谊居物业公司财务制度(修订版).doc

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1、.1 总则1.1 为了规范本公司财务行为，加强财务管理和经济核算，制定本制度。1.2 公司应当建立健全财务管理制度，完善内部经济责任，严格执行国家规定的各项财务开支范围的标准，如实反映企业财务状况和经营成果，依法计算缴纳国家税收，手续齐全，单证合法。1.3 公司财务管理的基本任务和方法是：做好各项财务收支的计划、控制、核算、分析和考核工作，依法合理筹集资金，有效利用各项资产，努力提高经济效益。2 会计制度2.1 会计核算内容2.1.1 款项和有价证券的收付；2.1.2 财物的收发、增减和使用；2.1.3 债权债务的发生和结算；2.1.4 资金基本的增减和经费的收支；2.1.5 收入、费用、成本

2、的计算；2.1.6 财务成果的计算和处理；2.1.7 其他需要的计算手续、进行会计核算的事项；2.2 会计核算基本要求2.2.1 会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，按照规定的会计处理方法进行，保证会计指标口径一致、相互可比和一贯性原则，如有变更，应当加以披露。2.2.2 会计核算年度：采用公历年制，每年一月一日起至十二月三十一日止为一个会计年度。2.2.3 记帐用的货币单位为人民币，凭证、帐簿、报表均用中文书写。2.2.4 会计制度：实行会计法和两则两制，财务政策部分按照物业管理企业财务管理规定执行。2.2.5 固定资产折旧方法：以会计法规定的平均年限法执行，按固定资产总额预留5%的残值

3、后每月按时计提折旧。2.2.6 低值易耗品摊销方法：以会计法规定的一次摊销按月摊销。2.2.7 存货收发方法：采用会计法规定的先进先出法进行核算。2.2.8 成本核算方法：采用会计法规定的实际成本法执行。2.2.9 会计核算原则：以会计法规定的权责发生制为原则。2.2.10 会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他会计资料必须符合国家统一会计制度的规定。2.2.11 按照国家统一会计制度再结合本公司实际要求设置和使用科目。2.2.12 会计档案应按照会计档案管理办法的规定进行妥当保管。2.2.13 原始记录：各种原始记录（包括自制和外来），严格按会计法规定的办法执行，以保证原始记录的严肃性、真实性和

4、合法性。2.2.14 原始凭证必须具备如下内容：2.2.14.1 原始凭证的基本要素:凭证的名称;填制凭证日期;填制人名称; 经济业务内容、数量、单价和金额。2.2.14.2 如从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；对外开 出的原始凭证，必须加盖本单位的公章。2.2.14.3 自制的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明，不能仅以支付款项的有关凭证代替。2.2.14.4 经上级有关部门批准的经济业务及合同签订的业务，应当将批准文件和合同副本作为记帐凭证的附件。2.3 资金管理制度。2.3.1 库存现金限额的规定:2.3.1.1 根据公司管理业务的需要，现金帐户限额为人民币贰万元正

5、。2.3.1.2 每日业务完成后，出纳员应盘点当天的现金，并送存银行，留存公司的现金不得超过壹仟元。当日送存确有困难的,应采取防范措施,妥善保管,次日送存银行。2.3.1.3 现金帐户限额不足时 ，向开户银行提取。2.3.2 现金使用的规定: 2.3.2.1 现金使用范围为：支付给员工的工资、奖金、补贴、福利费、差旅费等款项、日常零星开支；支付给不能转帐的集体单位或城乡居民个人的劳务报酬或购买物资款项；2.3.2.2 除零星款项用现金支付外，原则上采取银行结算形式支付。2.3.3 现金管理的规定: 2.3.3.1 出纳人员按有效凭证逐日逐笔登记现金日记帐，每日业务完成，应盘点现金并与现金日记帐

6、当日余额进行核对，做到日清月结，帐款相符。2.3.2.2 会计与出纳应定期将总帐的现金帐户余额与现金日记帐余额进行核对，做到帐帐相符。2.3.2.3 为了及时发现和防止现金收付差错，财务部对库存现金进行定期或不定期的清查盘点，发现长短款应查明原因及处理。2.3.4 借款管理的规定:2.3.4.1 因物料采购借支、差旅费借支等公务性借款，借款人需填写“借款单”,注明借款用途、金额。由会计审核，总经理批准方可借款。2.3.4.2 借款人上一次借款未归还，不得再次借款。2.3.4.3 “借款单”是财务发出借款依据，“借款单”支付借款后,必须作会计帐务处理。2.3.4.4 任何单位和个人不得因私借款。

