2022年电大办公室管理形成性考核册答案 .pdf

《2022年电大办公室管理形成性考核册答案 .pdf》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年电大办公室管理形成性考核册答案 .pdf（6页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、1 / 6 办公室管理形成性考核册答案作业 11将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容2 文书制作 复印资料。打印文稿及表格3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 档案管理 档案管理。5 会议组织 安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7 信息资料 准备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息8 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待

2、宾客和员工的来访。9 接待工作 接待来访宾客；接待宾客和员工的来访。10 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 督查工作 督导一般职员或速记员。12 日程安排 替上司定约会并做好记录；13 日常事务 阅读并分类信件通讯事务、电话；14 办公室管理 办公室环境的布置和整理, 保管办公室设备及用品15 其他临时以速记记下上司交待的事项；执行上司交办事项交办的事项 - 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。17 外出办事，如银行、邮局等。2、公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要有：（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（ 4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；6）修正液或修正

3、带；（7）印盒；（ 8） 各 种 小 型 机 器 ， 如 订 书 机 （ 包 括 订 书 针 ） 、 打 孔 机 、 装 订 机 （ 包 括 装 订 线 ） 、 日 期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（ 10）日历等；（ 11 ） 其 他 ， 如 标 签 纸 、 直 尺 、 三 角 尺 、 透 明 胶 带 、 粘 胶 带 、 绳 带 、 图 钉 、 橡 皮 筋 、 大头针、纸夹等。3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。（ 1 ） 计 划 的 步 骤 ， 要 充 分 了 解 即 将 开 始 的 工 作 内 容 ， 并 思 考

4、以 什 么 方 法 进 行 效 率 会 最佳。（ 2 ） 实 施 的 步 骤 ， 要 注 意 ： 同 时 检 查 是 否 按 照 当 初 所 拟 定 的 顺 序 进 行 ； 上 司 所 指 示 的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。（ 3 ） 检 查 的 步 骤 ， 要 分 析 计 划 和 实 绩 的 差 异 ， 并 把 以 前 进 行 过 的 工 作 或 别 人 做 过 的 工精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 6 页2 / 6 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。

5、三者的关系为：先 作 计 划 ， 付 诸 实 施 ， 然 后 检 查 结 果 ， 围 绕 “ 计 划 实 施 检 查 ” 这 样 一 个 滚 动 的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文 员 首 先 要 仔 细 制 定 计 划 ， 然 后 根 据 这 个 计 划 去 实 施 ， 并 严 格 检 查 其 结 果 ， 使 得 这 个 结果对下一次的计划有所帮助和启示。4 、 按 照 “ 优 先 顺 序 ” 处 理 工 作 原 则 ， 虚 拟 一 份 半 天 或 一 天 工 作 （ 或 家 务 ） 计 划 书 。本 题 的 例 子 请 同 学 们 见 教 材 第28页 。 同 学 们 可 以 参 照

6、 教 材 上 的 例 子 ， 自 己 制 定 一 份 计划书，不要抄袭。5 、 从 下 列 文 员 工 作 方 法 中 ， 任 意 选 择 一 种 或 两 种 ， 谈 谈 你 的 工 作 体 会 或 对 此 工 作 方法的认识。1 请 示 方 法 和 报 告 方 法 ；2 计 划 方 法 和 总 结 方 法 ；3 受 意 方 法 ； 4 传 达 方 法 ；5 进 言 方 法 ；6 变 通 方 法 和 挡 驾 方 法 ；7 分 工 方 法 与 合 作 方 法 。受 意 就 是 文 员 接 受 和 领 会 上 司 的 意 图 。 可 以 分 为 直 接 受 意 （ 即 领 会 上 司 在 会 议

7、讲 话 、 文件 批 示 、 工 作 部 署 或 与 文 员 谈 话 时 ， 直 接 就 某 一 问 题 或 某 项 工 作 所 发 表 的 意 见 和 想 法 等 ， 易于 文 员 判 断 和 领 会 ） 和 间 接 受 意 （ 即 上 司 在 平 时 随 便 交 谈 的 情 况 下 ， 或 与 其 他 人 员 谈 话 种 就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4 ）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（ 5 ） 如 有 不 同 意 见 ， 可

