英语书信格式标准规定模板.ppt

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1、Medical English Writing医学英语写作,第十章 医用函件 (Medical Correspondence),英文书信的种类,Contents,英文书信的格式,几种常用的信件,英文书信的种类,书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personal letters），另一类是商务书信（business letters），英文书信主要包括自荐信、申请信、邀请信、投诉信、证明信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。,一、信封的格式,英文书信的格式,Block Format (齐头式),Indented Fo

2、rmat (右缩式),英文信封的格式,寄信人姓名和地址,收信人姓名和地址,Stamp,Block Format (齐头式),英文信封的格式,寄信人姓名和地址,收信人姓名和地址,Stamp,Indented Format (右缩式),英文信封的格式,Li Ming Peking University Beijing 100871,Song Li Wuhan University Medicine School Nantong, Jiangsu 226000,Personal 或 Private (私函）,Confidential (密函）,Immediate或 Urgent或Rush （急件）,

3、打印或书写AIR MAIL(航空),REGISTERED MAIL(挂号),EXPRESS(快递邮件),Photo Enclosed(内有照片),Return Postage Guaranteed (保付退还邮资),Introducing/Recommending/To introduce (兹介绍某人),注意事项,英文信封的格式,如信件需由某单位或某人转交给收信人，则需在收信人姓名下一行加上 C/O (care of) 后跟转交人的姓名地址。如宋力托李宇转交一封信给李明，信封格式为：,Li Ming C/O Li Yu Peking University Beijing 100871,Son

4、g Li Wuhan University Medicine School Nantong, Jiangsu 226000,英文地址的写法,英文地址的写法和中文相反，口决：由小到大，分数行写。(号弄巷路/街城市国家),英文地址的写法,地址的书写顺序是由小到大: 第一行写寄信人的单位名称；第二行写寄信人的门牌号码，写街道名称;第三行先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，再写上邮编。如果是寄往国外的信件，第四行写寄信人所在国家的名称。,练习,George Wang will write a letter to his pen pal, Mike Clinton. Mikes a

5、ddress is: 1025 Long Street, San Francisco, CA 94101, U.S.A. And Georges address is: 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan, R.O.C. Please write an envelope for him.,练习,George Wang 23, Alley4, Lane130, Sec.II Nanking East Rd. Taipei, Taiwan 104 R.O.C. Mike Clinton 1025 Long Stre

6、et, San Francisco, CA 94101 U.S.A,一封正式的英文书信通常包括下面几个组成部分： 信头 (Heading) 日期 (Date) 信内地址 (Inside Address) 对收信人的称呼 (Salutation) 正文 (Body) 结束语 (Complimentary Close) 写信人的签名 (Signature) 附件 (Enclosure) 副本转送 (Carbon Copies) 再启 (Postscript),英文书信的格式,英文书信的基本原则,英文书信的基本原则 英文书信的书写可概括为7个C原则：Completeness （完整）, Clarit

7、y（清楚）, Concreteness（具体）, Conciseness（简明）, Correctness（正确）, Courtesy（谦恭）, Consideration（谅解）。,书信的段落排列可用缩进式或齐头式。,信头 (Heading),信头一般包括写信人的单位名称、通信地址和写信日期。通常写在第一页的右上角（缩进式书信）。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。 同时，信头也可以写在书信第一页的左上角（齐头式书信）。在电脑普及的今天，齐头式更为常见，因为这样输入较为方便。 一些正式信函的信头还包括写信人或单位的电话号码、传真和邮政编码等。西方国家中有些信头甚至还有单位负责人的姓名、职务和职

8、称。信头的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。 写信头时，先写发信人的地址，然后写其他项目和发信日期。具体次序是：先写门牌号和街名；再写区名、市、省、国家名；国家名前加上邮政编码，国家名称后面可以加上电话号码，最后写发信日期。,信头 (Heading),例如： 123 Tianhe Road Tianhe District Guangzhou 510620 Guangdong Province P. R. C. March 15, 2002,Foreign Languages Department College of Foreign Languages Beiji

