《中小型公司行政管理制度》.docx
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1、中小型公司行政管理制度 公 司 管 理 制 度 编制: 核准: 本制度自核准之日起起先执行 目 录 第一篇 员工守则 3 其次篇 员工行为、礼仪规范 4 第三篇 人力资源管理制度 6 第三篇 人力资源管理制度 6 第一章 制定依据及适用范围 6 其次章 人员聘请、入职、离职管理 7 第三章 薪酬与福利管理制度 10 第四章 培训、考核、发展 11 第六章 劳动合同管理方法 15 第四篇 办公室管理制度 17 其次章 办公用品管理制度 18 第三章 印章管理制度 21 第四章 资质证照管理制度 25 第五章 合同管理制度 28 第六章 公文、文书的管理制度 31 第七章 档案管理 34 第八章
2、图书管理制度 36 第九章 会议管理制度 38 第十章 款待、会饭制度 39 第十一章 卫生管理制度 43 第十三章 保密管理制度 44 第一篇 员工守则 一、自觉遵守公司各项规章制度、仔细履行岗位职责; 二、尽忠职守,听从上级,自觉维护公司利益; 三、诚恳信用,竭诚服务。强化信誉意识和服务意识,不断提高工作质量; 四、自觉遵守公司的保密制度,不泄露公司商业机密; 五、不利用自己的职位和工作之便谋取私利; 六、严格遵守公司的考勤制度,不无故迟到、早退、缺勤; 七、对上级交办的事项应力求做到刚好精确,不草率敷衍或随意搁置不办; 八、正确运用公司的物品和设备,桌面物品摆放整齐有序; 九、工作期间不
3、怠慢拖延,严禁看视频、玩嬉戏阅读与工作无关的网页; 十、注意仪表,讲究卫生,创建和维护文明的工作环境; 其次篇 员工行为、礼仪规范 一、仪容仪表 1、头发:常常清洗、保持清洁。男员工头发不行盖耳,前不遮面、后不压衣领,不留怪异发型,不着奇装异服,不得蓄须、染发、穿耳; 2、指甲:常常修剪、不宜过长,女员工若涂指甲油最好运用淡色; 3、胡子:不能太长,应常常剃刮; 4、口腔:保持清洁,上班前不宜喝酒或食用异味食品; 5、装扮:女员工宜保持清雅淡妆,不能浓妆艳抹; 6、员工在上班期间着装应整齐、大方,不宜追求过多修饰。佩戴工作牌上岗,不得穿背心、短裤、拖鞋等上班; 7、有违以上者每次罚款50元;
4、二、 言谈举止 1、员工上班期间,语言要清楚、礼貌,举止要端庄、文明、大方; 2、工作场所切勿吸烟、应讲一般话,且不大声喧哗; 3、在通道、走廊遇到客户或上司请礼让,不要抢行; 4、员工在办公区工作期间,应将手机的铃声置于低音量状态; 5、公司召开各种会议或员工在与公司领导商讨工作等期间,员工应将手机置于静音状态; 6、按要求做好整理工作,保持办工区域整齐有序; 三、接待礼仪 1、接待来宾,应主动、热忱、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待; 2、贵宾来访,按公司领导通知的方式款待,行政部人员支配陪伴人员,外来帮助作项目的人员,由相关部门负责接待; 3、接待人员问清来者意图,引领其见所需见
5、的人员,并奉上茶水; 4、接待流程:接待来访人员询问来意,须要找的人通知被访者引领悟见奉上茶水送客整理客人走后清洁。 四、电话礼仪 1、接、打电话要做到语言文明、耐性解答。接听外来电话尽量运用标准一般话,接听时应运用“您好,某某公司”等语句。接听电话应刚好,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录; 2、当打入电话要找的人不在时,要礼貌地询问对方的电话、姓名以及对方是否要留言并加以记录,告知当事人; 3、要转叫他人听电话时应说:“请稍等,我现在帮您转接”; 4、接听电话需做到落落大方、不卑不亢,塑造良好的公司形象。 第三篇 人力资源管理制度 第一章
6、 制定依据及适用范围 依据公司发展要求,为实现公司的经营管理目标,规范员工行为,提高工作效率和员工的责任感、归属感,特制定本制度。 第一条 适用范围 一、本制度全部员工。 二、本公司员工的管理,除遵照国家和地方有关法令外,都应依据本制度办理。 其次章 人员聘请、入职、离职管理 其次条 人员聘请 一、为保证公司的不断发展,聘请、人员储备,对员工的聘请与岗位配置做以下规定: 1、公司面对社会广泛聘请,同时激励在职员工把德才兼备或有专业特长的人员举荐给公司; 2、任人唯贤、唯才是举、德才兼备,力求做到人尽其才,注意培育工作表现好、实力强、有管理才能的在职员工,并尽可能将其提拔到重要的负责岗位,不让人
