ABC公司信息管理系统解决方案.docx

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1、ABC公司信息管理系统解决方案书版本提交给: 提交者: 修订历史记录日期版本说明作者目录1 序言42用户需求43 硬件系统技术方案设计43.1 网络方案设计43.2 服务器方案设计53.2.1 设计原则53.2.2 选型方案54 技术方案设计54.1组织机构54.2业务概述64.3系统功能64.3.1系统管理64.3.2基础档案74.3.3项目管理94.3.4预算管理94.3.5采购管理104.3.6库存管理104.3.7财务管理114.3.8统计报表11解决方案说明书1 序言 ABC公司过去几年规模不断扩大，项目不断增多，对物流、资金、数据信息掌控的需求越来越强烈，原有的手工处理数据的模式已

2、经不能满足管理需求，因此ABC公司决定开发一套简单实用的财务信息管理系统，主要用于处理相关资金流信息。2用户需求 （1） 提供一套管理系统，主要功能包括基础档案、预算、项目、采购、库存及财务管理；（2） 系统在X年1月1日上线（考虑节假日因素，应在节后上线）；（3） 可远程（在公司总部大楼外的办公场所）操作系统；（4） 系统查询项目的成本利润。3 硬件系统技术方案设计3.1 网络方案设计 鉴于原本ABC公司已经有了自己的内部网络，所以只需要外网访问带宽达到10M以上即可。另外，需要一个固定IP地址供系统使用。3.2 服务器方案设计 3.2.1 设计原则 服务器是系统运行的主要载体，为了安全和高

3、效，应用（程序）和数据库应分开部署，即至少需要两台服务器，一个部署应用程序，一个安装数据库。为了数据安全，至少应该使用RAID1存储方式，即至少用两个硬盘，其中一只作为另外一只的备份。由于还要存储电子文档，因此至少一台服务器配置的硬盘应有足够的容量。3.2.2 选型方案 根据以上原则和实际实施经验，推荐使用IBM品牌服务器。在预算充足的情况下应全部采用，如果预算原因可将应用服务器改为其他品牌，以降低硬件成本。服务器基本配置如下：型号：IBM System x3650 M3(7945O55)（IBM服务器一般标配不带硬盘，需另外配置）配置：2*CPU/2*500G希捷硬盘/8G内存/2*电源 （

4、总价约32000元）注：服务器应配置功率合适的UPS。4 技术方案设计 4.1组织机构组织结构图：4.2业务概述ABC公司主要业务是建筑工程（土建、安装）项目，包括从投标、立项、采购、（工程施工）、库存、财务结算等环节。4.3系统功能4.3.1系统管理包括：菜单管理、用户管理、角色管理、权限管理菜单管理是程序员开发时所用的功能，将菜单和实际的WEB页面进行关联。用户管理是指登录且可以操作系统里的用户（操作员），和企业员工概念不同。一个企业员工可以拥有一个用户，也可以拥有多个用户；同样，多个员工也可以使用一个用户进行登录操作系统。系统角色基本对应公司的岗位，如“项目经理”是公司的一个岗位，同时可

5、以在系统内设定“项目经理”这个角色（如需要他们使用管理系统），以后有新的项目经理进入到公司，只要在系统内把这个角色赋予他的登录用户即可。权限管理是将角色和菜单进行管理，完成公司员工和系统内部业务操作进行对接。超级管理员可以查看所有菜单和数据。4.3.2基础档案包括：人员、部门、公司、材料、客户、供应商、仓库档案等系统管理中的用户和角色是一对多的关联关系。比如办公室一个员工也可以兼任人事和行政等多种角色。在ABC公司系统中：系统用户和员工进行一一对应，防止混淆和错乱，便于管理。系统用户的编号和员工编号相同，名称相同。部门信息：部门编码部门名称负责人备注总经理办公室办公室材料科预算科项目工程科财务

6、科技术科客户档案客户基本信息中编码格式为：ZHC20120001。供应商档案供应商基本信息中编码格式为：ZHS20120001。物料档案包括：物料类别管理、物料基本信息管理（1） 目前收集到的物料类别有钢筋、混凝土、水泥、黄沙、砖、装饰材料、安装材料上述分类层次不够分明，建议按以下分类：类别编码类别名称说明钢筋混凝土周转材料模板方木其他结构材料水泥黄沙砖其他安装材料装饰材料租赁材料其他五金（2） 因ABC公司物料基本上是通用物料，所以在系统正式运行前，可以一次性尽可能收集最大化的材料明细信息，一次性导入到系统中。如果以后有新的材料在一个个人工输入到系统中。（3） 由目前调研的情况看，目前存有物

