Word高级应用-样式设置.ppt

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1、1,第2章 WORD高级应用,之二_样式设置,2,Overview 应用实例：一篇毕业论文的撰写过程 样式 文档注释与交叉引用 目录和索引 模板,二、样式设置,3,初级Word文字处理是点击菜单逐一调整格式或使用格式刷，但对数万字的论文来说，十分繁琐。 高级Word排版将多种格式设置收纳起来命名成为样式，并对样式加以设置或修改。 样式：一组已命名的格式组合。 通过调整样式，可调整文档内所有套用此样式的文字格式。,2.1 应用实例：毕业论文,4,毕业论文的样式设置： 1、样式：格式样式和格式 可使用内建样式，套用标题样式、列表、页眉等样式。可自定义摘要，参考文献、封面文字等样式。 2、脚注和尾注

2、 ：插入引用脚注和尾注 为文档中的专有名词创建脚注，为参考文献创建尾注。,5,3、题注 ：插入引用题注 为文档中的图片、表格、公式等添加注释，可根据标题样式设置题注自动编号。 4、目录 : 插入引用索引和目录 根据标题样式、大纲级别、自定义样式等自动生成目录；根据题注标签和编号创建图表目录 。,6,5、交叉引用 ：插入引用交叉引用 将文档正文与各注释项、编号项、书签、标题建立引用，可保持自动更新。 6、书签 ：插入书签 便于论文修改和阅读时的定位。 7、模板 ：工具模板与加载项 创建毕业论文模板。了解毕业论文模板中的样式管理。,7,例:普通论文的一级标题修饰为“二号、黑体、居中”格式。将该组参

3、数组合后，通过样式命名为“论文标题1”(段落样式-自定义）。 使用样式“论文标题1”修饰某一段落后，该段落将应用“二号、黑体、居中”格式。 通过样式，可以简化对文档的修饰操作。,2.2 样式,8,段落样式控制段落外观，如文本对齐、制表位、行间距和边框等。 字符样式影响段落内选定文字的外观，如字体、字号、加粗及倾斜格式。 表格样式设置表格的边框、阴影、对齐方式和字体等。 列表样式设置列表的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。,（1）样式类型,9,格式样式与格式：,10,样式分为两类： 内建样式和自定义样式。 在一篇空白文档中，或未自定义样式的文档中，所有样式列表中显示的，全部是内建样式。 点击

4、“显示”下拉列表中的“自定义”，可以选择设定哪些样式出现在列表栏中。,11,部分常用内建样式,12,显示格式的功能： 格式显示格式 1、显示所选文字或段落格式的详细内容。 2、“与其他选定内容比较”排版格式。 3、在“所选文字的格式”框中，可方便地对各种现有格式进行修改。,（2）显示格式,13,例:比较两段文字的格式区别 步骤1：选取欲比较的若干文字或段落，窗格中显示被选取文字的排版格式。 步骤2：选中“与其他选定内容比较”复选框。 步骤3：选取与之比较排版格式的文字或段落。 步骤4：“格式差异”框中列出两处文字或段落排版格式上的差异。 源格式比较格式。,14,（3）自定义样式,例:毕业论文正

5、文，字体：宋体、小四； 行距：1.5倍行距；首行缩进2字符。 方法一、使用“新建样式”对话框创建 步骤1：格式样式和格式新样式 步骤2：键入新样式的名称：论文正文。 步骤3：选择新样式的类型为段落样式。 步骤4：按要求设置文字与段落的属性，点击确定完成设置。,15,方法二、用命名法创建个性化样式 步骤1： 按照要求设置正文中的某个段落。 步骤2：。在“格式”工具栏的“样式”栏目中，为段落样式命名：论文正文。 同样方法，在“样式和格式”任务窗格中也可以选择“新样式”创建。 方法三、用修改法建立段落的样式 修改原有样式，并命名：论文正文。,16,（4）样式使用,应用样式： 选中文字或段落，在“样式

