办公室公文写作技能.ppt

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1、办公室公文写作技巧,朱苑珲,公文介绍,公文的含义和特点 公文是国家机关、社会团体、企事业间作用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体，简称“文件”。 公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点。 公文的种类 命令、决定、通告、公告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议纪要等。,公文介绍,公文的分类 根据发文对象可分为三类： 上行文：下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告、调查报告等。 下行文：上级单位向下级单位的发文 如：命令、决定、决议、通知、指示、通报、批复等。 平行文：平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：函等。,公文写作的一般要求,正确选用文种，格式规范； 标点准确反映

2、全文的主题； 观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了； 简明扼要，直书不曲； 表述紧凑严密； 用语端庄平实； 概念稳定； 用语要礼貌得体； 正确运用标点符号； 准确计算。,公文写作中容易出现的问题,语言重复、罗嗦 经公司领导批准同意 2012年5月25日至5月31日，下午18：45分 事故发生后，公司总部高度重视此次事故，接报事故后，立即 工作人员24小时夜以继日轮班作业 ,公文写作中容易出现的问题,词序、语序不当 关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关单位发文，限期要求解决。 修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部

3、抓紧给相关单位发文，要求限期解决。 岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的市政工程。 修改：岷江航电工程是备受乐山市委、市政府及广大市民关注的市政工程。,公文写作中容易出现的问题,词义混淆 “制定”与“制订” 词义：制定制作、定出，公文中习惯用在较大场合。如：党的十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。,公文写作中容易出现的问题,“和”“与”“或” 词义：和表示两者都是，是并列的关系。 与表示两者对立，是平等的关系。 或表示两者其一，是选择的关系。 举例：集团公

4、司举办的蓝球赛经过两天激烈的角逐，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。,公文写作中容易出现的问题,词语搭配不当 A：借阅人必须履行档案借阅登记制度。 分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不答意。 修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度。 B：为杜绝管理漏洞 分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词。 修改：为杜绝管理出现漏洞或为杜绝此类情况的发生,公文写作中容易出现的问题,C：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为 分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。 修改

5、：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年或案件应为熟悉当地环境的本地青年所为,公文写作中容易出现的问,语法错误 A：全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过公司法（修定案），并于2006年1月1日起施行。 修改：公司法（修定案）于2005年10月27日经全国人大常委会第十八次会议通过，于2006年1月1日起施行。 B：我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司领导同志参加了这次会议。 修改：我公司于9月30日召开了先进个人和先进集体表彰大会，董事长和公司其他领导同志参加了这次会议。,公文写作中容易出现的问,逻辑混乱 A：2012年4月20日，我公司向总公司呈报

6、了关于的请示，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。 修改：2012年4月20日，我公司向总公司呈报了关于的请示，在请示中，王总提出了有关意见，妥否，请批示。 B：总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。 修改：总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。 C：孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，需在指定时间内归还。 修改：孤本、秘密档案原则上不予借阅。如因特殊情况确需借阅的，需在指定时间内归还。,公文写作中容易出现的问,D：2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。 修改：2012年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培

7、训19次，其次培训6次。 E：集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期检查室内的“八防”，发现问题及时补救。 修改：集中控制室的温度和湿度指数要确保符合国家标准，保持室内清洁，避免造成磁场干扰，定期检查室内的“八防”情况，尤其要加强防火工作，发现隐患及时消灭。 F：解聘李四同志主管职务，从2008年4月9日起执行。 修改：解除李四同志主管职务，执行时间为2008年4月9日。,公文写作中容易出现的问,附件格式不当 1若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。 2若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，

8、如有多个附件，应当逐个列示，格式如下： 附件：1、关于办法； 2、关于通知； 3、关于方案。,公文写作中容易出现的问,称谓问题 2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司行政部、财务部、青华设计院、森达工贸有限公司。 修改：2012年3月14日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司副总蒋勇主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司、青华设计院、森达工贸有限公司等单位相关部门人员。,公文写作解决方案,确立为别人而写的原则 把握：让自己明白很重要，但让读者明白更重要； 公文“四宜”：宜短、宜实、宜准、宜平和。,公文写作解决方

9、案,公文写作“三步曲” 第一步：开头。交待发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山，简短利落。 第二步：主体。阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。 第三步：结尾。宜廖廖几笔、谨慎用字。,公文写作解决方案,文中结构，层次分明不重复 段落之间分界清晰。一个段落重点叙述一个方面，提行后叙述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。 不重复原则：每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其他地方再讲。,公文写作解决方案,注意逻辑、顺序 1表述要符合逻辑思想和一般人的思维习惯； 2采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法； 3注意

