行政店务经理工作手册.doc
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1、行政店务经理工作手册卓秀美眼连锁机构(杭州)分公司 编号:行政店务经理工作手册编制日期: 生效日期: 核准: 编制:黄学锋目 录行政店务经理工作职责 行政店务经理的日工作流程行政店务经理月工作总结行政店务经理绩效考核店面质检标准考核表店内员工手机保管制度晨会流程夕会流程门店管理安全成本控制检查标准条例店面站岗人员岗位职责标准与接待流程顾客档案资料检查表顾客档案管理制度店内电话使用管理与电话咨询数量上报相关规定前台电脑的使用规定店内秩序管理制度行政店务经理与店经理的工作协做要求 行政店务经理岗位职责部门:行政部 编制日期:职位名称行政店务经理职位等级职位编号直属上级行政监察员直接下属无工作地点杭
2、州职位概要描述:协助店经理保持门店正常运营管理,协调门店内部与分公司各部门之间的沟通协作以与员工之间的关系,支持和保各项工作的正常运营,营造良好氛围,严格把控成本消耗、为公司创造更大价值。工作职责在行政部总监的指引下,协同店经理全面负责门店的行政管理工作,以公司利益出发、以提升公司业绩为目标,做好各项制度的管理、监督、执行、纠正与贯彻工作。 根据门店具体情况,按照分公司制定的工作流程标准实施,并监督各岗位的具体实施过程,严格要求按照标准流程执行,发现问题与时反映。 负责监督公司下达的营销策划方案、业务推广方案的执行情况,定时向行政部总监反映汇报门店的工作情况;负责监督和管理门店所有人员的日常销
3、售行为,严格按照规定制度标准执行,杜绝违纪行为的发生。负责门店环境卫生、人员仪容仪表、礼仪礼貌、人员站岗、考勤管理、节能安全、固定资产保管、仪器设备保管与物品标准摆放等方面的监督管理。 负责公司各项管理制度、各项条款的解释,灌输公司的企业文化,了解员工思想动态,全面提高员工对企业的认同感与归属感. 负责监督店面人员学习培训工作的开展,监督店经理做好本店的培训计划并逐一落实实施。 责检查各项纸质资料,包括客户档案资料,员工工作日志,各种报表等资料是否按时填报,填写是否规范,数据是否准确,杜绝虚假瞒报情况的发生。 负责监督店内行政费用支出与成本控制,做到节约最大化。 负责督促门店设备、仪器整洁完好
4、和正确使用,加强门店耗品的费用控制,制订赔偿责任管理条约。负责门店收银、库存以与相关凭证的提交工作。负责门店固定资产记录与管理责任到人。全面负责门店卫生的监察管理,督导门店的消防安全和质量管理工怍;杜绝各项管理隐患,确保门店人、财、物的安全。负责店内与公司行政人事部门的工作衔接,保证沟通顺畅,确保工作的有效进行。建立良好的公共关系,加强沟通,广泛收集顾客与其他部门意见,总结经验、纠正错误、不断改进工作质量让每位客人到门店就像到家。对上应履行之义务 有效地管控成本,为公司创造利润 监督并检查店内各项工作的实施,并与时上报店内问题以与解决方案 正确传达公司下发的文件制度保证在门店的有效实施 服从公
5、司与店经理工作安排,并坚决执行对下应行使之权力协调并解决门店与公司各部门之间出现的问题,保证门店正常、高效的运营工作交叉界面分公司各职能部门、店经理、店长、美容师、制单 报表 备 忘项 目完 成 时 限标准要求(包含内容).备品费用申请明细每月上报行政部备品申请明细.店面库房进、消、存明细表每月上报行政部、财务部库存管理的详细账目、当月项目与产品的核对、系统、报表出入的问题以与解决方案.调配品管控明细表每月上报行政部调配配比表、用量数量统计.巡店管理登记表每周上报行政部仪容仪表、卫生、物品摆放、公共区域的监督检查.外联事务登记表每周上报行政部工商、税务、消防、卫生局等对门店检查的接待.行政管控