7、2.3.5 银行帐号与票据管理：2.3.5.1 根据银行结算方法规定，各项经济往来，除了按国家现金管理规定可以使用以外，必须办理转帐结算。2.3.5.2 结算方式按银行结算方法和国际结算办法及本公司特点，国内结算采用银行汇票、支票、委托收款、商业汇票等；国际结算采用电汇、承兑交单汇票、信用证等。2.3.5.3 票据和结算凭证是办理结算的依据。单位和个人办理必须使用统一的票据和结算凭证。按照规定正确填写，清楚，印章齐全，票据和结算凭证严禁伪造和变造。2.3.5.4 不准利用银行帐户为其他单位或个人支付和存入现金。2.3.5.5 有关印鉴由出纳、会计和总经理分别保管。2.3.5.6 严格按支票的审

8、批手续签发支票，对签发的支票要及时登记。未经批准，出纳无权签发现金支票、转帐支票、信汇委托书等银行结算票据。2.3.5.7 严格控制不准签发空头支票和远期支票，不准出租、出借银行帐号，不准套取银行信用。2.3.5.8 有关票据应慎重保管，若发生遗失，应及时向公司领导报告，并及时到有关单位办理有关的挂失手续。2.3.5.9 出纳办理银行付款结算业务，必须经过会计审核无误的原始凭证和编制的付款通知单为依据。2.3.5.10 出纳根据复核无误的现金收付款凭证、银行存款收付凭证及时登记帐簿，必须做到摘要清楚，数字准确，按期对帐，认真核对未达帐。保证现金日记帐与银行帐户余额相符。根据银行对帐单及时编制银

9、行存款余额调节表。2.4 内部牵制与稽核制度2.4.1 对原始凭证的审核、复核和监督:2.4.1.1 财务部人员对本单位的经济业务进行事前审核和事后复核，实现会计监督，以充分发挥会计的职能作用。2.4.1.2 由会计人员对原始凭证审核、复核。入帐前应根据公司制定的预算标准，审批资料，付款程序，文件及其他规定，复核其合理性、真实性及准确性。2.4.1.3 对不真实、不合法的原始凭证不予受理，并及时向单位领导报告，请求查明原因，追究当事人的责任。2.4.1.4 对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求经办人员更正，补充。2.4.2 对会计帐簿的监管：2.4.2.1 所有会计帐簿根据其性质不同

10、指定专人登记，并定期检查、核对，发现问题及时处理，做到帐证、帐帐、帐实、帐表相符。2.4.2.2 出纳不得兼管稽核、会计档案和收入、费用、债权债务帐目的登记工作。2.4.3 对款项、财产的监管：2.4.3.1 坚持“管钱不管帐，管帐不管钱”的原则，出纳人员除现金、银日记帐外，不得兼管稽核、会计档案和收入、费用、债权债务帐目的登记工作。2.4.3.2 公司的财产统一由行政部进行登记、管理，建立个人资产档案，并详细注明产品、数量、金额、存放地点、保管人等,并由使用人签名确认。严格执行财产的收发手续。2.4.3.3 财产报废，应填写报废单，须有关部门检验, 经行政部审核,管理中心经理批准，总经理审批

11、方可核销。报废后，行政部根据报废单做好个人资产档案。2.4.3.4 使用人调离岗位时，必须办理财产交接手续，由移交人及接交填写物品交接表, 须经行政部确认。移交后,由行政部根据物品交接表，重新做好个人资产登记手续。2.4.3.5 对个人资产档案记录与实物不符时，应当按照公司有关规定进行处理。2.4.3.6 认真执行财产清查手续，分清责任，保护公共财产的安全、完整。2.5 会计档案的管理制度2.5.1 会计档案应按月装订，报表、帐册按年装订成册，并加装订封条。2.5.2 凭证、帐册应指定专人登记，妥善保管，不得丢失。有关会计报表、帐册、会计凭证保存年限按有关规定办理。2.5.3 借阅资料时要办理

