时间管理组织PPT.ppt

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1、时间管理 TIME MANAGEMENT,视频,人的一生,最令人触目惊心的一件事是看到钟表上的秒针一下一下的移动，每移动一下就表示我们的生命又缩短了一部分；再看墙上挂着的可以一张张撕下的日历，每天撕下一张就表示我们的寿命又缩短了一天。 梁实秋,时间管理,时间的价值,要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生 要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲 要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑 要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人 要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶 要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人 要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人,时间管理

2、,第一代时间管理 备忘型 第二代时间管理 规划型 第三代时间管理 效率型 第四代时间管理 重要型,时间管理,最新时间管理理论 求得内心的平静,时间管理,你的梦想是什么,时间管理,忙, 茫, 盲,成功的含义,达成预期目标，实现自己阶段性的梦想,时间管理取得个人最大成就,必须有预期目标 目标必须达成 成功的不同标准 在一生中，你最珍视的是什么 你的目标是什么 目标必须数学量化 你现在需要做什么以帮助在未来达成目标,成功的决定因素,7% 为其它因素 13% 取决于知识技能 80% 取决于态度,时间管理取得个人最大成就,成功是因为态度！,什么阻止了我们的前进,没有目标 对自己不忠诚，找借口、找理由 信

3、念局限 我不会 消极的情绪因素 抱怨 指责 被动 自闭 负罪 嫉妒 急噪 愤怒 憎恨 担忧 自怜 宿命 虚荣 侥幸 怀才不遇 害怕失败 害怕拒绝 ,时间管理取得个人最大成就,确保成功的12种思维法则,集中法则 替代法则 习惯法则* 影响法则 补偿法则 潜意识法则,时间管理取得个人最大成就,期望法则 信念法则 因果法则 控制法则 吸引法则 对应法则*,克服成功的障碍,设定目标 停止责备，对自己100%的负责 自我概念 信念和自尊 采取积极的态度 态度来自于信念，信念来自于期望 期望 信念 态度 行为 结果,时间管理取得个人最大成就,时间管理取得个人最大成就,成功的规律,成功是因为态度 我是我认为

4、的我 我是一切的根源 不是不可能，只是暂时还没有找到方法* 山不过来，我过去 决心决定成功 天助自助者 每天进步一点点 太棒了！,决定去取得成功,找到你自己的擅长领域 设定目标 预先支付必要的代价 时间管理，实现个人效率,时间管理取得个人最大成就,时间 =,控制事件 管理你自己的行为 安排工作的先后次序,时间管理,你在控制之中 事情是有序的 你可以加倍你的产出,时间管理概念,一系列的事件,目标，乃是有截止日期的梦幻 史蒂夫 史密斯,时间管理目标设定,在你决定你的行动路线之前，需要知道你的目标是什么,时间管理目标设定,狮子该走哪条路线来抓取猎物,100%成功 = ? %目标 + ? %方法,时间

5、管理目标设定,100%成功 = 100%目标 + 0%方法,如何选择目标,观察 你了解你自己吗、你了解现状吗 比较 知识、技能、目标对象 综合 困难、障碍、资源 分析 可能性 处理 反馈、修正,时间管理目标设定,目标的金字塔,时间管理目标设定,长期目标,中期目标,短期目标,月/周/日/即时目标,510 年,35 年,13 年,妥善利用每一天,终极目标,组织总目标,分公司目标,部门目标,个体目标,剥 洋 葱 法,时间管理目标设定,目标设定的说明,具体的 远大的 挑战的 协调的 反馈的,组织的目标管理,目标具体 参与决策 明确时限 绩效反馈,目标设定的SMART原则,Specific 具体明确的

6、Measurable 可衡量的 Achievable 可达成的 （ Actionable 以行动为导向，有行动计划的 ） Realistic 实际的 （ Resultant 有结果的 ） Time limited 有时间限制的,时间管理目标设定,SMART目标的元素,SMART 目标,Who 主语开头（我将或责任人）,使用动词（降低/发展/增加/赚）,What 结果/成果（量/质/成本）,When 完成日期,Where 条限/How 怎么做（计划）,例：我将在35岁前赚到100万,时间管理目标设定,目标 我3个月内(XX年12月1日20:00前)在不影响健康前提下减去体重10公斤（目前80公斤