6、表每周上报财务部接待所需各种表格、与公司对接事务的跟进.月考勤明细表每月上报行政部每月按时上报,确保准确、无误.维修表每周上报行政部门店维修、缺失物品统计与上报、跟进备注:行政店务经理的日工作流程部门:分店 编制日期:时间工作工作内容责任人检查人营业前此段时间主要是为接待顾客做准备工作,包括整理员工个人仪容仪表,卫生清扫与做好一天的士气鼓舞,汇报当天的工作计划等。店务经理主要从以下几方面进行监督。打卡1. 所有员工必须到店;2. 查打卡机时间是否准确无误;3. 督导员工是否有与时打卡,如发现漏打卡与时提醒。行政店务经理行政部点前发日工作计划每天点前以微信的形式给行政部总监发工作计划个人整理与卫
7、生打扫1. 整理个人物品,更换工装,整理个人仪容仪表,具体要求详见附件门店质检标准考核表中关于员工仪容仪表的具体标准。在此期间店务经理监督所有人员的物品摆放情况与容仪表是否合格并与时提醒。2. 前将卫生打扫完毕。3. 所有人员前必须将手机交到前台保管,前台做好登记。具体要求请参照附件员工手机保管制度。店内所有员工包括经理院长行政店务经理检查仪容仪表与组织召开晨会1. :所有员工列队准备开会2. 检查所有员工仪容仪表(衣帽、工服、鞋子、工牌、六点化妆、头发、指甲,配饰)并做好检查记录。3. 开晨会。注意会议期间员工标准站姿,手机静音。会议流程是否标准。所有人员行政店务经理行政检查1. 晨会结束开
8、始检查卫生,店经理,院长配合店务经理一同进行检查,发现问题与时记录,罚款与评分并行,普遍存在的问题要求店经理在夕会上指出并提解决出方案。个别问题要求店经理在检查结束后与时找到责任人进行询问并督促其改进。对于检查结果表现较好的员工要在晨夕会上提出表扬,以兹鼓励,同时鼓励大家向该员工学习,多给员工注入正能量。2. 处罚原则以“事不过三”为原则,发现错误第一次纠正,第二次警告,第三次处罚。同样错误连续处罚两次的,第二次双倍惩罚。态度不端正并经过多次批评警告屡教不改者店务经理可直接上报行政部处置。3. 需要罚款的,由店务经理和院长美容师确认后直接开具罚款单。罚款基金作为福利基金。店经理行政店务经理检查
9、后卫生整改时间检查后与时将检查结果反馈给店经理,要求相关责任人进行改正。责任人行政店务与管理营业中店务经理在营业时间内除了对卫生情况进行抽查外,还要对人员站岗、店内秩序、美容师销售流程与销售行为,顾客档案检查、顾客拍照存档、销售小票、电话接听标准、顾客预约、员工学习等行为进行监督。站岗1. 门店站岗时间为上午到下午:,每分钟轮岗一次,午休期间必须保证前厅有人值岗。特殊原因不能准时站岗的,处理方法请参照附件店面站岗人员岗位职责标准与接待流程,站岗名单由店经理或院长自行安排。行政协助。2. 店务经理需严格监督店内人员的站岗情况,一经发现有空岗,擅自离岗情况出现应立即查明原因,对无正当理由擅自空岗离
10、岗者应立即作出相应处罚。3. 站岗要求标准站姿,详情请参照店面站岗人员岗位职责标准与接待流程第一遍行政巡视抽查1. 巡视卫生间是否干净2. 巡视休息间是否干净整洁,是否有吃零食现象。3. 巡视包房是否有未关灯情况。4. 巡视站岗是否空岗5. 巡视包房是否摆放整齐6. 巡视是否有员工睡觉,聊天区域责任人行政店务经理上报业绩上报业绩,确定业绩的准确。行政店务经理财务部各种报表填写报表填写,核对准确无误,确保每次服务顾客亲笔签字,无代签,漏签情况。行政店务经理财务部顾客资料管理监督1. 店务经理每日检查各种档案资料的填写情况,主要检查资料填写是否完整与时,是否有错填、漏填的现象,字迹是否工整清晰,是