12、登记手续，及时收回。非财务人员在财务人员陪同下，才能翻阅。2.5.4 超过保存期限，要按程序报批后销毁。3.费用开支管理制度：3.1 公司所有费用的支出一律须填写费用报销审批单，经手人签字，会计审核， 总经理审批方可报销。凡单项费用支出超出6000元的支出，必须呈交总公司进行审批方可报销。3.2 公司应退回的押金支出（如装修押金、出入证押金、员工制服押金等），须填 写现金支出证明单，连同押金收据，由收款人签字，会计审核，总经理审批方可支出。3.3 报销制度：3.3.1 报销的单据必须取得合法、合规的发票，凡是一切外来的原始凭证、公司自制的业务凭证在申请报销时均须正本。3.3.2 报销时，须填写

13、费用报销审批单，注明费用所属的管理中心、部门、用途、附件张数。3.3.3 各种报销单据须字迹清楚，内容完整，金额无误，原始票据要粘贴好，左对齐。3.3.4 如为物品采购报销，须办理入仓手续，附入仓单方可报销。3.3.5 对不符合支出程序的支出和记载不真实、不完全的原始凭证，财务部不予报销，并直接向总经理报告。3.4 外判合同协议或外判维修费支出3.4.1 合同或协议经签署后，交原件一份给财务部。3.4.2 合同履行后，经相关部门验收并提出付款建议，经手人按合同付款条件，填写“付款通知单”，会计审核，总经理批准后方可付款。3.5 采购制度：3.5.1 公司所有采购由行政人事部采购员负责。3.5.

14、2 各项物品应严格按照采购工作程序进行，凡没有按规定的审批手续审批的，一律不予付款。3.6 工资制度3.6.1 工资按月发放，发放日期为每月10号，适逢节假日时，相对提前。3.6.2 财务部根据行政人事部提供上月员工应补应扣表、考勤表、工程部提供上月员工宿舍水电费等资料编制工资表，经会计审核，行政人事部审核、总经理审批、总公司审批后，发放工资。3.6.3 工资计算方法：每月固定按30日计算；以月基本工资除以30日，算出每日的工资额；宿舍水电费按所住人数平均摊分，餐费除公司承担部分外，其余均按4元/餐；养老保险均按个人缴纳部分扣除。3.6.4 员工每月的基本工资、绩效工资加奖金收入，超过1200

15、元以上部分,按规定的档次征收个人所得税。3.6.5 员工工资采用银行转帐的形式支付，特殊情况需支付现金的，由总经理批准方可支付。4 资产管理制度4.1 固定资产是指使用期限长，单位价值较高，在使用过程中保持原有实物 形态 的资产，为保证固定资产的安全完整，提高使用效率，应管理好用好这些资产，提高服务效益和经济效益。4.1.1固定资产的范围和分类：4.1.1.1凡耐用时间在一年以上的专用设备，或单价超过2000.00元且耐 用时间在两年以上的一般设备，均列为固定资产。4.1.1.2固定资产分为房屋及建筑物、专用设备、家具设备、电器设备、一般设备等几大类。4.1.2 固定资产的帐务处理：4.1.2

16、.1 财务部门建立固定资产、低值易耗品三级明细帐, 由专人负责登记. 4.1.2.2 对盘盈、盘亏资产，应按当时估价入帐。 4.2 物料用品是指公司的日常消耗用品、办公用品、包装用品、劳动保护用品、零配件等。4.2.1物料用品的帐务处理: 4.2.1.1 物料用品购入应按实际成本核算,设置”物料用品”帐户,并按类别设置明细帐进行核算 4.3 资产保管规定：4.3.1凡购入固定资产、物料用品，由仓管员验收并填写入仓单。4.3.2固定资产领用时，由仓管员填写出仓单，使用人须出仓单上签名，表明该设备已由其保管使用，仓管员须复印出仓单给行政部, 由行政部根据出仓单做好个人资产档案登记。4.3.3固定资

17、产、物料用品的报废，应填写报废单,须有关部门检验, 经行政部审核,管理中心经理批准，总经理审批方可核销。报废后，行政部根据报废单做好个人资产档案。并通报财务部。4.3.4使用人调离岗位时，必须办理资产交接手续，由移交人及接交人填写物品交接表, 须经行政部确认。移交后,由行政部根据物品交接表，重新做好个人资产档案登记。4.3.5部门之间进行资产的调拨，应严格按规定办理，调拨时，应先由调拨部门填写一式三联调拨单，经总经理签章后才能生效，并把调拨单交给行政部及财务部，使用部门不得自行进行处理。 4.4 资产管理规定： 4.4.1 公司资产统一由行政部进行登记管理，建立个人资产档案，并详细注明产品、数

