总账模块操作手册(13页).doc

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1、-1.2.3.4. 总账模块操作手册-第 13 页5. 期初准备基础信息设置用户在使用总账模块之前，要先对各种基础信息设置。在【动态建模平台】-【基础数据】下设置会计期间、币种、人员、客商、会计科目、辅助核算项目、报表项目银行档案、银行账户等信息。（1）人员、客户等信息由各帐套管理员统一新增或者修改。（2）会计科目由集团控制到末级（集团里所设置的科目，下属公司都不允许修改），下属公司可在【会计科目-财务组织】节点，自行增加集团控制下级科目。帐套管理员可以在会计科目-集团增加，那么该科目集团共享；若在财务组织增加，则不共享。（3）在自定义项-自定义档案定义里，可以根据用户对系统应用的个性化需求，

2、系统支持用户自定义自己的档案，并对其进行维护管理。自定义档案定义一旦被引用、维护，则不可修改、删除。（4）在基础数据-会计信息-会计辅助核算项目处可以维护会计辅助核算，然后可以在会计科目里增加辅助核算。1.2期初余额录入各帐套启用前需录入期初余额，作为开始日常业务开始的准备。有辅助核算项的要按照辅助核算项录入期初数据，对于有数量的科目，要录入数量期初数据。并且要对期初数据进行试算平衡并期初建账，才能开展日常业务。(若初始化数据发生调整，需要反建账，进行期初数据的调整)。进入【财务会计】-【总账】-【期初余额】，打开期初余额：（1） 一级科目（无辅助帐，无明细科目），直接录入期初余额即可。（2）

3、 上级科目不能直接录入（绿颜色），明细科目录入后，上级科目会自动汇总。（3） 带有辅助科目,点击“辅助”按钮，进行录入，也可以进行Excel导入（先录入一行后导出，再根据导出的模板加工后导入）。（4） 辅助和科目余额录入完毕后，一定要注意保存。（5） 期初余额录入完毕后，进行试算平衡，如下图。试算平衡通过后，点保存按下一步即可建账，试算不平衡不允许建账。2.日常凭证管理凭证管理业务是指与凭证相关的一切操作与管理功能，包括：凭证显示格式定制、凭证填制、凭证审核、凭证记账、凭证查询、凭证冲销、凭证整理等业务处理。此外，在凭证管理中还提供制单联查预算、制单联查序时账等功能。 凭证定制凭证定制即是满足

4、用户根据自己的业务特点，对凭证显示格式进行设定，实现个性化的凭证显示界面，以满足不同操作员的使用习惯与业务需求。（1） 首先点击载入，然后选择核算帐薄和所需要定制的凭证（2） 选择确定后，选择格式-列格式，如下图所示（3） 根据自己对凭证的需求，选定列可以删除，也可以点增加来添加所需列，完成后确定即可完成定制。（4） 设置凭证分录的行高，可以根据自己的需求设置行高在制单时也可以拖动右端滚动条来调整行高（5）把定制的模板分配，分配后制单等操作即可显示自己定制的模板。制单填制凭证功能主要完成会计凭证的录入、修改、删除及打印，具体包括：按列表查询凭证、增加、复制、修改、作废（恢复）凭证、删除凭证、联

5、查原始单据、打印凭证，可以录入调整期凭证及始终以当前有效科目版本进行制单。双击制单点新增进入凭证录入界面，操作说明：（1）【凭证】下拉菜单可以进行作废与取消作废、删除、复制凭证等； （2）【分录】下拉菜单可对分录进行增行、删行、剪切、粘贴、即时核销和录入辅助信息等操作。（3）【联查】下拉菜单可联查单据、联查余额、联查序时涨、联查预算、联查来源凭证、联查目的凭证；其他系统传递过来的，可以联查单据。 （4）【常用凭证】下拉菜单可以调用和维护常用凭证。维护常用凭证时，在制单里查询出需要的凭证，并打开；具体流程为：常用凭证-维护常用-增加-录入分类及属性，保存-点击刚增加的分类-再点增加录入编码及常用

