采购部工作流程-文档.doc

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1、采购部工作流程一物品采购1.采购计划制定2.市场调查3.供应商的选择4.采购谈判5.采购合同的签订二.产品的入库、检验与结算1.订单追踪2.产品入库3.产品检验4.货款结算三.安全库存的确定与补货1.安全库存的确定2.库存盘点商的产品或服务的规格性能及其他方面的可靠信息。 5、建立同一类货物的价格目录。以便采购者能进行比较和选择，充分利用竞争的办法来获得价格上的利益。 6、采购员根据图纸提前介入询价。设计图纸出来后，采购部提前介入，争取赢得时间，降低采购成本。 职责 1负责企业采购计划的编制与执行工作2负责企业采购供应商的管理工作 3负责企业采购物资的质量与成本控制工作4负责采购合同的登记与存

2、档管理工作 5负责对采购执行过程进行控制管理，确保采购进度能够满足生产的需要权力1有对采购计划的执行权2有对采购质量的控制权3有开展采购工作的自主权4有对部门内部员工的考核权 5有对部门内部员工聘任、解聘的建议权 采购部工作流程 一物品采购 1.采购计划制定2.市场调查3.供应商的选择4.采购谈判 5.采购合同的签订 二.产品的入库、检验与结算1.订单追踪2.产品入库 3.产品检验4.货款结算 三.安全库存的确定与补货1.安全库存的确定2.库存盘点3.采购申请四.产品发货 1.发射设备的发货2.接收器的发货五产品质量控制1.产品故障的确定2.退换货手续3.返修产品的入库4.故障机处理六供应商的

3、管理1.供应商的分类2.供应商的考评3.供应商等级的确认4.供应商的奖励 5.供应商的处罚与淘汰6.潜在供应商的选择7.供应商档案的记录 七办公用品及低值易耗物品的采购八工作日志的填写及相关资料的管理 附件一：附件三：产品质量检验合格单编号:. 送货厂家送货名称送货数量型号规格 抽检比例 次品数量 检验结论 检验员签名/日期 次品处理 办法 送货人签名： 分 单 本单一式二联：一联交供应商，一联留存公司采购部。 附件四： 付款申请单 申请部门申请时间收款单位 付款金额收款单位 银行资料 付款时间 付款方式 事由 大写金额 申请人 部门负 责人 审核 审批 附件五：仓库盘点表 年月日产品名称 规

4、格 单位账面数量 库存数量 备注 正品数量次品数量 库存次品附检验明细保管员： 附件六：采购申请单编号：年月日 序号 物品名称 规格型号 数量 价格 用途 交货时间 备注 12345678 申请人：部门经理：批准人：注：本单一式二联，第一联采购部留存，第二联交仓库。 附件七：物品需求申请表申请部门申请人年月日序号物品名称 规格 单位 数量 备注 123456 主管签字： 附件八：质量汇总表年月日 序号 产品名称 学校名称 数量 原因 备注 报表人：附件九： 设备维修单 年月日设备名称供应商设备型号 联系人 故障时间联系电话故障现象： 维修记录： 注：如设备确定是质量问题无法使用且无法维修的，供

5、应商必须进行更换。完成时间 是否收费 采购人员 采购部经理 附件十：供应商考评表供应商名称：年月日 考评指标 指标内容权重达成情况 得分 质量指标（45%） 批次合格率 15%抽检缺货率15%返修率15% 合作与售后（35%） 投诉敏感度 5 合作态度10共同改进5售后服务 15供应指标（20%）交货及时程度15 订单变化情况5 考核人签字 经理 总经理 等级 附件十一：供应商资料卡 卡号：日期：供应商名 称法人代表商品名称价格公司地址业务负责人公司电话/传真联系方式代理商代理商地址联系电话传真企业性质员工数量经营范围生产规模发票类型付款方式送货方式 售后保证 备注 建卡人附件三：产品质量检验

6、合格单编号:. 送货厂家送货名称送货数量型号规格 抽检比例 次品数量 检验结论 检验员签名/日期 次品处理 办法 送货人签名： 分 单 本单一式二联：一联交供应商，一联留存公司采购部。 附件四： 付款申请单 申请部门申请时间收款单位 付款金额收款单位 银行资料 付款时间 付款方式 事由 大写金额 申请人 部门负 责人 审核 审批 附件五：仓库盘点表 年月日产品名称 规格 单位账面数量 库存数量 备注 正品数量次品数量 库存次品附检验明细保管员： 附件六：采购申请单编号：年月日 序号 物品名称 规格型号 数量 价格 用途 交货时间 备注 12345678 申请人：部门经理：批准人：注：本单一式二

