客服部工作调整方案.doc
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1、 目录一、客服部工作规范流程2二、客服部管理制度2(一)、流动服务规范管理2(二)、驻点服务规范管理2(三)、团队服务规范管理3(四)、销售回款管理制度4(五)、客服部服务收费的管理制度6(六)、客户服务部处罚条例7(七)、维修工作交接制度8(八)、回访制度8(九)、客服部换岗流程9三、客服部团队结构10四、客服部工作计划12五、 客服部薪资标准15六、 客服部人员定级18七、客服部保外设备维修时限流程18一、客服部工作规范流程见洛泽服务中心工作规范流程.doc二、客服部管理制度(一)、流动服务规范管理1、技术员维修规范 A:考勤工作严格按照公司行政部的考勤工作执行 B:技术员接到报修协调员的
2、工作安排后10分钟内上门进行服务 C:技术员严格按照洛泽服务中心工作规范流程执行 2、技术员规范监督管理 A:建立技术员日常规范服务监管表;每天协调员定时根据监督表的服务规范内容进行电话回访,每月统计服务回访满意度,每月记录进客户服务部工作月报上报行政部归档3、技术员奖罚机制1、 每月对流动服务工作量(包括维修工作量)总分值排名前2名、且很满意度95%的技术员进行奖励,分值最高的奖励¥100元,分值次高的奖励¥70元,其余的不奖励。2、 服务满意度的“很满意”达到80%以下或有一次以上被客户投诉的,对技术员做行政处罚100元(二)、驻点服务规范管理1、技术员维修规范 A:考勤工作制定考勤表由驻
3、点负责人监督考勤工作,每月汇总提交行政部做考勤。 B:接到报修指令后5分钟内到达维修现场(正在维修服务接到报修一分钟内电话响应) C:维修规范可参考客服部上门服务规范执行2、技术员规范监督 A:建立月服务总结报告:详见驻场服务月度报表。每月技术员根据自己的工作情况填写驻场服务月度报表提交到监督组长审核,审核通过后交付部门经理审核,部门经理审核后提交总经办审核并盖章通过,并由大客户部(监督组长)提交客户审阅并填上满意度调查和服务评价,复印客户反馈后的信息表交付行政部做该技术员的业绩评定3、技术员奖励机制: A:为激励更多的技术员参和到驻点服务工作当中,每月额外补助驻点技术员300元。驻点津贴发放
4、条件:客户对驻点服务的评价为“很好”或“好”;按时提交驻点服务的文档 B:如客户对驻点服务 的评价为“差”或“较差”,驻点服务小组的组长处罚¥100,驻场技术员处罚¥200.。C:驻场服务需提交的文档包括:驻场服务考勤表、驻场服务月度报告、驻场服务质量评价表 (三)、团队服务规范管理前提条件:服务项目需要10人日以上(预计安排4名技术员以上,同时服务时间跨度2个工作日以上) 1、项目实施计划: A:了解客户信息 B:预计实施时间、预计完成时间 C:分配任务2、 设立小组组长: A:了解小组成员的工作情况 B:监督小组成员的服务规范 C:每天汇报工作情况到部门经理 D:收集技术员工作记录情况,项
5、目完成后总结报告上报经理处审核3、 项目实施:A:技术员记录工作信息(机器序列号、数量、等)B:小组成员要求工作有序、相互配合C:小组成员服从组长及现场负责人各项工作安排4、 总结报告:A:汇总报告提交至客户B:制定客户满意度调查表(其中内容包括:客户需求、人员安排及时间、实施内容过程、总结、满意度调查);具体详见:服务单位项目报告5、技术员奖罚机制: A:总结报告由业务部门提交客户评分复印至行政部归档,客户对本次服务满意可给予奖励:小组组长:100元 ;小组成员50元。 如客户对本次服务不满意则行政处罚:小组组长¥100元。项目型服务:由客服部承担的PC服务器维保等服务合同、PC服务器平台上
6、服务软件安装等项目实施,在完成项目合同要求、提交项目文档齐全、客户评价满意的前提下,给予项目奖金。项目管理文档不按预定日期提交的,每延迟一天则扣除相关责任人奖金数额的5%奖金额:项目类型项目金额项目奖金总额项目经理奖励部门全体奖励设备维保服务类项目(需定期巡检的、客服部全员都要参和的)2万以下200020025万5001004005万10万80015065010万30万1200200100030万以上项目类型项目金额项目奖金总额项目经理奖励小组成员建设型项目(如软件安装等,安装完后项目即结束的)2万以下150分配比例1.2。分配比例1.0。25万400分配比例1.2。分配比例1.0。5万10万
