广告公司财务管理制度(2016.4.6)(16页).doc

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1、-广告公司财务管理制度(2016.4.6)-第 16 页广告公司财务管理制度1.1预算管理制度第1章 总则第1条 目的为合理控制广告费用支出，保障客户公司广告宣传工作的顺利开展，同时充分发挥广告传播的最大效用，特制定本制度。第2条 使用范围 本制度适用于公司所有的客户广告费用预算编制工作第3条 人员制度1.客户部经理和财务部经理负责广告预算方案的审核及预算使用过程的监督检查工作2.业务专员负责编制广告费用预算方案和组织执行预算方案第4条 名词解释广告费用预算是公司客户部对客户广告活动所需费用的计划预测，是指客户进行广告活动所需的费用总额及费用使用范围和使用方法等。第2章 预算编制程序第5条 规

2、划广告工作客户部经理根据客户的要求确定广告工作计划和广告目标。第6条 开展市场调查市场调研部负责在预算编制准备阶段收集行业信息和内部信息，对客户公司所处的市场环境与社会会境，公司资源和竞争对手情况进行调查第7条 分析调研信息市场调查资料经市场调研专员整理后，汇总至市场调研部经理处。市场调研部经理负责对调研信息进行分析，并确定客户公司的潜在市场基本特征，市场调研包括以下内容。1. 潜在消费者对广告产品的知晓程度。2. 消费者对广告产品的态度。3. 现有消费者购买产品的情况第8条 确定广告投放策略 客户部经理结合客户公司市场营销战略，广告规划，广告目标以及市场调研信息分析结果确定广告投放策略，确定

3、为达到既定广告目标所需要的广告投放方式和次数。第9条 编制广告费用预算客户部经理应根据客户公司广告预算总额要求，销售目标以及广告投放目标编制预算。广告费用主要构成内容已经各部分所占比例如下表所示。广告费用构成表费用项目说明占广告费用总额比例广告市场调研费包括广告调研，咨询费用，购买统计部门和调研机构的资料所支付的费用，广告效果检测费用等5%广告设计制作费主要包括广告设计制作的材料费用，工艺费用，运输费用等5%-15%广告媒介费主要指购买媒介的时间和空间的费用80%-85%其他费用广告活动业务费，公关费，与其他营销活动的协调费用等2%-7%第3章 预算分配管理第10条 广告费用预算审批广告费用预

4、算编制完成后，由客户部交财务部审核，审核通过后提交运营总监以及总经理审批第11条 编制预算分配客户部应根据客户公司广告投放策略选择预算分配方法，细分费用项目，并填制“广告费用预算分配表”（如下所示）广告费用预算分配表编号： 日期：广告项目预算期限广告预算总额预算人员费用项目费用明细开支内容费用额度执行时间市场调研费文献调查实地调查研究分析广告设计费报纸杂志电视电台网络户外广告广告制作费印刷费摄制费工程费其他广告媒介费报纸杂志电视电台网络户外广告广告部门管理费人员工资公关费办公费其他其他杂项开支总计第4章 预算监督管理第12条 预算监督管理目的为了保证广告费用预算方案的执行，达到预定的广告目标，

5、使广告费用使用适度，合理，减少，避免偏差和失误，广告预算在付诸实施后，公司相关人员应加强对广告预算进行监督和管理。第13条 广告预算确定后，公司任何管理人员都应在广告预算的有效期限内，严格按照广告预算的各个项目，数额开展工作。第14条 由于存在各种不可预测因素的影响和制约，允许在执行广告预算方案的过程中出现一些偏差，因此在拟定广告预算时应保留一定的伸缩度。第15条 各个环节要严格按照广告预算方案的内容开展工作，不定期对广告预算实施情况进行检查，并总结广告预算实施情况，对实施效果及预算中的各项要求进行比较以及制定调整方案。第5章 附则第16条 本规定由客户部拟定，解释、修改权归公司客户部。第17

6、条 本规定自发布之日起实施。1.2费用报销管理制度第1章 总则第1条 为加强公司费用报销管理，规范报销工作，维护公司利益，降低公司成本，特制定本规定。第2条 公司费用报销工作须参照本规定办理。第3条 公司财务部负责各项费用的报销审批、发放等工作。第2章 费用报销程序第4条 经办人员在报销单据背面签名后，填写“费用报销单”并在“报销人”处签名，然后将发票单据整齐粘贴于“费用报销单”之后，上报部门负责人签字。第5条 出纳审核“费用报销单”所填数据是否与附在其后的发票单据的数据相符，以及所填单据内容是否符合有关财务规定。第6条 出纳须将“费用报销单”及有关附件按审批权限报公司相关领导审批后方可支付现

