应用文写作(行政公文写作知识).ppt

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1、行政公文写作,应用文的种类,指国家行政机关公文处理办法中所规定的文种。公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的法定文书。,包括调查报告、工作总结、述职报告、简报、计划、规章制度和会议材料等。,日记、读书笔记及各类信函,（一）通用类 指人们在办公或办事中普遍使用的文书,1、行政公文类：,2、日常事务类：,3、个人事务类,应用文的种类,如毕业论文、学术论文、专利申请书、实验报告等。,如市场预测报告、市场调查报告、招标书及经济合同等。,如诉状、辩护词、公证书和判决书； 消息、通讯、特写和广告等。,（二）专用类 指专业性较强的文书,1、科技类,2、财经类：,3、司法类、 传播类,公文的

2、含义和分类 公文的特点和作用 公文的格式 行文规则 公文的语言 公文的处理程序,公文写作,行政公文的含义和分类,行政机关公文： “行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的工具。” 党的机关公文： “党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”,法定公文,党的机关公文,行政机关公文,决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 （1996年5月3日中共中央办公厅中国共产党公文处理条例）,命令（令）、决定、

3、公告、 通告、通知、通报、议案、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要 （2000年8月24日国务院国家行政机关公文处理条例）,二,上行文,下级机关向所属上级机关的行文，如报告、请示等。,向同级机关或不相隶属的机关的行文，如函等。,上级机关向所属下级机关的行文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。,面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。,从处理要求上分，公文又可作多种划分：,行政公文的特点和作用 一、公文的特点 (一)鲜明的政治性 行政公文体现统治阶级的意志愿望，传达国家政策法令，反映统治阶级的立场观点和利益。 (二) 作用的权威性 公文反映和传达法定作者的决策和

4、意图，体现法定作者的意志和权力，在法定的时间和空间范围内，对受文者具有强制性和约束力，有关组织和个人必须不折不扣地贯彻执行。,(三) 体式的规范性 公文的体式，必须符合办法和国家行政机关公文格式规定的体式，即规范体式。(四) 制发的程序性 公文的制发程序：拟稿审核会签签发缮印校对盖印登记分发 公文送领导人签发之前，应由办公厅(室)做好审核工作。 属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及其他部门或地区职权，应经各发文机关或相关单位的领导签署意见。 文稿经负责人或领导人签发成定稿后，方可据此印制文件正本。,二、公文的作用 (一) 领导指导作用 上级机关传达贯彻党的方针政策、法律法规、决定决策的公文，

5、必然要对下级产生领导作用，有些则对下级工作具有指导作用。 (二) 行为规范作用 相当一部分公文，体现了政府机关对人们行为的要求，要求人们坚决执行。 (三) 宣传教育作用 传达贯彻党和国家的方针政策是公文担负的重要任务。在一般情况下，公文在规定人们应该怎样做时，还要说明为什么要这样做，更增加了它的宣传教育作用。,(四) 联系知照作用 许多工作要通过公文进行联系、协调而得到及时处理。有许多信息资料通过公文获得。 知照性公文，主要是告知对方有关事项，起知照作用。 (五) 依据凭证作用 公文反映制发机关的意图，受文机关则以此作为处理工作、解决问题的依据。有些公文，如会议纪要等，则具有凭证作用。 公文不

6、仅传达了发文机关的意图，同时是证实这一意图的最好凭证。 公文的以上作用是相互联系的。一种公文可同时兼有各种作用。,国家行政机关公文格式,（国家质量技术监督局1999年12月27日发布，2000年1月1日起施行）,公文的结构,文头,主体,文尾,版头眉首,主体,版记,份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期,页码,版头-头,主体-身,版记-脚,一、文头部分 公文的文头，包括：文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级、份号等项内容。 文头位于公文首页上端，约占A4型公文

7、纸的1/3或2/5面积。 （一）发文机关标识（文件名称） 文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。如“省人民政府文件”、“ 公司文件”。, 1 ,绥化市人民政府 办公室文件,绥市政办发200627号,发文机关标志,下一要素,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，上边缘至版心上边缘为35mm 。, 1 ,阿城市建设局 阿城市卫生局,阿市建发2006188号,发文机关标志 联合行文格式,下一要素,文件,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二

8、字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,（二）发文字号 发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。 发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。 发文字号的书写顺序是： 先写发文机关代字，接着是年份，最后是序号。如“粤科院字200614号”，表示是广东省科学院在2006年度内发的第14号文。 年份，要用阿拉伯数字完整书写，用括号括起来。括号须用方括号“ ”，不能用半圆括号“（ ）”。 发文字号的作用：一是便于登记；二是便于分类、归档；三是便于查找、引用。, 1 ,柳州市人民政府 办公室文件,柳政办发200627号,发文字号,