9、ng University Beijing 100044 Peoples Republic of China Tel:86-010-51688719 Aug. 20, 2009 (美式),579 Qianwangang Road Huangdao, Qingdao, Shandong Peoples Republic of China 20 Aug., 2009 (英式),并列式,斜列式,英文日期的写法,日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日/月/年的顺序，而美式按月日年的顺序。 注意：年份写全，不可省略；月份用英文单词表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全

10、）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如May 7, 2006; 23 September, 2005。,英文日期的写法, 年份应完全写出，不能简写。 月份要用英文名称，不要用数字代替。 月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。 写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, 28th, 29th, 30th, 31st等。但最好用基数词，简单明了。,英文日期的写法,位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下 均可以齐头，也可以靠右 写法：

11、美式：月-日-年 英式：日-月-年 年之前用逗号。 日期可有下列几种写法： Oct. 20, 2004； 10 May., 2004； 3rd June, 2004； Sept. 16th, 2004 其中，最为通用。,美式日期举例,美式：日期在信头和收信人名称地址之间,英式日期举例,英式：通常在收信人名称地址之下,信内地址,信内地址即收信人的姓名和地址，它要写在信纸的左上角，低于写信人地址和发信日期一两行写。其书写顺序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行。（格式与寄信人地址一样） 公务信件要写明信内地址，写给至亲好友的信，信内地址常常省略。,Mr. Will

12、iam Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.,Mr. William Wood 81 Fifth Street Washington D.C. 10038 U.S.A.,并列式,斜列式,Junior Class 1 Dept. of Education Shandong University No.579 Qianwan Road Qingdao, Shandong 266000 Apr. 6, 2008,信头 寄信人的地址和日期,Zhiyuan Middle School, No.579 Qianwan Road Qingdao,

13、 Shandong 266000,信内地址 收信人地址,Dear Miss Wang,对收信人的称呼,Learning from Mr. Zhou, a teacher in,正文 每段开头右缩进约五个字母,Sincerely yours,Li Wei,结束语及签名 正文下一、二行处,Encl: Personal Resume,对收信人的称呼 (Salutation),对收信人的称呼另行写在收信人地址下空两行处，从左边顶格写。称呼后用逗号“，”，美国还通用冒号“：”。私人书信中通常直呼收信人的名字。事务书信中则要写收信人的姓氏或姓名全称。 男士的姓名前要加Mr.；未婚女性加Miss，已婚女性的

14、姓氏前加Mrs.，婚姻状况不详的女性姓氏前加Ms.。有职业头衔的也可以加在姓氏前，如冠以Prof.、Dr.等。大部分信件在称呼前加Dear。很熟的朋友间有时也可不用这个词。,对收信人的称呼 (Salutation),对收信人的称呼 (Salutation),例如： Dear Mr. Lee: Dear Ms. Richards: Dear Prof. Smith, Dear Dr. Stein, Dear Mom, Dear Jack, Cathy,正文是信的主要内容。正文从称呼下隔2-3行开始，段与段之间也隔2-3行。 齐头式（美式结构）：每行左边的第一个字母都垂直对齐。称呼、落款等也都顶格

15、写。 缩进式（英式结构）：每段第一行第一个字母缩进3-5个字母，其余各行都靠左对齐。且所有段落的缩进距离必须保持一致。称呼顶格写，落款则在中间偏右的位置。 齐头式和缩进式都可用。但在同一封信里只用一种格式。,正文 (Body),与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明，结尾表达希望祝愿等。语言要得体，简单明了，措词礼貌。 书信正文的第一句话或第一段通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使

16、对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。,正文 (Body),正文 (Body),例如： 齐头式： Dear Kate, I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might n

17、eed to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition. If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot. Yours, Judy,正文 (Body),例如： 缩进式

18、： Dear Kate, I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring an

19、y inconvenience to you. I assure you that I will maintain the book in good condition. If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot. Yours, Judy,结束语是一种客套语。写在正文右下方（缩进式）或左下方（齐头式）。结束语开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。结束语可以用Yours si

20、ncerely （英式）， Sincerely yours （美式）以及Sincerely等。,结束语 (Complimentary Close),在公务信件中，发信人常用的结束语有： Yoursrespectfully,Respectfullyyours, Respectfully,（敬上） Yoursfaithfully, Faithfullyyours, Faithfully, （您的诚实的） Yourstruly,Very trulyyours, （您的忠实的） Yourssincerely, Sincerelyyours,(您的忠实的) Yours等。,私人信件中，发信人常用的结束语

