如何组织高效会议.ppt

《如何组织高效会议.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《如何组织高效会议.ppt（17页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、,如何组织高效会议,如何组织高效会议,会议效率不高的原因及建议方案 会议效率不高的原因 会前、会中、会后 角色 如何高效开会 会议组织者、会议主持、参会人、会议记录 案例,会议效率不高的原因-会前,欠缺会议目标或目标不明确 是否需要开会解决？只在必要时召开会议 欠缺议程或议程不明确 未提前设定会议主持或会议主持选择不当 参会人选择不当 与会者无准备而来 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议总是不能准时开始 无达成共识的会议纪律 会议时间不当 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会） 开会通知内容欠周详 会议地点不当 会议场地设备欠佳 会议太多，参会者感到厌烦 向来开会较少，每次会议

2、议案堆积过多,会议效率不高的原因-会中,讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 参会者发言跑题 犹豫不决 信息不充分，却贸然决策 少数人垄断会议 参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见 参会者之间争论 参会者与会议主持争论 参会者注意力不集中 会议主持未能总结会议成果 未能遵守对事不对人，进行人身攻击 无休息时间 经常被外界打扰 视听器材发生故障 会议超出预定时间,会议效率不高的原因-会后,无会议记录或记录不详细 记录与实际讨论不符 无对决议事项的跟踪 不能对会议成败得失进行检讨,会议效率不高的原因-按角色,会议组织者,会议主持,参会人,发现问题等于解决了问题的一半,7

3、,如何高效开会-会议组织者,明确会议目的 想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开 Smart原则 明确几个角色 会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人 参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提前收集建议，以便做更充分的准备 会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题和时间截点 会议人数：,解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会,少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人,如何高效开

4、会-会议组织者,明确会议目的 想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开 Smart原则 明确几个角色 会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人 参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限，提前收集建议，以便做更充分的准备 会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题和时间截点 会议人数：,解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会,少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人,9,如何高效开会-会议

5、组织者,只在必要时召集 开会成本：时间成本，机会成本，金钱成本 是否有更高效的解决方案，邮件，大象，电话会议？ 如果你是唯一做决策的人 明确会议议题 拆分问题和讨论步骤，准备充分，合理预估时间 会议时间、地点 Eg.合适的时间 Eg.封闭式会议地点，不被打扰；工作回顾不要在“上海厅”,10,合适的时间,上午10-12点和下午2-4点是比较适合开会的时段。,上午8-9点之间,上午9-10点之间,上午10-12点或下午2-4点之间,下午4-6点之间,会议准备工作核对单 1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人员 11.是否准备会议名签 13.是

6、否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料,2.是否一定要开会 4.安排会议的议程 6.确定会议的主持人 8.研究会场如何布置 10.安排出席者座位 12.是否安排交通工具 14.是否发出了会议通知 16.确定辅助教材 18.是否要求与会者准备资料 20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知,如何高效开会-会议主持,主持人的守则与责任 按照议程进行，勇于挑战权威 营造和谐气氛 正确讨论总结内容 引导发言者解释使人困惑的发言 帮助参会者理清不假思索的想法 尊重别人 减少与议题无关的争辩和讨论 保证中立态度,如何高效开会-会议主持,主持人的失败表现 听

7、完陈述后，就没词了 向双方之一表示赞同 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 引导双方攻击你 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 换话题 当双方争执时，表达不愉快的情绪,如何高效开会-会议主持,主持人沟通技巧,沟通漏斗,沟通金三角：换位思考,如何高效开会-会议主持,主持人倾听技巧 倾听的误区： 别人讲话时，你在想自己的事情 边听边与自己的不同观点对照 经常打断别人的谈话 忽略过程只要结果 仅听自己想听或愿意听的东西 精力不集中，容易被其他东西干扰 四种群体决策 共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 如何对待会议中的意外情况 做会议开场 系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略,如何高效开会-参会者,参会者的守则和责任,