6、说明-保存即可。调用常用凭证时，具体流程为：制单-新增凭证-常用凭证-调入常用凭证-修改后保存即可。2.3凭证审核凭证填制完成后，应交由审核人员从业务上检查凭证内容的正确性，确认后进行签字盖章，若发现凭证内容有误，则交由制单人员修改。审核人与制单人不能为同一人，凭证必须经审核后方能记账。凭证审核界面，操作说明：（1） 点击【查询】，凭证状态选择“待审核”，筛选出需要审核的凭证。（2） 选择需审核的凭证双击或者点击卡片显示，逐张进行审核；也可以同时选择多张凭证，点击【批审核】即可。（3） 如果发现错误要反审核，筛选“已审核”的凭证，点击【取消审核】即可。凭证记账记账是由财务人员根据已审核、已授权

7、的凭证登记总账、明细账等会计账簿的过程，同时，对凭证标上记账人的姓名。凭证记账界面，操作说明：（1） 点击【查询】，在查询条件窗口凭证状态选择“待记账”，筛选出需要记账的凭证，进行记账处理。（换图，删记账人）（2）记账时可以使用快速查询，然后快速记账，点击确定即可。（3）如果要反记账，凭证状态选择“已记账”，点击【取消记账】，即可对该凭证反记账。凭证查询查询凭证功能提供各种查询条件，可查询已记账、未记账、已审核、未审核、等各状态的凭证。凭证类别可进行权限控制，凭证类别权限影响制单与查询凭证时的显示范围。 可按摘要、科目编码、本币金额作为条件进行查询，其中：摘要、科目编码条件支持多个条件值及通配

8、符模糊匹配查询；按对方科目查询，选定科目编码后，再选定对方科目，单击确定的话，即可把凭证上含有与科目编码相同的科目，同时还有选定的对方科目的符合其他条件的凭证查询显示出来。查询凭证后，可以点击左侧的如图按钮，隐藏查询方案和快速查询栏目，使页面更加简洁；当鼠标靠近左侧边框时，隐藏内容会自动弹出。凭证冲销凭证记账后发现有错是不能随意删除或修改的，必须填写一张科目与错误凭证相同，金额为红字（负数）的凭证冲掉原错误凭证，再填写一张正确的凭证，此即为冲销。对当前凭证生成一张冲销凭证，并显示在冲销凭证界面中。若当前凭证的制单日期为本会计年度，则生成的冲销凭证为红冲凭证。若当前凭证的制单日期为以前会计年度，

9、则生成的冲销凭证为蓝冲凭证。凭证冲销具体操作：（1）查询需要冲销的凭证，必须是已记账的凭证才能冲销。（2） 选定凭证进行冲销，年度内为红冲。对凭证手工编制凭证号、或经常进行修改、删除操作时，容易造成凭证号的顺序与业务时间不一致、或出现凭证断号的现象，这时，可以通过“凭证整理”功能对凭证进行整理。注意：整理时会重新对凭证排序、重新生成凭证号、删除不要的作废凭证、清理断号凭证，公司一般不使用。期末结束后需打印凭证，与原始凭证一起装订成册。也可以在制单完成后马上打印凭证。（1）通过查询节点查询需要打印的凭证列表（3） 选定需打印的凭证，点击打印菜单下的打印凭证，然后选择不汇总和默认模板，点击预览可以

10、调整打印格式，如无需调整点击打印即可。（4） 也可以批量打印凭证，步骤同上查询出需打印的凭证，选中需要打印的第一行凭证，然后按住shift键选中需要打印的最后一行，点击打印-打印凭证即可。会计期结束时，在执行完相关费用、成本、损益等的结转后，需要执行月末结账，标志着该会计期的结束。期末处理即完成该项功能，包括试算平衡检查、关账、结账，以及财务系统结账状态查询等功能节点。试算平衡在试算平衡界面中，选择要进行试算平衡的核算账簿、会计年度、期间、币种，再单击刷新，系统将按所选条件计算各科目类型的汇总数据，并检查平衡结果。关账关账时除损益结转所生成的凭证外，其他凭证均要记账。已关账的凭证不允许反记账。

