2022年物资采购管理制度.docx

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1、精品_精品资料_物资选购治理制度1 总就1.1 本制度规定了公司物资选购治理的原就、依据、程序、选购的形式、操作规范和质量要求,以加强物资选购治理的程序掌握,降低选购风险.1.2 本制度适用于XX公司的物资选购治理工作.2 职责2.1 商务治理部：负责公司除劳保类、零星办公用品以外的全部设备、消耗材料等物资的选购治理工作.2.2 人力资源部：负责公司劳保类物资选购治理工作.2.3 综合治理部：负责公司零星办公用品等物资选购治理工作.2.4 资产财务部：负责物资选购过程中的财务监督、凭证复核及供应资金支持.2.5 方案经营部：负责公司物资选购过程中招标治理组织工作.2.6 基建治理部：负责举荐更

2、新产品,对物资的性价比进行监督,可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_并参与物资选购过程中的技术支持.2.7 各使用部门（或单位） ：负责供应物资选购过程中的技术支持.3 治理内容与要求3.1 选购原就在选购时应遵守以下的原就：3.1.1. 选购活动应遵循质量、经济和效率的原就.选购的全过程,必需符合国家的法律法规.3.1.2. 充分利用公司现有的资源,并发挥公司在的方的优势,不断提高公司的经济效益,为公司争取最大利益.3.1.3. 应挑选具有承担所选购项目实力、质量和信誉好的供应商.供货商的挑选应有原就性规定和审核看法,在物资选购中,挑选供应商的次序为厂家、厂家指定代理商、中间商或

3、分销商,以确保质量、降低费用和削减公司承担的风险.3.1.4. 在涉及公司机组安全运行的物资选购时,供货商必需经技术和商务两方面评审合格,才能作为合格的供应商被邀请参与报价、投标或议标,下达订单或签订合同.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_3.1.5. 不具备招标以及议标的物资,采纳比选选购, 特殊要求或必需用原厂家的（包括加工件）可采纳议价方式,但必需保证公司利益.3.1.6. 尽可能采纳货到验收后付款或按到货量分批付款的方式,一般不接受先付款后发货或托收承付方式,以及比例过高的预付款,如供方坚持款到发货,而我公司又的确需要从该供方订货的就必需有双方签订的书面合同或协议确认函,

4、以降低公司选购风险.3.1.7. 在与供应商交往中,各有关人员应留意：第一、严守公司商业隐秘,各供货商的技术投标文件、报价单,选购人员必需保密,决不能将从前报价商的信息透露给后续报价商,其次、如有公私利益冲突,主动回避,准时申报,保持廉洁公平.第三、储存完整牢靠的文件和记录.第四、商务谈判时,公司方面应有三人以上参与比选小组.3.1.8. 公司所属工程设备、备品备件、燃料、生产消耗材料等均由商务治理部归口治理,任何部门和个人不得随便参与物资的订货和选购.3.2 选购的依据可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_3.2.1 物资订货、选购的依据是经公司领导审批执行的物资选购计划.3.2.

5、2 订货、选购方案必需名称正确、型号规格齐全、计量单位规范、数量精确、材质、图号完整,重要备品应注明制造厂家,加工件订单必需附带经过审批后的加工图纸.3.2.3 选购人员必需严格按选购方案执行、不得随便变更名称、型号、规格和方案数量,如需变更,应由使用部门经办人按原物资计划审批程序出具书面变更单（需原方案审批领导同意）后方可执行.3.3 选购程序在选购过程中按选购金额的大小,规定了所需办理的最低限度手续,如需签订合同时,按公司的合同治理方法办理.3.3.1. 对小于 1万元的零星选购由商务治理部内部审核程序后直接进行选购.3.3.2. 对大于（或等于） 1 万元且小于10 万元的物资选购先由商

6、务治理部在合格的供应商（如有）内挑选至少三家进行询价和比选,填写询价和比选情形表,经公司分管领导审批后由商务治理部实施可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_选购.如需签订合同的,按公司合同治理制度要求办理完合同签订手续后,报方案经营部、资产财务部存档后,再由商务治理部实施选购.3.3.3. 对大于（或等于） 10 万元且小于 50 万元的物资选购先由商务治理部在合格的供应商 （如有） 内挑选至少三家进行询价和比选, 填写询价和比选情形表,经公司分管领导审核及总经理审批后由商务治理部实施选购.如需签订合同的,按公司合同治理制度要求办理完合同签订手续后,报方案经营部、资产财务部存档后,再

