办公室公文写作培训课件教材.ppt

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1、公 文 写 作 培 训,课 件,综合室,第一部分 公文介绍,公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行 政管理，具有法定效力和规范体式的文书。 公文具有：政策性和权威性、规范性和约束性、针对性和指导性、程序性和严密性、对应性和定向性五大特点。 公文的作用： 1、指导工作，传达意图 2、联系工作，交流情况 3、请示工作，答复问题 4、总结工作，推广经验 5、记载工作，积累史料,一、公文的含义、特点及作用,1、实事求是原则 发文要务实，要根据实际需要发文 办文要切实，要细化办文规范 拟文要朴实，文字要简炼精确 2、准确规范原则 认真把好公文的质量关 认真把好公文的程序关 认真把好公文出入关,二、

2、公文的基本原则,3、精简高效原则 坚持少而精的标准 坚持快而好标准 4、安全保密原则 确保公文使用和传递安全 确保公文保管安全 确保公文销毁安全,二、公文的基本原则,种类：我们常用的公文有通知、请示、批复、决议、命令、决定、公报、公告、通告、通报、报告、意见、议案、函、会议记要等共15个文种。 行文规则 上行文下级单位向上级单位的发文 如：请示、报告等 平行文平级单位或不相隶属单位之间的发文 如：通知、函等 下行文上级单位向下级单位的发文 如：通知、批复、命令、决定、决议、指示、通报等,三、公文的种类及行文规则,第二部分常用公文写作要领,一、请示的写法 请示：下级向上级请求指示、批准（上行文）

3、。 请示的结构 、标题：事由文种（关于*的请示） 、请示对象：一般使用全称 、主体：（）介绍基本情况或背景 （）阐明理由 （）提出请示事项 4、结尾用“当否，请示”,请示应注意的事项 1、“理由”部分简明扼要 2、主要内容在正文中表述 3、要有倾向性意见，且具可操作性 4、一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应 5、送往上级部门的请示要注 明联系人和联系电话,通知：适用于批转至各乡镇、各单位的公文，转发上级部门的公文；传达要求各乡镇、各单位办理的事项会议通知；人事任免等。 通知的分类： 1、批转性通知 2、转发性通知 3、印发性通知 4、指示性通知 5、一般性通知 6、事务性通知 7、会议性

4、通知 8、任免性通知 主要特点 1、适用范围广、适用性强、形式灵活 2、适用频率高 3、专项性强,二、通知的写法,一、标题：制发机关事由通知 二、正文： 通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体通知内容如下。 通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。,通知的格式,三、通报的写法 通报：适用于向下级部门传达信息（下行文）。 通报常用的两种类型 1、表彰性通报 2、批评性通报,通报的格式 1、标题：事由文种（如：关于的通报） 2、发文单位 3、正文：开头主体结尾 通报应具备的几个要素 1、引言部分 2、事实部分 3、分析处理部分 4、要求部分,报告：适用

5、于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 特点： 1、广泛性，适用范围广泛 2、陈述性，内容以陈述为主 3、单向性，下级机关向上级机关单向文 4、事后性，“事前请示、事后报告”,四、报告的写法,汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，上级交办的事项完成情况等； 反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件等； 答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。 结构 标题+主送机关+正文+落款+成文日期,类型,1、标题：发文机关+事由+文种 主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。 2、正文： 发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。 报告事项： 汇报工作报告：

6、例行工作，成绩经验，问题教训，上级交办的事项的完成情况，进度等； 反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议等； 答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。 3、结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结,写法,五、函的写法 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。 适用范围及分类： 、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函） 、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函） 、询问或答复问题（问答函）,函的格式 1、标题：事由文种 “*关于*的函” 2、函件编号（部门+年份+数字 ） 3、正文：开头主体结尾 函的要求 1、对于同级单位，提倡大胆用函。

7、 2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式（如，要到对方所在地区考核学习时，语气应尽可能客气一点）。 3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号（如：*单位的*号函已收悉，现答复如下）。,六、会议纪要的写法 会议纪要：用于记载会议主要情况和议定事项 标题：主要反映会议的性质和范畴。 1、会议名称+会议纪要（例行会议） 如: *会议的会议纪要 2、关于*问题+会议纪要（专项会议） 如: 关于*问题/事宜的专题会议纪要,具体格式如下： 一、导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般会议名称、时间、地点、主持、出席、缺席、记录和主要内容等。 二、主体：这是会议纪要的核心

8、部分。主要介绍会议议定事项。 1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。（切记不要把会议纪要写成会议记录。） 2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。 3、会议纪要中用“会议”作主语，即 “会议听取了”、“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议决定定”、“会议指出”、 “会议强调”等。 4、会议纪要没有落款，在最后要明确参会人员及记录人员。,主体：这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。 1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。 2、要正确地集中会议的

9、意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。 3、会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、 “会议强调”等。 4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。 5、会议纪要没有落款。,第三部分 公文格式要求,一、页面设置 版面：上白边为37mm，下白边35mm,左白边为27mm，右白边27mm。 无页眉无页脚 页码：罗马数字、页面底端右侧 二、正文格式 标题字体：方正小标宋_GBK（二号字体） 正文字体：方正仿宋_GBK(三号字体） 段落格式：30磅，首行空两格,序号的运用 一级标题 一、 二、 三 、 方正黑

10、体GBK(三号字体） 二级标题 （一）（二）（三） 方正楷体GBK(三号字体） 三级标题 1、 2、 3、 Times New Roman (三号字体） 四级标题 （1） （2） （3） Times New Roman (三号字体） 五级标题 Times New Roman (三号字体） 数字的用法 公文标题、引用文件名中有日期的，必须用阿拉伯数字；公文最后的落款日期必须用阿拉拍数字（如：2016年9月10日）；正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用阿拉拍数字。,公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。 语言忌夸张。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修饰”的语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。 掌握格式是有效途径。 标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。 要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。 一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。,个人的几点心得,谢谢大家！,