21、有： Sincerely yours, Lovely yours, Your lovely, Your loving son / daughter等。,结束语 (Complimentary Close),写给机关、团体或不认识的人：Yours truly, Truly yours, Yours faithfully, Yours sincerely 写给长者或上级：Yours respectfully, Respectfully yours, Yours obediently 朋友或亲戚：Yours, Ever yours, Yours ever, Yours affectionately,

22、Lovingly yours, (Much) Love, With Love, Your devoted friend 参考P335,写信人的签名 (Signature),写信人的签名写在结束语下1-2行，与结束语对齐。私人书信中，可根据自己与收信人关系的亲疏程度，署全名或只写名不写姓。如果不是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名。签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。有人在姓名下写职称。例如：,Sincerely yours, Tom White,Yours truly, George Lee,Yours, Gretel,With Love, Hans,写信人的签名 (Signatu

23、re),结束语,手写签名,打印签名,职务,公司名称,附件 (Enclosure),附件指附在信内的文件、信函的抄件、支票、汇款单等。如有附件，在信笺末页下方写上Enclosure，其缩写词为enc. 或encl.。如附件为两个或两个以上，应注明数目。例如，有三个附件，即写Enclosures(3)（也可写为3 encl.）。 如果附件重要，还需编号说明。如： Enclosures: 2 copies of translation 1 copy of Annual Report,附件 (Enclosure),副本转送 信件若有副本转送，应在左下角注明CC.。（附件之下，左对齐）如将复印送给别人，

24、则注明：cc: Dr. Li或Copy to: Dr. Li。如抄送对象多，可逐一注明：Copies to: Dr. William L. Carton, Dr. John T. Dull。,1. 明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：bcc Mr. Simpson,Carbon copy,收信人知道被抄送,Blind carbon copy, 收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里,附件 (Enclosure),附言 附言（P. S. 或p. s.）写在签字下1-2行处。写完后，再写姓名的手写字母。 附言用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的文件

25、中更应避免使用。 (P.S.=postscript),附件 (Enclosure),例如： Sincerely yours (Signature) Wang Li P.S. We are especially interested in cardiac pacing, and would greatly appreciate it if you could send us information on this subject. W. L.,几种常用的信件,一、求学信,三、求职信,四、合作、互访,五、学术会议函件,六、向国外期刊、出版社投稿,二、推荐信,几种常用的信件,一、求学信 （一）英文求

26、学申请信的格式和正文内容 英文求学信与普通信函的格式一样。求学信是为了申请上某所学校而写给该校招生办公室或有关人员的信。申请到国外大学学习，首先要与学校有关部门或人员联系，索取入学申请表和有关资料，然后填好申请表并寄回学校。国外大学一般都要求申请人提供学历证书（如毕业证和学位证明）和在校学习期间的成绩单，成绩单必须由申请人所在学校提供并直接寄往所申请的大学。如果申请人没有获得国外大学的奖学金或其他经济资助，就要有经济担保证明。,几种常用的信件,求学申请信一般包括如下内容： 1、简单介绍个人的情况，包括学历、工作经历、研究经历等； 2、说明所申请的专业、攻读的学位和希望入学的时间； 3、请学校寄

27、入学申请表和有关资料； 4、请学校介绍入学条件和要求； 5、若申请经济资助，可要求学校寄经济资助申请表； 6、信中要写上申请人的通信地址和电话，以便对方回复。,几种常用的信件,（二）英文求学申请信正文部分的行文技巧 1、简短的开场白明确陈述写信的目的，即申请什么专业和学位，从何得知申请信息等；入学申请应明确说明申请何类性质或何种学位的课程，准备何时入学等； 2、主体段用来概述自己的情况，包括年龄、专业、学历、资历、特长、兴趣等，给对方留下深刻的印象。即使附有履历也应在主题段总结说明自己的基本情况，强调自己具备充分的申请资格。 3、结束段主要用来请对方关照，说明附件。根据需要，还可以在主题段与结