7、由商务治理部实施选购.3.3.4. 对阀门、通用轴承、大宗化工产品、保温材料等可签订为期半年或一年的长期供货合同.3.3.5. 对单项 50万元以上的设备必需进行招标选购.3.3.6. 不得有意将选购项目化整为零,以躲避必要的手续.3.3.7. 如选购对象为固定资产类,按公司有关固定资产治理方法进行.3.3.8. 凡一次选购金额在 1 万元以上的选购项目, 依据市场资源情形可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_分为：3.3.8.1 多方询价（三家及以上）、比选选购：在同等供货质量、满意需用时间的前提下,有三家及以上供应商可以供货的,需填写比 选审批单进行报批,原就上挑选价格低的供应商

8、供货.3.3.8.2 独家选购：对于专用物资（设备、材料、备件） ,只有一家能供货（由基建治理部、使用部门、公司分管领导确认） ,询价、议价后填写比选审批单进行报批, .3.3.9. 询价单、比选审批单是商务治理部签订合同及资产财务部付款的依据.3.4 选购的形式及操作规范3.4.1 招标、议标选购招标选购、议标选购均由方案经营部组织,依据 XX 公司招投标治理方法执行.商务治理部负责组织合同谈判和签订工作.3.4.2 询价、比选、议价选购3.4.2.1. 对于选购金额未达到公司规定必需采纳招标方式选购的项目,均可采纳询价、比选、议价选购,但必需有书面记录和相关被可编辑资料 - - - 欢迎下

9、载精品_精品资料_询价供应商的营业执照复印件、生产许可证、产品合格证等相关资料.3.4.2.2. 询价一般应在三家以上较有实力的厂家或代理商、供应商中进行.询价单必需包含选购方案中要求的全部附件和服务、交货期等.3.4.2.3. 询价工作终止后, 选购人员依据询价情形,填写询价、 比选、议价表,依据金额和审批权限交由分管领导审批.3.4.2.4. 通过合同谈判或比选后分管领导决策确定的选购项目,选购人员应尽快办理相关事宜,确保按时供应.3.4.3 长期合同选购对阀门、通用轴承、大宗化工产品、燃料、保温材料等需要反复性选购的可签订为期半年或一年的长期供货合同.对于长期供货的厂家、商家必需是经过公

10、司评判认可的合格供应商.3.4.4 商店比选选购对于一些市面上很简单选购及常用的物资,总额大于1万元小于 5 万元的机电产品、检修常用工具、五金、办公用品等类物资可可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_进行商店比选选购,报分管领导批准后执行.3.5 比选选购的审批程序询价单汇总形成比选审批单,举荐拟选供应商,由商务治理部门经理签署看法后,依据审批权限,送分管副总经理或总经理审批.3.6 质量要求与监督3.6.1 大型设备、更新改造设备、大修非标项目设备的订货,对设备的供货范畴、质量技术要求、配套辅机等,必需由技术人员和使用部门提出书面技术协议和质量要求,商务治理部严格按技术要求进行询

11、价、比质比价、选厂,组织经济合同的洽谈、签订,到货后由技术、 使用部门共同参与验收,对存在的质量问题准时予以解决.商务治理部在订货中不得变更技术质量要求.3.6.2 各类物资的入库验收必需严格,大型设备、 关键的备品配件,必需由使用部门专工以及基建治理部代表参与,并做好验收记录.一般设备和重要的备品配件由使用人员参与验收,常规产品、消耗性材料由方案员、选购员和保管员共同验收,验收记录要精确、真实,对存在的质量问题要准时联系处理,坚决杜绝质次、假冒伪劣可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_产品进入生产现场.3.6.3 设备、 备件在使用中显现的质量问题,应由使用部门专工、安监、金属监督

12、等人员进行鉴定并写出书面报告,报告要求语言精练,数据翔实,观点明确,商务治理部据此与制造厂联系更换或索赔,报告中不得显现“估量”、“可能、”“大致、”“差不多”等含混词句.3.7 对供应商定期进行评判对常常性选购的消耗物资,要挑选一批服务好、信誉高、质量牢靠、价格合理的供应商并建立供应商档案,每年对供应商进行一次评判,建立合格供货商清单,评判合格的供应商连续保持协作关系,对不符合我方要求和供货不准时的供货商,要解除协作关系.对于没有列入合格供货商清单的供方,须经技术部门、 商务治理部、分管领导等审查合格后方可.3.8 比选审批权限审批权限应按以下程序审批：商务治理部经理（1 万元及以下）分管领

