应用文及实例全套整合.ppt
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1、泸州市南苑建筑工程有限公司,常见应用文写作规范及实例 主讲人:毛碧芳 2011年8月16日,泸州市南苑建筑工程有限公司,前 言 为增强公司员工对常见应用文的写作技巧,现结合工作、生活中的应用文实例,与各位同仁进行分享交流,旨在加深对公司制度的学习,希望大家参与互动,有所收获!,泸州市南苑建筑工程有限公司,什么是应用文 解释一:应用文是指日常生活或工作中经常应用的文体,如公文、书信、广告、收据等。 解释二:应用文是完成具体工作或办事的一种工具,是日常生活和工作中经常使用的,为某种具体的实用目的而写的文体。 也就是说,应用文是由公文、事务应用文、经济应用文、法律应用文、公共礼仪应用文、宣传应用文构
2、成,涵盖了60多个文种。是我们在生活、学习、工作中为处理实际事务而写作,有着实用性特点,并形成惯用格式的文章。,就天立集团及南苑建司管理体制而言,行政管理类人员及项目部一般员工主要涉及以下文体的撰写: 一、通知 二、报告 三、工作计划 四、申请 五、总结 六、会议纪要 七、决定 八、通告 九、通报 十、函,泸州市南苑建筑工程有限公司,泸州市南苑建筑工程有限公司,实例一 关于天立水晶城项目部18#楼、水晶郦苑天桥等的检查 通 知 天立水晶城项目部: 南苑建司工程部于2011年3月31日下午针对水晶城在建项目18#楼、水晶郦苑天桥进行检查, 现将检查结果通知如下: 1、检查18#楼主楼5楼局部剪力
3、墙、楼板、附楼楼板出现严重的质量亊故、楼梯浇筑感观质 量差; 2、检查水晶郦苑天桥桥面感观质量太差、观光电梯处建渣成堆,并未及时清理、安全防护措 施不到位,材料堆场杂乱无序。 经检査情况分析,现场存在管理不到位,班组工作不细致,劳务工人做工粗糙,责任心不 强,工程技术严重失误等。经研究决定,委托你项目部对相关管理人员、劳务班组进行严厉处 罚,并限期整改,结果于4月7日前呈报公司审批。 泸州市南苑建筑工程有限公司工程部 二0一一年三月三十一日,泸州市南苑建筑工程有限公司,实例二 关于规范公司内部收发资料的 通 知 公司各项目部: 为规范公司内部收发资料的管理,确保公司各种信息的有效传达,现要 求
4、各项目部发往公司各部门的一切资料,须自备发文簿签发,明确收发责 任人,以备查。若无签发手续,接收部门有权拒收。如导致资料发生丢失 情况,以发文的原始信息为依据,责任自负。 此通知即日起执行 ! 泸州市南苑建筑工程有限公司 二0一一年八月二日,泸州市南苑建筑工程有限公司,可见,通知一般由标题、主送单位(受文对象)、正文、落款四个部分组成。 一、通知的标题有四种写法。其一,写明发文机关、事由和文种,如“南苑建司关于转发关于做好我省2011年度建筑施工专业技术职称考试工作的通知的通知”;其二写明事由和文种,如“内培学习通知”);其三,只写发文单位名称和文种,如(天立集团通知);其四,只写“通知”二字
5、。二、受文者即被通知的单位或个人名称。一般写在正文的第一行,顶格。也有的写在正文的末尾,用“此致”过渡,另起一行顶格写受文者。三、正文 正文一般由三个部分构成。首先是原由部分。这是通知的开头,只简要写明发出这个通知的原因和目的。然后是事项部分,写出通知的内容。事项部分既可以分条列项地写,也可以逐项依次地写。无论哪种写法。通知的内容都必须写得条理清楚,明确具体。如果是需要对方办理的,一定要把应当办理的事项和要求写清楚;如果是要让对方知道的,一定要把告诉的事情写明白。接着是结尾部分,常用“特此通知”之类习惯语作结。也有不少通知不用习惯性的结束语作结,通知的事项写完,正文就结束。四、落款 落款要写上
6、发通知的单位的名称和发通知的日期。如果在标题中和标题下已经反映了这两项内容,后面可不再重复。,泸州市南苑建筑工程有限公司,报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。 一、标题:制发机关事由报告;报告前可加“紧急”。 二、正文:事由:直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。事项:写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。 三、结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执行”,或“以上报告,请指示”等语。注意事项:概述事实,重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。,实例三
