良好的沟通与协调.ppt

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1、1,养成“报联相”的习惯怎样使上级与部下的连动更有节奏,高效率推进计划,2011年3月,2,“报联相”是指 ？,汇报（报）： 对待上级的指示命令,将处理的经过和结果向上司进行汇报。 联（联）络： 不加入自己的意见,将实际情况进行汇报。 商（相）谈： 在自己举棋不定的时候听取上级的意见和建议。,在工作进行当中最重要的东西!,3,汇 报,4,正确切实的汇报是商务的原点,到上级的座位之后怎样汇报。 不唐突的开始自己的话题。注意组织语言,措辞。（即便平易近人,上级还是上级） 寻找恰当的时机。（避免平常很容易把自己的意愿传达给对方的东西,却得不到对方的理解）,换位思考,站在对方的立场上考虑问题。,5,正

2、确切实的汇报是商务的原点,先说结论、解释放在后面。,很长的开场白会引起上司的烦躁不安。 开场白简明扼要。（应该认为上司很忙） 无论是好是坏,上司想知道的是结果。,6,正确切实的汇报是商务的原点,将客观事实与自己的意见预测区分开进行汇报。,没有根据或者出处不明的信息实事求是进行汇报。 事前对汇报的内容进行检查報告。（信息的混乱不清会引起不必要的麻烦） 对待信息不采取囫囵吞枣的作法。（必须对信息的精确度出处进行验证）,7,正确切实的汇报是商务的原点,将可能会被问到的问题作为前提进行汇报,对于不好的事情进行汇报的时候必定会被问道,所以事前准备好答案。 不知道作为回答的话不会得到正确评价。（对于相关的

3、资料也要进行事前准备） 坚持自己的意见，相信自己的判断。（但是、切记按部就班的进行汇报）,8,重点上司会提什么样的问题？,为什么会变成那样的？,你的意见是应该如何处理？,是否还有其他解决办法可以考虑的？,如果那么做的话风险会有多少？,【原 因】,【意 见】,【解决办法】,【预 测】,9,重点汇报的过程,从事实结论说起。,理由和事情背景进行说明。,表明自己的意见（对策等） 。,【第一阶段】,【第二阶段】,【第三阶段】,今天、与公司社的总经理进行了会面、但是和约没有签成。,由于竞争对手公司提出了比我公司更低的报价、所以对方就此正在研讨中。,明天、为了挽回机会，我将带着其他提案去进行交涉。,10,正

4、确切实的汇报是商务的原点,正因为是坏消息才要尽早汇报。,对于失败视而不见的话, 有时会导致难以设想、无法挽回的结果。 不独自遮掩失误。（独自烦恼对于解决问题无济于事） 尽早汇报克服失败。（对自己造成较大的负面影响前进行汇报）,11,重点举棋不定先汇报,坏 了！ 搞 砸 了！ 怎 么 办？,尽早尽快,实事求是,汇报,与上司一起考虑怎么善后。 或者 请上司决断。,12,正确切实的汇报是商务的原点,有勇气说实话,即便害怕批评将过失掩盖起来,但是真相必定会暴露出来的。 不怕训斥和承担责任。（比起一个人苦恼,实话实说会柳暗花明） 不隐瞒小的过失。（小的过失可能发展成大的事故）,13,正确切实的汇报是商务

5、的原点,不忘进行中间汇报。,对于自己下达指示的工作,进行到什么情况都不知道,那么下达指示的人会很不安。 上司其实很在意。（随时随地，简明扼要汇报是一种窍门） 这关系着客户对本公司的信赖问题。（被追要和督促之后再汇报,作为一名商务人士不及格）,14,正确切实的汇报是商务的原点,随时随地简明扼要进行汇报,遇事不分大小进行汇报。有时候小事也有可能对工作的进程产生影响。 为了不使别人给自己一个做事不用心的家伙的评价、微不足道的工作也认真对待。 把上司当作小心眼的人。（不根据主观判断进行信息筛选、感觉有关的问题全部进行汇报）,15,联 络,16,把握工作的进程、及时进行联络,掌握状况之后在进行联络。,仅

