建材有限公司订单管理制度.doc

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1、企业管理制度建材有限公司订单管理制度XX建材有限公司订单管理制度，草案， 第一章 总则 第一条 目的 为规范XX建材有限公司,以下简称“公司”,的订单管理工作,提高订单管理工作效率,保证从“客户下单”到“成品发运交货”以及“客户收货付款”的全过程能统一、协调、高效的运转,有效衔接市场与内部生产,实现公司的经营利益,制定本制度。 第二条 适用范围 本制度适用于公司的订单管理业务,具体适用于与产品销售、物料控制、产品生产、设备与现场控制等有关的各部门和财务部。 第三条 订单管理体系 公司的订单管理工作,是在公司总经理和企管会的领导下,主要由市场中心总监统一领导协调,销售经理具体组织实施。公司的订单

2、管理工作采取统一的管理方式,市场中心负责从客户下单到成品发运交货以及客户收货付款的全过程主控管理。 第四条 主要内容 本制度的主要内容包括,销售员工作管理、订单评审管理、成品发运管理、发出商品台账管理四大部分。 第二章 订单管理程序 第五条 管理流程 公司的订单管理流程主要包括,接单、订单评审、下单、生产跟进、发货、收款等。 ,一,接单 销售员接到客户的订单后,应主动了解客户的详细需求,包括包装方式、包装版面,详细规格型号等,并记录,随后将订单与相关记录呈报销售经理,销售经理审核后通知客服组织订单评审。 ,二,订单评审 依据客户订单,销售经理组织订单评审,客服协助管理,具体见第三章订单评审管理

3、,参见附件1,订单评审与协调管理流程,。 ,三,下单 根据订单评审结果,形成客户订单评审表,由主管领导签发后,下达到各相关部门,作为各部门生产协作的主要依据,客服负责将签发的业务通知单复印或扫描,通过合适渠道转发到各相关部门,同时将原件留存市场中心建档,。 ,四,生产跟进,参见附件2,订单作业进度管理流程, 1、客服负责对生产进度跟进, ,1,客服每天至少跟踪一次所负责订单的生产情况。 ,2,客服对发现生产进度有可能影响交货完成的情况,要及时做好记录并与积极生产部门协调,协调解决不了的,要上报销售经理,由销售经理组织协调,若销售经理仍协调不了的,上报市场中心总监组织协调。各层级的协调工作均以解

4、决问题为导向,各相关部门应积极配合订单管理工作。 ,3,客服如发现生产进度的滞后将影响到按期交货且确因客户原因无法解决,除记录上报外,同时应通报销售员或客户,积极寻求解决办法。 ,4,公司产品交货期自确定包装版面之日开始计算,具体如下, ?执行印度质量标准的产品,使用普通纸箱包装且已有包装箱印刷模板的,4天内完成包装箱制作,9天内交一柜,指集装箱,下同,成品,之后每3天交一柜,使用普通纸箱包装且但没有包装箱印刷模板而需要制版的的,8天内完成包装箱制作,11天内交一柜,指集装箱,下同,成品,之后每3天交一柜。 ?印度以外其他国际市场包装不加片的15天交一个小柜,20尺柜,20天交一个大柜,40尺

5、柜,之后每7天交下一个柜,包装加片的,每天供货5万米。 ?国内市场56、66、75、78、117及“鑫得力”A、B、2P、4号灰、蓝、白灰色等常规产品总量在20万米以下的7天交货,其他异型产品总量在20万米以下的15天交货。 ?为保障平衡生产,销售人员对国内订单应力保均衡下达。 ?订单已投产后不能更改,对非质量原因要求更换包装的,应重新下达订单。 2、客服负责对产品质量进行跟进, ,1,客服在生产跟进中发现产品质量达不到客户要求时,要做好记录并与生产、质量等相关部门积极协调,协调解决不了的,要上报销售经理,由销售经理组织协调,若销售经理仍协调不了的,上报市场中心总监组织协调。各层级的协调工作均

6、以解决问题为导向,各相关部门应积极配合订单管理工作。 ,2,客服如发现质量问题将影响到按期交货且确因客户原因无法解决,除记录上报外,同时通报销售员或客户,积极寻求解决办法。 3、市场中心总监对影响按期交货的问题,有权召集生产协调会。 ,五,发货寄样 1、生产完成后,销售员应再次通知客户,两次确认到货期,安排第三方物流负责运输交货,具体规定详见第六章成品发运管理。 2、样品生产出来后,销售员负责寄送样品,具体规定详见第六章成品发运管理。 ,六,收款 销售员负责催收账款和应收未收账款。 第六条 跟单检查 销售经理对客服工作进行检查,并将情况上报市场中心总监。 第七条 销售经理每周一向市场中心总监呈