8、以 公 开 提 出 ， 但 要 言 之 成 理 ， 并 要 注 意 方 式 、 态 度 ；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。结合实际谈体会。我 曾 经 经 历 过 一 件 事 情 ， 使 我 充 分 认 识 到 ， 在 受 意 时 ， 充 分 做 好 记 录 的 重 要 性 。才 开 始 工 作 时 ， 我 到 一 家 房 地 产 公 司 当 文 员 。 有 一 天 ， 总 经 理 把 我 叫 到 办 公 室 让 我 写 一份 公 司 的 简 介 ， 内 容 要 包 括 四 个 部 分 公 司 的 历 史 、 公 司 的 现 状 、 公 司 的 硬 件 和 软 件 配 备 、公 司 取

9、得 的 成 绩 。 当 时 ， 我 没 有 经 验 ， 没 有 带 上 记 录 本 ， 记 录 下 指 示 的 要 点 ； 事 后 ， 又 怕 显得 自 己 没 有 能 力 ， 而 没 有 去 请 示 总 经 理 。 只 好 凭 自 己 大 脑 中 的 记 忆 写 ， 结 果 写 出 来 的 简 介 根本 就 不 行 。 后 来 ， 我 再 次 向 总 经 理 询 问 ， 并 备 好 了 记 录 本 做 好 了 记 录 ， 根 据 总 经 理 的 授 意 ，才 写 出 了 各 方 满 意 的 公 司 简 介 。从 这 个 事 情 中 ， 我 体 会 到 了 在 受 意 时 ， 做 好 记 录

10、的 重 要 性 。作 业2一 、从 文员 工作 的 角 度对 比说 明打 电 话 和 接听 电话 的异 同。（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热情的态度；（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；（4）都应简明扼要表达自己的意思。异 ： （ 1 ） 打 电 话 应 首 先 查 清 楚 对 方 的 电 话 号 码 ； 接 电 话 应 等 电 话 铃 响2 4 声 就 接 听 。（ 2 ） 打 电 话 应 将 重 点 部 分 在 挂 电 话 之 前 再 确 认 一 遍 ； 接 电 话 则 没 有 这 一 步 。二、怎样做好为领导筛选电话的工作,主要做法有哪些? （1）文秘

11、人员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能讯速辨听出对方，这应是一种专业技巧。（2）除了分辨声音之外，文秘人员对名字的辨识一定要有相当的把握，新上任的文秘人员尤其要在这方面下工精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 6 页3 / 6 夫。（3）来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报上司。（4）有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“ 美丽的谎言 ” ，以应付那些上司不想接待的人；或请对方留下口信，待上司作选择性的回复。（5）应鉴别来电者的问题，根据对方的身份和来电目的分别处理，聪明地转接电话，把来电转接给真正

12、处理该事情的人。（6）文秘人员经常会接到推销等电话，要完全避开这些电话是不可能的。对这些电话也要有礼貌的回绝。（7）文秘人员对待投诉电话要有礼貌，有责任心。三、简要回答邮件分拣的一般标准。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。四、怎样处理上司不在时的邮件？1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件 无论是私人邮件还是商业

13、邮件 都通知给他； 4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；5、把寄给上司的邮包连续编号(如 3 1、32、33、 34)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复.7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“ 需要签字的邮件” 、“ 需要某某处理的邮件” 、“ 需要阅读的邮件 ” 、“ 报告 ” 、和 “ 一般阅读材料”(上司可能想读的各种各样的广告出版物)。五

14、、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？（1）上司正在开会时；（2）上司繁忙时；（3）上司即将外出时；（4）远道来访或有重要事情的来访时。作业 3 一，提高会议效率，文秘人员应注意那些方面，请列出相关要点。本题的答案请同学们见教材第162-167 页。教材上有明确的答案二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。日程安排计划表的种类：（ 1） 年 预 定 表 。 是 企 业 在 每 年 度 例 行 的 主 要 业 务 活 动 ， 及 有 关 公 司 的 活 动 事 项 一 览 表 ，所 记 载 的 活 动 事 项 有 股 东 大 会 、 董 事 会 、 公 司 创