7、料电子档的是财务科的入库明细数据。但当时在录入的时候，他们没有把名称和规格分开录入，如何处理需要讨论解决。例如，以下是他们提供的的数据（只抽取几行作为样例）：名称单位C15泵立方C15非泵立方送风风机箱SF-C8-RF-1(HTFC-9)台4*8镀锌铁铆钉KG标准化的应该是这样名称规格型号单位混凝土C15泵立方米混凝土C15非泵立方米送风风机箱SF-C8-RF-1(HTFC-9)台镀锌铁铆钉4*8公斤至于材料信息维护的部门，如暂时没有统一规定，则一般来说信息来源在哪里就由哪个部分维护，或者说“正确的信息”来源于哪里就由哪个部门维护。例如就采购材料信息来说，可能是材料采购部门是第一手获得信息源头

8、的，但类似很多加工企业，必须由技术部门转化为内部物料信息以后才能在公司内部流转使用，那么技术部门是“正确的信息”源头，所以应该由技术部门而非材料采购部门维护。其他的基础档案维护和表单的输入都可以参照上述原则。仓库档案（1）仓库可按照一个项目设置一个仓库来处理，比如“松江1#地块仓库”。（2）或者按照分成“周转材料仓库”、“现场仓库”，两个仓库来解决。为了区分到底是哪个现场，则在“现场仓库”下按项目名称设置库位。为了防止仓库越设越多，建议按第（2）种方案处理。4.3.3项目管理从中标及签订施工合同后，就应该在项目基本信息录入到系统中。建议从新的项目开始录入系统，或者刚开始不久的项目。如果需要，对

9、于历史项目可以在上线且功能稳定，操作人员熟悉操作步骤后逐步将历史数据补录入系统。项目管理需要定义的有项目类别和编码方式。（1）项目编码格式建议为：ZH+（两位项目类别编码）+4位年+2位月+2位日4.3.4预算管理目前预算部门还无法做到最明细的物料（按每个规格出预算），但应至少做到类别的内部成本预算。然后系统内做一个预算控制查询，对每个采购申请审批时，可以查询此类别的物料还剩余多少的数量和金额，以便于审批。4.3.5采购管理4.3.5.1.采购申请由于采购申请单上有价格，且需要各部门审批完成后信息才能确认，所以建议等审批完成再由材料科录入系统。4.3.5.2采购订单 采购订单拷贝采购申请单，一

10、个采购申请按照所涉及的供应商及采购数量是否分批可以生成多个订单，直到申请的物料明细及数量全部生成采购订单。4.3.6库存管理4.3.6.1库存初始化如果系统上线时，项目已经开始，且有物料入库，则应将库存现存量数据一次性导入到系统中。4.3.6.2出入库管理包括：采购入库、其他入库、调拨出库、施工出库和其他出库；（1）采购入库依据为采购订单，即必须拷贝采购订单数据才可以做采购入库单据。订单所有数量全部入库后，采购订单将被系统自动关闭。（2）其他入库是指没有项目关联信息等情况下将物料做入库操作。（3）调拨出库是将物料从一个仓库调入到另外一个仓库。（4）由于日常系统内不做领料出库操作，一般项目完工后

11、一次性将项目仓库内物料全部出库。（5）其他出库是指不关联项目，将物料做出库操作。（1）由于系统目前采用B/S架构，只要有互联网的地方都可以登录系统进行操作，因此在项目现场，收料人员在收完料，可以直接将收料信息按“采购入库”方式录入到管理系统中。（2）当然也可以保留老的操作模式，将入库单交付财物人员录入到系统中。不过这样数据及时性较差。4.3.7财务管理包括：开票、收款、预收等管理按财物制度，做标准的开票收款操作4.3.8统计报表目前除了财务给了一下统计报表外，其他部门未给出统计报表。财务报表如下：（1） 材料余额汇总表（2） 材料月汇总表系统会再给各部门或功能出统计报表，如下：（1） 已采购物料（数量、金额）汇总表（按供应商、项目、物料类别汇总）（2） 已入库物料（数量、金额）汇总表（按项目汇总）（3） 项目成本利润汇总表