28、束段之间增补段落，说明其他具体情况，如外语水平、获奖情况、经济能力等。,几种常用的信件,（三）写英文求学申请信时应注意的问题 1、行文技巧 求学信写作重点是提供个人资料，说明自己的基本情况，不要一味强调自己申请的原因和自己的需求。写作时申请人应把自己的实力、专长、特点等阐明清楚，以此来说服读者，让对方感到你值得他们为你提供这次求学机会，要知道对方是不会因为你需要就为你提供求学机会的。,几种常用的信件,2、语言表达 在介绍个人情况时，为了引起读者的重视，不要频繁地使用形容词最高级来评价自己。对自己的评价应本着实事求是的原则，充分说明自己的客观情况，不要夸大其词，过分标榜，要能使人阅后感到真实可信

29、，否则只能适得其反。另外，不要用一些私人化的非正式的表达方式。,几种常用的信件,3、说服劝诱策略 求学申请信的目的在于是收信人了解申请人的要求和与此相关的情况，以便对方做出有利于申请人的决定，申请人在态度上应坦诚真挚，不卑不亢，这样才会起到积极的效果。为了达到这一目的，一般采用自我推销或自我评价策略（self-appraisal），不要采用自我美化（self-glorification）、吹捧对方和自我贬低策略（self-degradation）。 总之，在写求学申请信时，既要按照一定的格式，遵循一定的要求，又要避免落入俗套，同时写出个人的优势和特点。,几种常用的信件,几种常用的信件,例如：

30、Directions: Study the following paragraph carefully and write a letter of about 200 words. Your name is Li Jin, a student of the Department of Applied Physics, Tsinghua University. You hope to further your study in Boston University (Massachusetts, USA) upon your graduation next year. Now you are wr

31、iting to the office of graduate admissions to ask for the Application Form and other relative materials. The following points should also be covered by letter: 1. your personal information 2. the reason why you choose Boston University 3. a brief study plan,例文： Department of Applied Physics Tsinghua

32、 University Beijing, China Sept. 11th, 1999 Office of Graduate Admissions Boston University Massachusetts, USA Dear Sir or Madam, I am writing in the hope that I may obtain an opportunity to further my study in Applied Physics toward master degree in your university.,My name is Li Jin, an undergradu

33、ate student of the Department of Applied Physics, Tsinghua University (China). Next year in the summer, I will graduate and get my BS degree. I plan to continue my study and research in this field under the instructions of first-class professors and in a dynamic academic atmosphere. I chose Boston U

34、niversity because there are a congenial team of researchers, an array of databases and research projects in your School of Physics. I believe my interests are extremely congruent with the strengths of the School. And my solid academic background will meet your general entrance requirements for gradu

35、ate study.,I will appreciate it very much if you could send me the Graduate Application Forms, the Application Form for Scholarships/Assistantships, a detailed introduction to the School of Physics, and other relevant information. My mailing address is shown on the top of this letter. I am looking f

36、orward to hearing from you soon. Sincerely yours, Li Jin,二、推荐信（A letter of recommendation） 推荐信是一个人为推荐另一个人去接受某个职位或参与某项工作而写的信件。特定含义下指本科生或硕士研究生到其他（一般是国外）大学研究生院攻读硕士或博士学位时，请老师所写的推荐信。 一般说来，美国大部分学校要求外籍学生申请入学时有2-3封推荐信，由教授或工作（学习）单位负责人撰写，直接寄往简章上所指定的单位（招生办公室、研究生院或系），不能与申请入学表通信寄去。信件作者应该熟悉学生，并且有一定知名度。,几种常用的信件,入学

37、推荐信的内容，一般是申请人的学习成绩、学习态度、工作情况、英语水平，还可以提及申请者的学习潜力、培养前途以及个人素质。推荐者的态度也是很重要的内容。此外，推荐信还应该包括联系方式，以便用人单位可以了解、确认情况。 推荐信一般分为三个部分： (1)介绍推荐人和提及与自己的熟悉程度； (2)对推荐人的评价； (3)提及推荐者综合素质有关的内容。,几种常用的信件,几种常用的信件,写推荐信时，必然会提及被推荐人的品性（characters）。介绍每个独特的个性用词也十分讲究，下列characters是一些跨国企业或国外大学所欣赏的形容词:,1、Scholastic aptitude（学习方面的才能）