11、提前关账，则会计科目档案里设置为提前关账的科目不能再增加凭证。提前关账后不允许反记账。结账在结账向导中选择结账月份点下一步，系统会核对账簿，对账完成后，下一步月度工作报告，检查本月工作是否完成，下一步即完成结账。若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账，可以回到上一步检查月度工作报告，看看本月有什么未完成的工作。财务结账状态查询选择账簿、模块、会计期间进行查询各业务模块结账状态。4.往来核销在日常经济业务中，若发生了一笔收款业务，通常要指明该笔业务所收的是哪一笔款项，并在这两笔之间建立勾对关系。这一标识两笔业务之间勾对关系的过程即为核销。核销对象设置核销对象即客商往来款项，主要用于设置要进

12、行核销的科目及其辅助项，即确定哪些科目、辅助项需进行往来核销处理，及设置相应的核销标准与控制方式。操作步骤：（1）【财务会计】【总账】【往来核销】 【核销对象设置】，双击左键。（2）选择“核算账簿”，点击“新增”。（3）选择会计科目、辅助核算、启用时间和是否核销号必录（如果“是”，制单时涉及该科目必录核销号，否则无法保存凭证）（4）选中新增的核销对象点击“启用”，如果已启用，启用标志会显示为“是”。期初未达录入【财务会计】【总账】【往来核销】 【期初未达录入】，双击（1）点击“查询”，维护查询条件（2）查询条件设置好之后，进行期初余额未达录入，包含两部分内容。导入：指导入核销功能启用前的凭证，

13、凭证需要已经审核并记账。导入期初余额：指一次性将核销对象启用日期时的总账期初余额导入到核销系统中点击会跳出如下界面，确认后进行选择检查：录入期初核销末达数据后，需要点击检查，检查总账余额与未核销余额是否一致。期初未达余额一经录入，不可再次进行期初处理。（3）导入期初余额后还需要根据总账手工将同一个客商的期初未达数据按账期进行拆分账期。（4）点击“检查”检查总账余额与未核销余额是否一致，如果双方不平衡，则重新导入正确的未核销业务余额。核销处理（1）【财务会计】【总账】【往来核销】 【核销处理】（2）点击查询，维护相关查询条件（3）下图为查询结果，在进行核销处理时可采用自动核销，也可采用手工核销。

14、自动核销点击自动核销是，会弹出核销标准对话框，可根据公司实际情况制定核销标准，如下图所示手工核销手工核销就得选择相对应的凭证进行核销，同时选中相对应的借贷方，点击核销查询核销记录历史查询查询设置查询条件查询结果如下：反核销，如果发现核销有错误，可选中查询出来的核销记录进行反核销。往来账龄分析财务会计总账往来账龄分析查询查询结果如下：核销余额表查询财务会计总账核销余额表查询查询结果如下核销情况查询财务会计总账核销情况查询查询查询结果如下5.自定义转账在每个会计期结束时，都需进行各种费用的分摊、税金的计提、成本的结转、损益的结转等，结转完毕后，才可执行月末结账。自定义转账主要是帮助企业实现这些功能

15、自定义结转分类定义集团提供转账分类定义功能，由用户按转账业务特性对转账凭证分别归类，在转账执行时，按分类查找转账凭证，可以快速找到要执行的转账业务。双击系统路径下的【自定义结转分类定义-集团】，弹出自定义结转分类定义界面。系统自带一个默认分类，编码001，可以修改但是不可以删除的。用户可以自行增加、修改、删除自定义结转分类定义的分类。点击【结转分类】，【增加】按钮变成黑色。点击【增加】按钮，输入分类编码、分类名称来增加结转分类，保存即增加完成。自定义转账定义完成转账凭证的设置功能，包括转入科目、转出科目、公式等转账凭证内容设置。在【自定义转账执行】功能中可选择本节点中设置的内容生成相应的会计凭