18、量、金额、存放地点、保管人等,并由使用人签名确认。严格执行财产的收发手续。4.4.2 行政部和使用部门要相互配合，使用部门应掌握本部门的资产使用情况，定期进行盘点。盈、亏要填表，通过财务部调整帐、物，使其相符。4.4.3对资产清查过程中发现问题，要及时查明原因，并报公司总经理审批，根据不同情况作不同的处理4.4 仓库管理制度4.5.1 仓库管理规定4.5.1.1 仓库系公司资产保管重地，除仓管人员和因工作需要的有关人员外，任何人未经批准，不得随意进入仓库。4.5.1.2 因工作需要须进入仓库的人员，要有仓库人员陪同，不得独自进仓。凡进仓人员工作完毕，出仓时就主动请仓管人员检查。4.5.1.3

19、一切进仓人员不得携带火种、背包、手提袋等物进仓。4.5.1.4 仓库范围及仓库办公地点，不准会客，其他部门职工更不准围聚闲聊，不准带亲友到仓库范围参观。4.5.1.5 仓库范围不准生火，也不准堆放易燃物品，仓库不准代私人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存仓。4.5.1.6 任何人员，除验收时所需外，不准将仓库商品物资试用。4.5.1.7 仓库应储备灭火器材,定期每月检查防火设施的使用实效，并接受保安部的检查、监督。4.5.1.8 采购物品应以勤进少储为原则，防止积压和浪费4.5.1.9 对于物品的购进、领用和处理，必须严格按照流程办理。4.5.1.10 物料用品品种繁

20、多，但必须掌握其变动情况及仓存数量，故必须设置物料进销存帐，按品名、数量、金额进行明细分类核算。4.5.1.11 存仓物资要贯彻“先进先出”，每日检查的规定。4.5.1.12 存仓物资必须做到“三对口”，即仓库物料、物料进销存帐、物资明细表余额三者相符，月末，仓管员进行盘点，编制仓库月结表，月初3号交财务部审核，总经理审批。4.5.1.13 各项物料用品均应制订最高储备量的定额，由仓库根据库存情况进行补仓，避免物资积压或供应短缺而影响经营管理的正常进行。4.5.1.14 不得以任何借口涂改各类单据，如发现填写错误时，应在开错的单据明显之处注明“作废”等字样，妥善保存，并重新开单。4.5.2 仓

21、库物料管理流程：4.5.2.1 申购4.5.2.1.1 当常用物品库存数小于最低库存时，仓管员填写申购单交至采购员；4.5.2.1.2 申购单经管理中心经理、行政人事部主管、总经理批准。4.5.2.2 验货4.5.2.2.1 采购员根据审核无误的申购单编制订购单，第一联交回仓管员；4.5.2.2.2 仓管员根据订购单、送货单与采购员共同验收货品，核对供应商送来的物品质量、数量等进行严格检查，把好物品进仓质量关。如发现送来的物品与订购单上所核对的内容不符时，仓管员应于单据上注明原因及实际收货情况，采购员会签。4.5.2.2.3 当订购单与送货单查验无误后，仓管员填写进仓单,并在进仓单上填写订购单

22、编号。4.5.2.2.4 如购入的物品是全部交付部门领用的，应在填制 入仓单 同时，填制出仓单连同发票办理报销手续。 4.5.2.3 行政用品领用：4.5.2.3.1 仓管员根据申购单分发物品给各部门当月预算的行政用品，并填写出仓单；4.5.2.3.2 出仓单由领用人签名，部门主管签核方可领用； 4.5.2.4 清洁、工程、绿化用品领用：4.5.2.4.1 当各部门需用物品时，由领料人填写出仓单内物品名称、数量，领用人签名，交部门主管签核。4.5.2.4.2 仓管员审核无误后，根据出仓单，填写领用物品金额后，才可发料。4.5.2.5 退货：4.5.2.5.1 当货品进仓后发现货品质量问题需退货