7、） 分解目标：第1个月减轻3公斤，第2个月减轻3公斤，第3个月减轻4公斤,行动计划 每天早上花30分钟跑步5000米，晚上做20分钟有氧操、20个俯卧撑和30个仰卧起坐 每星期六与友人一起打壁球1小时 每天按照专家制订的营养减肥餐单进餐 （早餐：1只苹果、200ml牛奶、1只水煮鸡蛋，中、晚餐：各50克米饭和300克低热量 的荤蔬菜，戒除高卡路里的油炸食物） 每天起码喝5杯绿茶 每个月外出吃饭减至最多4次，每次只能吃清淡的白肉和蔬菜 家里所有的零食送给别人 每天睡眠时间控制在7小时 第3个月进行1个疗程的“曲美”药物治疗 家里挂1幅好身材的明星全身画像，每天注视2分钟 早晚朗读目标各10遍，默

8、念：“我瘦、我瘦、我瘦瘦瘦”1遍,里程碑 在10月1日，11月1日和12月1日吃完晚饭后作一次体重测量 阶段目标达成后买一件自己喜欢的东西奖励自己，未达成则调整计划,时间管理目标设定,时间管理目标设定,时间管理的四大原则,妥善计划 优先管理 有效授权 自我组织,时间管理四大原则,不论多伟大的观念，如果不能在你的行动中 展现出它的力量，那是一文不值的 汤玛斯 赫胥黎,时间管理妥善计划,计划和行动计划表,没有计划的行动是大多数人的生活本质 失败的计划就等于在计划失败 计划是实现目标所要完成的工作 计划表是记录这些工作、相关人员和时间进度的表格 分解目标的多杈树法* 运用时间锦囊,时间管理妥善计划,

9、时间锦囊（Daily）,锦囊的内容 个人资料/年历/年计划表/月计划表/ 周计划表/日历/日计划页/沟通、 会议备忘页/项目管理/收支记录 /亲友喜庆备忘录/通讯录/网址录/国 内主要城市电话区号/度量衡换算表/地图/夹套 锦囊的特点 系统活页夹/计划工作库/全局视觉化 锦囊的优点 计划性/整体观/可查核 时间锦囊是自我组织管理和自律的重要实用工具，建议 不用便条纸、 只用一本、随身携带、经常翻阅,时间管理妥善计划,目标：在6月30日前完成45万销售目标,行动计划表练习,时间管理妥善计划,序号 工作任务责任人 期限开始日 预计完成日 实际完成日 1 2 3 4,时间管理妥善计划,目标达成的步骤

10、,时间管理妥善计划,思考：哪些你做得较好，哪些有待改善,坚持,检讨,马上行动,朗读,分解计划,自问理由,视觉化,选择,决定,轻重缓急的优先级管理,重要性,紧急性,1,3,2,4,重要紧急 水开,不重要不紧急 晒得衣服,紧急不重要 门铃/电话,重要不紧急 孩子哭,干扰事项 不速之客 电话/信件 会议,临近最后期限的与主 要目标有关的事项 危机处理 顾客投诉 严重冲突,琐碎事务 重复性工作 无意义争论 消磨时间,规划计划 能力提升 防止危机 激励士气 建立关系,事件的四个象限,时间管理优先管理,四象限处理形态分析,若偏重则 1 象限忙于处理危机及收拾残局，经常感到压力， 易精疲力尽 2 象限有理想

11、，自制与平衡，少有危机感 3 象限短视近利，缺乏目标、计划和自制 4 象限无责任和安全感，甚至令工作不保,时间管理优先管理,组织层面造成的效应,帕金森定律 梅菲定律 彼得定律 二八定律,时间管理优先管理,20 / 80 法则（帕列托 Pareto 法则） 最省力的企业成功与个人幸福法则,在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系：80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带来20%的产出,时间管理优先管理,20 / 80 法则举例,80%的营业额出自于20%的产品 80%的销售量（利润）来自于20%的客户 80%的绩效来自于20%的员工 80%的病假是20%的员工请的 80%