11、否有代填拖延填写的情况存在,上述现象一经发现立即纠正。情节严重的给予相应惩罚。具体标准请参照附件顾客资料检查表2. 顾客私密档案具体要求参照附件顾客档案管理制度3. 所有签字必须顾客本人亲自签字,不准代签。一但发现代签直接上报公司处理。4. 档案前台统一管理,不准美容师私自拿取,避免丢失。店经理与相关责任人行政店务经理照相管理监督1. 每位新客服务前必须针对治疗部位进行拍照存档,具体拍照方法参照技术部培训的方法进行。2. 每位顾客服务次后再次进行拍照对比,为顾客分析治疗前与治疗过程中的效果变化。3. 实行“一客一建档”,每次拍照要求注明拍照日期、客户名称、服务理疗师与治疗次数。4. 客户信息要
12、严格保密,严谨私自篡改,外泄。5. 违反以上四点中任意一点,对责任人处以元次罚款。店经理与相关责任人行政店务经理店内秩序管理1. 行政店务经理与站岗人员外,其他任何人不许在前台逗留,以下情况除外:A. 有预约客户到店,美容师与配合人员可在门口迎接。B. 需要使用电话预约客户。C. 需要和公司其他部门电话沟通其他事宜,员工休息需到指定休息室。2. 监督店内人员不许聚众聊天,不许在室内大声喧哗,不许在室内酗酒,不许聚众赌博,不许当着顾客面嚼口香糖、不许上班时间吃零食、未经允许不许私自外出办私事,不许玩手机,不许背后议论同事或公司,不许相互打听薪资待遇,不许散布谣言蛊惑人心。如发现违反者应立即制止处
13、以相应惩罚。3. 所有美容师不许利用职务之便,私自为亲朋好友做免费服务。不许私自拿取公司产品。4. 个人物品不准随意摆放。不准在室内吃带有严重气味的食物,吃剩的食物要与时处理,不准随意堆放在餐桌上。店经理与相关责任人行政店务经理培训学习1. 要求所有人员空闲时间应自觉学习理论知识、演练流程或进行手法练习。2. 针对店经理制定的每周培训计划,监督其是否逐一落实执行。3. 店经理空闲时间是否应对员工的销售技巧,手法、话术等进行考核指点。店经理与相关责任人行政店务经理用餐时间午休时间为,轮班就餐,每人就餐时间为分钟,除用餐期间有顾客的美容师外,服务完顾客给予半个小时的吃饭时间。全体人员行政店务经理娱
14、乐时间利用餐后分钟时间组织大家跳舞或做游戏等。全体人员打扫卫生每天午餐后利用分钟对自己的卫生区域进行快速清洁打扫。区域责任人行政店务经理:第二遍卫生检查时间行政、店经理、院长一起检查卫生区域。主要检查方面:垃圾是否倾倒;休息间物品是否摆放整齐;卫生间是否干净;卫生区域地面是否干净;鞋柜是否干净,鞋子摆放整齐。包房是否标准摆放;水电控制。员工是否补妆。区域责任人行政店务经理:第三遍行政抽查1. 巡视卫生间是否干净2. 巡视休息间是否干净整洁,是否有吃零食现象。3. 巡视包房是否有未关灯情况。4. 巡视站岗是否空岗5. 巡视包房是否摆放整齐6. 巡视是否有员工睡觉,聊天区域责任人行政店务经理:上报
15、业绩报第二次业绩,确保数据准确。行政店务经理财务部:门外灯箱每天下午点将外灯箱打开(视情况)行政店务经理:行政抽查1. 巡视卫生间是否干净2. 巡视休息间是否干净整洁,是否有吃零食现象。3. 巡视包房是否有未关灯情况。4. 巡视站岗是否空岗5. 巡视包房是否摆放整齐6. 巡视是否有员工睡觉,聊天区域责任人行政店务经理工作总结1. 总结一天行政检查结果,包括卫生、纪律、考勤、仪容仪表、站岗、服务等。2. 业绩上报、报表填写、产品打量、核对库存和经理,院长总结当天行政工作,对当天检查出现问题进行沟通,共同找到合适解决方法。行政店务经理总经办:打扫卫生全员打扫卫生,主要是倾倒垃圾,卫生死角,踢脚线,
