材料管理制度1仓库管理制度1退货管理制度1审核抽样148份记录，具体如下：表单名称审核抽样数量（份）生产入库单20外购入库单20其他入库单20其他出库单20仓库调拨单20生产领料单20物料代用申请表5产品信息反馈表3原材料退库/报废申请表202、 问题描述本轮仓储部审核共发现的问题20个，汇总如下表；问题分类问题描述问题性质数量（例）执

2、行动作缺失未按文件化信息控制程序要求执行严重6未按部门制度流程执行严重4流程制度环节/内容缺失部门制度流程内容缺失严重7表单问题记录不规范一般2单据不一致一般12.1 制度内容不完整3、不合格描述3.1退货管理制度审核标准审核的问题无流程（标准）在执行退货管理制度中第6点资料归档和信息反馈中未描述仓储部的资料的归档方式和信息反馈方式。有流程（标准）未执行1、 根据公司文件化信息控制程序4.3.3要求，撰写文件时，同一类文件尽可能采用同一格式，均参照二级文件格式；-本制度未附表格2、退货管理制度3.2项要求“退货产品运回成品库退货产品专区放置，待品管人员/技术人员检验和核实”。-审核过程中发现成

3、品库未设“退货产品专区”。流程（标准）执行不一致1、退货管理制度3.2项“内务中心接收退货后，填写质量信息反馈单”-审核过程中，使用的是成品、半成品退库/报废申请单2、退货管理制度中“第7附件1，”，和实际操作不符。-实际退货产品叫物流部而非成品库有流程（标准）在执行未记录合格有流程（标准）在执行记录不规范1、产品信息反馈表中信息未填写完整3.2、仓库管理制度 审核标准审核的问题无流程（标准）在执行合格有流程（标准）未执行1、 根据公司文件化信息控制程序4.3.3要求，撰写文件时，同一类文件尽可能采用同一格式，均参照二级文件格式；-本制度未附相关表格。流程（标准）执行不一致1、 仓库管理制度3

4、.7条要求所有物料入库确认必须仓库人员和采购共同确认。新物料尤其需要共同确认。-审核过程中，物料到货后，只看到仓库管理员确认物料。采购未参与确认环节对新进物料一致性是否符合，存在潜在风险。有流程（标准）在执行未记录合格有流程（标准）在执行记录不规范合格3.3、原材料管理制度审核标准审核的问题无流程（标准）在执行1、原材料管理制度第3条“职责”-未提及仓储部的工作内容。2、原材料管理制度第5条“检验程序”-程序内容中未提及仓储部的工作内容3、原材料管理制度第6条“相关文件”-文件表单不全，例检验合格后要办理的入库单有流程（标准）未执行1、 根据公司文件化信息控制程序4.3.4.2要求，各标题顺序

5、格式11.1-1.1.1；-原材料管理制度的标题格式没按标准行文。2、根据公司文件化信息控制程序第4.3.3要求，文件编写文本参照二级文件格式-原材料管理制度中提及的单据都没附件。流程（标准）执行不一致合格有流程（标准）在执行未记录合格有流程（标准）在执行记录不规范合格3.4、成品库、原材料管理员岗位说明书审核标准审核的问题无流程（标准）在执行1、成品库、原材料管理员岗位说明书未定义岗位名称、岗位工作说明、工作依据、时限、衡量标准。另工作概述、工作职责、工作内容描述不够精细化。2、成品库、原材料管理员岗位说明书中未提及模具配件仓的管理。3、成品库、原材料管理员岗位说明书中部分流程图存在环节缺失

6、。-第1.4条客户退货管理流程 -第1.5条报废流程-第2.4条原材料退货流程-第4.2条工具入库流程-第4.3条工具出库流程有流程（标准）未执行1、 公司文件化信息控制程序4.3.2四级表单的制定、修改由部门主管在表单背面签章并注明保存期限，然后交由资料室进行保存并登记在“质量记录一览表”上，同事提交至品管中心进行编号更新。-仓储部部分表单未编号，如产品信息反馈表原材料退库/报废申请单等。2、 公司文件化信息控制程序4.4.3要求“三、四级文件由各职能部门编制，部门负责人或部门负责人授权人员审核，管理类文件由管理者代表批准，技术类相关文件由技术部经理审核、技术总监批准。”-成品库、原材料管理

7、员岗位说明书未按要求审批，编制、审核、批准都未签字。3、 公司文件化信息控制程序4.5（a）要求文件制定或修改完成，资料室负责在文件右上角且空白位置加盖红色“受控”印章。-成品库、原材料管理员岗位说明书未按要求加盖红色“受控”印章。流程（标准）执行不一致合格有流程（标准）在执行未记录合格有流程（标准）在执行记录不规范1、成品库、原材料管理员岗位说明书存在单据填写不规范的现象。4、 建议项本项内容仅是从审核的角度提出的期望，仓储部需根据公司目前的现状做判断和调整建议问题建议项目部门业务流程的细节控制根据仓储人员的工作内容，建议仓储部在制度流程要素制定中对部分流程环节做详细的描述。 仓储安全1、