7、联，第一联采购部留存，第二联交仓库。 附件七：物品需求申请表申请部门申请人年月日序号物品名称 规格 单位 数量 备注 123456 主管签字： 附件八：质量汇总表年月日 序号 产品名称 学校名称 数量 原因 备注 报表人：附件九： 设备维修单 年月日设备名称供应商设备型号 联系人 故障时间联系电话故障现象： 维修记录： 注：如设备确定是质量问题无法使用且无法维修的，供应商必须进行更换。完成时间 是否收费 采购人员 采购部经理 附件十：供应商考评表供应商名称：年月日 考评指标 指标内容权重达成情况 得分 质量指标（45%） 批次合格率 15%抽检缺货率15%返修率15% 合作与售后（35%） 投

8、诉敏感度 5 合作态度10共同改进5售后服务 15供应指标（20%）交货及时程度15 订单变化情况5 考核人签字 经理 总经理 等级 附件十一：供应商资料卡 卡号：日期：供应商名 称法人代表商品名称价格公司地址业务负责人公司电话/传真联系方式代理商代理商地址联系电话传真企业性质员工数量经营范围生产规模发票类型付款方式送货方式 售后保证 备注 建卡人采购部工作流程；采购管理办法；第一条为加强对采购工作的管理，做到有章可循，以保；第二条本公司采用统一采购方式，以期发挥下列优势：；第三条统一采购业务范围如下：1.办公事务用品及文；4.厂房设备营缮及修缮工程；第四条统一采购作业程序：1.各单位依需要填

9、报“物；第五条请购申请单内需注明：品名、料号、规格、单位；第六条采购时除参考上列资料外，另需准备相关图示、；第 采购部工作流程：采购管理办法第一条 为加强对采购工作的管理，做到有章可循，以保证各项生产、业务工作的正常进行，特制订本办法。第二条 本公司采用统一采购方式，以期发挥下列优势：1.节省相关人力、物力，简化或合并相关业务。2.有效统一管制各项物品、物料用量，降低库存量，减少资金积压。3.利用群组技术及V.A手法，以降低材料采购成本。4.加强采购稽查，以确保采购品质及成本目标。第三条 统一采购业务范围如下：1.办公事务用品及文具用品、表单印制。2.生产所用原物料、物品（含直接材料、间接材料

10、、消耗品）。3.机器、仪器设备、冶工具（含零配件、量具、夹具、模具、检查仪器）。4.厂房设备营缮及修缮工程。5.开发新厂商，以降低成本。提高品质，确保交期。6.国外进口零件。第四条 统一采购作业程序：1.各单位依需要填报“物料请购单”、“设备工具请购单”，经核准后送总务部采购科办理。2.采购品经使用单位或检验单位验收后，交使用单位使用及管理。第五条 请购申请单内需注明：品名、料号、规格、单位、数量、需要日期、包装方式、包装量、用途及其他特别规定或要求事项。第六条 采购时除参考上列资料外，另需准备相关图示、质量指标、验收基准等。第七条 采购业务包含：1.处理各单位请购单业务。2.厂商询价、招标、

11、议价、发包、订购单业务。3.厂商交货记录、进度管制业务。4.请款业务。5.验收及不良品处理业务。6.厂商品质监查业务。7.厂商*处理业务。8.厂商资料卡建立业务。第八条 采购应注意的其他事项：1.在确保品质的前提下，采购成本越低越好。2.尽可能向制造商采购，不要向经销及买卖商购买。3.需考虑市场变化及库存成本等因素。4.采购与检验单位需分开。5.尽可能参考过去使用需求量，做计划性采购。6.需注意售方的售后服务和信誉。7.订购单内应注明检验质量基准，抽验方式及不良率拒收标准。8.订购单内应注明误期或因品质不良退货产生误期时的责任及惩罚办法。采购经理工作职责1.制定并完善采购制度和采购流程：（1）

12、根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；（3）制订招、投标管理办法和各项物品的采购标准，并严格执行；2.制定并实施采购计划：（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；（2）审核年度各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，制订主辅料采购清单；（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；（4）根据采购管理程序，参与重点和大宗采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；（5）负责组织落实公司的采购、供应材料、备

