行政机关办公室及后勤管理组织步骤实务.ppt

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1、行政机关办公室及后勤管理流程实务,年度工作计划报批流程 标准图报批流程 合同管理流程 会议组织流程 档案管理流程 档案借阅流程 科技信息、图书、资料管理流程 公章使用管理流程 办公用品采购流程 办公设施维修流程 公务用车流程 计算机维修流程,人事管理流程,工资制作、发放流程 员工招聘流程 内部竞聘流程 员工培训流程 员工请假流程,财务管理流程,一般费用报销流程 税务申报流程 财务预算编制流程 收入预算编制流程 成本费用预算编制流程 财务部成本费用预算编制流程 项目成本核算流程,年度工作计划报批流程,所务会,各部门,主管副所长,总工办,编制整体年度计划,评审年度计划,通过,不通过,所长,签批,编

2、部门 年度计划,讨论定稿,修订,汇总,审批,通过,下发年度 计划书,不通过,计划的编制过程必须得到各级的真正重视。,根据全所目标分解各部门目标,标准图报批管理流程,业务部门,建设部等 审批部门,总工办,是,立项审批,否,准备立项 报批文件,审批,否,签订编制 合同,是,组织编制,编号、准备 报批资料,编制完成,审批,重新编制,做封面 检查格式,存档,进入发行 环节,是,否,终审,否,是,合同管理,专家委员会,提出立项,合同管理流程,合同签订部门,总工办,发放合同 文本,签订合同,统一编号,合同统一 分发,合同登记,合同备案,合同履行 跟踪,合同履行完毕,存档,合同履行单位,否,是,合同的登记和

3、备案是保证合同认真履行的重要手段，合同所提供的信息反映全所重要业务的进展情况。,网上下载 合同文本,合同文本 领用申请,手续完整？,合同的管理不只能限于一般行政事务工作，更重要的是监督合同的执行及进度。,档案管理流程,相关部门,填写档案 登记卡,分类编目,总工办,审核资料 完整合格,是,否,归档,考证 修订,否,资料的审核不能流于形式。,督促、定期检查 各部门文件归档,文件整理 归档,有关文件资料的及时归档应作为部门和相关人员的一项考核指标,主动组织、监督各部门的文件归档是档案管理人员的一项重要职责。,档案借阅流程,相关部门,填写借阅 档案审批单,总工办,是,否,相关领导,主管部门 领导审批,

4、主管所长,是,否,档案借出,直接查阅,工程设计文字材料、标准设计相关档案、蓝图、底图、计算书、光盘等。,否,标准设计、文书等一般档案。,提出申请,大型会议组织流程,会议召集人,会议承办部门,主管所长,会议通知,会议记录,组织 相关材料,会务安排,审批,搜集整理 会议资料,同意 分发,会议资料存档,会议资料分发,是,否,视会议的内容将有关资料存档或分发给有关部门和员工。,大型会议的会务安排宜由行政职能部门负责，减轻业务部门的工作量。,提议开会,科技信息、图书资料购买流程,各专业部门,总工办,发行室 外部书商,填写购书单,审阅是否符合需求,审批,汇总编制目录征购,员工选择,主管所长,购买,保证信息

5、的接受符合员工的真正需求。,登记保管,总工选择 书目,部门负责人 审核,根据需求 寻找信息,提供信息,公章使用流程,否,是,否,是,审核,审批,批准,审批,无权,有权,否,是,相关部门,所长办公室,主管副所长,所长,登记存档,驳回申请,交付使用,填写用印 审批单,办公用品采购流程,办公室,采购,所长,财务部,作采购计划,审批,是,否,否,是,验收入库,登记台帐,报销,清查库存,办公室主任,审核,借款,办公设施维修流程,申请部门,维修人员,办公室,检查,安排人员时间,自行 解决,否,是,专业公司,执行,执行,监督检查 完成情况,维修申请,公务用车流程,部门负责人,办公室,车辆调配,否,是,安排司

6、机,申请人,有车,无车,用车,审批,出租车,申请驳回,用出租车,用车申请,计算机维修流程,使用部门,主管所长,计算机管理员,检查,处理方案,外出维修审批,同意,是,是,否,否,自行 解决,结束,维修申请,工资（不含奖金）制作、发放流程,各部门,所长办,部门 考核表,会计记帐,工资表,所长,财务部,出纳发放,审批,审核,工资表的制定必须与员工考勤、考核情况相结合，使工资真正体现其工作情况。,财务部门只应负责负责工资的发放和帐务处理。,员工考勤 、考核表,存档,员工招聘流程,应聘人,用人部门,总工办,主管所长,制定招聘计划,审批,发布招聘广告,应聘申请,预审,面试合格,拒绝/ 进入人才库,甄选,审

