哈尔有限公司会计软件应用报告_计算机课程设计(34页).doc

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1、-哈尔有限公司会计软件应用报告_计算机课程设计学 号： 0121003920521课 程 设 计题 目哈尔有限公司会计软件应用报告学 院管理学院专 业会计学班 级会计1003班姓 名盛梦雅指导教师占永红、王怡2013年1月5日课程设计任务书学生姓名： 盛梦雅 专业班级： 会计 指导教师： 占永红、王怡 工作单位： 管理学院会计系 题 目: 公司会计软件应用报告初始条件：在讲解完财务会计、计算机会计等课程，了解商品化会计软件及其应用后,本着熟悉会计软件的功能模块和适用范围的目的，要求学生应用针对大、中、小型企业开发的用友U8、.11、金蝶K3、KIS、金算盘9iERP、速达2000、5000等商

2、品化会计软件进行会计核算、业务管理应用，并针对其适用范围，对设定企业进行适用性评价。要求完成的主要任务: （包括课程设计工作量及其技术要求，以及说明书撰写等具体要求）要求自行设计不同行业、规模、特点的企业，使用两种以上会计软件，分别建两套账并核算，账套请按教学中讲授过的规范化设置进行-如操作员、权限、凭证审核等。账套名称和账套主管一律设置为学生本人名字，且一律不要设置操作员密码，以便指导教师检查方便。在课程实验基础上，针对所设定的公司进行适用性评价。同时进一步增加关联、图表、分析等扩展性要求，如利用自行设计的企业案例资料，根据其业务特点，选取企业供产销、进销存和会计核算处理等某一特定的业务流程

3、，进行业务流程设计。要求对相关流程进行文字描述，并形成业务流程图、数据流程图等的设计内容。时间安排：2012年12月24日至2013年1月5日2012年12月24-25日 企业及其业务特点、流程设计2012年12月26-27日 会计软件一在该企业的应用 2012年12月28-29日 会计软件二在该企业的应用2013年1月2日 两种软件在企业的适用性评价2013年1月3日 该企业某一特定业务流程和数据流图设计2013年1月4日 课程设计报告提交和答辩指导教师签名： 年 月 日系主任（或责任教师）签名： 年 月 日药品零售企业会计软件的应用1 公司设定1.1 哈尔有限公司的经营范围和所属行业简介哈

4、尔有限公司始建于2003年，是湖南省小型平价药品超市连锁企业。其平价超市分布于湖南省境内，本着“开架自选，平价销售”的药品超市经营模式，积极推崇“自我保健、自我药疗”的非处方药经营理念，在湖南省境内相继开设连锁门店。公司高举“平价、专业”大旗，以“为人类健康提供超值的商品和服务”为己任，秉承“诚信、敬业、团结、创新”的企业精神。其经营范围主要包括妇科类、清热解毒类、抗风湿类、心血管类、消化系统类、五官科用药类、抗生素类、注射剂类等八大品牌产品群。1.2 哈尔有限责任公司的规模和组织架构哈尔有限公司分布于湖南省境内四个地区，总计大约20个左右的连锁超市，现有职工约400人，其中执业医师20人。每

5、年大约实现营业收入360万元，注册资本约100万元。公司的组织架构如下图1-1 所示。因为该公司属于零售企业范畴，不同于工业企业，缺少生产制造环节。因此在总经理下面设置六个部门，分别为企划部、采购部、销售部、客服部、财务部、行政部。企划部主要负责该公司的形象设计，门面设计，场地设计等事务；采购部主要负责向供应商采购货物运送至公司总部下的四个地区，并在四个地区下设仓库，便于药品的收发与管理；该公司为零售企业，因此顾客的反响与喜爱决定商品是否能完成惊险的跳跃，因此在销售时，要注意员工素质的培训和药品的质量控制；客服部是销售部的支持部门，主要负责对销售的支持以及解决顾客购买过程中遇到的问题；行政部负

6、责处理公司日常业务及琐事；财务部是负责公司的会计核算以及财务监控。董事会监事会总经理企划部行政部采购部财务部客服部销售部质检部1.3哈尔有限责任公司的业务特点和业务流程1.3.1业务特点1.3.1.1交易次数多，交易平均金额小零售是指对最终消费者的活动，它不同于生产制造商批发商，生产制造商和批发商的顾客主要是指生产者或是转售者，他们购买产品的目的可能是再生产，也可能是再出售。零售是向最终消费者出售商品，因此，我们经常也将零售企业的“顾客”概念等同于“消费者”的概念。由于零售主要面对的是数量众多的个人消费者，所以零售是交易次数较多，平均交易金额较小。1.3.1.2即卖产品又卖服务提供服务是零售企