9、下一要素,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布,第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字,年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号“ ”括起,序号不编虚位，不加“第” 字,（三）签发人 上报的公文需在首页标识签发人姓名。 “签发人”是指批准发出公文的机关领导人，标明在发文字号右侧空两字位置处。, 1 ,000001 秘 密一年 特 急,绥化市人民政府 办公室文件,绥市政办发200628号 签发人：高云燕,签发人,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿

10、宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。, 1 ,绥化市建设局 绥化市卫生局,绥市建发2006188号,多个签发人格式,文件,签发人：曲志刚 雪格拉提,如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,多名签发人：每一排排两人，主办机关排在前。 正文中的结构层次序数 一、黑体 (二)楷体 3.仿宋 (4)仿宋,(四）秘密等级（密级） 秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三

11、级。 秘密标志为。如“机密5年” （五）紧急程度（急度） 紧急程度是指送达和办理公文的时限要求，分“特急”、“急件”。, 1 ,000001,绥化市人民政府 办公室文件,绥市政办发200627号,份号：一份文件在该文总印数中的顺序编号。一般用6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。绝密机密公文需要标注份号。,公文份数序号, 1 ,000001,绥化市人民政府 办公室文件,绥市政办发200627号,秘密等级和保密期限,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第2行，两字之间空l字；秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,密级分三类：绝密、机密、秘密,机 密五年, 1 ,000001,

12、绥化市人民政府 办公室文件,绥市政办发200627号,紧急程度,机密五年,急 件,如需标注紧急程度， 一般用3号黑体字， 顶格编排在版心左 上角；如需同时标 注份号、密级和保 密期限、紧急程度， 按照份号、密级和 保密期限、紧急程 度的顺序自上而下 分行排列。,二、主文部分,二、主文部分：包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、成文日期、附注等。 1、 标题 三要素：发文机关名称发文事由 公文种类 例： A、完整式： （三要素全具备） 国家税务局关于加强批发扣税工作的请示 B、省略式： （事由文种） 关于开展2007年度科研课题立项申报工作的通知 C、特殊式： （发文机关文种） 梅州市

13、交通局通告, 1 ,绥化市人民政府 办公室文件,绥市政办发200627号,公文标题,关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,2、主送机关公文的主要受理机关 如主送机关不止一个时，应按性质、级别或惯例依次排列。 普发性下行文，主送机关较多，可使用泛称，如“市府直属各单位”、“各系、室，各部门”。 上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。 一些行文方向不定，没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，则不写主送机关。, 1 ,绥化市

14、人民政府 办公室文件,绥市政办发200627号,主送机关,关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：, 1 ,绥化市人民政府 办公室文件,绥市政办发200627号,公文正文,关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,各乡镇人民

15、政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,针对事项提出的希望、强调的问题、作出的指示； 或用惯用语作结。,依据,目的,文种承启语,事项,要求,公文制作的背景、根据,公文制发的目的,承上启下的句子,围绕主旨 展开的内容、叙述的情况、分析的问题、提出的措施,公文正文基本内容模块及结构模式,关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定 各市、县、自治县人民政府，省府直属单位： 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹

16、克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神， 省人民政府决定： （一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元； （二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元； （三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。 广东省人民政府,一九九三年八月十五日,4、附件公文正文附属材料的顺序和名称的标注。 附件必须写明所附内容的标题或名称。 附件若不止一件，则应标序号。序号使用阿拉伯数码（如“附件：”）。 附件名称后不加标点符号。 “附件”写在正文下一行，左空两字，加冒号。, 1 ,绥化市人民政府 办公室文件

17、,绥市政办发200627号,附件,关于印发绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将绥化市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,附件：1.创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表 2.责任分工明细表, 1 ,附件页面,下一要素,附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识

18、应一致。,附件：1. 创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表,博市政办发200627号附件：1. 创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表,如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,5、发文机关是公文的作者或发出单位。 发文机关要写全称或规范化简称。 若是联合行文，主办机关排列在前。 6、印章 除会议纪要和以电报形式发出的外，都应加盖印章。 盖章要端正规范。上不压正文，下要压年、月、日。 联合下发的公文，联合发文机关都应盖章。 7、成文时间 一般文件，以领导人签发的日期为准； 联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准； 会议通过

19、的公文，以通过日期为准； 要用小写汉字，将年、月、日标全； “零”写为“O”。不能用阿拉伯数字书写。, 。,附件：1、 2、,二00八年三月二日,（）,主题词： ,抄送：、,省人民政府办公厅 二00八年月日印发, 1 ,印章：单一发文,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,加盖印章应上距正文

20、1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。, 1 ,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。,特殊情况说明,当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。,当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，