7、600分配比例1.2。分配比例1.0。10万30万1000分配比例1.2。分配比例1.0。30万以上1500分配比例1.2。分配比例1.0。(比如项目组有4人,其中1名项目经理,3名组员;奖金分配比例项目经理是1.2、组员是1.0;奖金额是600元;¥600/(1.2+3)=142.8,即每名组员的奖金额是¥142.8,项目经理是¥171元。)(四)、销售回款管理制度为规范客服部的销售回款管理,特制定本制度,希共同遵守。本部门销售的回款分为大客户月结及零散客户现款回收两种。1、 月结客户的销售回款管理:月结客户发生销售时,填写销售确认书走各签字流程。完成销售后,将销售确认书送货联返回到协调员处
8、进行销售确认书号码登记并保管,月底由协调员进行销售信息汇总,部门经理审核后送财务进行核对,再讲汇总表送至客户单位进行结款工作。2、 零散客户销售回款管理:零散客户发生销售时,填写销售确认书直接走签字流程,销售完成后,自行负责结款(正常情况下开票现结或7个工作日内回款)。完成销售后,将销售确认书的送货联返回到协调员处进行销售确认书号码登记并保管。3、 因客户原因造成应收帐款项未能按时回款的,做好申请延长回款期的书面报告,报以部门经理及总经办进行处理。4、 因技术员造成应收帐款未能及时回款的,按公司相应制度处罚。5、 本制度自2010年10月起由行政部监督实施。6、 补充规定:关于客服部未回款销售
9、台帐管理流程说明为更好的对技术员未回款销售记录进行跟进及监督,避免销售款项出现遗漏、不按时回款等现象,现对销售台帐的操作进行如下说明: 备注说明:1、技术员把完成的销售确认书严格按照销售台帐内容进行记录。 2、及时把送货联交付协调员处进行登记。 3、周五或周六上午技术员根据自己的销售情况和协调员进行核对,避免遗漏销售记录。 4、周一上午技术员把销售台帐统一交付部门经理处审核是否有到期未回的款项,如有,则注明款项内容并反馈给业务员,以便及时了解未回款原因及进行相应的追款措施。 5、驻点单位主要由驻点技术员负责跟进回款情况;其他非大客户单位由业务员自行跟进回款情况。销售台帐为技术员人手一人一份,技
10、术员必须严格按照销售台帐认真填写个人销售记录,如因遗漏登记而导致销售款项到期未回,不接受各种追款理由及未回款情况说明,直接按照公司有关规定进行处罚。销售台帐详见表格:客服部销售(台账)记录表(五)、客服部服务收费的管理制度为规范客服部的服务收费情况,经和业务员的充分沟通,特指定以下管理制度,技术员必须严格按此制度进行服务。一、 投标部的服务收费情况:1、 硬件服务(更换)的收费按厂家的保修期处理。2、 安装调试后发生的软件服务问题,原则上每个客户允许三次无偿上门服务,超过三次的,均做有偿服务处理,服务价格见客服部服务收费标准。3、 服务过程中出现客户有收费质疑的,应当即和业务员联络,由业务员决
11、定是否收取服务费用,工程师应按照业务员下达的指令完成服务。4、安装调试后发生的软件服务问题,原则上每个客户在正常使用15个工作日之内无偿上门服务,超过后均做有偿服务处理,服务价格见客服部服务收费标准。5、如客户对收费产生质疑,部门领导需和相关的销售业务部门领导沟通,决定是否收取服务费用,工程师按照部门领导下达的指令服务。)6、其他客户出现服务问题的,凭当项配合单上注明的收费和否为准。二、 大客户部的服务收费情况:1、 大客户:如区国税、地税、市国税的设备,在未签外包服务协议前的所有维护服务均为无偿服务(配件更换费用除外)。2、 零散客户:硬件服务按公司的承诺保修期处理,超过保修期的均为有偿服务