13、品配件及其他物资供应，确保合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资；（6）督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作，确保采购物品的质量；3.采购成本预算和控制：（1）编制年度采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；（3）向各部门提出降低成本的建议，减少不必要的开支，以有效的资金保证最大的物资供应；（4）对采购合同履行过程进行监督检查，及时支付相关款项；4.选择并管理供应商：（1）根据公司的物质需求，选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟；（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及物资市场价格状

14、况和走势的综合评估系统；（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查；（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性；5.本部门建设工作：（1）根据公司的绩效管理制度，考核下属的工作业绩，并协助其制定绩效改进计划；（2）负责采购部门采购人员的职责分工及行政事务处理；（3）协助并参与采购人员的岗前培训和在岗培训。采购部门职责（一）核心职责1首要任务是保证本单位所需产品与服务的正常供应，以支持本单位生产及其他经营活动的顺利运作；2不断改进采购过程及供应商管理过程，以提高货物质量；3控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本；4建

15、立可*、最优的供应配套体系；5利用供应商的专业优势，积极参与产品或过程开发；6建立并维护本企业、本公司的良好形象；7管理、控制好与采购相关的文件及信息。特别是要收集有关货物质量事故的信息，重点是造成产品质量或设备故障的货物信息，这些信息也将作为评价供应商的重要依据。（二）其他职责从采购管理的角度讲，其他职责包括制定并实施采购的方针、策略、流程、目标及改进计划并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商审核及认可、考核与评估体系，开展采购系统自我评估，建立培养稳定并有创造性的专业采购队伍等等。（2）采购工作管理测定最好的商品来源、商定采购合约内容，包括订价、品质、按时交货、规则、保证、零件之补充及退货

16、。致力于对公司最有利的地方、采购时考虑到“公司优势”的货源以及以尽可能的低价购进。要向营运负责人提出忠告：有关主要货源和需求因素的状况，而这些状史是会影响到将来采购成本的有利或不利的一些因素。与市场营销部、营运促销部协调部促销计划中各人应负责、联系的事项。创立或建立一个标准的陈设或是商品分类容积所需要的适当空间。为了增加销售，要选择适当的商品及提出合理的价格并与厂商及营运部门合作，来改善销售。 检讨营销部的促销计划活动，例如：广告方式、陈列介绍的正确性等。一项一项检讨及分析销售及库存的报告，以便决定那些商品的库存是否适当，那些应该降价，那些应清。（3）监督：指导所有采购员的采购作业，分派采购职

17、责，协助他们选商品及训练，建立工作的标准，订定责任和考评绩效。（4）业务与责任：改善实际销售计划以达到满意的销售额，适当的周转数及高利润目标。建立适当的商品结构，以适合市场需求及达成预期的库存及周转能力。是否有能力在商品品质、效用和价格方面做改进以达到有竞争潜力。能否改善商品来源、以达成品质、样式、价格及时间上能适合的程度。能否与有关支援单位营销部协调达到对促销有贡献这方面的能力。能否与厂商保持良好关系的能力，而这良好关系导致厂商愿意提供我们所要求的商品。（二）、职称：采购副经理1、基本职能：在公司的政策之下，配合协助采购部长制定采购、销售计划，负责采购业务工作的日常管理，负责商品采购业务的具

18、体谈判，负责采购合同的审核、商品价格、毛利水平的拟定，商品变价、调价的审核，商品促销计划、跟进销售情况、对比分析销售业绩及销售方式改进的拟定。对于所负责部门商品的挑选、订价和销售担负完全责任。2、职责与任务：（1）负责采购员的甄选、训练及工作指导；（2）负责对新品的开发选择，要确保所选购之商品能销售、进货成本低；（3）与厂商合作发展：新商品。独占性商品廉价品。促销广告用之商品。（4）尽可能在促销广告时争取到厂商的协作赞助；（5）向营运部建议某项商品促销陈列；（6）以下列原则为准来订价：以人们对顾客所愿意付出之价格来判断；与别家公司相同的或相似的货品要订出竞争性的价格；进货成本；厂商建议的价格；

