外审前的准备工作及审核技能.ppt

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1、外审前的准备工作及审核技巧,一、外审前的准备工作,1、公司及各部门简介准备，欢迎牌制作。 2、环境的整理，5S的加强，死角的清理。 3、工作服、安全帽的着装要求，体现公司的精神面貌。,一、外审前的准备工作,一、外审前的准备工作,4、审核工作的配合: 4.1、审核期间，被审核部门负责人及工作人 员务必在场，直至审核结束。 4.2、各级人员应认真回答审核人员提出的问题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。,一、外审前的准备工作,4.3、外部审核的每一位审核员，需安排一位主陪审员。 4.4、对审核中的每一作业项目，需安排一个人主答。 4.5、现场操作人员的筛选，要安排班、组长在场。不熟

2、练之人员可安排调班。,一、外审前的准备工作,5、审核时尽可能提供之前一个月的记录,并准备三个月内的记录,以便追踪时审核。 5.1、对文件和记录进行归档，以便于调取。确保各部门的文件和资料可随时找到。 5.2、检查文件的修订与记录之间的符合性、配合性、修订之日起记录的相应改变。,一、外审前的准备工作,5.3、任何修改或涂改要有签名或盖章及修改记录。 5.4、各种记录均应加以签名确认，尤其是质量记录。 5.5、电脑打印的质量记录，有打出姓名者，亦需签名或盖章。,一、外审前的准备工作,5.6、表单记录内容的空白处要划记“/”或盖“空白”章。 5.7、不能剪贴，最好不要用涂改液涂改。 5.8、确保表单

3、记录的完整性，尤其是需要做持续追踪的记录。,一、外审前的准备工作,6、各级人员应熟悉质量方针、质量目标、各级人员岗位职责。 7、做好自查自纠工作，特别对以前发现的不符合项应举一反三，保证各项工作按ISO9001：2008要求实施。,一、外审前的准备工作,8、对审核员可能会问到的问题，资料应事先准备好，或随身携带。 9、对自己本职工作的要求，应熟悉并描述重要的参数、数据。,二、质量管理体系外审注意事项,1、受审核时，每一位员工必须要做到的,知道应做什么事； 知道如何做事； 知道做事的依据； 用记录证实所做的事； 任何事都应形成循环（即PDCA模式）,2、受审核时,应保持正常的心态,不怕出现不合格

4、，发挥出最佳水平； 尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性； 尽快纠正不合格。,3、受审核方在审核中的角色,2:8规则 20%听问题，听懂了才能回答对； 80%回答问题，回答时要谨慎。,4、先确定了解问题后再回答,认真听，听不懂必然会回答不准确 不懂就问，审核员会换一个角度询问 一定搞清楚所问问题。,5、受审核时,回答问题的基本原则,依据文件回答问题； 依据实际情况回答问题； 紧紧围绕提问，不要扯太远； 语言简单明了； 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系。,6、回答问题时就注意哪些,只说自己的事，不说别人的事； 只说该说的事； 用证据说明问题； 自信而又不失谦虚； 多解释，不

5、争论； 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。,7、回答问题时应避免出现,不懂装懂； 说别人的事； 所说的不符合事实； 谋求帮助； 对其他部门或人员进行诋毁； 争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果,8、在审核进行过程中如何采取纠正行动,力争在审核组离开前纠正不合格 当天提出，尽可能当天纠正； 自己提方案，自己纠正； 经审核员确认可以接受。,9、正式审核时审核员经常询问哪类问题,你是做什么的？ 你是如何进行工作的； 有无记录证明你已正确地进行了工作 你为什么要这么做？,10、回答审核员时的基本点,以文件为基础； 以质量记录为依据； 以实际情况来证明。,11、每一位员工回答问题时的心态,自

6、信，相信所做的绝大部分是正确的 谦虚，承认个别情形会存在某些问题 不推卸责任。,12、在正式审核到来之前，怎样做一下突出改善,对现场进行卫生整顿等清理工作； 保证现场使用的文件为有效版本； 每个部门进行自查自改； 每位员工对照文件，熟悉工作职责； 给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。,三、ISO9000质量管理体系外审各级人员 基本要求,1、在审核前对最高领导有什么要求,了解质量方针的内涵； 了解质量目标及其实施方法和实施情况； 了解本组织各部门的职责和重要的接口方式； 了解本组织质量体系的基本情况； 了解本组织的质量工作状况,2、在审核前对管理者代表有什么要求

7、,熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系； 了解相关的其他文件（如技术文件）； 熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责； 熟悉内部质量审核和管理评审的情况； 熟悉本部门的质量工作情况,3、在审核前对部门领导有什么要求,了解质量方针、质量目标； 熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件； 熟悉本部门与相关部门的工作接口； 熟悉对下属的工作要求； 熟悉对本部门的质量工作情况,4、在审核前对文件管理人员有什么要求,熟悉所管理的文件的范围； 熟悉文件管理程序； 熟悉文件修改情况； 熟悉文件的归档； 随时拿出所需的文件。,5、在审核前对重要岗位，关键工序的工作人员有什么要求,熟悉岗位职责； 熟悉依据的规范、程序等； 熟悉使用的工具、设备等； 熟悉使用的统计方法； 经过培训，持证上岗。,6、审核前对一般工作人员的最基本要求,熟悉本岗位职责； 熟悉从事工作所依据的文件； 熟悉工作中需作的质量记录； 熟悉工作接口；,6、审核前对一般工作人员的最基本要求,熟悉本组织的质量方针及和自己工作的关系； 熟悉本组织的质量组织（质量责任人、管理者代表等）； 熟悉实施ISO9000族国际标准的目的及所实施的标准的基本知识。,谢谢！,