21、每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,联合行文印章,三、文尾部分,（三）文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、页码等。 1、主题词 是指标识公文主题、文件类别的经过规范化处理的名词或名词性词组。 （1）要掌握选词原则。 要选用最能反映公文主题内容的词语。 一份文件的主题词，一般不超过5个。 其标引顺序是先标类别词，再标类属词。 在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。 各主题词之间空1格，不写标点符号。 如:国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“水利”

22、，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。,注意： 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。 如：会议纪要听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”，最后标“会议纪要”。,（2）要使用主题词表。 国务院办公厅秘书局印发的国务院公文主题词表(1997年12月修订) ,由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词，词表分为三个层次: 第一层

23、是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。 第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。 第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。,2、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。 应当使用全称或规范化简称、统称。 公文如需抄送，则在主题词下一行写明抄送单位。抄送机关之间用逗号隔开。 3、印发机关、印发日期和印数 印发机关，即印发公文的机关，要写全称。 印发日期，以公文付印的日期为准。 印数，是指公文的实际印制份数。,（四） 公文格式以外的其他规定 规定公文用纸一般采用国际标准A

24、4型纸。 A4型纸公文用纸版心尺寸156mm225mm。 公文用纸天头（上白边）：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）：28 mm1mm 发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22 mm15mm(高宽)。 一般每面排22行，每行排28个字。 公文标题用2号小标宋体字，主题词用3号黑体字，秘密等级、紧急程度用3号黑体字，发文字号、签发人、正文、主送机关、抄送机关、附件、印发机关、附注等用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。, 文件, 20051号,签发人： ,特急,机密一年,00001,关于 请示, ： ,公文的字体字号,3

25、号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm（高宽）,3号楷体字,2号小标宋体字,3号黑体字, 。,（发至 级）,二三年二月五日,主题词： ,抄送：， 。,办公室,2005年4月20日印发,2,3号黑体字,3号仿宋体字,4号半角白体阿拉伯数码,3号仿宋体字,附件：1. 2. ,份号,秘密等级和保密期限,发文机关标识,发文字号,签发人： ,签发人,公文标题,主送机关,公文正文,二OO一年一月一日,（ ）,主题词： ,抄送： 、 、 、 。, 2000年 月日印发,附件说明,附注,印发机关和印发时间,抄送机关,主题词,二 O O 一

26、年 一 月 一 日,主题词： ,抄送： 、 、 、 。, 2000年 月日印发,两个机关联合行文公文末页版式,二 O O 一 年 一 月 一 日,主题词： ,抄送： 、 、 、 。, 2000年 月日印发, 单位, 单位, 单位, 单位, 单位,两个机关以上联合行文公文末页版式,-1-,7mm,156mm,210mm,37mm 1mm天头,28mm 1mm订口,210mm,225mm,297mm,A4型公文用纸页边及版心尺寸,-1-,7mm,156mm,行文规则,行文规则 （国家行政机关公文处理办法第四章） 1、行文应当确有必要，注重效用。 2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级

27、请示和报告。 3、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。,4、 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 5、 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 6、

28、 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。,7、 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 8、 下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 9、 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。,10、 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 11、 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上

29、级机关。,公文的语言,一、明晰意思明白清楚，不晦涩，无歧义。 1、选用含义确定、自己明白的词语。 2、要选通俗易懂的词语，不要用过时、冷僻的词语。 二、准确能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。1、要认真分辨词类。 2、要精心辨析词义。 三、简朴要简明扼要、实事实说、直陈直叙，不冗长繁杂，不浮华藻饰。 1、实事求是，实话实说。 2、叙事说理，开门见山。,四、庄重端庄、郑重。 1、一般不使用口语、方言、土语，要用规范的书面语。 你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了 (来函收悉) 专门写了这份函件答复你们 ( 特此函复) 攒钱（积累资金） 太棒了（优秀、优异、优良） 把钱装进自己

30、腰包（中饱私囊） 2、一般不用描写、抒情，不用比喻、夸张、反语、象征、借代、婉曲。 欢呼雀跃、鸦雀无声（比喻色彩） 莺歌燕舞、柳暗花明（比拟色彩） 气贯长虹、怒发冲冠（夸张色彩） 笑容可掬、热泪盈眶（描写色彩） 袅袅娜娜、羞羞答答、糊里糊涂、呆里呆气（摹状描写色彩） 叽叽喳喳、嘻嘻哈哈、噼里啪啦、稀里哗啦（摹声描写色彩） 啊、哦、嘿、哎呀（感叹抒情色彩） 3、恰当地使用专用语。,公文常用特定用语简表,收文办理的程序,行政公文的制发和处理程序,发文流程图,主办部门起草文稿,主办部门负责人草签,有 关 部 门 会 签,办公室 审 核,分管领导 审 签,单位负责人签发,办公室再审及编号、印制并分送,将文稿及文件归档,不适宜发文的退主办部门,不合政策要求或有重大修改的退主办部 门,发文办理的程序,