7、业销售过程中不可或缺的活动，尤其是随着现代社会生产力水平的发展和信息时代的来临，商品同质化严重，任何一种商品在品种、质量和价格方面的优势都日益弱化，因此，零售商之间和相关行业之间都将服务作为竞争的一个有力手段。1.3.1.3药品的搭配与组合当今的市场需求变化快，消费者的需求呈现多样化，个性化和层次化，因此面对这一特点，大药房为满足变化中的消费者不同的需求，经营的商品种类既要有综合性，同时畅销药品品种由又要多，也就是说药房所销售的药品既要多样化又要满足不同价格层次的顾客的需要。1.3.1.4连锁经营该公司在4个地区分设20个左右的超市连锁店面。1.3.1.5采购方式（购）哈尔有限公司的经济利益主

8、要来自规模效益，基于采购成本和仓储成本以及管理的需要，连锁零售企业基本上都采用中央采购及地采相结合的方式。制定的药品采购计划，应经质量管理人员审核；采购药品应签订采购合同，明确质量条款。采购合同如果不是以书面形式确立的，购销双方应提前签订明确质量责任的质量保证协议；购进药品应开具合法票据，做到票、帐、物相符，票据和凭证应按规定保存至超过药品有效期一年，但不得少于两年。1.3.1.6药品销售管理（销）营业员应正确介绍药品，不得虚假夸大和误导消费者。对顾客所购药品的名称、规格、数量认真核对无误后，方可销售；销售药品时，处方必须经执业药师或从业药师审核签章后，方可调配和出售。无医师开具的处方，不得销

9、售处方药；凡经质量管理部门检查或接上级药品监督管理部门通知的不合格、过期失效、变质的药品，一律不得上柜销售；药品不得采用有奖销售，附赠药品或礼品等方式销售。因此哈尔有限公司的销售费用相对其他行业来说较少，尤其是广告费用基本不需要。1.3.1.7仓库管理（存）哈尔有限公司仓库管理对象为药品，因此对仓库的硬件设施以及仓库管理员的素质都有很高的要求。应设置温湿度条件适宜的恒温库。对有特殊储存要求的药品，应设定相应的库房温湿度条件，保证药品的储存质量；按照药品性能，对药品实行分区、分类储存管理。具体要求：药品与非药品、内服药与外用药应分区存放；人用药与兽用药、性能相互影响、易串味的药品要分库存放；中药

10、饮片应专库；危险药品应专库存放并有安全消防设施；根据季节、气候变化，做好库房温湿度管理工作，每日上、下午定时各一次观测并记录“库房温湿度记录表”，并根据库房条件及时调节温湿度，确保药品储存安全；药品存放应实行色标管理。等验品、退货药品区黄色；合格品区、中药饮片零货称取区、待发药品区绿色；不合格品区红色。1.3.2业务流程1.3.2.1采购业务流程仓库管理人员根据库存需要，当库存水平降至再订货点时，根据经济订货量提交请购单。经具有专门权限的授权人员批准以后，将订单交由供应商。供应商发出商品，公司做好接货准备，并由财务部的出纳员负责付款。质检部门的人员对存货进行常规检查，发现不合格品后由采购人员负

11、责联系供货商退货，合格品由仓库管理员验收入库。1.3.2.2销售业务流程哈尔有限公司为零售行业，数量金额小，多为现销业务。1.3.2.3存货业务流程哈尔有限公司存储的库存商品是药品，较为特殊，因此需要重视这一环节的控制。仓库保管员应根据购货订单上的数量和质量要求独立地检验收到的货物。每一项收到的货物必须在检验以后填制供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量等信息。一旦存货入库后，仓库保管员应加强对存货的保管，并设置药品吊卡，药品要分类存放分类标识。发现有不合格药品要请求上级批示或者根据权限自行处理；发现缺货要及时填制请购单提请有有关人员采购。1.4哈尔有限公司的财务特点和记账流程1.4.1哈