12、;软件安装服务均为有偿服务,如遇到客户有收费质疑的,具体由业务员做协调及决定是否进行收费。3、 厂家保外,公司保内的设备:原则上均由公司负担费用,但工程师需要向业务员提供具体维修方案,产生的费用等等,由业务员和客户沟通协商,再确定是否收费及收费金额。4、 保外设备维护产生费用的,均由业务员和客户进行充分协调,除客户向技术员询问外,技术员不向客户提出关于费用等方面的问题。三、 客服部收费标准序号种类收费标准备注1配件类大客户单位:售价=成本价格*1.25上门收费:50元 ;安装费:60元零散客户:售价=成本价格*1.25+上门费2耗材类大客户单位:售价=成本价格*1.36+安装费零散客户:售价=
13、成本价格*1.36+安装费+上门费3维修类液晶显示器:150元;CRT维修:80元;电脑主板:80元其他(大客户单位:售价=维修成本*1.36;零散客户:售价=维修成本*1.36+上门费)4软件类操作系统(winXPwin2000win7win2003win2008等):50元/次OFFICE办公软件、常用软件工具 :20/次(六)、客户服务部处罚条例为规范客户服务部的管理及服务操作规范,特制定本条例,希共同遵守。1、 不服从协调员派单安排,视情节轻重给予5-20分的处罚。2、 服务态度差,和客户发生争执,发生一次扣10分,情节严重者直接开除3、 服务单记录和实际服务情况不符,发现一次扣10分
14、,第二次辞退。4、 服务单填写不规范,每张单扣2分。5、 办公台、维修台、维修设备摆放凌乱,扣2分。6、 违反服务工程师岗位操作规范,每项2分。7、 服务响应时间不及时(不达到公司要求)扣5分。8、 涉及本人工作质量的投诉,一般性投诉扣10分。性质严重者直接开除,相关领导附连带责任,由于监督失职而造成投诉的,技术组长扣10分,部门经理扣5-10分,主管领导扣5-15分。9、 因个人原因造成工作失误,影响工作质量,每次扣5分,情节严重将辞退。10、 如发现严重违反职业道德,扣50分并直接开除;11、 不按业务流程办理相关业务手续,违反部门相关规定,每次扣2分。12、 本条例适用于客户服务部,如和
15、公司处罚制度冲突,按公司制度执行。13、 本条例自2010年10月起由行政部监督实施。(七)、维修工作交接制度为规范客户服务部服务操作流程,特制定本制度。1、专项服务专人负责技术员接到报修设备后,技术员应尝试自行维修,如遇自身技术能力所不能解决的,必须和技术组长沟通并移交好维修工作,做到专项服务专人负责。2、送修设备,遇到维修时间过长方能修好的,应由最后承接服务的技术员在最先诊断设备故障后和客户沟通维修设备的时间,征求客户是否要继续维修,并按照客户的意见执行。因不和客户沟通造成客户来电咨询维修情况的,按客户投诉处罚。3、完成维修的设备,应在服务单上注明“设备测试N(天数)天,已无故障,可以返回
16、”字样,并及时将设备及服务单移交协调员,由协调员进行设备返回客户的统一安排,完成维修的设备不能放在公司超过2天时间。因不和客户沟通造成客户来电咨询维修完成情况的,按客户投诉处罚。4、本制度自2010年10月起由行政部监督实施。(八)、回访制度一、实施目的: 1、监督上门服务人员的服务规范; 2、监督上门服务人员的工作效率和工作质量; 3、了解客户的需求,改进服务中存在的问题。二、回访时间的规定:1、 第一次服务完成后的一天(24小时)后三天(72小时)内进行回访;2、 二次服务完成后的一天(24小时)内进行回访;3、 更换配件后的一天(24小时)内进行回访; 三、回访形式:电话形式进行回访。四
17、、回访内容:1、是否主动出示公司胸牌,并做自我介绍。(目的:统一服务人员形象,给客户留下好的印象)。2、维修过程中是否解释故障原因,并提出合理化建议(目的:关心客户,提供温情服务)。3、结束时是否主动为客户清洁机器、整理电源线路(目的:关心客户,提供温情服务)。4、服务结束时客户是否在服务单上签了名字并注明了服务完成时间。5、客户对本次服务是否满意。 五、处罚未做到其中任意一项,记违反规范一次,按客户服务部处罚条例相关条款进行处罚。(九)、客服部换岗流程一、目的1、技术员都能熟悉各服务单位的各项工作流程及要求;2、通过到不同的服务单位工作从中学习并提高自身技术;3、便于在工作中遇突发事件时,技
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