员工手册29701(26页).doc
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1、-员工手册29701-第 25 页员工手册第一章 管理大纲. 3 第二章 工作程序及规范. 3 第三章 日常管理制度. 4 第四章 印信管理制度. 6第五章 行文格式管理制度. 7第六章 钥匙管理制度.8第七章 电话管理制度.8 第八章 办公用品申请采购管理制度.9 第九章 公车使用管理制度. 10 第十章 差旅管理制度. 10第十一章 通讯费用管理制度.14 第十二章 接待及宴请管理制度. 15第十三章 人事管理制度. 16 第十四章 考勤管理制度.19第十五章 财务报销制度. 23 第十六章 声明. 26第一章管理大纲1.为了完善公司各项管理规章制度,按照国家法律、法规结合公司实际情况制定
2、相应制度、规定; 2.公司全体员工都必须遵守公司各项制度、规定和各项决定、规定、纪律等; 3.公司财产属公司所有,任何组织、个人不可利用任何手段侵占或破坏公司财产; 4.公司提倡厉行节约,反对铺张浪费,降低消耗,增加收入,提高效益; 5.公司禁止任何组织或个人损害公司形象和声誉,禁止任何组织或个人为小集体、个人利益而损害公司利益或破坏公司发展; 6.公司实行全员工作责任制,全体员工应发挥工作积极性、创造性并在原有工作基础上提高专业技能、经营管理水平,进而不断完善公司的经营管理体系,不断壮大公司的综合实力; 7.公司推行岗位责任制,实行考勤、考核规定,端正工作作风和提高工作效率,严厉禁止办事拖拉
3、和不负责任的工作态度,严厉禁止人浮于事,不遵守规章规定,无所事事的工作状态; 8.公司为员工提供公正、公平、平等的竞争环境和晋升机会; 9.公司倡导员工之间团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造的精神。第二章工作程序及规范1行政部分: 1.1 所有公司下达的行政文件需由总经理、总裁审核、批准签字后,由行政部统一下发; 1.2 所有下属部门上报行政材料需按照行政公文格式书写并由部门负责人签字,上报总经理及总裁; 1.3 所有经会议讨论的决定必须按规定程序以文件形式下发; 1.4 所有接收到文件、材料的部门或个人需由接收人签字; 1.5 所有下发的行政材料及文件全部由行政部存档备案。2业务部分
4、:2.1 所有业务类人员需上报公司的业务类材料必须由部门经理签字后,方可转呈总经理及总裁; 2.2 所有公司下发的业务类文件必须由总裁签字确认后,行政部备案,接收人签字。3规范要求: 3.1 所有材料或文件必须一式两份上报部门及下发部门须各留存一份; 3.2 如材料或文件涉及其他部门必须由该部门经理签字; 3.3 组织系统: 总裁总经理副总经理总监部门经理或下设分公司负责人主管组长员工第三章日常管理制度1具体规定1.1 员工行为准则严格遵守和执行国家保密工作条例和相关规章规定,严守公司秘密,认真执行工作流程规范, 保障公司安全、健康、稳定的发展; 自觉遵守公司各项规章规定,尊敬上级,爱护下级,
5、听从领导,服从管理; 襟怀坦白、忠于职守、勤奋工作、保质保量完成领导交给的各项工作任务; 犯有过失时,要诚恳接受领导的批评,勇于承认并坚决改正错误; 维护安静、严肃的工作气氛,不得在办公区域、走廊内或公共场所大声喧哗、高声叫人、嬉笑吵闹,不随意急跑、不抢先行走; 下班后,文件资料和相关物品一律收好入柜,注意关闭电脑等办公设备电源,锁门、关窗等措施,做到防火、防盗、防止异常事故的发生; 电脑、复印机、传真机、打印机等设备由专职人员操作,因工作需要并经部门负责人批准后, 非专职人员可临时上岗操作,任何人不得使用公司的电脑、复印机、传真机、打印机等设备处理私人事务。不得将一切涉及公司机密的工作信息、