7、报上周订单管理工作总结与本周订单管理工作计划,具体包括,订单评审与接单总结、生产进度、发货总结与计划、开票总结与计划、收款总结与计划。 第三章 订单评审管理 第八条 订单评审的发生 当市场中心确认接到客户的有效订单,并决定履行时,即对订单进行评审。 第九条 订单评审组织 市场中心为订单评审的主控部门,产品中心、仓储物流部、采购部、财务部、技术质管部等部门为订单评审的辅控部门。 订单评审时,由市场中心销售经理负责组织,客服协助管理,各辅控部门主要负责人配合对其负责内容进行评审。 第十条 评审部门职责 1、市场中心, ,1,负责整个评审的组织管理工作, ,2,负责相关信息和资料的收集与准备, ,3

8、,负责评审结果的汇总与平衡,确定交货期, ,4,评审结束后,负责与客户沟通协调, ,5,负责组织执行订单评审结果, ,6,出口产品在完成订单评审,确定交货期后开始定船。 2、技术质管部,负责客户技术要求、设计时间、生产工艺以及等客户质量要求与品质检验时间方面的评审。 3、仓储物流部与采购部,负责客户物料要求和物料供应时间方面的评审。 4、产品中心,负责生产能力与生产时间等方面的评审。 第十一条 订单评审的主要内容 评审订单时,主要考虑以下要点衡量是否能依客户要求生产该产品。 1、订单条件是否有效。 2、产品要求是否得到规定。 3、与以前表述不一致的合同或订单要求是否已解决。 4、是否有能力满足

9、客户的要求,包括产品、质量、数量、交货时间等。 5、确定该订单设计、物料、生产、质检等工作的完成时间。 6、是否能满足产品有关的法律、法规要求或包装、配送等其它附加要求。 第十二条 订单评审的形式 公司订单评审的形式分两种,市场中心根据订单的具体情况来决定采用那一种形式进行订单评审。 1、集中式评审,由销售经理组织订单评审辅控部门的第一负责人,以会议的形式对客户订单进行评审,会上协商解决各项评审内容,并在尽量满足客户需求的前提下确定交货期。评审时,若辅控部门第一负责人因事不能参加,则由其授权人代理参加,并在评审结果上签字,但会后必须由辅控部门第一负责人补签。 2、分散式评审,由客服向各评审辅控

10、部门第一负责人提供客户订单信息和相关资料,并持订单评审表到各部门,与其负责人共同初步确定相应评审内容,然后由客服统一平衡并报销售经理确定评审结果,由各部门第一负责人签字确认。若辅控部门第一负责人因事不能参加,则由其授权人代理参加,并在评审结果上签字,但事后必须由辅控部门第一负责人补签。 若分散式评审协调困难,不能达成一致意见,则由客服向销售经理提出申请,进行集中式评审。 第十三条 订单评审流程 1、销售员接到客户订单后,及时与客户取得联系,进一步确认和收集客户要求与相关信息,填写客户订单评审表和业务通知单的基本信息, 2、销售员将客户订单与客户相关信息呈报销售经理, 3、销售经理根据具体情况决

11、定订单评审形式, 4、组织订单评审 ,1,集中式评审,组织评审辅控部门的第一负责人,以会议形式对订单相关内容进行评审,并确定订单各部分完成时间, ,2,分散式评审,客服持初步填写的客户订单评审表和业务通知单,到各评审辅控部门与其第一负责人进行协调,确定相应评审内容,最后由客服报销售经理进行统一平衡。 5、各部门负责人签字确认评审内容, 6、评审结果以满足客户正常要求为基本原则,若评审结果不能满足客户要求时,由市场中心负责与客户协商解决办法, ,1,若与客户协商结果与订单评审结果不符,需要重新评审的,则进入第3步, ,2,若与客户协商结果与订单评审结果相符,则客服根据结果形成完整的客户订单评审表

12、,由主管领导签发执行。 第十四条 订单评审结果应用 客服根据订单评审结果,下单分解到各相关部门执行(参见附件3,订单落实管理流程)。 第十五条 合同及订单的更改 若客户对双方已同意的订单提出更改,应重新进行订单评审。 第十六条 紧急订单,参见附件4,紧急插单流程, 对于必须接受的紧急订单,如大单、重要客户订单等,市场中心应听取客户意见,了解客户需求,同时分析客户具体情况,找出问题点。在订单上加注“紧急订单”标识,第一时间组织相关部门进行订单评审,同时做好客户的解释工作,及生产环节的沟通,力争达成客户交期并协助产品中心向上级反映所存在的具体困难,组织各部门切实解决实际问题,客服及时进行生产跟踪,