7、才埋没和流失; 3、职位空缺和出现新职位时,优先聘用在职员工,不足时再向外聘请; 4、员工每季度做绩效考评,将作为员工职务与工资晋升的主要依据; 5、由各部门之间彼此协调,依据公司发展须要编制人员,做到定岗定员。 二、聘请程序 公司各部门因工作须要增加人员时,应在系统进行申请,经批准后,人事部统一纳入聘请安排并办理聘请事宜; 3、聘请时间及人员的支配: 3.1 经理以下工作岗位应聘人员经过人事部初试,通过初审后,经部门经理复试,最终由总经理确定录用人员;经理级以上岗位由总经理亲自筛选考核,确定录用人选; 3.2 员工的甄选,以学识、实力、品德、体格及适合工作所须要条件为准。采纳考核和面试两种,
8、依实际须要选择其中一种实施或两种并用; 3.3 新进人员面试合格经审查批准后,由人事部办理试用期手续。第三条 入职 一、应聘者经确认合格后,由人事部办理入职手续并签订劳动合同及入职确认薪金单,成为公司试用期员工; 二、试用期人员入职报到时,应向人事部提交以下证件: 1、最高学历毕业证书原件及复印件; 2、技术职务任职资格证书原件及复印件; 3、身份证原件及复印件; 4、一寸半身免冠照片二张; 5、公司统一格式的员工入职登记表; 6、半年内健康体检报告; 7、特别岗位的员工还须供应担保人姓名、住址、身份证和户口册复印件、担保人亲笔签名的担保书; 三、公司有保留、审查员工所供应的个人资料的权利;
9、四、试用期员工统一支配入职培训,包括公司历程、规章制度、企业文化等; 五、 试用期员工如因品德不良或无故旷工者,公司将停止试用,予以劝退; 六、新入职员工,公司依据岗位不同实行试用期1-3个月,最长不超过六个月; 七、试用期考核 1、试用期由人事部组织各部门经理和相关人员对新进员工进行考核,考核项目根据公司统一标准进行,实行考核后打分形式(满分100); 2、试用期满,考核成果80分以上者,公司干脆予以转正; 3、试用期满,考核成果80分以下70分以上者,需接着延长试用期; 4、试用期满,考核成果70分以下者,予以劝退; 5、试用期内,试用期内员工因工作实力、品德、违反公司规章制度的,公司有权
10、停止聘用; 6、双方有权解除劳动合同关系,但需提前三天通知对方; 八、 如有特别工作岗位者(特聘人员等),公司与其另行签订相关协议,考核方法依据实际状况另行制定。九、公司对员工试用期的表现和录用后的工作看法、业绩等一系列考核结果都将记入员工档案,此记录作为员工日后晋升考核的依据。 十、转正 1、 试用期合格的员工须填写转正申请表,转正计薪日期参照试用期协议; 2、试用期内员工请假一周以上,转正时间将顺延;请假超过一个月者,则作自动离职处理; 3、转正通过后签署转正薪金确认单。 第四条 离职( 辞职、辞退)管理 一、离职分类 (一)辞职: 1、正式员工因个人缘由离职,须提前一个月(未满试用期员工
11、提前一周)向人事部提交上级领导审批后的辞职申请,填写离职交接表,根据程序进行审批,在职期间仍需协作公司做好本职工作,经审批通过后,根据公司相关程序办理原有的工作移交离职手续,解除劳动合同关系。当月离职人员不参加当月的绩效考核,时间未满一月的按实际出勤天数计算工资。 (二)劝退:正式员工因个人实力无法胜任本岗位工作或经调职后仍无法满意公司工作需求的(试用期内公司认为该员工未能达到工作标准),由人事部向员工提出劝退书,在工作与物品交接清晰的状况下,公司予以劝退,解除劳动合同关系; (三)辞退(解雇):员工因严峻违反规章制度以及劳动法律法规,给公司造成重大经济损失或恶劣影响,不适合从事本职工作者,在