10、相互依存关系。,公文写作解决方案,不犯语法错误 1主语、谓语、宾语要齐全； 2正确运用标点符号； 3不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来。,公文写作解决方案,紧凑连贯 1能用一句话表达清楚的，绝不用两句话； 2尽量用一个主语把后面的语言串起来； 3语句、段落之间要有连贯性。,公文写作解决方案,力求简洁 1一份公文只解决一个问题； 2“复文”切忌不厌其烦地引述“来文”； 3在报告在请示中，不要向上级大讲方针政策； 4尽量用简短的句子。,公文写作解决方案,准确明了 1标题要高度概括全文主旨； 2内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段阐述； 3直接表述事由或要求，不要转弯抹角； 4观点明确，不

11、要用模棱两可、易生歧义的词句。,公文写作解决方案,数字的运用： 公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字，如（二O一二年度总结报告）；公文最后的落款日期必须是大写数字（如二O一二年七月十四日）；正文中凡涉及日期、数字等一律用小写数字。,常用公文写作要领,请示的写法 请示，适用于向上级请求请示、批准（上行文）。 请求的标准结构： 标题：事由文种（关于*的请求） 主体：（1）起因（2）事项（3）提出处理意见 结尾用“妥否，请批示”。,常用公文写作要领,请示应注意的事项： 1. 理由部份简明扼要； 2. 主要内容在正文中表述； 3. 要有倾向性意见，且有可操作性； 4. 一事一请求； 5. 送

12、往政府部门的请求要注明联系人和联系电话； 6. 请求和报告有本质上的区别。,常用公文写作要领,关于购置办公用品的请示 总公司秘书办： 为进一步加强各企业之间的沟通和配合，提高工作效率，经经营总办批准，我公司办公地点迁往安谷先煤厂。因新换办公地点，急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品，总预算约21万元，建议由我公司自购。 以上妥否，请批示。 附：各种办公设备明细表。 公司办公室 2017年3月10日,常用公文写作要领,通报的写法 通报：适用于向下级部门传达信息(下行文) 通报常用的两种类型： 1. 表彰性通报； 2. 批评性通报。,常用公文写作要领,通报的格式 标题：事由+文种

13、“关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报” 主送部门(财务科、业务部) 正文：开头+主体+结尾 通报应具备的几个要素： 引言部分 事实部分 分析处理部分 号召要求部分,常用公文写作要领,引言部分，主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。 例：关于对物流公司驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报 物流公司张某在驾驶车辆发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车辆，现将事情经过及处罚决定通报如下： 事实部份，就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚，又要容不得概括精练。 事情经过：2016年6月5日，物流公司驾驶员张某驾驶云G*车执行选煤运输任务时，约14：30分，,常用公文写作要领,分析及处理部分，就是对事实进行分析

14、，提出处理意见。 分析原因和处理决定：此事件反映出驾驶员张某专业技能不佳，且组织管理意识淡薄，根据公司安全管理制度、安全奖罚制度、事故报告管理制度等有关规定，决定给予张某批评通报，并给予2000元的处罚。 号召及要求部分，根据通报的精神要求如何做，或者号召为实现什么目标而奋斗。 提出要求：望各驾驶员引以为戒，确保安全行驶。各科室要严格执行公司安全管理制度，相关岗位人员进行教育培训，认真做好事故的统计报告工作，如有隐瞒、心报、漏报情况，一经发现严肃处理。,常用公文写作要领,会议纪要的写法 标题。主要反映会议的性质和范畴。 1会议名称+会议纪要（例行会议） 如：*公司月度总结会会议纪要 关于协调*

15、公司开业庆典事宜的会议纪要,常用公文写作要领,导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括标题、会议时间、会议地点、出席人员、缺席人员、主持人、记录人和主要内容等。 *公司月度总结会会议纪要 会议时间：2016年7月14日14：30分 会议地点：公司会议室 出席人员：张某、李某、王某、蒋某、周某 缺席人员：唐某（因公请假） 主持人：张某记录人：周某 主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排详细如下：,常用公文写作要领,主体。这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。 重点将会议所形容的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。 要正确地集中会议的意见

16、。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。 会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”等。 会议纪要须以第三人称的语气来拟写。 会议纪要没有落款。,个人几点心得,1. 公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。 2. 语文忌夸张。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修饰”的语文境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。 3. 掌握想入格式是有效途径。 4. 标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。 5. 要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。 6. 一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。,谢谢大家,文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视、勤学苦练，提高公文质量，维护企业形象。,