12、尔有限公司的财务特点1.4.1.1会计职务设置哈尔有限公司为零售企业，实现收入的方式主要是现销，基本上不存在应收账款，所以不应该设置应收会计这一职位。主要在财务部下设总账、资金、存货、结算、往来等会计职务。1.4.1.2核算模块哈尔有限公司主要经营药品零售，主要是向顾客出售产品，且金额较小，多为现销，一般不存在应收模块的核算；且商业不同于工业，其主要业务是购销存，将商品直接买进然后卖出。而自身并不像制造业一样的生产产品，因此也不需要成本模块的核算。1.4.1.3客户分类哈尔有限公司经营零售行业，顾客分散，流动性大，不集中，多为散客，其消费金额较小，因此不需要进行客户分类的核算。1.4.1.4多

13、笔金额综合记账每笔金额数量小，且数量多。所以会计人员一般根据日结单来填制记账凭证并据以登记入账。1.4.1.5库存商品核算方法哈尔有限公司的库存商品一般采用售价金额核算法。“库存商品”科目按售价金额记录，同时设置“商品进销差价”科目核算商品售价与商品成本的差额。这里的售价是指零售药品的出售价格，包括销售价格和销售增值税两部分。相应地，“商品进销差价”也包括商品售价中的销项税和商品销售价格（不含税销售价格）与商品成本的差额两部分。1.4.1.6 OI费用哈尔有限公司为商业零售企业，通常会收取供应商名目繁多的费用，俗称OI费用。此部分费用有些与供应商送货和销售收入相关，有些则完全不相关。因为零售企

14、业市场竟争激烈，商品零售毛利率越来越低，零售企业的一部分利润来源就来自于收取供应商的OI费用。所以，商业连锁零售企业通常都会设置专门的部门来核算此类费用，加强OI费用收取的管理，通常由采购部或财务部负责。列举部分OI费用如下：1、坏货折扣、损耗折扣、购货折扣、提前付款折扣、进项税差额（指供应商不能提供增值税发票而导致的进项税差额）、保底毛利保护、订货不满折扣、不及时送货折扣。2、水费（相当于转售水，按税法税率6%或13%）3、电费、物料费（相当于转售电及物料，增值税17%）。4、仓储费、占地费、租金、陈列费、管理费、裤脚费、信息服务费。5、节假日费、店庆费、赞助费6、罚款、违约金。1.4.1.

15、7现金的管理哈尔连锁零售企业的最大生命线就是资金，而结算管理是关系到资金正常运作的一个最大的关键。哈尔连锁零售企业的资金通常都会由总部统一调配，即区域除日常开支外，四个地区所有的资金都会上划总部，由总部统一管理。按付款计划，需要付供应商货款时，由总部下划资金到四个分区，结付供应商货款。1.4.1.8存货的盘点库存商品的流失是商业连锁零售企业的利润损失的一个主要原因，因此，盘点对商业连锁零售企业非常重要。通过盘点，有助于企业了解实际的库存、反映企业的实际盈利、加强库存管理、提高存货周转、提升企业的效益。1.4.2哈尔有限公司的记账流程1.4.2.1根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。1.4

16、.2.2根据收付记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账。1.4.2.3根据记账凭证登记明细分类账。1.4.2.4根据记账凭证汇总、编制科目汇总表1.4.2.5根据科目汇总表登记总账。1.4.2.6期末，根据总账和明细分类账编制资产负债表和利润表。2 通用财务软件在哈尔有限公司的应用和比较2.1 用友软件在哈尔有限公司的应用2.1.1 操作过程2.1.1.1系统管理及初始化首先进行用友U8的初始设置，其实质就是将通用会计软件经过一系列的初始设置后转为公司的专用会计软件。第一步，为哈尔有限公司新建账套；账套名称与主管均为本人姓名，启用会计期间为2003年05月，单位名称为哈尔有限公司，企业类型为商

17、业，行业性质为“2007年新会计制度科目”。如图所示：图2-1-1 创建帐套因为哈尔为药品零售企业，多为现销，且客户分散；在湖南省境内，并没有涉外业务。因此不必设置客户分类与外币核算。如图所示：图2-1-2账套基础信息设置科目编码级次为4222；因为该公司销售的药品大约有六大类，而考虑到药品行业药物的更新与生物技术的发展，且每大类药品下又有无数的小类和明细，设置的存货级次为2432；该公司下设7大部门，自部门经理以下级次最多三层，因此设置部门编码级次为122；收发类别级次为12；该公司多为现销业务且客户分散，不必设置客户分类编码级次。如下图所示：2-1-3 科目编码级次第二步，哈尔公司为商业零