12、的权利、金钱集中在20%的人手里 80%的阅读时间化在20%的书报上 ,时间管理优先管理,时间利用的价值分析（ABC分析）,60%,15%,25%,15%,25%,60%,事情价值,实际消耗时间,A,C,B,A 专心处理 B 授权 C 授权或清理,时间管理优先管理,管理人员理想的时间分配,时间管理优先管理,时间管理优先管理,每位员工都应该,专注于那些能产生80%效益的20%关键（核心）工作 对次要任务少化时间精力，授权放弃和降低工作成本 对常规的作业流程要不断简化改善以提高效率,十鸟在林，不如一鸟在手,管理每天的工作,回顾工作目标和行动计划表，了解今天要做什么 根据事情的重要性和紧急程度安排优

13、先次序,重要性紧急性 A 高度优先（必须做）1 必须现在做 B 中度优先（应该做）2 应该很快做 C 低度优先3 不紧急,时间管理优先管理,练习：对昨天的工作/生活分类,谨防确定优先次序的误区,你懂的事 你喜欢的事 叫得最响的人 按先后发生的次序,容易或费时不多的事 已筹划好或排定时间的事 你知道如何最好进行的工作 还有一分钟就到最后期限的事,时间管理优先管理,确定优先次序的思考,是否能帮助我达成人生某些重要目标 是否与我的事业密切相关 做，是否可以使我更上一层楼；不做，是否会阻碍我的前程 是否能增进我的知识，帮助我发挥潜能 是否有确切的期限 是否是某个我无法忽视的人交办的 是否对我所关心的人

14、很重要 是否他人无法帮你完成 假如你得不到一个“是”的答案，这件事就不值得列入重要事项,时间管理优先管理,Do The Right Thing Do The Thing Right 有所不为才能有所为,时间管理优先管理,有效授权,只有四种方法可以帮助你更好地利用时间 呕心沥血，延长工作时间 提高自己的工作效率 中止不太重要的工作 有效授权,时间管理有效授权,管理人员不愿授权的原因,对别人缺乏信心（不放心） 自我膨胀/需要成就感/事必躬亲 误解效益含义 缺乏安全感 工作主义（嗜好） 没有合适人选,时间管理有效授权,有效的管理依靠适当的授权 组织层面 组织扁平化、以人为本的理念、员工的变化 管理层

15、面 更多思考及管理时间改善决策和管理质量 培养下属增加信任和参与、责任感、成就感,时间管理有效授权,授权的原因和意义,授权并不是只对部属说：“这是任务，想办法去完成 它！”，然后袖手旁观，坐侯成果 授权并非弃权、授责、参与、分工、代理职务、助手 或秘书职务 警惕 “他们已有足够的事做了”、“我不信任他们”、“他们不会明白”、 “他们无法做得和我一样”、“我能做得更好更快”、倒授权 ,时间管理有效授权,常见授权观念的误区,授权表,时间管理有效授权,可以授权的工作,专业技术型工作 收集事实，统计数据 草拟文书，准备报告 可以代表其出席的会议 某些特定领域中的决定 ,时间管理有效授权,下达目标 培养

16、发展下属 任务的最终责任 维护纪律和制度 解决部门间的冲突 ,不可授权的工作,授权的准备工作,转移心态，培育气氛 分析授权的工作 选择任务，界定范围 决定授权的对象,时间管理有效授权,有效授权三步曲,任务指示 进度监督 成果评估,时间管理有效授权,有效授权的步骤,时间管理有效授权,解释工作的目标、内容和范围 说明工作的重要性、期望的结果和完成期限 与被授权者共同探讨，就工作方法和步骤达成协议 提出跟进的方法及检讨的日期 授予适当的权限（资源调配、决策） 监察进度，鼓励下属，并随时给予支持、帮助和建设性反馈 如有需要，可调整原计划，但要和下属充分沟通 完成工作后，验收并表示赞许和感谢,有效授权的

17、沟通要点,双向沟通 察言观色 善于引导 建立感情 弹性行为,时间管理有效授权,“时间杀手”,无形的“时间杀手” 内在陷阱 在我们不知觉的情况下出现，往往问题源于我们自己（自己造成） 有形的“时间杀手” 外在陷阱 明明知道是浪费时间的事情，但迫于无奈地去做（环境因素造成） 思考：哪些事情占据了你大量的时间？,时间管理自我组织,练习：检视一下围绕你身边的那些“时间杀手”,时间管理自我组织,22种最大的浪费时间现象,1、一次想做太多事情 2、承诺太多，没能说“不” 3、拖延耽搁/中途放弃 4、犹豫决定/错误决策 5、欠缺明确目标/计划/控制 6、缺乏系统 7、缺乏自律 8、事必躬亲，无效授权 9、混