12、赔偿公司损失后予以辞退,解除劳动合同关系; (四)离职手续 1、员工在离职前必需完备离职手续。 2、离职手续包括:办理工作交接事宜;按离职交接表要求办理离职手续;交还全部公司资料、文件、办公用品及其它公物;报销公司账目,归还公司欠款;如与公司签定有其它合同(协议),按其它合同(协议)的约定办理;离职手续完备后到公司财务部办理结算手续。 第三章 薪酬与福利管理制度 第九条 薪酬内容与结构 9.1薪金构成:基本工资、岗位工资、绩效工资、工龄工资、全勤奖以及公司供应给员工的各项补助及福利; 9.2 岗位工资:依据员工的工作岗位核发。 9.3 绩效工资:依据员工的业绩考评核发。9.4 年绩效工资:依据
13、公司的全年效益和员工的年终绩效核发。9.5 效益奖金:公司项目完成产生效益后,按岗位职责和员工绩效考评状况确定发放金额。在公司项目完成之前因个人主观缘由(因病无法克服的客观缘由除外)离开公司的人员,不享受项目效益奖金。 9.7.3员工岗位发生变动,其薪资依据公司实际状况进行相应调整。 9.7.4依据对员工的绩效考评状况,公司每年将进行薪资调整,以激励优秀、督促后进。 10.5、公司全部员工考勤为全勤的按半年度发放全勤奖500元; 10.6工资按月发放,若员工出现每月请假、旷工、迟到等状况,则根据员工实际考勤发放薪资; 10.8公司实行基本薪金制度。 10.11 薪金计发 10.11.1发薪日期
14、。每月的15日计发,如遇节假日或休息日顺延。薪资均以税前数值计算。10.12.5公司依据国家有关劳动法规的规定,或公司经营发展的须要,对薪金管理制度进行补充、修改、完善。 第十条 福利 一、有薪假期 1、法定节假日:元旦、春节、端午、中秋、清明、国庆按政府的规定执行。公司另有规定时另行通知。 2、带薪假:年假,员工在公司服务满1至3年的可以享受5天的带薪休假,每增加一年休假可增加一天。该类假期可充抵病、事假时间。婚假、丧假、产假、病假等价别依据劳动法相关规定标准执行。 二、公司赐予员工通讯费用补贴。三、社会保险 1、公司为试用期满并已签订劳动合同的员工购买失业保险、养老保险、医疗保险、工伤、生
15、育险等国家规定的社会保险项目。保险基数依据企业状况每年核定一次,缴费比例根据国家规定执行。四、员工活动 1、公司为保障员工的身心健康,每年年底进行一次例行体检,并适当组织体育熬炼和消遣活动。2、公司员工均可参加公司工会每年定期或不定期实行公司周年庆祝、春节联欢、郊游等活动。3、每月根据员工生日月份集中庆生。 第四章 培训、考核、发展 第十一条 培训 一、培训目的:员工自我实现的须要,充分释放其潜能,有效调动主动性、创建性,强化员工敬业精神,增加企业的向心力和凝合力。 二、培训内容 (1)新员工培训 新员工入职公司后,先有行政部人事专员对员工进行公司制度及相关礼仪培训,考试合格后交由部门领导对其
16、进行相关业务培训,以便刚好了解公司并顺当开展工作。1、培训时间:新员工到岗后的第一周进行。2、培训内容:企业规章制度、文化、公司组织架构、发展战略、方针和宗旨(行政部负责) 了解工作内容、性质、岗位职责、熟识工作流程、技能(部门经理负责)。3、部门培训时间支配: 依据部门状况集中或者分阶段进行。4、培训纪律:在规定的培训时间内,无故缺席者罚款30 元。 第十二条 考核 一、考核方法 考核分为试用考核、晋升考核、年终考核三种。 1、试用考核:试用期员工在试用结束时,由部门经理负责考核,试用部门如要延长试用期或改派其他部门或解聘,必需附考核表,延长试用期不得超过6个月。2、晋升考核:员工在晋升或降
17、职时,必需进行考核,并附上个人自评报告。3、年终考核:于每年12月底进行考核,作为年终奖金评定、晋升、加薪的依据。二、考核流程 自评-主管考核-行政部人事审核-总经理审批-行政部人事存档。三、考核内容 1. 思想品质与职业道德 7. 对公司政策制度的执行力 2工作阅历及工作实力 8. 工作看法与热忱 3. 潜力发展与学习实力 9、创新记录与合理化建议 4. 对公司企业文化的了解 10.工作业绩和成果 5. 团结同事与协作实力 11. 考勤状况与奖惩记录 6.工作的安排性和指导力 考评原则 1、对员工的工作看法、工作实力、工作业绩三方面进行考核,建立绩效考核考评档案,作为晋升的重要依据。2、考评