18、售企业，没有应收核算，我启用了总账、应付、出纳、固定资产、采购、库存管理模块，且因为该企业为商业企业，并不涉及“制造”这一环节，因此，我没有启用“成本管理”模块。第三步，以系统管理员的身份登入系统管理，增加用户并对用户进行授权。这一个步骤也可以在新建账套之前操作。一般来说设置三名用户，账套主管为本人；一名会计员，权限为总账会计；一名出纳员，权限为出纳。设置完成之后，登入企业应用平台进行初始化设置。第四步，打开“基础设置”页签下的“基础档案”“机构人员”，分别设置“部门档案”和“人员档案”；点击“增加”后输入信息并保存。根据第一部分中公司的组织架构，需要设置企划部、采购部、销售部、客服部、财务部

19、、行政部、质检部七大部门。企划部由11人组成。其中一名经理，两名副经理，另外每个地区设两名负责人。该部门主要负责哈尔公司品牌的推广、市场调研、信息收集、公司的外在形象以及宣传等工作；采购部由43人组成。其中一名经理，两名副经理，另外20个店面各配送一名采购人员负责采购，采购时要结合GSP认证和药品集中采购在湖南选择3-5个地区先行试点集中配送工作，明确现代物流的基本条件，如仓库面积、RF数量、车辆数量、冷链、信息系统等都作为必需条件。剩余20人负责各分公司仓库的管理，包括仓库药品的储存，储存下的药品养护与效用期的管理。如库房温湿度的控制，对已过效用期的药品进行摧毁等；销售部同样由23人组成。其

20、中一名经理，两名副经理，另外20个店面各配送一名销售人员负责销售。零售药品行业不同于其他行业，我认为不需要有太多的促销活动或者降价措施，药品行业是一个价格弹性较小的行业，且药品价格由政府定价。因此销售人员主要负责店面选址、店面装饰与规格、药品摆放、药品种类的组合搭配是否符合消费者的心理，如处方药与非处方药、内用药与外用药、性质易相互影响的药品应分柜摆放、标志清晰；质检部由13人组成，一名部门经理，两名副经理，另10人分管20个地区的药品质量检查。包括不合格的药品不得采购、入库、销售，在养护与管理过程中发现不合格药品应红牌标识，及时上报有关部门处理；客服部实际上是销售部的支持部门，由13人组成，

21、同样设置一名部门经理，两名副经理，另10人每人负责2个分店。客服部主要负责解决消费者在购买药品时提出的问题或者疑问，负责培训各分店的导购人员，为顾客提供诚信优质的服务。在顾客选购非处方药品（OTC）时可以给予一定的建议，提供正确的咨询服务。在顾客选购诸如先锋霉素等抗生素类药物时如给予一定的提醒，以免滥用抗生素。销售处方药品时要认真审查处方，以免滥用处方药品而影响健康甚至出现医疗事故。因此公司总部的该类职位人员必须有医药教育背景和一定的医务知识；财务部设一名财务部经理，一名审计会计员，三名会计员，三名助理会计员，三名出纳会计员，共11人。主要负责公司财务预算决算的起草与执行，制定公司的纳税政策，

22、进行会计核算工作并出具对内对外财务报表等工作；行政部设置一名部门经理及一名副经理，下设5名职员，负责公司来往信函的收发登记、接待来访人员、安排公司会议并记录等日常事务。“部门档案”与“人员档案”设置完成后，如下图所示：图2-1-4部门档案第五步，设置供应商档案与供应商分类。因为哈尔有限公司分四个地区设置连锁超市点，因此供应商根据地区分类，分别为常德地区、湘潭地区、株洲地区、长沙地区。该公司主要是实行集中采购模式，选择几家优秀高质量的供应商，并保持良好的合作关系。常德地区为无忧公司、湘潭地区为大为公司、株洲地区为信杰公司、长沙地区为长风公司。部分截图如下所示：图2-1-5 供应商分类第六步，对存