7、批,资料核实/商定薪酬等,协商一致,正式录用,是,否,否,是,否,否,是,否,是,应聘申请人必须经过用人部门的复试，保证其符合用人单位的需求。,是,提出用 人申请,试用合格？,是,否,内部竞聘流程,确定竞聘 岗位及条件,评审委员会,主管所长,业务、能力测试,竞聘演讲答辩,审批,审批,聘用？,是,否,否,是,是,否,制定竞聘计划,总工办,发布竞聘公告,竞聘申请,资格审查,组织考察,全所员工,公布聘任结果,重大 意见？,拒绝/ 人才储备,合格,就任上岗,无,有,不合格,员工培训流程,受训员工,部门负责人,主管所长,分析汇总,培训主办 部门,编制年度 培训计划,审批,发布培训 通知,安排员工 参加培

8、训,报名,审批,培训资料 归档,提交培训 总结,接受培训,培训记录,否,是,是,否,培训计划和培训内容的制定必须与员工的需求真正接近，应注重实务培训。,涉及培训费用，总工办审核后由主管所长审批。,应视培训内容由员工自由选择参加。,审批,否,是,提出个人 培训需求,员工请假流程,请假人员,部门负责人,主管所长,所长办公室,是,备案,是,批准,无权,有权,审批,审批,请假,考勤制度必须严格执行，规范管理制度，保证工作的正常进行。,否,否,填写请假单,一般费用报销流程,经办人,部门负责人,所长,是,财务部,主管副所长,审批,无,有,财务负责人审批,审批,有,权限,审批,是,是,审批权限的界定要合理，

9、不能以固定额度作为标准，应分别情况确定不同的金额限度。,会计记帐,在现金充足的情况下，对符合审批手续的报销要有时效性。不能长期挂帐。,权限,出纳付款,无,是,否,否,否,否,填写报销单,税务申报流程,填写税务 申报表,交纳税款,报送税务申报表、会计报表,审核,会计,税务局,财务负责人,银行,款项划拔,完税证明,审核,根据收入计算 应交税款,财务预算编制流程,年度预算的编制,年度预算的调整,收入预算,成本费用预算,损益表预算,资产负债表预算,现金流量表预算,总预算的编制,年度经营 目标的确定,收入预算编制流程,分析合同 情况,分析上年总收入及构成,编制本部门收入预算,汇总各部门收入预算,重新编制

10、,进入财务 预算流程,各业务部门,财务部,审批,所务会,编制全所收入预算,审批,主管所长,是,是,否,否,分析市场 状况,成本费用预算编制流程,各业务部门,财务部,所务会,审批,主管所长,否,职能部门,分析上年费用成本费用情况,对材料费、制图费、招投标费、劳务费等成本费用的预算。,分析上年费用成本费用情况,对会议费、报刊费、业务活动费、团体会费等变动管理费用的预算,全所人员工资、福利、医保等固定成本预算 。,退休费、水电房租、折旧费等固定管理费用的预算,编制全所成本费用预算,进入财务 预算流程,审批,是,否,财务费用预算,分析合同情况,财务部成本费用预算编制流程,直接成本预算,折旧费,水电房租

11、等,职能部门费用预算,业务部门工资、福利、医保等固定成本预算,生产成本,低值易耗品,退休费,管理费用,职能部门工资费用等,资金汇拔费用,资金利息费用,财务费用,各业务部门 项目预算,全所成本费用预算表,项目成本核算流程,按项目重新 进行成本分配,分配项目参与部门所发生的其他相关人员人工费、无法分类的直接成本及能计入部门的间接成本等。,结出项目的毛利，可作为考核该项目直接参与人员的效益指标,确定合理的分配标准和系数作为分配其它成本费用的依据（如项目所占的工作小时数）。,将项目直接发生的人工费、材料费、分包支出、税金等计入项目直接成本。,分析汇总各项成本费用（成本费用应按项目设明细科目以便分类）,计算该项目的总成本。,结出该项目的净利，可作为考核部门的效益指标。,分配全所的管理费、财务费、所得税等。,结出该项目的为全所提供的净利润，可作为考核该项目为全所创收的指标,