公司电子文件归档与电子档案管理办法.doc

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1、公司电子文件归档与电子档案管理办法 公司电子文件归档与电子档案管理办法 第一条 设立目的 为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与发展提供服务，特制订本办法。 第二条 负责部门 电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由_部门进行指导与监督。部门领导统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。 第三条 电子文件的收集与归档 一、电子文件的收集 1收集方法 （1）及时按照要求制作备份。 （2）需在登记表中登记。 （3）登记表应与备份一同保存。 （4）登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附

2、有纸张打印件。 （5）电子文件性质代码：R草稿性电子文件；U非正式电子文件；O正式电子文件；N无纸电子文件；T文本文件；I一图象文件；G图形文件；V一影像文件；A声音文件；M多媒体文件；P计算机程序；D数据文件。 2具体收集流程 （1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，由_确定是否保留。 （2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立准确、可靠的标识关系。 （3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文

3、件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。 （4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。 （5）用计算机辅助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 （6）用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其相关软件。 二、电子文件的归档 1电子文件的整理 电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中；应制成相应电子文件目录

4、；归档电子文件应填写登记表。 2电子文件的归档 （1）归档时间 逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。 （2）归档检测与鉴定 在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件的有效性、软件的有效性及其信息记录格式等。并进行有效性和完整性的鉴定。 （3）归档过程 A把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。 B存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。 C将相应的电子文件目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。 D在网络中进行了逻辑归

5、档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。 3其他注意事项 （1）应明确规定归档时间、归档类型、相关软件、版本、保存期限、检测数据等，以保证电子档案的质量。 （2）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。 （3）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。 第四条 电子档案的管理 电子文件归档后按有关规定移交至部门档案管理人员保管。其须遵循以下流程： 1电子文件检验 归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到_。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少

6、于总数的_合格率应达到_。具体检验项目包括载体有划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子档案的完整性和有效性审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有错的，应及时将错误信息反馈部门领导，并重新制作。 2电子文件保管 电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。 （1）归档载体不得擦、划、涂等。载体应直立存放，做到防尘、防变形。 （2）环境温度选定范围：_；相对湿度选定范围：_。 （3）存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。 3电子文件抽样检查 每满_年，对电子档案的形成和管理设备更新情况进行一次检查登记。每满_年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于_，如发现问题应及时采取恢复措施。定期检验结果，应填入电子档案管理登记表。 4电子文件的利用 利用时使用拷贝件，要遵守保密规定。利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。 5电子文件的销毁 电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。 第五条 附则 本办法经_核准后实施，增设修订亦同。 本办法最终解释权归本公司。 第 6 页 共 6 页