13、导（ 1 万元 10万元）总经理（50万元及以上） ,对于一万元以内由总经理授权商务治理部门经理签字,1 万元 10万元可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_应由总经理授权分管副总经理签字,10万元及以上由总经理签字.合同（合同变更审批单）审批由商务治理部全面负责并于4日内审批完毕,对于紧急合同（合同变更审批单）于1 日内日审批完毕.3.9 结算及付款执行公司结算付款流程治理方法,对基建工程类物资选购付款在执行公司结算付款流程治理方法前,仍需按物资选购支付款审批流程办理审批手续.资产财务部接到付款单后,依据月资金使用方案应于当月内支付完毕,对于一些急款商务治理部应提前通知资产财务部预

14、备并于 1 日内付款完毕.3.10 物资选购周期执行物资方案制度所规定的时间.对于加工件以及电机修复时间特作特做如下规定：3.10.1 加工件 :3.10.1.1 市内加工件：有料部分：一般小件应于3 天完成 ,较大部件15天内完成,特殊加工件35天内完成.无料部分应补加原材料的选购周期.3.10.1.2 外出加工件：有料部分：一般小件8 天完成,较大部件20 天内完成, 特殊加工件60 天内完成. 无料部分应补加原材料的选购 周期.3.10.2 电机修复 :3.10.2.1 沟通 22KW以下的 5 天完成.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_3.10.2.2 直流电机、沟通电机

15、22KW以上的及6KV大容量电机15天完成.4 检查与评判4.1 对违反规定, 擅自订购设备、 材料以及消耗性材料,导致库存积压,每次赐予200元罚款.4.2 在选购方案的制定、订货、选购、托付加工、运输配送过程中,未按选购制度所规定的程序办理的,每次赐予200元罚款.4.3 因选购、订货失误,造成所到材料（设备）的型号、规格、数量与需用方案不符而积压,扣罚责任人200元/条,扣罚责任部门500元/条,因厂家责任而导致备件到货后无法使用而导致消缺不准时者,由使用部门（单位）出具书面考核看法,商务治理部依据考核看法对供货商进行每次200元 500元的经济考核.4.4 因责任心不强,从公司确定合格

16、供货商之外购进质次价高的物资,办理退货且没有影响使用的扣罚100元罚款,如无法退货,扣罚责任人200元/次.4.5 未考察清晰合同对方资质,致使受骗上当,扣罚责任人200元/可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_次.选购人员未严守公司商业隐秘,将从前报价商的信息透露给后续报价商而影响供货商选定的扣罚责任人1000元/次,并调离商务治理部.4.6 在物资的供货周期内（物资选购方案制度所规定的时间要求）未完成物资选购任务,扣罚责任人200元/次.4.7 在签订合同时, 商务治理部按规定通知有关人员参与签订合同商务以及技术条款,而有关人员未按要求到场或未按商务治理部规定时间签订技术协议的,

17、扣罚责任人100元/次,商务治理部未通知扣罚责任人100元/次.4.8 资产财务部未按规定时间付款,影响到货的, 就每天扣罚责任人100元,扣罚责任部门100元/条.5 附就5.1 本制度由商务治理部起草,商务治理部负责说明.5.2 本制度自批准下发之日起实施,其他相关制度如与本制度冲突,以本制度为准.6 附录可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -1商务治理部物资选购工作流程图2物资询价单（格式） 3物资选购供货商比选审批表4物资选购合同通用格式5工程物资付款审批流程附录 1商务治理部物资选购工作流程图可编辑资

18、料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_物质选购方案1、检查方案是否按规定权限审批.2、检查分项明细明表是否按规定不同类型分页申报.3、核实型号、分类、单位、数量、价格是否符合要求.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -1、依据物质分类、要求质量等情形,联同使用 部门对市场进行调查, 包括原已为公司投标的供货商,择优选取3 家及以上供货商进行询价.2、要求被询价供货商供应营业执照、生产许可第 13 页,共 21 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢

19、迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -市场调查、询价可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_供货商比选与审批合同洽谈与签订1、依据询价情形,填写供货商比选审批表.2、邀请使用部门、分管部门、内审部门等参与进行比选,举荐拟供货商.3、按治理权限进行审批.1、依据合同治理制度进行合同洽谈与签订.2、对于分类总金额小于5 万元的常用工具、五金、办公用品等可不签订合同,但必需在询价的基础上进行比选选购.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_选购、定货、验收入库及审批可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_支付审批流程付

20、款流程填写物资选购支付审批表,并按权限进行审批.填写财务付款审批表,并按权限进行审批.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_附录 2询价单格式1.资料归档XX公司全部资料按分类交内勤员归档,内勤员检查并审查程序符合规定、资料齐全.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_询价单Facsimile Transmission的址：山西省晋城市凤台东街1188 号邮政编码： 048026邮箱：收文单位 To：签发人 Sign： 收文人 Attn：审核人 Examine： 传 真 Fax： 传 真 Fax：可编辑资料 - - - 欢迎下载