6、” 下拉列表中，点击要应用的样式名。 修改样式： 选择要修改的样式，单击其右侧的下拉箭头，点击“修改”命令。 在“修改样式”对话框中进行修改后，单击“确定”按钮。,17,删除样式： 删除文档不再需要的某个样式。 WORD标准样式不能被删除。 清除格式： 清除所选文档中的全部样式和格式，并全部转换为正文样式。,了解一篇文档的排版是否专业，可通过样式和格式的运用是否混乱来判断。,18,2.3 文档注释与交叉引用,Word提供了脚注、尾注、题注等三种文档注释方式。 一旦为文档内容添加了带有编号或符号项的注释，相关正文就需要设置引用说明，以保证注释与文字的对应关系。这一引用关系称为交叉引用。,一旦为文

7、档内容添加了带有编号或符号项的注释，相关正文就需要设置引用说明，以保证注释与文字的对应关系。这一引用关系称为交叉引用。,19,插入脚注和尾注： 插入引用脚注和尾注 脚注可选位置：页面底端、文字下方。 尾注可选位置：文档结尾、节的结尾。 设置应用范围：本节、整篇文档 。,脚注和尾注之间可以互相转换： 点击脚注与尾注对话框中的转换按钮。 右击创建的脚注，可转换。,（1）脚注与尾注,20,编辑脚注和尾注： 双击注释标记可在正文位置和注释间跳转。 移动脚注和尾注：鼠标拖拽 删除脚注和尾注：键 复制脚注和尾注：按住键，鼠标拖拽,21,例:毕业论文的参考文献设置-尾注 步骤1:设置尾注中注释标记为1 插入

8、尾注，编号格式1,2,3. 插入：编辑替换，设查找内容e，替换为&。此时正文和尾注中的注释标记都表现为上标形式1。 去掉尾注中的注释标记的上标选项： 格式字体，去除上标选择。 或快捷方式：按ctrl+Shift+=,小技巧：设置文体为上下标的快捷键。 上标：ctrl+Shift+=；下标：ctrl+=,22,步骤2、去除注释分隔符 Word用一条短线将正文与脚注和尾注分隔开，这条线叫做注释分隔符。 切换至普通视图，选择 视图脚注 在屏幕下方显示注释窗格。单击下拉菜单，选择尾注分隔符，按Delete删除。,23,（2）题注,题注由标签及编号组成。 可以为题注新建标签，默认的标签只有表格、公式和图

9、表。 在论文撰写中，一般需要新建“图”、“表”两个标签。 创建包含章节号的题注编号,一般论文中，图片和图形的题注在其下方；表格的题注在其上方。,24,如何设置上图所示的题注？,25,步骤1、选定图片（或图形、公式、表格等）插入引用题注 步骤2、设置编号 如需包含章节号，文档中每个章节必须先采用项目自动编号： 格式项目符号和编号多级符号 否则，Word将因无法识别手动输入的章节号数字，显示出错提示。且添加的题注显示为“0-X”。,26,分别为各个级别设置自动编号。 保证将级别链接到所对应的样式。,多级自动编号设定：格式项目符号和编号,27,（3）交叉引用,例：如果论文中有多处引用了同一篇文献内容

10、，可采用插入“交叉引用”的方式，使其尾注正文相同。 方法：插入引用交叉引用,28,Word为多种类型提供“交叉引用”方式，如，编号项、标签、脚注、尾注、表格、公式、图表等。 题注的交叉引用：常用于在论文或书籍的正文中引用图表的位置 光标至插入点，如文字“如下”之后 插入引用交叉引用 引用类型里没有“题注”选项，而是选择标签名，如“图”。 选择引用内容：整项题注或只有标签和编号等。 选择引用哪一个题注。,29,编号项的交叉引用：等同于尾注设置，但更方便。 例：使用编号项的交叉引用设置论文参考文献。 步骤1、将参考文献设置为项目和编号。 步骤2、光标至插入位置， 插入引用交叉引用 步骤3、引用类型