16、证。双击【自定义转账定义】，弹出“自定义转账定义”页面选择“核算账簿”选择需要定义的转账业务类型进行定义点击【新增】按钮，弹出凭证定义页面，进行增加转账业务说明点击【增行】按钮，下方出现增加的行，对摘要、科目、辅助项、方向、币种、公式进行录入，增加转账定义分录输入摘要，点击会计科目，弹出对话框，选择会计科目。点击“方向”，选择方向。点击“币种”，弹出对话框，选择币种。注意：结转时方向与科目入账方向相反。举例：主营业务收入是贷方科目，结转时从借方结转。点击“金额公式”，弹出金额公式界面，设置取数公式（1）点击“金额公式”，弹出金额公式界面（2）双击“总账函数”下所需函数，弹出对话框（3）点击会计

17、科目，弹出对话框，选择会计科目；选择发生方向。注意：1、“发生方向”默认为借方，如是贷方科目，需点击进行修改。2、若某笔转账业务经常发生，那么在定义取数公式时，不能将“会计年度”、“会计期间”两个参数设为具体的数值，而应设为空值，这样在转账执行时，系统将按照结转时设置的年度、期间计算待结转的数据，以后每月可以重复使用。3、如选择发生额（AMT）函数，注意不要重复结转（4）单击【确定】，系统将自动生成一条转账取数公式，并显示在公式编辑栏中。也可以用平衡差额（如结转主营业务收入，本年利润科目的公式可以用平衡差额）（5）设置好，点击【保存】。结转收入：结转成本支出：结转收益：结转期间费用：结转资产减

18、值损失：（6）转账定义列表中选择转账凭证，可进行修改、删除操作。自定义转账执行用于根据【自定义结转定义】功能中保存的设置自动生成会计凭证。转账执行功能由生成凭证、保存凭证、查看历史数据三部分构成。双击系统路径下面【自定义转账执行】，弹出“自定义转账执行”界面选择“核算账簿”单击“结转分类”下面的类型，然后选中右面已定义待结转的损益分类凭证，结转时如有未记账凭证，必须勾上“包含未记账凭证”。点击【生成凭证】系统弹出“询问”对话框，点击【是】系统跳出凭证，双击分录打开确认无误后，点击【保存】保存后，发现错误或者凭证变更，可删除凭证重新生成。6.账簿查询账簿查询功能可以查询各种账薄，包括科目余额表、

19、辅助余额表、三栏总账、三栏明细账、日记账、日报表、科目汇总表、序时账、多栏账、辅助明细账、辅助分析表、摘要汇总表，各汇总账簿与明细账簿之间可互相联查，同时各明细账簿可联查到相关的凭证。科目余额表【财务会计】【总账】【账簿查询】【科目余额表】点击【查询】，选择【核算账簿】，输入相关查询条件，可以根据需求选择科目级别，点击【确定】。注意：查询当月凭证勾上未记账凭证。可以【保存方案】，方便下次查询。查询结果如下。点击【联查】，可以联查明细、总账、辅助。联查明细查询结果如下。三栏式总账 【财务会计】【总账】【账簿查询】【三栏式总账】点击【查询】，选择【核算账簿】，输入相关查询条件，点击【确定】。可以【

20、保存方案】，方便下次查询。查询结果如下。点击【联查明细】，查询明细。点击【联查凭证】，查询凭证。辅助余额表 【财务会计】【总账】【账簿查询】【辅助余额表】点击【查询】，选择【核算账簿】，输入相关查询条件，可以选择多项辅助相结合查询，选好条件后点击【确定】。注意：所选辅助项目空白时，表示选择所有该辅助下的明细。查询当月科目，勾上未记账凭证。查询结果如下。点击【联查明细】，可以查询明细。点击【联查凭证】，可以查询凭证。辅助明细表 【财务会计】【总账】【账簿查询】【辅助明细表】点击【查询】，选择【核算帐套】，输入所需辅助条件后，点击【确定】。可以【保存方案】，方便下次查询。查询结果如下。可通过【联查凭证】，查询凭证。