13、确保按时交货。 产品中心及采购部、动力设备部等有关部门应认真进行总体工作分析,找出剩余生产空间。合理进行设备、材料、人员的再分配,对于本部门无法解决的问题要及时上报。同时加强人员重组和调动的管理。适当增加工作工时,以期达成目标。 第四章 成品发运管理 第十七条 公司仓储物流部负责成品发运的管理,主要包括成品发运与样品的寄送。 第十八条 发运的形式 公司发运的形式主要有以下几种, 1、委托第三方物流运输, 2、客户自提货物, 3、公司自行送货或零担运输。 市场中心结合实际情况选择发运形式。 第十九条 第三方物流管理 市场中心负责寻找第三方物流运输公司,对其进行评估,提出评估报告,报市场中心总监审

14、批,确定长期合作方。 公司至少应确定两家长期合作运输方和一家备选运输方。 第二十条 发运过程管理 ,一,成品发运 1、生产完成后,销售员通知客户,两次确认到货期, 2、交货期确认后,销售员填写发货通知单,提供收货人资料, 3、销售员预计到达时间通知收货人, 4、销售员应及时了解运输情况,以备客户了解, 5、如遇运送途中发生意外,销售员要及时将信息和解决方法通报收货人。 ,二,寄样 样品生产出来后,销售员指导仓储物流部负责寄送样品,并将运输方式、发出时间、预计到达时间告知收货人。 第二十一条 发运后账务管理 1、客户收到产品后,销售经理应对发票开具进行跟进,收到客户开发票通知后,由销售经理编制开

15、发票通知,报市场中心总监审批后,送财务部开具发票,并告知销售员,由销售员负责发票的寄送并催款。 第五章 发出商品台账管理 第二十二条 销售经理负责领导建立发出商品台账,销售员协助建立、维护发出商品台账。 第二十三条 发出商品台账的内容 发出商品台账的主要内容包括,客户名称、销售员姓名、品名、发货日期、规格、数量、损耗数、单价、金额、已开发票、待开发票、已收款、待收款等内容。 第二十四条 发出商品台账的建立 货物发出后,销售员须收集齐订单、发货单、客户签收单等文本资料,并依此建立发出商品台帐。 第二十五条 发出商品台账的维护 销售员每天对其负责客户的发出商品台账进行维护。 销售经理负责分析发出商

16、品台账内容,发现问题及时指导销售员或亲自协调解决,解决不了的应在1天之内上报市场中心总监协调解决。 第六章 附则 第二十六条 本制度由公司人力资源部、市场中心、产品中心拟定,经企管会批准后执行。 第二十七条 本制度的调整、修改由市场中心或产品中心提出,经企管会批准。 第二十八条 本制度由公司市场中心负责解释。 附件1, 订单评审与协调管理流程 市场中心 技术质管部 产品中心 仓储物流部 采购部门 质检人员 开始 制订生产技术 确定物执行 提供客户计划 工艺 料需求 采购 订单 物料 供应 生产 品质 协调 检验 准备 出货 结束 单协调管理流程说明 序号 节点 责任人 相关说明 相关文件或记录

17、 提供客户与客户进行协调与沟通，根据订单要求，1 销售经理 生产订单 订单 确定是否接受 技术 技术质管 根据订单要求，开发使用新技术、新材执行标准 2 工艺 人员 料、新工艺等 工艺记录 制订生产3 车间主任 制订生产计划，安排订单生产排程 生产计划书 计划 确定物料4 库管员 制订物料需求计划，提交请购单 物料需求计划表 需求 制订采购计划，并跟踪供应商的执行情5 执行采购 采购人员 采购计划单 况，确保生产正常进行 及时安排出货、收货、发料，以满足生6 物料供应 库管员 产线的需求，并在清晰可视状态下管理物料供应说明书 存货，保证物料供应 包括人、机、物等生产准备工作，控制7 生产协调