23、货进行分类。因为该公司为药品零售企业，其存货种类繁多而庞杂，为了更好的对药品进行管理，帮助仓库做好对药品的质量检查与养护工作，现对存货按药品功能分为一下八大类：妇科类、清热解毒类、抗风湿类、心血管类、消化系统类、五官科用药类、抗生素类、注射剂类。在这六大类下还需要进行细分。如下图所示：图2-1-6 存货分类第七步，设置付款结算方式。哈尔有限公司为零售连锁超市企业，其药店的经营几乎全为现销，且以现金方式结算，因此六种结算方式的设置主要是针对与供应商的经济活动而言。考虑到该公司分布于湖南省的四个地区，不仅有同城结算，也可能有异地或者跨行结算，因此设置以下六类结算方式，分别为:现金、现金支票、转账支

24、票、银行汇票、信汇、电汇。因为该公司经营药品零售，一般来说消费者多为零散消费，与制造业不同，并不是通过接受大额订单来赚取利润，而是零散销售，薄利多销；且顾客流动性大，难以统计，因此不必设置客户档案与客户分类；没有涉外业务，也不需要外币核算。第八步，设置凭证类别为记账凭证。打开“基础设置”页签下的“基础档案”“财务”“凭证类别”，选择默认的分类方式，点击确认。第九步，编辑会计科目的指定科目。打开“基础设置”页签下的“基础档案”“财务”“会计科目”，打开菜单“编辑”“指定科目”。将“库存现金”指定为现金科目，将“银行存款”指定为银行科目。第十步，根据哈尔有限公司的需要增加或者修改会计科目。因为根据

25、会计准则所引进的一级会计科目的种类比较齐全，因此增加的会计科目多为二级明细科目，具体如下：哈尔有限公司采购货物或者销售货物，其业务活动过程中，必然要涉及人员的出差以及经费报销等业务活动，因此我认为需在管理费用下设七个明细科目，分别为“办公费”、“差旅费”、“工资”、“折旧费”、“福利费”、“水电费”，为防止遗漏，另设“其他”，辅助核算类型为“部门核算”；在银行存款科目下设置下增加“工行存款”与“招行存款”；该公司分布于各地的仓库存放药品时，更加需要经常对药品库存进行盘点，对不合格的药品进行销毁处理，因此在待处理财产损溢下设置“待处理流动资产损溢”和“待处理固定资产损溢”账户；在其他应收款科目下

26、设置明细“应收职工借款”科目，辅助核算类型为个人往来；该公司经常涉及药品的买进以及销售，因此在应交税费科目下设置二级明细科目“应交增值税”，并在二级明细下设置三级明细科目“销项税额”、“进项税额”。考虑到哈尔公司并不涉及客户往来核算，因此主要将“应付票据”、“应付账款”、“预付账款”的辅助核算类型设置为“供应商往来”。如下图所示：图2-1-7增加会计科目2.1.1.2 总账日常业务处理及期末处理在哈尔有限公司初始设置完成以后，进行总账的业务处理。主要流程及步骤如下：第一步，打开“业务工作”页签下的“财务会计”“总账”“设置”“选项”，打开选项界面，在“凭证”和“权限”页签下分别进行相应的设置。

27、在“凭证”页签下取消“制单序时控制”；因为哈尔公司为零售企业，药品种类较为繁多，因此对于经济业务有必要实行内部控制措施，取消“允许修改、作废他人填制的凭证”，选择“出纳凭证必须经由出纳签字”、“凭证必须由主管会计签字”。如下图所示：图2-1-8选项设置第二步，打开“业务工作”页签下的“财务会计”“总账”“设置”“期初余额”，打开期初余额录入界面；对于三种不同的期初余额（末级科目、非末级科目、辅助科目）的录入方式现在说明如下：末级科目由手工直接录入；非末级科目不需要手工直接录入，而是由计算机根据末级科目的数据自动汇总生成；而辅助科目则要双击所在科目一行，进入辅助核算科目的录入界面进行手工录入。考

28、虑到简化业务核算，体现其业务特点及课程设计的需要，录入期初余额中的库存现金800元，银行存款下的工行存款200000元，库存商品5000元，固定资产120000元，短期借款12000元，应付票据3500元，应付账款6000元，实收资本304300元。设置辅助核算项目“应付票据”的录入界面，如下图所示：图2-1-9 录入期初余额注意录入完成之后，要点击“试算”功能按钮，必须要录入平衡，否则不能记账。试算平衡之后弹出对话框，显示如下图:图2-1-10 试算平衡第三步，由王会计填制会计凭证。进入“总账”“凭证”“填制凭证”，进入凭证界面后，在“制单”下选择“增加凭证”。假设哈尔有限公司2003年05