7、关于天立水晶城14#、15#楼排水管道工程落实安装承包单位的 建 议 公司招投标小组: 由南苑建司承建的水晶城14#、15#楼排(污)水管洞预埋和管件安装,以及照明穿线管预埋工程即将进入施 工安装阶段,鉴于该工程规模小(工程量约为5600m2),施工周期仍相对较长,导致劳动效率低。经多方询 价,报价均超过13元/,由于时间要求急,故建议该工程采用定标的办法由安装班组吕享然进行施工,总造价 约为6万元。根据本工程的实际情况并通过市场调查,安装价格如下: 1、排(污)水管洞预埋和管件安装:5.50元/; 2、照明穿线管、线盒预埋以及安装(含材料费):6.50元/。 以上综合单价含安装时所需的工具用
8、具、小型机械、施工电缆电线、临设费、安 全保障费,建筑面积按已结算的5#、20#、22#楼工程0.00以上劳务费所结算的建筑 面积计算规则较小计算。 建议可否?请相关部门领导批示。 泸州市南苑建筑工程有限公司水晶城项目部 2011年7月27日,泸州市南苑建筑工程有限公司,泸州市南苑建筑工程有限公司,小结:报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划,每完成一项任务,一般都要向上级写报告,反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等,以取得上级领导部门的指导。 报告特点:1内容的汇报性 ;2语言的陈述性 ;3.行文的单向性 ;4.成文的事后性 ;5.双向的沟通性 。 报告
9、容易出错的地方(值得商榷,可依实际情况而议) 1. 结尾处有“特此报告”一类结语,由于词语既无实际意义,也无结构作用,应当去除。如果写成“以上报告当否,请指示”,就更错误,因为如上述,报告是无须上级回复处理的文种,所以,即使协商这句话也是白搭,上级不会答复你。 2. 同理,报告后面加附注标明“联系人”和“联系电话”也属废话。再次,写报告要避免太长,一般应控制在3000字以内。,泸州市南苑建筑工程有限公司,工作计划 从计划的具体分类来讲,比较长远、宏大的为“规划”;比较贴切、具体的为“安排”;比较繁杂、全面的为“方案”;比较简明、概括的为“要点”;比较深入、细致的为“计划”,比较粗糙、雏形的为“
10、设想”,林林总总均为“计划”文种的范畴。 写好计划的方法: 首先,写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类,适合用哪一个具体的计划种类来表达,从而确定具体文种。然后,再根据具体内容和文种写作要求进行写作。 计划写作注意事项: 第一,对上负责的原则。第二,切实可行的原则。第三,集思广益的原则。第四,突出重点的原则。第五,防患未然的原则。,泸州市南苑建筑工程有限公司,就我们公司而言,计划类文体的撰写在公司员工中比较普及,但大都设置了固定的格式,如表格格式,明确告知要求“计划”的时间、内容、采取措施等等。 实例四,泸州市南苑建筑工程有限公司,温馨提示:此类计划应加强严谨性,提高编写者的文字表达能力和组
11、织能力,加强对工作的责任心; 在上报时建议用电子文档的格式上报相关人员审批; 提高在OA流程中的使用技巧; 如采用纸质报送,建议用双面打印。,泸州市南苑建筑工程有限公司,申请包含三个部分: 1. 提出请求; 2. 说明原因; 3. 请求回复并表示感谢。 书写要点:开篇应点明主题,语言简练。接着说明做此申请的原因,即自己所具备的申请条件,这一部分需重点明确,论述充分。最后请求回复并表示感谢时,应采用礼貌、诚恳的措辞。 申请类应用文也是公司员工普遍涉及到的一种文体,现在使用的申请也具有固定的格式。如“南苑建司员工辞职申请”,“请假申请单”等等,均具有简单明了、言简意赅的固定表达格式,对统一和规范申
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