办公软件操纵基本知识(标准).ppt

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1、办公软件操作基础知识,一、Word 基础知识 二、Excel 基础知识 三、PPT 基础知识,一、Word 文字处理软件,Word窗口的组成,标题栏 菜单栏 工具栏 编辑区,标尺,1中英文输入,文本的输入,输入法列表,2标点符号的输入,特殊符号可以通过“插入”菜单中选择“符号”命令，从“符号”对话框中选择。,换输入法:Ctrl+Shift,3日期和时间的插入,文本的输入,“日期和时间”对话框,4数字的输入,“数字”对话框,（1）利用鼠标。 （2）利用键盘。,文本的修改,1光标的定位,2文档的修改,（1）改写与插入。 （2）删除。,文档的编辑,1选择文本,1选择文本,文档的编辑,2文本的删除,方

2、法一： （1）选定要删除的文本。 （2）单击“编辑”菜单。 （3）在下拉菜单中选择“清除”命令，或按键盘Delete键。 方法二： （1）选定要删除的文本。 （2）右击被选中文本。 （3）在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令，也可以在文档正文中删除所选文本。,3撤消、恢复和重复 4文本的移动,文档的编辑,5文本的复制与粘贴,方法一： （1）选中要复制的文本。 （2）单击“编辑”菜单 “复制”命令。 （3）将光标移至要插入文本的位置。 （4）单击“编辑”菜单“粘贴”命令。 方法二： （1）选中要复制的文本。 （2）右击选中文本，从快捷菜单中选择“复制”命令。 （3）将光标移动要插入文本的位置。 （

3、4）在该插入点右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。,文档的编辑,6查找文本,7替换文本,文档的编辑,9文档统计,8插入文件(演示),文档的编辑,10给文档加密码 (工具栏选项中进行设定),设置字符格式,1设置字体,（1）利用“字体”列表框设置字体,（2）利用菜单命令设置字体,设置字符格式,2设置字号,设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。,3设置字形,（1）加粗格式。,（2）倾斜格式。,（3）下划线格式。,4设置字间距,设置字符格式,5动态文字效果,6添加着重号,设置字符格式,7合并字符,单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮,8带圈字符,选

4、择“其他格式”工具栏中的“带圈字符”按钮,设置段落格式,小提示:1个字符等于1个汉字位置,添加边框和底纹,1添加边框 (格式),2添加底纹,创建页眉和页脚,选择菜单“视图”“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和“页脚”区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。,在页眉和页脚间转换,单击“关闭”按钮返回文档,1利用“插入表格”按钮,创 建 表 格,2利用“插入表格”命令,创 建 表 格,选择“表格”菜单中的“插入表格”命令，出现“插入表格”对话框。,3创建自由表格,编 辑 表 格,1插入单元格,3插入行或列 4删除行或列 5合并单元格 6拆分单元格,2删除单元格,1改变列宽,表格的格式

5、化,2改变行高,3表格自动套用格式,4文本垂直对齐方式,5添加边框和底纹,表格的格式化,插入图片,插入画 片(图片剪集或外部文件获取),在例文中插入图片,图片格式设置,1“图片”工具栏,2“设置图片格式”对话框,绘制图形,1添加自选图形,2添加直线或曲线,3绘制任意多边形,做一个画报:,二、Excel基本知识,功能表介紹,功能列介紹,格式功能列,一般功能列,建立新页面 开启旧档案,新的页面就是我们的作业区,创建新表格,直接新建即可,更改工作表名称,将鼠标移到标签处,按右鍵,选择“重新命名”,就可以更改工作表的名称了,作业中的几点问题,這些标签是更改后的结果,提示:1、若现有表格不够,还可以自行

6、插入,双击右键,插入即可; 2、为方便管理，可设置各工作颜色。,调整栏宽及列高,栏标题,将鼠标移至栏标题中间处便会出现一个十字浮标，拖动它就可以调整栏的宽窄。,這個圈示代表的意思是“居中”,合并储存格,按下居中标签,查找与替换,查找功能窗,替换功能窗,“查找”、“替换”,加框及上色,在“格式”中选定“单元格”即可进行设置,如何保护自己的文档,1.另存,2.下拉工具,3.选择常规选项,4.输入保护密码就可以,插入批注（方便说明事项）,排序与筛选,排序是在使用电子表格中经常用到的工具之一，用排序可以使你很容易按照一定的规格进行的整理并排列出来，使工作更加的简便快捷。,排序,筛选,筛选是根据个人需要

7、对文档进行的整理，如需选择某个部门的人员，则选择该项目即可进行，该部门人员即可完全显示。,插入数据分析图等,如同在工作表上建立图表一般，您可以在工作表上建立各类数据的分析图，用它可以更加直观的反映出数据的大小、多少，更加易懂及明显，是企业进行数据分析常用的工具之一。,頁首、頁尾及打印设置,1、頁首是一行文字，它会显示在每一頁欲列印工作表的上方；而頁尾也是一行文字，其內容会显示在每一頁欲列印工作表的下方。一般來說，頁首及頁尾通常包含页数、工作表标题、日期等等。 （页面设置项目来定）,2、 假如您不想列印所有的工作表內容，可以选定工作表来完成打印，另打印设置当中还有打印份数、正反面打印等设置。（C