6、文件资料等带离公司; 员工应注意个人仪容仪表,衣着总体要求是:得体、端庄、大方、整洁,体现公司员工良好的精神风貌。经理级着装要求:每周一至周四需着正装或休闲正装;员工着装要求:上装宜有领有袖, 女士裙装不能高过膝盖2 公分,不可着短裤、背心、吊带衫、低胸衫、平底拖鞋等其他有碍观瞻或不适合办公场所的服装; 注意口腔卫生,无异味,不得在公众场合无遮拦剔牙; 头发常洗常理,注意不得脏、篷、乱、不得有异味; 1.2 吸烟管理规定为确保公司拥有良好的办公环境及避免火灾现象发生,公司办公区域、洗手间电梯间内禁止吸烟1.3 卫生管理规定禁止乱扔垃圾纸屑,废纸废物一律扔进垃圾筐中,食物或流质物品一律扔入消防通
7、道固定垃圾桶中,不在办公室里存放; 个人对自己办公桌及使用物品的卫生负责,保持桌面整齐清洁,每日工作结束将桌面整理干净,无零散物品摆放,养成良好的卫生习惯; 饮水机必须保持清洁,严禁将废水倒入饮水机水槽内。1.4 访客接待接待来公司的访客,本人或授权他人到公司前台迎接,确定访客身份; 提前约定的客人,应提前告知公司前台做好接待准备; 对待客户应态度诚恳,精神饱满,言语得体,周到体贴; 客人来访时,应在会客室接待,非本公司员工未经允许严禁进入办公区域; 让客人在没有公司员工陪同的情况下在办公区内走动是不适宜的,遇到这种情况时,每位员工都有义务主动问明客人来意并妥善处理。1.5 会议室使用使用会议
8、室,需提前在行政部预订,并准时出席使用,如遇特殊情况,需要及时取消预订; 会议结束后,应注意保持会场整洁。由参会人员负责把废物放入纸篓,杯中剩水倒入指定的地点,会议桌椅摆放整齐,白板擦拭干净,以便为其他员工使用会议室创造良好的环境。1.6 办公环境保持个人办公位整洁,物品摆放要整齐,办公桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具、台历外不允许放置其他与工作无关物品,电脑线、网线、电话线有序放置,人离开半小时以上应将桌面整理干净。有事离开或下班离开时,要将座椅推入办公桌下; 办公区内禁止吸烟、吃有壳的食品、用餐,特殊情况需要在公司用餐者可在指定区域中用餐; 不得在办公家具和公共设施上写字、刻划、张贴;发
9、布信息使用公司统一的信息发布栏; 下班离开办公室前,请收好所有文件资料,关闭机器电源,最后离开公司者关闭电灯及门窗; 爱护企业标志,正确使用企业标志; 遵守写字楼物业管理规定,爱护公物,节约用水用电; 严重损坏公司财产者,公司将依据物品损坏程度予以罚款。办公区域内保持适当的温度,温度根据不同季节予以调节; 办公区域需使空气充分流通。1.7 节约原则从“节约一张纸”做起,应在日常工作中注意节约纸张,力求打印资料时一次成功,不是十分重要的资料尽可能用循环纸打印,尽可能实行无纸化办公(除保密原则中提到的各种保密文件); 个人自备饮水杯,尽可能不使用公司纸杯; 珍惜爱护公司的各种家具、办公用品、办公设
10、备、宣传资料;物品损坏时需先到行政部办理物品损坏登记,由行政部指派专人对物品进行修理或进行报废处理,由于当事人使用不当,造成办公设备和设施损坏者,由当事人按时价或照价赔偿。电暖气,人少时关闭一部分电灯。1.8 安全守则火灾预防: - 不要乱扔烟头; - 不得堆积废纸、易燃、易爆物品; - 不得在电源集中地及其他易起火等地附近放置易燃物品; - 看到任何还在冒烟的烟头都应把它立即熄灭; - 如果发现电线松动、磨损折断、电源插座和电器破损等情况应立即向公司相关部门报告措施: -当火情发生时不论程度大小,按如下措施处理: - 保持镇静,不要惊慌失措; - 立即通知有关部门并说出火情发生地点及火势;