38、aNative intellectual ability（天赋） bImagination（想象力） cCreativity（创造力） dCapacity for analytical thinking（分析思考能力） eIntellectual curiosity; spirit of inquiry（好奇心） f Ability to work independently（独立学习工作的能力） gMemory（记忆力） hAccuracy（准确性） iMethodology（研究方法） j Capability for abstract reasoning（抽象推理的能力） kPotent

39、ial as a researcher（研究的潜力） l Potential as a teacher（教学的潜力） mAbility to express his ideas orally and in writing（口头或文字的表达能力）,几种常用的信件,2、Academic performance（学业上的表现） aBreadth of general knowledge（知识丰富） bKnowledge of literature in his field（本专业领域知识） cGrade or achievement（成绩或成就） dIndustry, diligence（勤勉） e

40、Participation in discussion（讨论积极） fAcademic maturity（学业上的成熟）,几种常用的信件,3、Languages（语言能力） aAbility to speak, understand, read and write the English language（听、说、读、写英文的能力） bAbility to read significant literature in other languages than English（英语以外的语言阅读能力）,几种常用的信件,4、Character（品行） aHonesty;integrity（诚实）

41、bSincerity（诚恳） cSense of responsibility（责任感） dCooperation（合作） eEnthusiasm（热诚） fConscientiousness（自觉性） gEthical and moral standards（伦理与道德标准） hReliability; dependability（可靠性）,几种常用的信件,例如： Dear Professor Smith, It is my pleasure to recommend my student Mr. Wang Gang for admission to your department for

42、pursuing a master degree in accounting. I am engaged in accounting teaching at a university in Beijing China, I enjoy my work and all of my Chinese students, who are so clever and friendly. However Mr. Wang Gang excels almost any others. He is not only outstanding in the field of accounting but also

43、 gifted for the English language, for he seems to understand almost every word I say in class. As concern as his personality, I find him honest, responsible, and cooperative. I bet youll like him too. I recommend him enthusiastically. If you need further information regarding Mr. Wang Gang, do not h

44、esitate to contact me. Best regards, Sincerely yours, Brown,几种常用的信件,三、求职信 求职信的作用是向招聘者推销自己，争取面谈机会。 写求职信忌用铅笔、红笔，信笺要朴素大方；皱折纸、香水纸、公司和机关的信笺，都会大大降低函件的效用性。 求职信的主要内容： 写信的原因；自我介绍，提供推荐人；要求面谈。 其中，自我介绍是重点内容，一般包括：姓名、年龄、性别等一般情况；受教育情况；专业受训练情况；能力；业绩；个性；工作、学习习惯；奋斗目标等。,几种常用的信件,写求职信应注意四个原则： （1）礼貌：措辞行文，尊重别人。 （2）自信：全力展示

45、自己的热情、特长、精力和抱负。 （3）简洁：表达简明扼要。 （4）适度：不浮夸自己，不贬低他人。,几种常用的信件,An Example,Dear Sir， In reply to your advertisement in todays newspaper regarding a vacancy in your office, I wish to apply for the position of senior clerk, which you have specified. I feel confident that I can meet your special requirements

46、indicating that the candidate must have a high command of English, for I graduated from the English Language Department of _ University three years ago. In addition to my study of English while in the University, I have worked for three years as a secretary in the firm of ABC Trading Co. Ltd.,几种常用的信

47、件,The main reason for changing my employment is to gain more experience with a superior trading company like yours. I believe that my education and experience will prove useful for work in your office. I am enclosing my personal history, certificate of graduation and letter of recommendation from th

48、e president of the University. I shall be obliged if you will give me a personal interview at your convenience. Very truly yours, Teresa,几种常用的信件,Some Useful Expressions,Beginnings In reply to your advertisement in todays (newspaper), I respectfully offer my services for the situation. 2) With refere

49、nce to your advertisement in (newspaper) of May 2 for a clerk, I offer myself for the post. 3) Learning from Mr. S.P. Chen that you are looking for a sales manager, I should like to apply for the position.,几种常用的信件,Introducing oneself 1) For the past three years, I have been in the office of the Brothers Trading Co., where I have been and still am an accountant. 2) I have been in the busine