11、：编号项； 引用内容：段落编号。 步骤4、在“引用哪个编号项”列 表中选择。,30,当脚注和尾注的位置变更或者删除，Word会自动将变动的注释标记更新。 题注和交叉引用不会自动更新，需要用户要求“更新域”。 图中的灰色部分是域底纹的显示。题注、交叉引用和编号项等都是一种域。 更新域的方式：右键灰色区域，选择更新域，或快捷键F9。 要更新全文的域，可以使用快捷键组合CTRL+A+F9。,更新注释编号和交叉引用,31,目录定位文档中标题所在的页码。 索引定位文档中关键词所在的页码。 目录和索引的生成，书签起到关键作用。,2.4 目录和索引,便于在长文档中自由导航。,32,创建目录： 方法一：使用制

12、表位创建静态目录 制表位用于定位文字。按一次TAB键就右移一个制表位，按一次BACKSPACE键左移一个制表位。 格式制表位，可设置制表位。 也可直接在标尺上点击插入制表符，然后双击该制表符，在制表位对话框中进行修改。,（1）目录,33,制表位的对齐方式有五种: 左对齐“” 右对齐“” 居中 小数点对齐 竖线对齐,34,例：通过制表位创建静态目录 1、创建制表位 步骤1：在制表位位置中输入“6”， “右对齐”，无前导符，点击设置。 步骤2：在制表位位置中输入“8”， “左对齐”，无前导符，点击设置。 步骤3：在制表位位置中输入“38”， “右对齐”，前导符选择“5”，点击确定。,35,2、输入

13、目录内容 步骤4：按TAB键，输入“第一章”；按TAB键，输入“绪论”；按TAB键，出现前导符，输入页码“1”，回车。 步骤5重复操作，直至目录输入完成。,图中灰色右向箭头表示输入时按的TAB键。,36,方法二、通过标题样式创建动态目录,目录的标题样式与大纲级别逐级对应，默认为三级，即标题1-3。 标题超过3级，可在显示级别中修改。,插入引用索引和目录目录,37,方法三、通过大纲级别及其他样式创建目录,目录选项 若希望增加目录的层数，可继续设置标题4-9的目录级别。 目录也可建自大纲级别，若一段文本未设置标题样式，设置了大纲级别，亦可生成目录。（勾选大纲级别）,将目录级别右侧的滚动条下拉，显示

14、文档中其他样式，同样可为样式设置目录级别。,38,创建图表目录(略),图表目录是指文档中的插图或表格之类的目录。对于包含有大量插图或表格的书籍、论文，附加上一个插图或表格目录，会给用户带来很大的方便。 图表目录的创建依据为文中图片或表格的题注。,39,创建图表目录方法：,索引和目录图表目录 题注标签下拉列表中在包括Word内建标签和用户自己新建的标签，根据不同标签创建不同的图表目录。,可以点击“图表目录”选项卡中的“选项”按钮，根据自选样式创建图目录，其设置方法与一般目录相同。,40,修改目录：目录及图表目录选项卡右下方都有修改按钮。 更新目录：自动生成的目录都带有灰色的域底纹，都是域。因此，

15、目录用更新域的方式更新。在目录域上单击鼠标右键、选择“更新域” ； 将光标置于目录中按快捷键F9，均显示“更新目录”对话框。可选择只更新页码或是更新整个目录。,41,（2）书签,书签（标签）是一个虚拟标记，是为了便于引用而标识和命名的位置或文本。 简单的说，书签是定位用的。在编辑或阅读一篇较长的WORD文档时，如果想在某一处或几处留下标记，以便以后查找、修改或引用，就可以在该处插入一书签。,42,当一篇长文档反复修改后，目录中的页号和结构都会变化，插入的目录需要更新。 更新目录出错时，经常会提示“错误！未定义书签。”。创建目录一般是通过设置标题样式的套用，但出错时却没有显示为“未定义样式”，而