21、精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 14 页,共 21 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -电话Tel：电话Tel：主题 Re:页数 Page：经办人manage:我公司拟订购以下材料（设备）,请贵公司在月日前将报价传真至我公司,以便我公司尽快确认订购.序号名称型号规格单位数量单价总价备注12345总计注:1. 货到后付款.2.报价须含供货期、售后服务以及质量保证承诺函等内容.3.报价单加盖供货单位章.4.此报价为送货到工的的

22、价格.5.发票为增值税发票（依据情形选用） .6.为便利联系,请将贵公司人员的电子邮箱一并传送.如有疑问,请询问我公司商务治理部,感谢合作； XXX ：电话：手机：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_询价单格式2. XX公司物资询价单（询价单可以不局限于以下格式）商务治理部年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_厂商名称 :电话联系人传真材料名称规格型号生产厂家单位数量单价总价可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 15 页,共 21 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - -

23、 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -合计备注 一、报价需知:可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_1、交货期限 :a.需于年月日以前交清b.定购后天内交付可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_2、交货的点 :3、报价为要求为到交货的含税价可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_4、付款方法 :a.交货验收合格后付%,质量保证期年b.调试验收合格后付%, 质量保证期年可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_二、报价期限1、以上报价单请于年月日之前报价,以便洽购 .2、报价要求从报价之日起天内有效.

24、三、特殊申明1、报价要求采纳:a.传真形式b.特快转递c. 其他2、如报价有下调空间,可在报价后的4 天内重新报价;3、如设备带有附件或自选件时,应在报价书中注明.我公司的址 :商务治理部电话:商务治理部传真:联系人：年月日可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 16 页,共 21 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_附录 3XX公司物资选购供应商比选

25、审批表编号：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_项目名称物质类别使用单位预算总价供货商相关情形汇总表供货商 报 价 供货周期产品质量付款方式拟举荐供货商参与比选人员签名：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_商务治理部负责人：经办人：日期：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_分管副总经理总 经 理备注： 1 万元以内由商务治理部经理签字.1 万元 10 万元由分管副总经理签字.10 万元及以上由总经理签字.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 17 页,共 21 页 - - - - - -

26、 - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -附录 4（合同格式：封面）合同编号合同名称 :需方 :供方 :合同签定日期：合同签订的点：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 18 页,共 21 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -（合同格式：正文,应包括如下内容）一、 供货范畴 :品名规格型号单位数量单价合

27、价备注合计二、 合同总价：人民币小写及大写.须写明合同总价是否包含运杂费、税费、技术服务费、资料费.三、 付款方式： 1.通过银行结算2.是否留质保金,留的比例,质保期多长时间等.四、 运输方式及到达站、港,交货时间和的点：五、 合同供货的技术要求详见技术协议,或写明质量要求、技术标准、供方对质量、数量负责的条件和期限,包装标准、包装物的供应与回收 ,合同损耗及运算方法等.六、 安装、验收、质量保证与服务： 七、 违约责任：按合同法执行. 八、 保证与索赔：九、 解决争议方式：十、本合同正本两份,副本四份.需方一正三副,供方一正一副.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名

28、师精选 - - - - - - - - - -第 19 页,共 21 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -（合同格式：签字页）单 位 名 称可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_法定代表人或授权代理人（签章）（单位盖章）可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_需联 系 人（签章）住宅（或通讯的址）方电话传真开 户 银 行税务登记号帐号邮政编码单 位 名 称可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_法定代表人或授权代理人（签章）（单位盖章）可编辑

29、资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_供联 系 人（签章）住宅（或通讯的址）方电话传真开 户 银 行税务登记号帐号邮政编码单 位 名 称可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_法定代表人或授权代理人（签章）（单位盖章）可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_联 系 人（签章）住宅（或通讯的址）电话传真开 户 银 行税务登记号帐号邮政编码附录 5可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 20 页,共 21 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word

30、精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -XX公司物资选购支付审批表编号：项目名称选购编号合同名称合同编号供需需 方可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_双方供 方合同价款（万元）本次付款（万元）付款类别累计付款（万元）可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_付款. 检验情形说明可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_承办部门商务治理部负责人：经办人：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_相关部门（会签）使用部门分管部门负责人：日 期：负责人：日 期：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_副总经理附：付款明细表.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 21 页,共 21 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载