19、（7）下列原则降价、涨价：销售的速度；商品的存放时间；同行之价；库存状况；季节变换。（8）属于协助方面的责任：督导销售人员；追加补货时协助计算库存；使仓库保持整齐清洁；处理赊欠并确保顾客能马上收到商品及周到的服务（9）在其他人协助的情况下，遵照规定，使正确的实物盘存。3、组织关系：报告采购部经理、总经理；督导采购主管、采购员；协调营业部、市场营销部。4、考核事项：工作表现依下陈述之事项衡量：商场的营业情形与商品计划及预算相符合的程度；商品所获毛利和商品计划及预算相符合的程度；（四）鲜食、食品、非食品采购员及联营租赁业务的职责说明1、采购员的职责说明：负责当地市场农副产品、水果蔬菜的采购谈判，按

20、公司的采购政策，尽力减少供应商中间环节，直接向生产商采购；负责鲜食部每日销售商品的采购补货。2、我商场销售商品的主要货源基地主要靠市场采集。通过市调、谈判、开发引进适合消费市场的销售商品。3、联营招商业务的职责说明：按公司政策开发引进新品名牌，洽谈招商租赁业务；并对该项目跟进监督；对市场情况、销售情况及时反馈并做出调整改进措施。4、采购员基本要求： 具有诚实敬业的个人素质，有相当的采购经验，具有敏锐的市场意识，较强的谈判能力； 作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚；不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公司有关规定处理； 采购人员应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息； 采购人员必须了

21、解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗； 采购人员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品类别组织，控制品项结构，清除滞销商品，经常引起新商品，维持商品的快速周转及新鲜度； 采购员应了解商品特性，并突显其特性；控制毛利，尽量达到目标毛利；创造销售业绩，完成目标值； 采购员必须考虑新商品的陈列问题，对正常陈列的商品要画出陈列图（MODULAR），促销商品应注明其陈列方式； 采购员应随时关注天气的变化，及时调节受较大影响的商品库存； 采购人员应经常深入卖场，了解商情，客情，以期创造最佳的销售业绩； 采购员应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免商品脱销断档； 采购员必须适时开

22、发新商品； 采购员应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等；并采取相应对策； 采购人员应定期收集销售数据，分析销售状况；且应定期拟定促销计划，并策划实施。4、专业知识：作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规等相关的专业知识。具体如下： 国家规定的商品检验标准。 商品安全期限。 商品品质的辨别方法。商标认识。销售技巧。 商品功能。 商品的制作技术。 商品制造成本的构成。 商品价值的显现方法。 供应商的优缺点。商品的季节变化规律。供应商谈判技巧。（五）商品行政部的职责说明懂商品知识、熟悉操作电脑、基本电脑维护、商品分类编码、商品登信息录

23、入、供应商档案管理、商品变价调价的执行以及每日价格单据、公司文件等资料的存档、传递，每日或每周交配送中心配送员，传交松原公司财务部。一、商品行政部主管岗位职责1、 采购员签完合同拿到财务处加盖合同章、布置录入工作；2、 核查商品的报告表，布置录入工作；3、 供应商档案、商品信息的录入；4、 审核生效订单，调价单、恢复采购、停止采购单、并转移更换供应商的商品信息；5、 修改供应商档案、错误条码、商品信息等系统资料；6、 为经理、采购员查寻、提供系统中资料；7、 录入、打印商品计划表、备忘录、报告等采购部所需资料；8、 申领、保管、控制采购部所需办公用品；9、 考勤，制定商品行政部文员排班表；10

24、、 严格遵守公司企业文化及公司规章制度。需掌握技能：熟练使用微机及应用系统；能维护微机及设备；熟悉商品知识及商品分类编码。二、商品行政部文员岗位职责1、 录入供应商档案、商品信息、竞争商品、停止采购单、恢复采购单；2、 录入调整商品进、售价单；3、 录入打印未生效订单、生效的商品进、售价单、商品计划表、备忘录、报告等资料；4、 为经理、采购员查寻、提供系统中的资料；5、 打印商品自产制作打印各种报表；6、 向相关部门传送有关单据；7、 为采购部制作打印各种报表；8、 修改错误商品信息；9、 系统维护；10、 严格遵守公司企业文化及规章制度。需掌握技能：1、熟练使用微机；2、打字速度快；3、熟练应用系统。第二章 采购流程一、采购业务流程图三亿文库包含各类专业文献、中学教育、幼儿教育、小学教育、生活休闲娱乐、应用写作文书、外语学习资料、各类资格考试、10采购部管理制度及工作流程等内容。