16、刷拖鞋,刷杯子,洗毛巾,床单被罩脏的要与时清洗,为第二天早上的清扫工作减轻负担。区域负责人行政店务经理:检查员工日志要求店内所有员工必须每天撰写每日工作日志,每天下午:店务经理进行检查,具体要求详见附件顾客档案管理制度。全体员工行政店务经理:卫生检查经理,院长,行政一同检查,垃圾是否清理,踢脚线,壁画卫生死角是否清理,拖鞋是否刷干净,杯子是否刷干净,毛巾被罩床单是否干净。仪器是否正常使用,电源是否切断。区域负责人行政店务经理夕会1. 监督店经理:准时召开每日夕会,除服务顾客的理疗师外其他人员必须准时参加,前结束夕会。2. 夕会以总结一天工作为主,具体内容与流程参照晨会流程3. 两会的召开(晨会
17、和夕会)必须每天按时进行,会议内容明确,目标清晰,流程标准,员工是气十足,切记走形式,敷衍了事。店经理行政店务经理下班前安全检查1. 安排好钥匙交接2. 确保切断电闸,水闸。责任人行政店务经理晚上点前当日工作总结晚上点前以短信或微信形式给羿总发当日工作总结。行政店务经理总经办卫生清扫、坚决执行“一日三清制”原则。夕会后对卫生全面进行清扫。、毛巾,拖鞋要做到一日清洗,一日一消毒、当日垃圾全部清理干净,不留存不过夜。、对设备仪器进行清理检测,确保第二天可以正常使用。 店经理 与相关责任人行政店务经理员工考勤监督管理1. 监督所有员工上下班打卡、外出时打卡,进门时再次打卡。如有未打卡严格按新员工入职
18、条款执行。2. 所有员工因工作需要临时外出时必须和店务经理请假,店务经理不在时必须打电话请假,未经批准不准擅自离岗,上班时间不准私自外出办私事,一经发现严格按公司新员工入职条款中旷工处罚标准进行处罚。情节严重者直接交回公司人事部进行处置。3. 员工请假必须严格按照公司规定的请假流程填写申请单,经批准后方可休假,未走流程擅自休假按旷工处理。4. 监督所有请假,休假人员是否在规定时间内返岗,如有拖延与时查明原因。核实请假原因是否属实,如有编造事实欺骗公司或提供虚假证明的,一经核实按旷工处理。5. 每天下班前检查店内的考勤表,了解次日员工在岗和休息情况,做到心中有数,于第二天晨会核对人数,如有不符立
19、刻查明原因。6. 所有人员必须严格填写店内考勤表,以便日后核对。全体员工行政店务经理其他日常相关事宜其他事宜、处理对外谈话(卫生、药监、环保、工商)、根据行政部的工作计划安排和调整工作日程、会议、活动的组织和安排、制度、通知的发文、检查公司、的维护和更新、审核固定资产的变更、相关合同的起草和审核行政店务经理总经办做好店内安全防范1. 检查所有安全通道是否通畅,有无物品遮挡。如有遮挡告知店经理与时清理。2. 检查所有电器设备不用时必须断电,是否按安全说明书要求操作使用,是否有漏电、电路老化状况出现并与时处理,避免使用过程中有意外发生。3. 下班后检查房门是否锁好,是否切断电闸水闸,水龙头是否管好
20、。4. 门店配把钥匙,店经理和行政店务经理各保管一把。未经公司批准不准私自多配,不准转借他人,不准私自交由他人保管,如遇特殊情况不能到店开门需提前做好钥匙交接并做好登记确认。5. 店内不准使用电饭锅、电磁炉等大功率家用电器。一经发现立即没收。行政店务经理与店经理总经办成本控制1. 严格把控店里用水用电,做到人走灯灭,室内温度在度以内无顾客要求时不开空调,不持续开空调,需要开空调时,要关好门窗,已达到最佳制冷效果,空调温度设置标准在度,室内温度降低后应暂时关闭空调。店内水电费用超出公司规定的费用由店内自己承担。2. 员工不准在公司洗澡洗头洗衣服。洗手时尽量将水龙头水流调小。二次用水可以用桶积攒起
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