11、- 按动最近的火警报警器; - 呼唤附近同事援助; - 在确保安全的情况下,正确使用就近的消防器扑灭火源; - 把火灾现场的门窗关闭,并关掉一切电源用具的开关; - 熟记防火标志、防火通道与出口位置及灭火器的使用方法。第四章印信使用管理制度1印信的使用范围: 1.2 印信的使用范围: 凡以公司名义对外出具的文件、证明或非经济性契约,及对内统一下达的文件、通知等,均应使用公司公章; 凡与外界签订的各类经济合同均应使用合同章; 凡涉及财务结算的均使用财务专用章; 凡以部门名义对内或对外的证明材料、通知、函件等均应使用部门印章。2印信的保管办法与使用: 2.1 印信保管办法: 印章必须加锁保存在安全
12、可靠的地方,重要的印章应放在保险柜内; 印章移交须签署印章移交证明,标明移交人、接收人、移交时间、印章图样等息; 公司印章若不慎遗失或损坏应立即登报挂失,之后由行政部根据国家相关规定程序进行补刻; 部门使用印章如遗失或损坏,应提交书面申请,经总裁批准后,由行政部负责办理。2.2 印信的使用: 原则上,公司印信应由印信保管人掌握其使用情况; 印信保管人应严格控制用章,决不能超越自身权限范围。严禁在空白的纸张、介绍信或合同上用章; 公司印信不得带出公司,用章时印信保管人不得离开。如因工作需要,必须带出时,需得到公司总裁批准; 印信保管人长期外出时,应将印信妥善移交给公司指定的临时保管人,以免贻误工
13、作; 违反规定擅自使用公司印信的,公司将严肃处理,必要时将追究其法律责任。3印信的停用: 3.1 有以下情况出现时,应停止使用印章: - 机构变动或机构名称更改; - 上级部门通知改变印章图样; - 印章损坏、遗失或被窃。3.2 印章停用后,行政部应提出处理办法,并报请总裁批准后,及时封存或销毁停用的印章; 第五章行文格式管理制度1.公司所有对内及对外文件模板统一按公司企业VI 标准执行; 2.公司公文制作格式: 2.1 正文标题:字体为宋体,字号为“三号”; 2.2 正文、日期及其它:字体为宋体,字号为“五号”,行间距为1.5 倍,字间距为标准; 3.凡以公司名义发放的文件,按以下规定编号:
14、 3.1 部门-(年、月、日)-类型-流水号; 3.2 部门:部门前两个字拼音首字母缩写(如:行政部XZ,展厅ZT,市场部SC) 3.3 年月日:八位数字(如20130916); 3.4 类型:二位字母(如ZD 制度、CW 财务、JS 技术、SW 商务、HT 合同、XY 协议等); 3.5 流水号:即序号(如001、101 等); 4.公司周报、月报制作格式: 4.1 正文标题:字体为宋体,字号为“20 号”,行高为“35” 4.2 正文、日期及其它:字体为宋体,字号为“11 号”,行高为“22”字间距为标准;第六章钥匙管理制度1.1 公司钥匙由行政部统一配制,任何人无权私自配制; 1.2 公
15、司按工作需要为员工配备各类钥匙,持有人在领用后应妥善保管,不得私自将钥匙转借他人; 1.3 员工申请离职或调整岗位时,应将钥匙统一退还行政部,否则不予办理离职或调动手续; 1.4 不慎丢失钥匙时,应及时向行政部书面通报,若未及时通报,因此造成公司损失的,由当事人负责赔偿公司损失; 第七章电话管理制度1.工作要求: 1.1 接听电话管理规范: 日常做好接听电话准备工作,准备好纸和笔,以便记录电话内容; 接听电话时,应音量适中,语调热情、自然,吐字清晰; 接听电话时无特殊情况不得使用免提功能; 接听电话需及时,电话铃响三声内,必须接听电话。先问候对方,再自报家门。接听外线电话应说“您好,这里是铭藏