7、金。第7条 出纳取得按规定的审批程序审批完毕的“费用报销单”后履行支付程序，收款人签名，出纳加盖“现金付讫”或“银行付讫”印章。第8条 所有报销须取得正式的发票、单据，并具有经办人的签名。第3章 各类费用报销办法第9条 办公用品采购费用报销1.各部门若需购买办公用品，应在每月月初填写“办公用品申购单”，并交行政部汇总后统一申请。申购单经行政部经理签字后呈公司领导审批，审批通过后方可履行购买。2.对于临时急需的零星办公用品的购买，使用人员必须填写“零星物品申购单”向行政部申请，经行政部经理同意后由行政专员临时购买。3.其他人员不得随意购买办公用品，否则不予报销。第10条 创意制作部所需物品采购费

8、用报销1.创意制作部使用的工具、用具及广告用品必须按月预算、统一申请。2.对于临时急用的广告用品的购买，使用人员需填写“零星物品申购单”向公司总经理申请，经同意后方可购买，同时应及时将该笔报销单据报送财务部按规定程序审批。第11条 各部门填写所购物品清单交财务处出纳，由出纳统一填写并编号，要求所填内容、金额齐全。第12条 报销人对所购买的办公用品及广告用品进行报销时，均须附清单于发票后，否则不予报销。第13条 市内交通费报销1.外出办事非紧急情况不得搭乘出租车。如遇特殊情况，应事先征得部门领导同意。2.报销时，报销人必须在出租车发票背面注明“年月日，由地方到地方办理事务”，并签名。第14条 通

9、信费用报销1.公司经理及以上人员的通信费用按 元/月标准报销，超过部分自理。如实际费用未及报销标准，则按实际发生数额报销。2.主管级员工的通信费用按 元/月标准报销，超过部分自理。如实际费用未及报销标准，则按实际发生数额报销。3.其余员工一律不得报销通信费用。特殊情况需报销者应由当事人所在部门经理提供书面申请，详细说明被申请报销人员报销该费用的必要性。4.出现下列情况者，财务部不予报销。（1）用其他月份的原始凭据代替当月凭证报销者，或擅自修改原始凭证者，不予报销。（2）所取得的原始凭据的客户名称与报销人单位不相符者，不予报销。第4章 附则第15条 本规定由公司财务部拟定，解释、修改权归公司财务

10、部。第16条 本规定自发布之日起实施。1.3出差管理制度第1章 总则第1条 为规范出差管理流程，加强对出差预算的管理，特制定本规定。第2条 本制度适用于公司所有员工。第2章 出差审批权限第3条 员工出差前应填写“出差申请单”。出差期限由派遣负责人视情况需要予以核定。第4条 出差的审核决定权限1. 当日出差：出差当日可以往返的，一般有部门经理核准。2. 远途国内出差： 日内的由部门经理核准， 日以上的由总经理核准：部门经理以上人员的出差一律由总经理核准。3. 国外出差：一律由总经理核准。第5条 交通工具的选择标准1. 短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。2. 副总经理远途出差一般选择飞机作为交通

11、工具。3. 其他员工远途出差一般选择火车作为交通工具。部门经理报销级别为软卧，其他人员的报销级别为硬卧。如有特殊情况，可向总经理申请选择飞机作为交通工具。第3章 出差借款与报销第6条 费用预算公司坚持“先预算，后开支“的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划，月计划报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则是不支出计划为费用。第7条 借款1. 借款的首要原则是“前帐不清，后帐不借“。2. 因出差或其他用途需借取大笔现金时，应提前向财务预约。大额开支应按银行的有关规定用支票支付。3. 借款要及时清还。员工须在公务结束后3日内到财务部结算还款。第8条 报销严格按审批程