29、月份发生如下经济业务：1、2003年05月05日，自本地购进一批清热解毒类药品，共计58500元（其中，价款50000元，增值税8500元）。该类清热解毒类药品全部由质检员检验过后入库，货款全部以支票支付。按零售价格计算该类药品价格为60000元（含税价）。会计分录如下：借：在途物资 50000 应交税费应交增值税（销项税额） 8500贷：银行存款 58500 同时，借：库存商品 60000 贷：在途物资 50000 商品进销差价 10000图2-1-11记账凭证之一2、2003年05月08日，销售药品日结单所列药品销售金额为4000元，货款全部存入银行。借：银行存款 4000 贷：主营业务收

30、入 4000同时， 借：主营业务成本 4000 贷：库存商品 40003、5月末，根据当月发生的含税销售收入40000元计算增值税为6800元。借：主营业务成本 6800 贷：应交税费应交增值税（销项税额） 68004、5月末，运用差价率法计算出当月已销商品进销差价8000元。借：商品进销差价 8000贷：主营业务成本 8000图2-1-12记账凭证之二第四步，凭证审核与签字。凭证填制完成后均需要签字并审核，需要注意，填制人员与审核人员不能是同一人。如下图所示：图2-1-13出纳审核主管审核并签字，如下图所示：图2-1-14主管签字第五步，凭证的记账处理。进入业务工作选项下的“财务会计”“总账

31、”“凭证”“记账”，具体操作完成后,如下图所示：图2-1-15记账第六步，记账完成后进行转账业务处理。转账一般分为“自定义结转”，“汇兑损益结转”和“期间损益结转”，因为哈尔公司并未涉及外币核算业务，因此没有“汇兑损益”结转；且我没有核算短期借款的业务，因此也没有自定义结转。主要是进行期间损益的结转，具体操作步骤为进入“总账”“期末”“转账定义”“期间损益”，选择与损益类科目相匹配的科目为本年利润。转账完成后会自动生成转账凭证，期间损益的结转凭证也需要进行审核、记账的工作。如图所示：图2-1-16生成转账凭证第七步，全部凭证都记账完成后，由哈尔公司的会计人员进行对账操作。第八步，对账完成后进行

32、结账操作，同样进入“财务会计”“总账”“期末”下的“结账”。 图2-1-17 结账2.1.1.3 UFO报表结账为业务处理工作的最后一步，在结账完成后，进入UFO报表管理模块。第一步，进入UFO报表模块，在“格式”状态下选择“生成常用报表模板”。如图所示：图2-1-18引入报表模板第二步，引入报表模板之后，因为哈尔有限公司核算“商品进销差价”的原因，需要更改存货的取数公式。双击存货表格“单元公式”后，选择“函数向导”。弹出函数向导窗口，在函数分类中选择“用友账务函数”并双击“期末”。在弹出的对话框中选择“库存商品”，并以同样的方法选择“商品进销差价”，生成二者的账务取数函数，输入减号并删除其他

33、账务取数函数，从而生成一个新的单元公式。如下图所示：图2-1-19运用函数向导图2-1-20修改单元公式第三步，单元公式修改完成之后，在格式状态下设置关键字。我设置的关键字为“年”。第四步，在数据状态下录入关键字。录入关键字为2003年05月，如下图所示：图2-1-21录入关键字第五步，点击“是”，即重算表页，从而自动生成报表。如下图所示：图2-1-22资产负债表第六步，按照同样的方法与步骤生成损益表，在此不再重复赘述。生成的利润表如下图所示：图2-1-23损益表2.1.2 应用体会2.1.2.1系统管理的相关体会在建立账套过程中，科目编码级次、存货编码级次、供应商编码级次的设定要根据企业的需

34、要，而且不能够略过或不设置。例如，如果科目编码级次不进行修改的话，在初始设置中对科目进行修改时将不能设置二级或者三级明细科目。启用模块时也要根据企业的需要，并且不能随便启用。如果会计人员对于一些模块并不熟悉，启用时更要慎重。因为在结账时，其他的模块结账后，总账才能结账。当然也可以在总账结账时，先去把其他的模块关掉，但这样就做了无用功。所以在我看来，启用模块需慎重。账套的信息在设置完成之后，并非不可以修改。启用日期、账套名称、科目的编码级次等一经设定就不能修改；但单位名称或者是“供应商是否分类”、“存货是否分类”可以在后续的操作中进行修改。账套备份是很重要的操作。我认为自动备份主要是针对公司企业

