内外部文件管理办法.docx

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1、文件名称文件编号年 月 日发布版页码内外部文件管理方法年 月曰 次修订1/41目的为了规范本公司的文件处理审批流程，责任明确，提高办公效率，特制 定本方法。2公司文件种类2.1决定：用于公司对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人 员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。例如公司的人事任命、 机构调整、奖惩决定等等。2. 2通知：用于传达上级部门或公司领导各种指示精神及重大事项，以便公 司相关部门及人员周知执行。通知分为部门通知（单个部门）及公司级 通知（涉及两个以上部门）。2. 3制度：公司及相关部门制定、予以发布的，相关部门及人员共同遵守的 规范，用于规范和指导公司部门及员工日常

2、工作行为。制度分部门制度 （单个部门）及公司级制度（涉及两个以上部门）。2. 4请示：相关部门及人员向上级领导或部门就某一事项请求指示、批准。2. 5外来文件：各级外部相关单位、协会等发来的各种通知、制度等。3. 6外报材料：所有向外部相关单位、协会等传递的文件资料。3各种文件处理审批流程4. 1决定1.1拟稿：根据公司高层研究决定的组织机构调整、人事任命及其他 各种决定等，经相关负责人拟写稿件，并到行政人资部登记备案 索取发放号，统一使用红头稿纸。3.1. 2会审：相关负责人将文件提请行政副总、常务副总、总经理会审。3.2. 3签发：总经理签发或授权常务副总签发。3.1. 4发布：相关负责人

3、根据实际情况所需将文件复印件分发到各部门 或张贴于公司公告栏。文件名称文件编号年 月 日发布 版页码内外部文件管理方法年 月 日 次修订2/45存档：行政人资部人员对单份原件加盖公章后存档。3. 1.6流程图3. 2通知1部门通知由各部门内部自行下发，由分管副总签批后在部门内部 实施。3. 2. 2公司级通知流程3.2.2. 1拟稿：由行政人资部起草。3. 2. 2. 2 由分管副总审核。3. 2. 2. 3审批：由公司总经理审批或授权常务副总审批。3. 2. 2. 4发布：行政人资部人员负责将审批后的文件分发到各部 门，并根据实际情况张贴于公司公告栏。3. 2. 2. 5存档：行政人资部人员

4、对单份原件加盖公章后存档。3. 2. 2. 6督办：由行政人资部负责。3. 2. 2. 7流程图3. 3制度文件名称文件编号年 月 日发布版页码内外部文件管理方法年 月曰次修订3/4参照公司标准化体系营运标准执行。3. 4请示3. 4.1请示种类：包括活动方案、价格政策、工资奖惩、物资增加及报 废等各类请示。3. 4. 2请示审批流程：请示由请示部门拟稿，分管副总签署审核意见， 提请总经理或由总经理授权常务副总审批。审批完毕后由请示 部门负责承办或督办。3. 4.3其他要求:对于公司内重要紧急突发性申请的审批，视情况在经 或短信同意审批后，先行办理，后补书面申请。对于形成 常规项的请示，可以直

5、接由分管副总审批，事后由行政人资部 交总经理阅知。3. 4. 4流程图3. 5外来文件、外报材料5. 1外来文件类型：会议通知；工程申报通知；证件办理通知；宣传 活动通知；检查通知；培训通知；协会通知；行政执法通知、法 院传单等其他外来文件。外报材料与外来文件基本一致对应。其 它部门归口管理的文件，部门可参照本方法自行处理。3. 5. 2审批流程3. 5. 2.1接收：公司员工接到以上所有类型外来文件后应第一时文件名称文件编年4日发布版页码内外部文件管理方法年 月 日 次修订4/4文件名称文件编号#月日发布_内外部实件管理方法4/4间交至行政人资部（除去各部门自身能协调办理的），由行政人资部人

6、员进行处理；3. 5. 2. 2审批：行政人资部人员根据审批权限（详见附件）交相 关负责人出具审批意见；3. 5. 3办理：审批完毕后由行政人资部人员根据领导意见交给相关人员 进行处理。3. 5. 4存档：需处理的外来文件有外报材料的，经相关副总审核后再经 公司董秘审核上报，并存留一份备案。电子版文档应注明最终版 本和时间。3. 5. 5督办：行政人资部人员负责督办，在规定时间内完成督办。3. 5. 6流程图4记录G01060008A0-01外来文件审批单G01060008A0-02文件处理单文件名称文件号发放范围发放时间文件内容处理情况审批人审批时间G01060008A0-03文件会审单拟案： 核准：发布:文件审批单NO.外来文件审批单NO.文件名称文件号审批人审批日期审批意见传阅人意见（可附页）文件会审表文件名称文件编号会审日期起草部门起草人会审人员签字文件名称文件号发放范围审核意见签字：年 月 日审批意见NO.会审意见会审结果口同意不同意文件发布审批单签字：年 月 日