公司会议管理规定(3页).doc

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1、-公司会议管理规定-第 3 页制度名称：公司会议管理规定 版本号：A/0拟制部门：总经办 批准：制定日期：2011年6月19日 生效日期：公 司 会 议 管 理 规 定1. 目的为了规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。2. 适用范围所有因工作需要而产生的公司工作会议活动，包含部门例会、项目会、部门协调沟通会、公司管理例会和专题改进会等。3. 职责3.1总经办负责公司会议管理规定总体要求的制定和执行情况的抽查。3.2会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作。3.3行政部按本规定配置相应资源。3.4人事部按会议签到表的考勤记录做好绩效考核。4. 工作程序及内容4.1公司所有涉

2、及两个部门以上人员参加的会议，发起部门必须填写公司会议联络表并以恰当的方式通知参会人员。临时会议必须每次填写，时间和人员均固定的会议可只写一次备案。4.2会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。4.3会议准备4.3.1所有会议召开无特殊情况应至少提前45分钟通知参会者。4.3.2会议发起部门应提前10分钟做好会议设施的配置和调试，准备好会议签到表并确认会议的记录人员。4.3.3所有参加会议的人员必须提前准备好会议相关资料。4.4与会人须遵守以下规定：4.4.1提前5分钟进

3、入会场，并在会议签到表上签到。4.4.2会议发言应言简意赅，紧扣议题。4.4.3遵循会议主持人对议程控制的要求。4.4.4属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。4.4.5遵守会议纪律，与会期间应将手机调到震动或静音状态，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。4.4.6做好本人的会议记录。4.5会议记录 4.5.1公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。 4.5.2公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定： 1、各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员，名单报总经办备案），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。 2、会议记录遵

4、照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 3、总经理主持的公司例会、临时行政会议由总经理秘书负责会议记录工作，总经理另有指定的，从总经理指定。 4、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。 5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的会议签到表的考勤记录报考勤人员。 6、各部门会议记录有各部门常设会议记录员统一归档备查。4.6会议跟进 4.61会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。 4.6.2总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经理秘书负责落实，总经理另有指定的，从总经理指定。 4.6.3会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。4.7迟到、早退、缺席 4.7.1迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，记为迟到。 4.7.2早退。凡参加会议人员，如未经支持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，记为早退。 4.7.3缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，记为缺席。4.8处罚 4.8.1无正当理由迟到、早退每次扣绩效5分。 4.8.2无正当理由缺席每次扣绩效10分。5. 记录5.1公司会议联络表5.2会议签到表5.3会议记录表