8、应当按仓储物资要求的存储条件存储物料，并健全防火、防洪、防盗、防潮、防虫害和防质变。2、 从产品防护的角度考虑，建议增加产品搬运方法并严格执行。保险投保结合企业实际情况，加强存货的保险投资，保证存货安全。管理持续提升1、 建议定期对部门工作进行分析与总结，针对工作中出现的问题提交书面的纠正和预防措施，完善管理和制度。2、 建议部门通过其他方式进行持续改进，比如产品特性、过程参数、价格、服务等。3、 本部门下一步计划做什么改进？5、 纠正/预防措施及时限要求（由部门负责人填写）5.1 退货管理制度项目审核问题纠正措施完成日期1退货管理制度中第6点资料归档和信息反馈中未描述仓储部的资料的归档方式和

9、信息反馈方式。2根据公司文件化信息控制程序4.3.3要求，撰写文件时，同一类文件尽可能采用同一格式，均参照二级文件格式；-本制度未附表格3退货管理制度3.2项要求“退货产品运回成品库退货产品专区放置，待品管人员/技术人员检验和核实”。-审核过程中发现成品库未设“退货产品专区”。4退货管理制度3.2项“内务中心接收退货后，填写质量信息反馈单”-审核过程中，使用的是成品、半成品退库/报废申请单5退货管理制度中“第7附件1，退货产品处理流程图”，和实际操作不一致。5.2、仓库管理制度 项目审核问题纠正措施完成日期1根据公司文件化信息控制程序4.3.3要求，撰写文件时，同一类文件尽可能采用同一格式，均

10、参照二级文件格式；-本制度未附相关表格。2仓库管理制度3.7条要求所有物料入库确认必须仓库人员和采购共同确认。新物料尤其需要共同确认。-审核过程中，物料到货后，只看到仓库管理员确认物料。5.3、原材料管理制度项目审核问题纠正措施完成日期1原材料管理制度第3条“职责”-未提及仓储部的工作内容。2原材料管理制度第5条“检验程序”-程序内容中未提及仓储部的工作内容3原材料管理制度第6条“相关文件”-文件表单不全，例检验合格后要办理的入库单4根据公司文件化信息控制程序第4.3.3要求，文件编写文本参照二阶文件格式-原材料管理制度中提及的单据都没附件。5根据公司文件化信息控制程序4.3.4.2要求，各标

11、题顺序格式11.1-1.1.1；-原材料管理制度的标题格式没按标准行文。5.4、成品库、原材料管理员岗位说明书项目审核问题纠正措施完成日期1成品库、原材料管理员岗位说明书未定义岗位名称、岗位工作说明、工作依据、时限、衡量标准。另工作概述、工作职责、工作内容描述不精细。2成品库、原材料管理员岗位说明书中未提及模具配件仓的管理。3成品库、原材料管理员岗位说明书中部分流程图存在环节缺失。-第1.4条客户退货管理流程 -第1.5条报废流程-第2.4条原材料退货流程-第4.2条工具入库流程-第4.3条工具出库流程4公司文件化信息控制程序4.3.2四级表单的制定、修改由部门主管在表单背面签章并注明保存期限

12、，然后交由资料室进行保存并登记在“质量记录一览表”上，同事提交至品管中心进行编号更新。-仓储部部分表单未编号，如产品信息反馈表原材料退库/报废申请单等。5公司文件化信息控制程序4.4.3要求“三、四级文件由各职能部门编制，部门负责人或部门负责人授权人员审核，管理类文件由管理者代表批准，技术类相关文件由技术部经理审核、技术总监批准。”-成品库、原材料管理员岗位说明书未按要求审批，编制、审核、批准都未签字。6公司文件化信息控制程序3.3条公司职能部门负责本部门相关文件的编制、审核、使用和保管。-成品库、原材料管理员岗位说明书行文和内容上编写都不规范。7成品库、原材料管理员岗位说明书存在单据填写不规

13、范的现象。拟定人： 审核； 批准：附件1、单据不规范的图例1、乱涂改2 、单据使用不统一 附件中的表单格式 实际使用的表单格式3 、没按要求审核4 、表单未按要求编号附件2 审核标准审核项目审核标准审核方式标准依据审核制度的现状（对比公司的管理现状，管理规定，对制度提出完善建议）注：判定结果处“需完善”或“已完善”。业务流程的环境适应性问询查看文件信息管理程序企业内部控制基本规范及配套指引流程要素的合理性问询查看流程结构的合理性问询查看部门业务流程的成本控制问询查看部门业务流程的效率控制问询查看建立绩效考核制度问询查看审核执行状况注：判定结果填“合格”或“不合格”无流程（标准）在执行看和问询有流程（标准）未执行看和问询流程（标准）执行不一致看和问询有流程（标准）在执行未记录看和问询有流程（标准）在执行记录不规范看和问询过程发现应被规范部份注:判定结果填“有”或 “无”用工作呈报方式办理关联事宜观察问询按口头指示关联事宜观察问询第 15 页