18、生产人员 生产跟踪表 生产进度，保证按时交货 检验物料品质及产品品质，并处理品质8 品质检验 品质人员 品质检验表 异常问题 制订出货计划和安排运输计划，确保订9 准备出货 出货人员 出货计划 单准时交付 附件2, 订单作业进度管理流程 仓储物流部 采购部 技术质管部 产品中心 仓储主管 开始 制订采购计划 制订生产计划 订货 物料控制 跟催 品质检验 实施生产 进度对比 否 存在差异 是 分析差异原因 补救 客户沟通 结束 订单作业进度管理流程说明 序号 节点 责任人 相关说明 相关文件或记录 1 制订生产计划 车间主任 根据产能负荷资料，制订合理的生产计划 生产计划表 2 制订采购计划 库

19、管员 根据生产计划及库存状况，分析物料需求状况，并提出采购计划 采购计划表 3 订货 采购人员 根据采购计划和采购单进行订货，并制定采购进货进度表 采购进货进度表 4 跟催 库管员 根据进度计划，及时进行跟催 进度计划表 质检员按规程检验物料和产品，如有异常情况，应在规定的时间内处5 品质检验 质检员 检验记录 理完毕 6 物料控制 仓储主管 在生产前及时备料，遇有异常情况，应及时反馈给物控人员 物料控制表 7 实施生产 按生产计划实施生产，控制产能，并将生产进度不断反馈给客服 生产监控表 8 进度对比 将每日实际生产数量与计划生产数理加以比较，确定是否存在差异 生产进度控制表 9 分析差异原

20、因 车间主任 若实际进度与计划进度产生差异，应追究原因，并采取措施进行补救差异分析表 10 补救 实施补救措施后，评估结果是否有效;若无效，立即采取其他措施 纠正与预防措施 11 客户沟通 补救无效导致交期延误时，尽快与客户取得联系，争取延迟交货时间 附件3, 订单落实管理流程 市场中心 产品中心 有关部门 开始 订单接收 订单 订单评审 订单审批 订单 订单 否 是 下达订单 订单提交审批 制订生产计划 生产实施 交货后管理 生产反馈 (成品管理) 结束 订单落实管理流程说明 序号 节点 责任人 相关说明 相关文件或记录 接收 订单接收登记1 接收客户订单，确定客户需求和订单的评审形式 订单

21、 单 销售 组织各相关部门进行评审，评审合格后签订合同，并经理 订单 订单评审记录2 下达生产订单;如评审不合格，则与客户进行沟通，评审 表 并办理退单 3 审批 对订单进行审批 生产 订单无法满足客户要求时，与客户进行沟通与协调，订单审厂长 4 并做退单处理;如有疑问、企业能力不足或不能按要 批处理 求完成时，及时与客户沟通 下达 根据订单计划及时下达订单，传递到生产部及相关部5 订单 门执行 制订生根据订单要求，制订生产计划，并下达到各生产车间，6 生产计划 生产 产计划 准确实施生产 管理 生产 人员 7 根据生产计划，组织生产 生产跟踪表 实施 生产 如可按订单要求完成，则组织生产;如

22、不能按订单要生产反馈记录8 反馈 求完成，则申请变更订单 表 附件4, 紧急插单管理流程 产品中心 物料控制部门 动力设备部 各生产车间 开始 调查与准备 初定计划指标 物料供应 确定计划指标 了解作业人员掌握设备运行状态 状态监督作业进度 抽查产品质量 否 合格 是 出货 结束 紧急插单管理流程说明 序号 节点 责任人 相关说明 相关文件或记录 1 调查与准备 调查与分析紧急插单的计划与执行情况、物料供应情况等 紧急插单调查表 统筹安排插单生产任务，确定产量指标，合理安排产品生初定 2 产进度，科学搭配紧急插单生产计划与原有生产计划，分插单计划表 车间主计划指标 解生产指标 任 核算企业设备

23、、生产面积、劳动生产率水平等对紧急插单确定 3 生产任务的保证程度，平衡紧急插单任务与生产能力、劳生产计划指标表 计划指标 动力、物料供应、生产技术及资金占用的关系 确认 确认物料供应状况，并与采购部及时沟通，保证按质、按4 库管员 物料供应调查表 物料供应 量供应 掌握设备 设备管随时掌握设备的运行状态，提前预知可能发生的故障，并5 设备运行监控表 运行状态 理人员 利用轮班的时间进行抢修 了解作业 随时了解作业人员的工作状态，发现问题，及时做出调整，6 人员状态 确保作业人员时刻处于最佳工作状态 车间 抽查产品 定期或不定期检查工件、半成品和成品的合格率，并对不7 主任 检验记录 合格率 合格产品进行处理 定期或不定期检查紧急插单的作业进度。如进度落后，立班组长 监督 8 即采取补救措施;若生产进度超过计划进度，则做好质量作业进度控制表 作业进度 管理和安全管理工作 14