35、核算而言，当会计核算进入一个稳定的核算期间后，进行备份。而对于我们现阶段的实习操作，主要还是进行手工备份的操作。账套备份后便于下次上机时重新引入，从而防止数据的丢失。增加用户、修改用户、注销用户以及为用户设置权限是用户管理的四项主要内容。用户管理的设置可以在建立账套之前进行，也可以之后进行。并且权限的设置与会计凭证的填制、审核、签字等操作息息相关。需要明确的是，凭证由会计员填制，由出纳审核并签字，再由主管审核并签字，以符合会计管理要求中内部控制制度的需要。系统管理的操作是在系统管理中进行的。需要注意的哪项操作需要以何种身份进行。如对用户的管理、账套的备份或引入是以系统管理员的身份登入默认状态的

36、账套才能够进行，而对账套的修改则需要以账套主管的身份登入002号账套。账套一经设置后要注意记清楚口令、密码及日期。2.1.2.2财务初始化的相关体会设置部门档案、人员档案、供应商档案、供应商分类、结算方式等操作步骤基本相同且比较简单。记账凭证一般为默认状态。外币核算根据是否有涉外业务而设定。会计科目的增加或者修改以及是否设置辅助核算根据公司特点和需要而设定。2.1.2.3总账日常业务以及期末业务处理的相关体会业务参数的设置主要是为了公司内部控制的需要。设置或者取消了哪些业务参数需要做到心中有数，在其后对于凭证的处理过程中易出现的问题，能清楚的明白原因和提出解决方案。如没有出纳签字的凭证无法过账

37、或者结账是因为设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”这一选项。录入期初余额之后一定不要忘记进行试算平衡。试算平衡可以检查录入数据是否正确或者是否有遗漏。在填制会计凭证时需要注意是以会计凭证填制员即总账会计的身份进入，如果是以出纳的角色登入企业应用平台，那么系统将不显示凭证填制的选项。在填制凭证时要注意凭证的日期、凭证的金额、凭证的会计科目、凭证科目的借贷方是否填制正确，在这一项操作中要仔细检查认真核对。如果在其后发生错误后还要经过反审核等一系列操作才能修改，较麻烦。期间损益结转是一项必须进行的操作，结转前必须保证所有的凭证均已经过账；结转会自动生成结转凭证，此凭证也需要由出纳审核签字，再由主管审核

38、签字。结账是比较容易发现问题的环节。只有当科目试算平衡，凭证录入全部正确、对账工作账账核对正确、其他子系统已经结账，在所有的月度工作报告完成之后才能结账。每月只能结一次账。2.1.2.4报表模块的应用体会报表模块可以自动生成财务报表。在生成之前要设置关键字，关键字的作用唯一识别表页。录入关键字后即可进行表页重算从而生成报表。需要注意的是，表页重算后有些数据并不正确，原因有多种，可能是在日常业务处理或者期末结转时出现错误，也有可能是系统默认设置的单元公式与本公司的会计核算特点不相符。如果是后者则要自己利用函数向导或者直接对单元公式进行修改。格式状态与数据状态是两种不同的状态，需要明确哪些在格式状

39、态下设置，哪些在数据状态下录入。例如设置关键字在格式状态下，而值的录入则在数据状态下进行操作。2.1.2.5小结用友U8是一款功能比较全面和强大的会计核算软件，适合大中型企业运用。而对其功能模块的了解和掌握，我认为还远远不够，仍需要更多的操作和实践，才能更好的掌握这一款优秀的会计软件。“生也有涯，而学也无涯”，以上，是我的一点浅见。2.2 金蝶会计软件在哈尔有限公司的应用2.2.1操作过程2.2.1.1账套管理及系统初始化首先进行金蝶KIS专业版的初始设置，其实质就是将通用会计软件经过一系列的初始设置后转为公司的专用会计软件。第一步，新建账套。账套名称为本人名称，公司名称为“哈尔有限公司”。如