23、的，仓管员填写退货单退给供应商，供应商签名确认；4.5.2.5.2 退货单一式四联，第一联仓管，第二联采购，第三联财务，第四联供应商；4.5.2.6 出仓登记:4.5.2.6.1 仓管员根据出仓单、退货单及时做好登记。4.5.2.7 核对工作：4.5.2.7.1 每月3日仓管员统计仓库月报表，并整理入仓单、送货单，交到财务部核对，审查无误后交总经理审批；4.5.2.7.2 财务部、行政人事部不定期盘查仓库账实是否相符；5 会 所 收 费 管 理 制 度5.5 收费管理5.5.1 会所收费由会所主管（或领班）负责。5.5.2 会所客人用餐消费时，由服务员开餐卡，交会所主管（或领班）开酒水单（二联

24、），酒水单第一联（白色联）交厨房。5.5.3 结帐时，由会所主管（或领班）根据酒水单打印结算单（二联）。5.5.3.1 如为现金消费，收款后，在结算单（两联）加盖“现金收讫”章，并将结算单第二联（红色）交给客人。5.5.3.2 如为业主卡消费，须由客人在结算单（两联）上签名确认并刷卡，并在结算单（两联）加盖“业主挂帐”章，结算单不得交给客人。5.5.3.3 如为奖励计划获赠消费，须由客人在结算单（两联）上签名确认，并在结算单（两联）盖上“奖励计划”章，并在业主奖励计划明细表上登记，结算单不得交给客人。5.5.3.4 如为签单消费，须由客人在结算单（两联）上签名确认，并核对签名格式，在签单消费明

25、细表上登记，结算单不得交给客人。5.6 单据管理5.6.1 会所酒水单、结算单统一在财务部登记领用，单据不得涂改，如有填错应加盖“作废”章，注明作废原因，并由会所主管（或领班）签名确认，作废的单据一律交回财务部，不得私自销毁。5.6.2 如打错结算单，不得私自销毁，须填写会所结算单错单确认表。并通知财务部检验确认后，方可作废。5.6.3 电脑软件出错时，须马上通知电脑部修理，原则上不得用手写代替电脑收费软件打印。5.6.4 会所主管（或领班）应每天核对结算单、餐卡、酒水单第二联（红色）、现金是否相符，并将单据交物业部核对，营业收入交财务部。5.6.5 厨房、酒吧应每天将酒水单第一联（白色）交物

26、业部核对。5.6.6 物业部将核对无误的单据交财务部。5.6.7 财务部统计业主刷卡消费、签单消费的金额，在收费通知书中列明会所消费金额，并附结算单第二联（红色），通知业主交费。对于获赠奖励计划的消费金额，进行统计，并将余额通知业主。5.6.8 会所主管每日填报日营业收入报表，报管理中心经理审核。5.6.9 每月最后一天，会所主管根据月营业报表、业主奖励计划明细表、业主刷卡消费明细表、签单消费明细表核算当月的实际收入。5.6.10 每月最后一天，厨房、酒吧进行盘点，核算当月物料成本。5.7 权限管理5.7.1 业主获赠奖励消费，应以销售部的书面通知为准，由物业部接收通知，交总经理批准，并通报财

27、务部及会所。5.7.2 授权签单的客人，应由物业部办理签单核准表，由总经理批准，通报财务部及会所。 58 成本控制5.8.1会所应根据实际的营业情况，申购物料。领用物料，不多购、不多领、少库存、抓促销。5.8.2 厨房、洒吧购入物料时，须填写进仓单，并由会所主管验收确认后，方可报销。5.8.3 如发现短缺现象，追查有关人员的责任并作出适当赔偿。6 往来帐目清理制度6.1 做好公司管理费收缴工作是保证公司资金正常运转重要环节，财务人员要及时结帐，催收业主管理费。6.1 对于月末未收到的管理费，要致电、上门催收，做好管理费的收缴工作。6.2 对月终尚未清算的债权债务，应查明原因，列出清册。6.3 财务管理人员不能自己解决的事项，应及时上报总经理。7 财务报表7.1 每个会计年度初（或上一会计年度末）财务部门应根据上年各项费用实际开支数进行新一年财务预算，送呈总经理审定。7.2 会计报表是反映公司一定时期内财务状况和经营成果的总结性的书面文件，每月12号财务部编报公司损益表、各管理中心损益表送呈总经理。7.3 定期公布制度7.3.1 按业主的要求，采用不同形式，定期公布管理费收支情况。7.3.2 对较大费用的支出要分析情况，加以说明。7.3.3 接受总经理、业主的财务检查。