6、仅把安排给自己的工作从左到右传达一遍是不够的 尽量选择对方可以理解的方式进行说明。变更的理由要事先了解。（对于客户客人要特别注意） 于联络事项有关的情况要事先了解。（之所以造成事故的原因要了解）,17,把握工作的进程、及时进行联络,即便结果不尽人意也要进行联络。,作为常识即便不被采用不合格等等遗憾的事情也要认真仔细的进行联络。 没有联络是产生不信任感的根源（以等待结果的人的立场换位思考） 仅靠联络就能改变企业的形象。（把不满以及不信任感改变成好感吧）,18,把握工作的进程、及时进行联络,注意措辞的省略。,不应该不知不觉地使用容易引起误解的表达方法。 在语言的表达方面进行一些细节进行修改,使自己

7、的说明简洁易解。 在表达当中省略不清楚不明确的表现方法。（在商务的世界里精确是尤为重要的）,19,把握工作的进程、及时进行联络,决不放松对重要事项的确认。,尝试着去怀疑是否真的达到了。确认是商务活动铁的原则。 仅仅是送出去了是不能够安心的。（跟他说了和使他理解了意思是不一样的） 注意在传达事情的时候不要让对方会错意（对方没有正确理解传达内容的时候,有可能发展成追究责任的情况,不容忽视）,20,把握工作的进程、及时进行联络,注意在进行联络的时候要亲切。,换位思考,站在焦急等待的对方立场上把情况和结果进行汇报。 帮助对方摆脱不安。（这样会取得客户和客人的信赖） 作出有诚意的对应。（不使对方一直处于

8、期待状态。）,21,把握工作的进程、及时进行联络,时时刻刻不忘尽快地进行联络。,不把繁忙作为推迟汇报与联络的借口。 汇报状况。（对方看不到你作出的努力） 为了不失去重要的客户,越在发生问题的时候越要尽早联络。（快速反应能力与企业的信赖有直接联系）,22,把握工作的进程、及时进行联络,考虑进行联络的时机。,根据联络内容的轻重缓急,有时候再稍等一下进行联络会更好。 在进行联络的时候站在对方的立场考虑问题。 与对方隐私有关的情况。 有可能产生负面影响的情况。 会产生负面影响的时候要多加注意。,23,把握工作的进程、及时进行联络,对于重要的联络不惜时间和精力。,正是在传达坏消息的时候才能看出来那个人的

9、人性特点。 哪怕是难以启齿的内容言也要进行联络。（根据目的分清轻重缓急,选择最恰当的联络方法） 即便不是当面进行汇报、也能表示出真心。,24,相谈（商量）,25,准确的表达商谈内容,并且接受好的建议,要考虑对方是否方便,对于比较麻烦的问题，给我点时间是不够的。 不好意思，您有时间吗？ 是否是马上就能解决的简单问题 是否是需要一定时间的麻烦的问题 最初将主题传达给上司。（根据内容上司可以安排时间）,26,准确的表达商谈内容,并且接受好的建议,最终自己拿出结论。 即便结果不尽人意也不归罪于人。,单方面的只顾自己把困扰和解决不了的问题进行陈述，对方是没有办法对情况有个正确深入的理解的。 自己问自己

10、。（能准确地、简单地说明吗？） 整理问题。 站在自己的角度上考虑解决方法。 事先整理逻辑，将要商量的内容说明清楚。,27,准确的表达商谈内容,并且接受好的建议,不逃避责任、进行商量。,越是快要发展到追究责任的底部，越要进行汇报、联络、商量。 总是沉默将没有人会理解。 即便隐瞒也会很快为人所知。（实事求是地进行商量、上司可以作出合适的判断。） 就算是被批评也要比发展成大问题要好得多。,28,准确的表达商谈内容,并且接受好的建议,不将所有的问题都自己解决。,即便寻求上司的帮助也不会被视为没有能力的人。 越有责任心越要勇于承担责任。（意气用事也要有度，不要太牵强） 有些时候不是力所能及。（相信上司的

11、经验和见识）,29,准确的表达商谈内容,并且接受好的建议,对于疑问点，不明确的地方直接进行商量。,上司或者前辈，级别越高积累的知识和信息量应该越大。 寻问绝对不是耻辱。（对于重要问题不做主观判断） 无须顾忌相信上司的经验。（如果工作结束之后再进行修正会很困难）,30,重点最初阶段必须确认的三点,工作的目的是什么？,意图是什么？,注意事项是什么？,【第一点】,【第二点】,【第三点】,31,准确的表达商谈内容,并且接受好的建议,自己也事前研究解决方案。,不给别人说自己多用用脑子！的机会。 马上拿出结论的上司是否是好上司？ 事前预测上司会提出的问题。（事前准备好回答问题所需的数据）,32,重点商量时