40、下图所示：图2-2-1新建账套第二步，账套新建成功后，进入金蝶KIS专业版主界面，并在基础信息系统参数下设置会计期间，业务参数和财务参数。会计期间设置时间为2003年1月份至12月份；考虑公司内部控制的需要，在“财务参数”下选择“凭证过账前必需审核”、“凭证过账前必须出纳复核”；将业务参数中的启用会计年度设置为2003年，因为该公司药店店面分布于四个市区内，因此将仓库结算方式选为“分仓核算”，同样为了公司内部控制的需要，取消基本选项下的“审核和制单可为同一人”的选项，将存货名称设置为药品。如下图所示：图2-2-2系统参数设置第三步，进入“用户管理”界面，在状态栏下点击“新增用户组”。在用户组名

41、中输入“财务部”。输入用户组界面如下图所示：图2-2-3新建用户组第四步，用户组新建完成之后，新建用户。同样在状态栏下点击“新建用户”，在“用户”页签下输入用户姓名与用户说明；在“用户组”页签下选择用户隶属于哪一个组别。同样设置三名用户，账套主管为本人；一名会计员，权限为总账会计；一名出纳员，权限为出纳。如下图所示：图2-2-4新建用户用户设置完成后，对用户进行授权。点击菜单栏下的“功能权限”“功能权限管理”，或者直接点击状态栏下的“功能权限管理”，弹出对话框，对用户一一授权，选择要授予的权限，点击“授权”按钮，授权完成后点击“关闭”即可。如下如所示：图2-2-5用户授权第五步，设置凭证字，凭

42、证类型为“记”。第六步，设置币别。因为该公司没有涉外业务，软件默认币别为人名币，因此不需要增加外币核算。第七步，设置结算方式。结算方式有“现金”、“信汇”、“电汇”、“现金支票”、“转账支票”和“银行汇票”。点击状态栏下的“新增”，输入代码和名称输入完成之后界面显示如下：图2-2-6设置结算方式第八步，进入管理界面“核算项目”，金蝶的核算项目包括如图1-7所示的七类。哈尔有限公司不需要设置“客户”分类，因此在这一核算项目下主要设置“部门”、“职员”、“仓库”、“供应商”四类核算项目。这七大部门设置的原因、各部门的职责范围、部门人数以及人员分工、仓库的分类、供应商的分类，在用友U8中已经详细说明

43、，在此不再赘述。图2-2-7核算项目分类下面以部门为例，来简单说明一下操作步骤。在核算项目下选择“部门”，单击右边空白区域，表示新增各大类下的详细信息。再点击状态栏下的新增，即弹出部门新增的窗口。依次输入“企划部”、“财务部”、“采购部”、“销售部”、“客服部”、“行政部”、“质检部”七大部门，输入完成之后，界面显示如下：图2-2-8设置部门“职员”、“仓库”、“供应商”的信息录入步骤与“部门”信息的录入步骤相同。录入完成之后界面显示如下：图2-2-9设置供应商图2-2-10存货分类第九步，设置辅助资料。进入主界面基础资料选项下的辅助资料设置，金蝶软件默认的辅助类别有如图2-2-11所示的12

44、类。结算方式已经在第七步设置。图2-2-11辅助资料设置根据该公司属于零售行业的特点，所售药品并不是由企业自己生产，而是向外购买，因此对供应商的依赖性很大，供应商药品的质量好坏与企业的生存和发展有着莫大的联系，因此应该对供应商信息进行分类以便能够详细了解和掌握。哈尔有限公司主要是在湖南地区四个城市开设药房，因此区域分为“常德地区”、“湘潭地区”、“株洲地区”、“长沙地区”四类。供应商分类既可以按照供应商的重要程度设置为“一级供应商”、“二级供应商”、“三级供应商”三类，也可以按照供应商的规模设置为“大宗供应商”、“中型供应商“、“小宗供应商”、“零散供应商”四类。如下图所示：图2-2-12区域分类图2-2-13供应商分类同理，根据公司对于交货或者职员信息了解的进一步需要，可以对“职员类别”、“交货地点”、“交货方式”等辅助资料进行设置。操作步骤与上相同。第十步，对会计科目进行新增或者修改。具体需要新增或者修改的会计科目，在用友U8中已经详细予以说明，在此不再赘述。下面简单说明一下对会计科目新增或者修改的操作步骤。打开“会计科目”的界面，从“文件”“从模板中引入科目”，选择引入2007年新会计制度科目。在状态栏下点击“新增”功能按钮，新增会计科目，在弹出的对话窗口输入科目代码，科目名称，选择科目类别，具体操作界面如下图所示：2-2-14新增