12、序办理：按财务规范粘贴“报销单”部门主管或经理审核签字财务部核实财务部核实总经理审批财务领款报销。第4章 差旅管理第9条 出差申请与报告1.员工出差之前必须提交“出差申请表”（见下表），注明出差的时间，地点和事由，行政部据此安排差旅，住宿等事宜。出差申请表出差申请人部门岗位出差目的地预计出差时间 年 月 日- 年 月 日，共计 天出差理由费用预算交通费住宿费餐费业务招待费其他费用合计预借费用部门经理（签字）总经理（签字）实际出差时间变更理由出差报告提要部门经理财务审核总经理2.将“出差申请表“送人力资源部留存，作为考勤记录依据。3.出差途中生病，遇意外或因工作实际情况需要延长差旅时间时，应打电

13、话向公司请示。不得因私事延长出差时间，否则其差旅费不予报销。4.员工出差完毕后应立即返回公司，并于3日内凭有效票据证明（如机票，车票等）到财务部办理费用报销，差旅补贴等手续。5.员工出差后，必须于3日内向主管汇报工作，并写出详细的书面报告报总经理审阅。6.未按以上程序办理出差手续或未经审批所发生的费用，公司将不予报销，并对员工按旷工进行处理。第10条 费用标准及审批权限费用标准及审批权限如下表所示。差旅费用标准及审批权限表人员类别费用类别报销条件，报销额度及审批人总经理助理及以上级别管理层所有费用开支 实报实销，由总经理审批部门经理，普通员工飞机，火车，船，汽车等交通费用1.凭所购票据实报实销

14、2.分别经部门经理，总经理审批出差期间的住宿，正常餐饮费用1.须取得税务局的统一发票(住宿费用发票需注明开票日期，入住及退房日期)，并加盖有限印章2.按报销标准予以报销（如下表所示）3.分别经部门经理，总经理审批招待费，交际应酬费（需详列说明）1.费用发生前，需征求部门经理，主管副总的批准2.未经事先批准的此类费用，责任人自行承担出租车费用-员工出差住宿，餐饮费用报销标准费用 城市 一级城市二级城市三级城市住宿 元/天 元/天 元/天餐饮早餐 元/人/餐 元/人/餐 元/人/餐午餐，晚餐 元/人/餐 元/人/餐 元/人/餐注：不按上表规定执行而超出报销标准时，员工必须提交书面说明，写明理由，经

15、副总经理签字后方予以报销，否则由报销人自己承担超出报销标准部分的费用。第11条 出差补贴标准1. 短途出差时，员工在出差当天的9:00前出发，17:30后返回公司的，可享受一天的出差补贴，否则不予计算出差补贴。2. 计算远途出差者的出差补贴一般采取“去头留尾“的原则，例如，9日出发，12日返回者，给予3天的出差补贴，如果员工能提供9日9:00前出发，12日17:30后离开出差地的相关证明，则可给予4天的出差补贴。3. 出差补贴的标准根据员工的职位级别另行确定。4. 如果出差人员由接待单位免费招待，则公司一律不予发放出差补贴。如果出差期间发生了已经批准的招待费，则招待期间不发放相应的餐费补贴。5

16、. 出差期间不得另外报支加班费，法定节假日出差的另计。4. 国外出差第12条 国外出差1.u员工赴国外受训考察时，其食宿由其他公司安排者，公司为该员工每日支付生活费 元。2.出国人员因公所花的交际费，应酬费，除经总经理核准由公司开支的部分外，多余部分由个人承担。第5章 附则第13条 下属与上级一起出差时，下属差旅费可比照上级标准支给。第14条 本公司董事，监察人及顾问的出差旅费比照经理级别标准支给。第15条 餐费，住宿费的支领标准可随物价的变动由总经理随时通令调整。第16条 本制度经董事会核定后实现，修改时亦同。1.4开票流程1.公司每笔业务原则上采取签到合同后收业务款或一定预付款，再执行合同

17、，给客户开发票流程：将签定的合同或明细电子档发到财务审核后，确定开具何种性质发票，再予以开票。尤其是设计部门开票必须提前将业务明细及成本提交到财务部核实。2、公司每笔出入帐务由各负责此项业务人员负责办结，报总经理批复，由财务部门负责监督。3、公司每出具发票必须由负责此发票业务人员留存发票联签名,并负责应收款项的及时回款。若暂时无法回款，必须向财务部门及上级领导申请并提供担保此款项追回的最终日期。4、公司各业务经办人员在与客户签定合同时必须明确具体的收款日期。逾期未回款的,经办人须及时催款并报知总经办，若款项无法追回,业务经办人员须承担公司损失。5、公司员工离职前,须将自己负责的业务帐务结清，并