16、显示“未定义书签”，可见书签在目录的生成中作用很大。 事实上，许多引用都是基于书签的。,43,怎么创建并利用好书签呢？,首先，在长文档中所有需要定位的位置或者文字处插入一个书签，并为这些书签命名，以方便今后使用。 其次，可以利用这些书签，快速定位、设置交叉引用或建立超级链接，以达到在长文档中快速导航的目的。,44,1、设置书签 选定插入位置或文本，插入书签。 键入“书签名”，单击“添加”。 注意： 书签名必须以字母或汉字开头，可包含数字或下划线，例如，“标题_1”。 书签在文中默认不显示，可以选择 工具选项视图选项卡选中“书签”复选框，要求显示书签。,45,关于书签的几点说明： 指定位置的书签

17、在该位置显示一个I形； 选定内容的书签标记为“选定的文字” ； 在书签对话框中点击“定位”按钮，会定位到文档中相应位置； “删除”按钮删除选中的书签。,46,2、用书签定位：在长文档中自由导航 书签与定位1，编辑定位 书签与定位2，插入书签 书签定位避免了在长文档中用鼠标不停滑动寻找的辛苦。,47,书签与超级链接，选中超级链接处的文字， 插入超级链接（通过超级链接快速定位书签）,48,书签与交叉引用，插入引用交叉引用 引用类型：书签，引用内容：书签文字。勾选“插入为超链接”，实现在文中指定位置与书签位置间的交叉引用 当为题注创建交叉引用时，Word自动给题注添加书签。 不仅是题注，引用到脚注和

18、尾注、引用到编号项等，都是按照交叉引用到书签的模式，创建超级链接来定位。,49,2.5 模板,模板是一种预设了固定格式的文档，其作用是保证同一类文体风格整体一致。 模板是样式的集合。 使用模板生成的新文档，包含一些特定元素，诸如，纸张大小、页边距、字体、页眉和页脚等。 使用模板创建新的个性化文档，避免从头开始设定，省时、方便、高效。,50,模板中一般包含以下元素： 文字和图形。如，页眉和页脚中插入的日期、时间和文件名、文档标题等信息域、占位符、公司徽标等。 页面设置。如，页边距和其他页面选项。 样式。 宏，VBA脚本。 保存为自动图文集词条的文字和图形。 自定义工具栏、菜单和快捷键。,51,（

19、1）文档和模板,模版是一种特殊文档，其文件类型为.dot。 任何文档都衍生于模板，即使建立一个空白的新文档，也衍生于Normal模板。 文档间存在着如下三层关系： 文档文档基于的模板Normal.dot 当用户调整了任何文档格式后，保存变更都有三种选择：保存在当前文档、当前文档的模板或Normal模板。,52,对于更改文档格式后，不同的存储位置有不同的影响范围（三层）。 如果选择Normal模板，则所做的改变对以后建立的所有文档都有效。 如果选择当前文档基于的模板，则所做的改变对以后基于该模板建立的文档有效。 如果选择当前文档，则所做的改变只对本文档有效。,53,如，调整页面设置后,点击下方的

20、“默认”按钮, Normal.dot模版的默认设置被更改。 建议：不要将过多更新添加到Normal模板中，过于臃肿的Normal.dot会导致载入速度变慢，启动时间变长。 删除Normal模板，该模板将会恢复原有的默认设置。,54,（2）模板类型与创建,Word提供两类模板。 系统向导和模板 文件新建 ，在“模板”区中，单击“本机上的模板”，出现“模板”对话框。,“模板”对话框中共有九个选项卡。可根据各类文档模板向导，创建文档或模版。,55,例如，切换到“报告”选项卡，选取“稿纸向导”，在对话框右下角选择新建文档或者模板，确定后，即可根据向导的指引，建立一份方格稿纸型的文档。,56, 自定义模板 根据已有文档创建模板 一篇毕业论文撰写完成后，将它另存为模板。文件另存为， 保存类型：文档模板。 直接创建模板 可以在空白文档或系统模板的基础上创建新模板。文件新建，选择“本机上的模板”，修改系统模板或者完全新建一个模板。,