接待管理规章制度.pdf
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1、接待管理规章制度接待管理规章制度一、一、 总总则则第一条第一条制定目的:为更好的树立企业整体形象,标准接待工作, 展示集团企业的管理风范,要求相关职员做好来宾接待工作, 特制定本制度。第二条第二条适应对象:党政领导及外宾、 相关业务客户来访参观,各类涉外会议的来宾接待,均按本制度执行。第三条第三条权责部门:运营部。第四条第四条执行单位:1、被访单位或部门 :负责接待标准的申报需要配合事情、事由介绍及来宾的洽谈、陪同;涉及特殊接待活动的由人力资源部另行安排;2、接待通知:业务部门将接待内容及时间最少要提前一天交人力资源部, 经人力资源部审核同意并决定需要陪同人数后, 由被访单位 或部门发出;3、
2、接待安排:人力资源部负责整个接待活动指导、协调及管理,行政办公室负责车辆、参观、食宿、票务、赠品等的安排。4、场地:接待重要贵宾要有责任人提前验收场地、检查好所有准备工作的落实、确定行车线路、明确现场指挥责任人负责履行现场调度的职能。5、重要礼品、接待费用超标准的,由业务部门事前提出要求意见并说明事由,由人力资源部审核。6、接待客人完毕后费用报销报人力资源部审核。由财务中心配合把关,没有表格审批一概不予报销。7、每次重要贵宾接待完毕后,需做接待总结,并记录存在问题及如何改良,总结会议由人力资源部组织, 行政办公室负责记录接待全过程并保存档案。第五条第五条公司一切公关活动要表达一个目标、 两个理
3、念、三个基本原则:1、一个目标:接待树形象,服务创品牌;2、两个理念:以人为本、以诚待人、以质服人、以周服人;接待工作无小事;3、三个基本原则:热情周到的原则;舒适安全的原则;勤俭节约的原则。第六条第六条来宾接待分类:1、贵宾接待:包括区党政机关正职以上领导、各类市级以上行业协会主要负责人、国内外大企业负责人、 重要客户及长期合作伙伴或人力资源部确定为贵宾档次的来宾接待;2、普通接待:一般客户及因普通业务往来或非重要身份的来宾访问接待。二、来宾接待二、来宾接待第七条第七条接待规则:1、来宾未到公司之前要做好接待相关准备工作:公司一切接待活动归口人力资源部统一管理, 被访单位 或部门 涉及的所有
4、接待活动,需先填写来宾接待申请表上报人力资源部审批,视为贵宾接待的由人力资源部安排落实接待方案, 相关部门配合实施。普通接待的由被访单位或部门凭人力资源部审批后的来宾接待申请表交行政办公室,由行政办公室配合完成接待工作; 普通接待如因临时来访且时间来不及,须先向人力资源部做口头汇报, 取得同意后交行政办公室实施,并于当天客人离开后补办来宾接待申请表 ;2、 来宾接待申请表应由被访单位或部门向来宾咨询后详细列明以下要素:1 、来宾、单位、职务、来访事由、到访人数等;2 、预计抵、离公司时间;(3)、是否需要专车专人接送、接送时间、地点、陪同人员;(4)、是否需要安排食宿,食宿要求标准,拟定入住酒
5、店名称,相关费用由何方支付;5 、是否需要预订飞机票、车船票,费用由何方支付;6 、来宾行程具体安排,包括参观时间、地点、陪同人员;7 、其他需要准备的事项。3、人力资源部负责审批来宾接待申请表 ,确定接待级别并落实相关部门做好接待工作,安排接待方式、参观线路、参观地点、人员安排等事项,审议接待计划, 落实各项接待工作的责任人;接待活动一经确定,各执行部门不能随意更改, 假设接待过程出现困难要及时沟通处理,如确需更改需报人力资源部同意;4、行政办公室接到通知后应认真做好人、事、物、场地等的各项准备工作:1 、制作接客欢送牌;安排专车专人到机场、火车站、汽车站轮渡码头等地迎接客人;2 、准备好各
6、种企业相关宣传资料,如公司简介、投影设备等;3 、做好接待场所安排,确认是否需要会议室,搞好清洁卫生、提前半小时开窗或开空调等;4 、按要求需留影的做好照相器材的准备工作;5 、需安排食宿的,按食宿标准预定用餐及入住酒店;6 、需代订飞机票、车票、船票的,做好预订票务工作;7 、需礼品的做好准备;8 、做好茶水、水果盘、鲜花、欢送卡等准备;9 、其它事项。5、被访单位或部门负责衔接来宾行程的安排和到达后的接送陪同,并跟踪来宾来访过程的其它接待要求, 及时照会相关部门落实安排;6、行政办公室根据来宾接待申请表要求,制作等离子显示屏欢送界面、安排洽谈场地的布置和茶水、点心的准备工作。须在宿舍楼食宿
7、的,由行政办公室负责安排行政食堂开膳和宿舍床位的布置。第八条接待程序:1、接客:根据需要,司机或相关人员按约定时间提前十分钟到预定地点接客人;2、来访:门卫向来访车辆敬礼,做好来访登记,发放贵宾卡,指挥车辆停放。重要的客人受访人须到广场迎接;3、迎宾:接待人员起立微笑,向客人亲切问好,引导客人行径并先为客人按电梯, 带领客人到预定接待地点, 通知受访人, 并送上茶水;4、洽谈:受访人洽谈业务;5、参观:有的客人需参观公司的,按本制度的有关规定接待;6、道别:受访人与客人道别,要送客人到电梯口,并先为客人按电梯,重要客人须送客到广场;7、送礼:接待人员起立微笑,赠送礼品,向客人道别;8、离开:门
8、卫向客人车辆敬礼,收回贵宾卡;9、送客:司机或相关人员送来宾到指定地点。第九条第九条接待方式:1、贵宾接待:公司大堂门口设欢送横幅或制作等离子显示屏欢送界面,视情况、等级预定接待场所,以茶水、水果或点心等方式招待,并由人力资源部指定公司高级管理人员陪同并简要介绍公司情况;2、普通接待:公司大堂门口设欢送横幅或制作等离子显示屏欢送界面,参观人员先在会议室接待,以茶水招待,由行政办公室根据参观团体的性质联系相关部门负责人决定陪同人员及接待方式。第十条第十条参观方式及顺序:不同的团体依照制度可设定不同的参照方式和线路,一般情况下由总人力资源部引导,陪同人员相随,按以下顺序参观:1、先至公司会议室,由
9、陪同人员介绍集团概况、产品开发历史、类型等;2、选择一适当的办公、生产等合适地方事前经人力资源部确认供来宾参观;3、参观结束后,根据情况安排合适的会议室供宾主双方座谈。第十一条第十一条参观留影:1、根据来访客人的实际情况,可在集团广场、大堂、会议室选择适当时机地点由人力资源部为宾主双方拍照或录像留念;2、贵宾或大型社会团体来访,由行政办公室事先准备好拍照、录影工作,并保管好照片、录相带等资料,接待工作完成后,重要照片、录相等资料刻录成光盘,摘要注明日期、宾客名称及单位、活动主题及内容等项目,并由行政办公室归档管理。三、招待标准三、招待标准第十二条第十二条由行政办公室与有代表性的宾馆、酒店、酒楼
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