18、办理完整的离职手续后方可离职。6、财务部于每月底出具未到款明细单并发放到各业务负责人手上。公司员工需及时安排自身业务款项的办结。1.5广告费用预算表单广告公司在接到客户的广告制作单时应进行详细调查，根据具体情况出具“广告费用预算书”，提交给客户审阅。“广告费用预算书”范例如表所示。此表同样适用于设计部门业务接单表，每笔业务接洽后填写此预算书，申请费用借款。表 广告费用预算书客户名称负责人广告费用预算项目期限广告费用预算总额预算员项目开支内容费用执行时间市场调研费用广告设计费用广告制作费用广告媒介购买费用印刷费用其他费用要求：1.各部门每笔业务借款的首要原则是“前帐不清，后帐不借“。2.因业务需

19、借取大笔现金时，应提前向财务预约。3.借款要及时清还。员工须在业务结束后3日内到财务部结算还款，并办理报销手续，逾期不予办理。1.5.2广告预算审批表“广告预算审批表”是广告公司内部进行广告费用控制的工具，其范例如表所示。表 广告预算审批表广告项目项目负责人广告制作期限广告预算总额（元）预算员预算明细开支项目费用（元）备注广告策划费市场调研费广告设计费广告创意费合计广告制作费印刷费设备费摄制费服装费化妆费道具费布景费工程费演员演出费明星代言费文字制作费音乐制作费动画制作费后期制作费其他合计广告媒介费电视报刊杂志广播户外网络其他合计财务部审核财务部经理签名： 日期：运营总监审核运营总监签名： 日

20、期：总经理审批总经理签名： 日期：1.5.3预算超支审批表“预算超支审批表”例如表所示。表 预算超支审批表广告项目项目负责人客户公司名称客户方负责人广告预算总额（元）实际支出总额（元）超支原因签名： 日期：预算超支明细超支项目预算（元）实际费用（元）超支百分比超支原因合计广告公司财务部审核经理签名： 日期：广告公司运营总监审核签名： 日期：广告公司总经理审核签名： 日期：客户公司负责人审批签名： 日期：1.6广告费用执行表单“广告牌投放费用表”如表1.6-1所示表1.6-1 广告牌投放费用表广告牌名称发布内容/主题面积及位置刊登期间费用（元）备注总计广告公司审核签字： 日期：客户审核签字： 日

21、期：1.7财务核算与管理财务核算与管理一级职能二级职能三级职能财务核算与管理1制定财务制度（1）制定各项财务制度（广告费用的收取办法、现金管理办法、预算执行与监管办法等），报领导审批后执行（2）制定财务考核办法和财务控制措施（3）定期和不定期地对财务管理的规章制度的执行情况进行检查2日常会计核算（1）组织会计核算与账务处理（2）准确编制会计报表，及时向董事会及相关政府部门上报会计报表（3）进行公司固定资产的账目管理（4）广告费用的收取与管理（5）公司各项费用支出管理3财务计划（1）组织制订公司的年度财务计划（2）制订年度、季度、月度财务收支计划与预算（3）监督落实年度预算的执行情况并进行分析，

22、将相关情况上报董事会4财务分析（1）定期进行财务综合分析和预测（2）针对问题及时提出财务控制措施和建议，并报公司领导参考（3）对公司新的业务项目进行财务预测与分析5财务考核（1）设定财务考核标准（2）根据考核标准对财务工作及财务部员工进行考评6财务监督（1）严格执行有关财务制度（2）严格监督各项财务收支（3）及时处理违反财务纪律的事件，发现重大问题及时上报公司领导并提出处理意见（4）做好审计工作7提案建议（1）参与公司的经营决策，为公司领导提供决策备选方案（2）协助公司领导做好经营前景的预测分析（3）做好同行业相关信息的搜集与整理，及时向公司领导提出建议8税务工作（1）及时了解、掌握国家有关税务政策，搜集相关信息（2）组织公司的报税工作（3）协调好与税务部门的关系9融资管理（1）根据公司董事会及总经理的指示做好资金筹集、供应和使用管理工作（2）与有关金融机构保持密切联系，积极开拓融资渠道，为公司建立有效的融资途径