15、立 纪 念 日 、 年 休 假 等 。 一 般 于 年 初 将 整 个 年度的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月 预 定 表 是 从 年 预 定 表 中 抽 出 一 个 月 的 预 定 计 划 ， 以 一 个 月 为 单 位 ， 填 写 该 月 要 进 行 的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周 预 定 表 是 一 个 月 预 定 计 划 中 的 一 周 计 划 ， 此 预 定 计 划 比 月 预 定 表 更 详 细 。日 预 定 表 则 是 从 周 预 定 表 里 写 出 一 天 的 预 定 计 划 ， 进 一 步 以 时 间 为 单 位 ， 详 细 地

16、预 定 从早到晚的业务活动。各种预定表的编制请同学们参照教材P.166P.170 上的例子，编写。一月5 日（星期一）开工典礼8 日（星期四）董事长视察精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 6 页4 / 6 二月2 日（星期二）常务董事会9 日（星期一）公司纪念日25 日（星期三）成本会议三月2 日（星期一）常务董事会3 日（星期二）分行经理会议25 日（星期三）成本会议三，文秘人员应为上司的商务旅行做那些准备工作？本题的答案请同学们见教材第188-189 页。教材上有明确的答案四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面

17、？提神醒脑的服务。上 司 早 上 到 公 司 上 班 或 外 出 返 回 ， 以 及 工 作 告 一 段 落 ， 文 员 可 适 时 端 些 饮 料 或 准 备 湿 毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的协助。协 助 的 方 法 应 视 实 际 情 况 ， 其 一 是 与 业 务 有 关 的 部 分 ， 另 外 是 上 司 身 边 的 纯 粹 私 事 ：（ 1 ） 特 别 指 示 事 项 的 时 候 虽 然 是 上 司 的 私 事 ， 但 以 为 关 系 到 上 司 的 形 象 问 题 ， 所以 文 秘 人 员 必 须 从 头 到 尾 替 上 司 办 理 这 些

18、琐 碎 的 事 ， 使 上 司 得 到 充 分 的 便 利 。（ 2 ） 纯 私 人 性 请 求 时 遇 到 这 种 情 形 ， 就 把 它 当 作 上 司 利 用 文 秘 人 员 是 下 属 同 事 的关系来协助他解决私人的事务。财物管理。包括：（ 1 ） 薪 金 收 入 管 理 薪 金 收 入 达 到 一 定 的 金 额 ， 或 有 两 种 以 上 收 入 来 源 者 ， 以 及 薪金 以 外 有 超 额 的 收 入 ， 都 需 要 按 税 法 申 报 。 特 别 是 稿 费 、 版 税 、 演 讲 费 等 副 业 收 入 多 的 时 候 ，由文秘人员保 管单据，以备申报所得，或直接替上司

19、 办理申报手续。（ 2 ） 支 票 往 来 的 管 理 最 主 要 的 是 保 管 支 票 簿 、 支 票 专 用 印 章 。 文 秘 人 员 应 将 支 票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。其 他 。 如 每 年 的 各 种 节 日 ， 上 司 收 到 礼 物 ， 有 时 要 文 秘 人 员 代 写 致 谢 函 ， 并 做 纪 念 保 管 。五，举办一般规模的宴会，需要什么工作? 本题的答案请同学们见教材第223 页。教材上有明确的答案五，举办一般规模的宴会，需要什么工作? 本题的答案请同学们见教材第223 页。教材上有明确的答案作业 4 二、简要阐述社交话题的选择。合适的话题包括：（1）

20、谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。精选学习资料 - - - - - - - -

21、- 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 6 页5 / 6 （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连

22、接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。收文处理的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办。分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不

23、作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。 类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。六、简要说明电子文件归档的基本方法1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 6 页6 / 6 2、压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 6 页