18、对象 公司全体员工,包括试用期员工和因病、因私、因伤缺勤者,但不包括本季度出勤未达20个考评工作日者。 员工在考评期内更换工作岗位,就职新岗位超过15天参与新岗位考评,反之则回原岗位进行考评。 3、考评分为季度考评、年度考评和其它考评。4、因完成公司安排外临时支配的工作,影响了季度安排工作的完成,考核、考评时应酌情正确处置。5、考评指标 考评指标按一般员工、经理级以上员工两种类型分别确定。6、月考评程序 在员工自评的基础上,由考评小组进行考评。 1、一般员工类的考评小组:由行政部部人力资源,被考评员工的干脆上级、经理、副总经理或总经理组成。 2、主管级以上员工的考评小组:由行政部部人力资源,被
19、考评员工的干脆上级、经理、总经理组成。7、年度考评程序 (1)一般员工的考评分上级、同级、自我考评三级进行,各级的考评权重比例为:上级占总评的50%,同级占总评的30%,自我考评占总评的20%。(2)主管级以上员工的考评分上级、下级、同级和自我考评四级进行,各级的考评权重比例为:上级考评占总评的70%,下级考评占总评的10%,同级考评占总评的10%,自我考评占总评的10%。8、年度考评方式 以考评会议评定的方式实施年度员工考评。8.1、考评会议的成员:由被考评部门全体员工、其它部门的经理、公司副总经理和总经理组成。8.2、考评会议由总经理或指定人员主持,行政部负责会议的相关记录和评分核算。8.
20、3、会议程序 8.3.1 行政部人事对被考评人各季度绩效考评结果进行简要介绍。8.3.2被考评人作自评陈述。8.3.3被考评人回避,参评者对被考评人的陈述进行评论和评分。8.3.4评分以不记名方式,按上级、下级、同级分类后交给行政部人事记分。行政部人事按上述级别分类算出各类的平均分后,再以各级评分权重比例算出被考评员工的年度绩效考评得分。 第六章 劳动合同管理方法 第五条 适用范围:试用期满转正后的全体员工 第六条 合同期限 1、劳动合同的期限分为固定期限、无固定期限、以完成肯定的工作为期限; 2、因公司缘由或员工个人缘由而未签订劳动合同,但已在公司工作三个月以上的,均视为一年期劳动合同。 第
21、七条 合同签订、续订、变更和解除 1、新员工在试用期满转正时,公司与其签订劳动合同。2、有固定期限的劳动合同,员工应在合同期满前十天向公司提出书面申请,经双方协商一样同意后续签劳动合同。期满未重新订立劳动合同而双方均未提出异议的,视为原合同续签。3、公司与员工双方经协商同意,可以变更或者解除劳动合同。4、签订了无固定期限合同的员工需解除合同的,应提前三十天提出书面申请,经双方协商一样后方可解除合同。5、员工有下列情形之一的,公司可以解除劳动合同,不支付经济补偿: 试用期内被证明不符合录用条件; 严峻违反劳动纪律或公司规章制度; 未经公司批准而自动离职; 严峻失职、假公济私,对公司利益造成重大损
22、害; 擅自离岗,连续旷工15天或一年内累计旷工30天被公司除名; 被依法追究刑事责任。6、员工有下列情形之一的,公司可以解除劳动合同,但应当提前三十天书面通知员工本人并支付经济补偿: 患病或非因工负伤,治疗终结后不能从事原岗位工作、也不能从事由公司另行支配的岗位工作(增发壹个月工资的医疗补助费 )。 不能胜任安排的岗位工作,经过培训或者调整工作岗位仍不能胜任工作的。 劳动合同订立所依据的客观状况发生重大改变,致使原劳动合同无法履行的。 属于状况的,经济补偿按其在本单位工作的年限,每满一年支付一个月工资,六个月以上不满一年的,按一年计算;不满六个月的,支付半个月工资。7、 员工提出解除劳动合同,
23、应提前三十天以书面形式通知公司,经公司批准后方可辞职。如未提前通知给公司造成经济损失的,应依据国家有关劳动法规定担当违约责任。8、 重要岗位以及公司中高层人员签订年薪制合同,年薪制合同签订期限三年起。(年薪管理规定参照2013年12月西安万方公司年薪制员工管理专项规定) 9、 未提及事宜,按国家法律、法规的有关规定执行。第八条 纠纷处理 合同过程中的任何劳动纠纷,员工可通过申诉程序向上级负责人(公司总经理)申诉,协议解决;不能达成协议时,可向当地劳动仲裁机构申请仲裁或向人民法院申请诉讼。 第四篇 办公室管理制度 为了加强公司行政部行政事务管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制
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