XJXQP合同与订单评审管理程序文件.doc

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1、XJX-QP-001合同及订单评审管理程序文件QMS程序文件文件名称合同及订单评审管理程序文件编号XJX-QP-001文件版本A0制定部门营销中心制订日期2014-04-18页 码1.目的：明确顾客的需求、确保承诺顾客的要求得以满足。促进销售管理的标准化。2.范围：适用于本公司所有及产品销售有关的合同及订单管理过程。3.相关文件：（无）4.定义：4.1 常规产品：指公司批量生产并备有一定安全库存的产品。4.2 定制产品：指公司根据客户要求在计划外追加生产的产品或特殊工艺的产品，要求客户预付定金。5.职责：5.1 销售部：销售人员负责发现客户的需求及期望，促成销售合同、订单的最终产生。5.2 市

2、场部：内勤负责客户订单评审（包括订单收取、修改、取消）的组织，协调产品，及客户的联系和沟通，并保存相关记录。5.3 财务部：负责客户的付款程序，审核订单及结算货款。5.4 生产计划部：负责评审人力、设备产能、物料供应进度能否满足客户交期要求。5.5 储运部：负责仓库出货、货物物流追踪。5.6 营销总监负责批准合同、订单或授权批准合同、订单。6.作业内容：6.1 合同签订 6.1.1 销售人员及客户协调沟通，确认客户达到代理商标准并享受代理商价格，应将客户信息收集齐全，填写经销商开户申请资料表回传营销中心市场部。 6.1.2 市场部汇总审核客户资料后报营销总监签批。 6.1.3 营销总监签批增设

3、经销商审批报告后由销售人员及客户签订新吉祥产品经销合同，对销售区域、销售目标、付款方式、运输、服务、违约处理进行明确，市场部对客户合同进行归档。6.2 订单产生6.2.1 经过销售人员及客户的协商沟通，客户确认订货的，由客户直接填写销售订单签字回传（以传真、电子扫描版、电子邮件等形式）或由客户、业务人员以短信等方式回传市场部内勤。 6.2.2 销售人员确认发出销售订单后，及时通知市场部内勤进行查收。6.2.3市场部内勤对订单进行审核、汇总，确认客户信息、付款方式、价格等内容，填写并打印销售订单四联单。6.3 订单成立6.3.1市场部内勤向财务部核实，若该订单为现金付款或预付款，客户货款已经到账

4、且充QMS程序文件文件名称合同及订单评审管理程序文件编号XJX-QP-001文件版本A0制定部门营销中心制订日期2014-04-18页 码足，订单成立。6.3.2市场部内勤向财务部核实，若该订单为现金付款或预付款，但客户货款没有到账或者货款不足，订单不成立，由市场部内勤告知销售人员并协助催促客户打款，落实客户货款已经到账且充足后，订单成立。6.3.3 市场部内勤同财务部确认，若该订单为物流代收款或控货，订单成立。6.3.4 市场部内勤同财务部确认，若该订单为营销总监级以上领导担保发货，订单成立。 6.3.5 市场部内勤同财务部确认，若该订单品项为定制产品且财务已收到定金，订单成立。6.4 订单

5、落实 6.4.1客户下达采购订单并以电子邮件的形式发给市场部内勤 6.4.2市场部内勤根据客户下的采购订单核实确定仓库充足后，打印销售订单6.4.3市场部内勤将销售订单交财务部核对并确定签字。6.4.4市场部留第一联，财务部留第二联，生产计划部留第三联，储运部留第四联6.4.5 市场部内勤将销售订单交给储运部，储运部跟椐订单进行配货、发货。6.4.6市场部内勤第二天跟踪货物及到货时间6.4.7如货品到后物流会通知储运部，储运部通知市场部内勤，有市场部内勤通过电话或网络形式通知客户货品已到，请及时打款提货3.4.8财务部跟踪确认货款已转入我公司账户，通过电话或网络通知市场部内勤，市场部内勤以电话

6、形式通知物流改名放货然后在以短信形式通知客户可以提货。3.4.9短信通知格式： 1日期：X月X日，地址：XXX，件数：XXX，物流：XXX，单号：XXX，金额：XXX可以提货。6.4.10订单产品到达客户所在地后，市场部内勤通过网站、电话咨询的形式，确认客户是否已提货，未提货的，通知销售人员催促客户提货。6.4.10订单货物到达客户所在地7天内客户未提货的，市场部内勤通知货物返回，所产生物流费用由发出订单销售人员承担。6.5 订单变更 QMS程序文件文件名称合同及订单评审管理程序文件编号XJX-QP-001文件版本A0制定部门营销中心制订日期2014-04-18页 码6.5.1客户订单变更1)

7、 客户需变更订单时应提前和当区业务人员沟通，由业务人员向市场部内勤提出变更 申请。2) 若订单已安排发货，订单不予变更，由业务人员和客户协商解决。3) 若订单未发货，且订单品项为预期生产类产品，原订单作废，新订单重新按订单管理程序执行。4) 若订单未发货，但订单品项为定制类产品，因客户减少订单数量或更换品项产生的费用由客户承担。5) 若客户需增加产品订购数量和品项，原订单按计划进行，增加量按新订单流程处理。6.5.2 内部变更1) 由于生产计划等原因需要变更客户产品或延期交货的，由生产计划部将产品变更通 知或者延期时间通知市场部内勤，由市场部内勤通知业务人员并协助进行客户沟通协调。2) 根据业

8、务人员及客户沟通协调的结果，客户同意订单变更的由客户或业务进行短信确认，市场部内勤重新填写订单或通知相关部门延期发货。3) 如果和客户协商达不成一致，客户可按客户抱怨处理程序执行。6.6 订单完成6.6.1仓库在发货时将出库单附在产品中，发货后将物流发货单以传真、电子扫描或照片发至市场部内勤，市场部内勤审核物流发货单及订单是否一致（重点审核付款方式）并整理汇总。6.6.2 现金付款或预付款的订单，货物到达且客户签收后，订单完成。6.6.3 物流代收款订单客户付款提货后，物流公司将货款汇入财务部门后，订单完成。6.6.4 控货的订单，财务部确认客户将足额货款转入我公司账户后必须以邮件形式发送放货通知单给储运合作商或直属分仓，通知物流公司放货，并抄送市场部内勤，市场部内勤确认客户提货后，订单完成。7记录保存7.1 各类合同、订单由市场部负责整理、汇总，建立台帐，由市场部经理指定专人进行保管。8. 附件8.1 附件一 经销商开户申请资料表8.2 附件二 新吉祥产品经销合同8.3 附件三 销售订单8.4 附件四 放货通知单3 / 3