8、TRL+P打印快捷键）,提 醒 养成良好的工作习惯，精益求精,A、文件在打印前一定要进行预览； B、感觉不行一定不能打印，因为这是您的工作最后的阶段； C、打印前一定要仔细核对，防止出现字体大小不一、框线无、错字等现象,公式的输入,公式的基本特性： 公式的输入是以“ = ”开始，公式的计算结果显示在单元格中，公式本身显示在编辑栏中。 如：=1+2+6 （数值计算） =A1+B2 （引用单元格地址）,公式与函数,公式中的运算符,算术运算符：+ - * / % 优先级顺序：(使用括号可确定运算顺序) 如1*(1+1)/1,公式的复制和移动,复制移动或公式时，公式会作相对调整 公式的复制： 菜单编辑

9、复制/粘贴,函数的概念,函数是Excel附带的预定义或内置公式 Excel函数共九大类。 1、财务 2、日期与时间 3、数学与三角函数 4、统计 5、查找与引用 6、数据库 7、数据库函 8、逻辑函数 9、信息函数,函数输入,函数的输入和编辑方式: 1.使用函数向导 工具栏中的按钮fx 插入函数 2.直接在单元格或编辑栏输入或编辑,函数的显示键,一起来做份报表：,三、PPT制作,1、新建一份空白演示文稿 方法一：快捷键法。按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。方法二：回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空

10、白幻灯片。方法三：命令法。执行“插入新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。 2、插入图片 为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。1、执行“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。2、定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中。3、用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在 幻灯片的合适位置上即可。 注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动方向 键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。,3. 插入声音为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果。1、执行“插入影片和声音文件中的声音”命令

11、，打开“插入声音”对话框。2、定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。注意：演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。,4. 插入艺术字 Office多个组件中都有艺术字功能，在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果。 1、执行“插入图片艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框。 2、选中一种样

12、式后，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字”对话框。 3、输入艺术字字符后，设置好字体、字号等要素，确定返回。 4、调整好艺术字大小，并将其定位在合适位置上即可。 注意：选中插入的艺术字，在其周围出来黄色的控制柄，拖动控制柄，可以调整艺术字的外形。,插入艺术字,5. 绘制出相应的图形 根据演示文稿的需要，经常要在其中绘制一些图形，利用其中的“绘图”工具栏，即可搞定。 1、执行“视图工具栏绘图”命令，展开“绘图”工具栏。 2、点击工具栏上的“自选图形”按钮，在随后展开的快捷菜单中，选择相应的选项（如“基本形状、太阳形”），然后在幻灯片中拖拉一下，即可绘制出相应的图形。 注意：如果选择“自选图形、线

13、条”下面的选项，可以绘制出展型图形来。如果选中相应的选项（如“矩形”），然后在按住“Shift”键的同时，拖拉鼠标，即可绘制出正的图形（如“正方形”）。,6. 插入图表 利用图表，可以更加直观地演示数据的变化情况。 1、执行“插入图表”命令，进入图表编辑状态。 2、在数据表中编辑好相应的数据内容，然后在幻灯片空白处单击一下鼠标，即可退出图表编辑状态。 3、调整好图表的大小，并将其定位在合适位置上即可。 注意：如果发现数据有误，直接双击图表，即可再次进入图表编辑状态，进行修改处理。,7. 插入Excel表格 由于PowerPoint的表格功能不太强，如果需要添加表格时，我们先在Excel中制作好

14、，然后将其插入到幻灯片中。 1、执行“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框。 2、选中“由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，定位到Excel表格文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“确定”按钮返回，即可将表格插入到幻灯片中。 3、调整好表格的大小，并将其定位在合适位置上即可。 注意：为了使插入的表格能够正常显示，需要在Excel中调整好行、列的数目及宽（高）度。如果在“插入对象”对话框，选中“链接”选项，以后在Excel中修改了插入表格的数据，打开演示文稿时，相应的表格会自动随之修改。,8. 幻灯片版式与背景 9. 幻灯片动画设计 11. 幻灯片放映方式,常用的快捷键,平时工作中使用可

15、以提高工作效率！,上呈的公文、报表设置注意事项：,1、公文标题应大于公文内容字体，一般以2号、小2号体为宜； 2、正文内容一般采用4号至3号字体，不宜过大，也不宜过小； 3、文体的段落一般采用单倍行距，不能太紧，也不能太松，否则影响美观，特殊情况（如节约约张、多页显示太松等）可以根据情况设置成固定值； 4、公文的主题及正文部分忌用行楷等艺术字体，显得不规范,常用字体为仿宋体，标题为显示更直观，一般采用黑体或宋体。字体颜色显示为黑色，有时为突出显示等，可以选择其他颜色，但忌用红色字体。,考试规划及提醒：,考试重点：三个软件的基本操作，如日常文字的编辑、图片 的插入、页面设置、打印设置、函数及公式的运 用、分析图表的应用、排序与筛选等内容； 考试时间：下周五晚6:30分至7:30分（还有一周时间可以学习操作） 考试地点：人力资源办公室 考试方法：实操 目的是学会这些操作！,快速学习，祝大家成为电脑高手！,THE END！,