16、轩”,对内线电话应说“您好,*部*”; 电话铃响时,如果正在与其他人交谈,应向其说明后再去接听电话; 通话过程中如果对方的声音太小听不清楚,应委婉告知对方:对不起,您的电话声音有点小通话过程中,若必须与其他人讲话,应说“对不起,请您稍等”,然后手捂话筒,小声与其他人交谈,并快速完成; 通话过程中,如发生掉线等现象,应及时回拨; 通话过程中,如因查找资料等原因需要对方等待时,应说“对不起,请您稍等”;使对方等待时间较长时,中途应补充说“很抱歉,麻烦您再等一会儿”,以免对方感觉受到冷落而挂机;再次通话时,应首先向对方表示歉意“对不起,让您久等了”; 接到打错电话时,切忌态度粗暴,应说“对不起,您打
17、错电话了,这里是*公司”; 接到投诉电话,对方情绪比较激动时,应耐心倾听,适当安抚对方,并立即讲电话转接至有处理经验的相关部门; 通话结束后,应在对方挂断电话后再将话筒轻轻放下。1.2 拨打电话管理规范: 拨打电话前,应将所要讲述的事情分条排序列出,避免啰唆和遗漏;同时将可能用到的资料放于手边,避免因临时查找而耽误时间; 拨打电话前,应确认所要拨打的电话号码是否正确,避免拨错。如发现拨错号码时,应诚恳地向对方道歉,切忌一言不发便挂断电话,更不可发牢骚; 通话时,语言应尽量简洁,遵循“3 分钟原则”,简明扼要,节约通话时间; 通话结束后,应在对方挂断电话后再将话筒轻轻放下。1.3 接打电话常用规
18、范用语: 您好!这里是*公司,请问有什么能帮您? 请问您找哪位? 我就是,请问您是哪一位?请讲。不用谢,这是我们应该做的。对不起,请稍等。不在,我可以替您转告么? 对不起,*不在,请您稍后再来电话好吗? 我再重复一遍,您看对不对? 您打错了,这里是*公司。没关系。您好,请问您是*吗? 劳驾您帮我找一下*,谢谢。麻烦您帮我转告谢谢。对不起,我打错电话了。对不起,请您留下您的联系电话,我们会尽快给您答复好吗? 好的,再见。第八章办公用品申请采购管理制度1. 细则1.1 行政部每月18 日发放日常办公用品申请表(以部门为单位); 1.2 员工根据下月工作需要填写日常办公用品申请表,需求部门经理审核后
19、,于当月20 日前交至行政部;如当月20 日未提交日常办公用品申请表,本月则不予以采购。1.3 行政部根据收集上来的申请表,报行政部经理审批; 1.4 清点现存物资并制作日常办公用品采购申请单及库存表,报行政经理及主管; 1.5 审核完毕后,交行政部日常办公用品采购申请单,进行采购; 1.6 采购完成后,对所购的办公用品进行清点,并按需发给各个部门; 1.7 原则上办公用品每月领用一次; 第九章公车使用管理制度1.车辆派遣原则1.1 外出不超过1 公里,不予以派车; 1.2 行政部在安排车辆时应尽量合理安排资源,集中几位员工同时使用一台车辆; 1.3 所有公务用车都必须由行政部统一负责安排;2
20、.车辆的派遣2.1 员工使用车辆时,应提前填妥派车申请单,交行政部安排出车; 2.2 如在工作时间内用车,员工应提前30 分钟填妥派车申请单向行政部预约用车;如遇假日时间内用车,员工应提前1 个工作日填妥派车申请单向行政部预约用车; 2.3 因紧急事宜,未能预先办理手续的,须口头征得行政部同意并说明缘由,由行政部通知司机出车, 用车完毕后,由用车人补办有关手续。2.4 司机应及时准确填报司机出车记录单,并请用车人签字确认,送行政部复合; 2.5 司机如未经行政部同意私自出车的,公司将给予司机必要的处罚;(处罚标准待定) 第十章差旅管理制度1. 出差类型1.1 当日出差:出差当日可能往返者当日出
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