12、上司经常会提到的问题 ,出现问题,准备汇报一件原因不明确的事。 发生了什么事情、在什么地方、什么时间发生的 其他（其他制品、其他商品、其他路径、其他地域）怎么样 其他地方没有发生同样的事情、有什么不同的地方 有没有什么变化的地方，改动的地方 可以想到的原因有哪些 假设所找到的是真正的原因，是否能说明为什么没有在其 他地方发生,重点商量时上司经常会提到的问题 ,接受上司的指示，被命令作出改善的企划，根据自己的想法作出了解决方案之后，就此与上司进行商量的时候 目的是什么 目的其中最被重视的是什么 达成目的是否还有其他方法 哪个是最好的，作出这样判断的依据是什么 如果那么作会有什么不妥当的事情,33

13、,34,重点商量时上司经常会提到的问题 ,准备做出某种尝试、带着计划与上司计行商量的时候 如果实施的话，会发生什么不好的事情 那种情况发生的几率有多少、如果发生的话影响面 有多大 为什么会发生那样的事 怎么做能避免那样事情的发生 万一发生了，应该怎么处理,35,重点商量时上司经常会提到的问题 ,在遇到必须马上解决的问题,对于着手点和突破口不知所措的时候。 尝试着说说在意的事情、不能视而不见的事情、不得不做点什 么的事情 为什么会变成那样的 那么应该怎么做好、准备采取哪些措施 从哪里入手。根据轻重缓急哪个是重要的、哪个是紧急的、如 果置之不理情况会越来越坏的事情有哪些,36,准确的表达商谈内容,

14、并且接受好的建议 ,即使被命令重新审查也不马上放弃。,要做好心理准备，提案没有一次就能通过的。 再议不等于否决。（并非彻底否定。上司真正想要的是可以让他作出判断的资料） 当作学习和锻炼的机会。（不闹情绪，或者消沉）,准确的表达商谈内容,并且接受好的建议 ,37,察觉对方的言外之意也是交流的一种手段,动脑筋对应的原点是怎样察觉到对方心里面的想法。 察觉不好向下属委托某种事情时上司的心情。（制造容易开始话题的氛围） 话里有言外之意。（有些事情上司不好开口）,38,增补“报联相”的智慧,39,只要下功夫就能得到很好的交流 ,最好的交流第一步就是仔细地倾听。 仔细倾听可以博得对方的安全感与好感。 倾听

15、的同时作出配合对方的表情。 善于倾听的人也是善于应酬点头的人。,仔细倾听对方的话。,40,重点应酬点头的信号,继续说下去吧。,这件事我听明白了。,我在仔细的听着呢哦。,嗯,嗯嗯,原来如此,41,只要下功夫就能得到很好的交流 ,在谈话中加上肢体语言，意思会更加容易让对方理解。 用态度表达你的感觉。 动动身、摆摆手、面部表情、声音的抑扬、距离、坐的位置等等。 让对方坐在左手边距离自己约一米左右的位置，或者是右前方。（过远或过近都不利于谈话）,不仅仅用语言、把肢体语言也加进去。,42,只要下功夫就能得到很好的交流 ,边说话边注意对方的理解程度。特别要注意眼睛的活动。 配合对方的理解程度说话。（对方是

16、否点头也是判断的一种基准。） 传达和让本人理解是两码事。（传达时不要单方面说话，时常注意对方的理解程度。）,因材施教，因人而异。,43,重点从眼睛的表情读取对方的理解程度,忐忑不安、 理解不了很困惑。,闪闪发光、 认真地在听取汇报。,东张西望、 对于谈话内容根本没有兴趣。,44,只要下功夫就能得到很好的交流 ,虽然初衷是问一答十、但是有些时候注意跑题。 不要把主观判断行动依据。（有时候关系到本人的信用程度） 注意武断造成的错误。（关于不明确的问题，不懂就问）,不囫囵吞枣。,45,只要下功夫就能得到很好的交流 ,有了好的人际关系作基础，就将 “报相联”做得好。 创造一种直言不讳的关系（性格和思维方式等等希望能够事先有所了解） 给别人一个开朗有活力的印象。,报相联的基础是良好的人际关系。,46,重点创造良好人际关系的三因素,说话时有礼貌的措辞,时时刻刻都是面带微笑,早晚精神抖擞地进行问候,