18、淆责任/权力 10、沟通欠佳/争论 11、缺乏有关技能,时间管理自我组织,12、不速之客 13、电话干扰 14、会议过多/失效 15、社交应酬 16、信息庞大/不充分 17、工作环境杂乱 18、琐碎事务/文山书海 19、人手不足/能人不够 20、缺乏危机处理方法 21、缺乏政策/繁文缛节 22、下午精神不振,贪求过多心理的抑制及处理方法,“不是每件事都必须做”，学会分辨优先次序 集中精力，单项处理（一次只做一件事情 ） 训练准确估算时间 不要凡事追求完美 克服授权障碍，问问自己想证明什么 看到别人没做份内的事，千万要抑制自己 学会说“不”,时间管理自我组织,一次想做太多事情,学会说“不”,记住

19、：不能拒绝，就会受别人时间表的控制 克服心理和情面障碍 拒绝要求四部曲,时间管理自我组织,倾听 婉言回绝 提出理由 提供变通之计,承诺太多，没能说“不”,拖延问题的解决措施,分类，按事件等级立即处理（Do It Now） 避免堆积有待解决的公文，今日事今日毕 先做不喜欢的事（贾琪 华德定律） 把每份工作设定时限，并公开给人知道 找出闲聊和做白日梦的时间，尽量减少 一气呵成,时间管理自我组织,拖延耽搁/中途放弃,瑞士奶酪法,时间管理自我组织,拖延耽搁/中途放弃,练习：（周计划表和）日工作执行清单,注： 处理情况以符号说明： 进行中 已完成 已授权 X 已取消 留待明日完成 菜单要简单明了并定期检

20、查,时间管理自我组织,欠缺明确目标/计划控制,应付外界干扰,确定约见的优先次序和时间，成为“歧视主义者” 对于不断骚扰你的人，直截了当告诉他你现在没空 预设时间限制 用肢体语言或谈话地点暗示你不愿长时间地接待他 串通好的干扰 迅速找出打扰者的企图 把访客转交给别人,时间管理自我组织,不速之客,电话处理,过滤来电 暗示应该结束 预设时间限制 直截了当挂断 发现需求，紧扣主题,时间管理自我组织,集合在某一时间全部回掉 分类，按轻重缓急分批处理 以谈正事的立场作开场白 话不过“三”,电话,时间值多少钱？,时间管理自我组织,* 每年 251 个工作日，每天工作 8 小时,会议,低效会议的原因,会前 目

21、标不明确、议事过多、时间地点不当、参加者不当、通知欠详、 无备而来 会中 小会交流、外界干扰、未能概括、离题、不投入、垄断会议、“马 拉松”、复杂化 会后 记录不全、欠总结、不跟踪,时间管理自我组织,会议,开有效率的会,宗旨：短时间达到目的，与会者满意,时间管理自我组织,会议,会前准备 5W1H 主持会议 掌控进程，紧扣主题，陈述和发问、引起互动，处理无序和干扰 结束会议 会议纪要，评估总结，任务分工，检察回顾,信息处理,速读，划线，眉批和剪贴 不要打开与你无关的信息 固定时间收发电邮或信函 如果某信息需采取应对措施，就记录并加入一览表 为了便于归档，每条信息立即用一个文件名来编号 信息一旦被

22、处理，就可归档或清除 如果信息不充分，则确定需要的信息，按时提供,时间管理自我组织,信息,丢弃,复印/传阅,归档,过滤,速读,细读,采取措施,时间管理自我组织,信息,5S,清理,整顿,清洁,规格化,训练与纪律,时间管理自我组织,工作环境杂乱,缺乏政策/程序或繁文缛节,时间管理自我组织,制订政策、制度、工作流程（程序） 无空白无重叠原则 运用 5W1H 简化流程 剔除、简化、调整、合并重组,缺乏政策/繁文缛节,ABC平衡法,时间管理自我组织,下午精神不振,其它浪费时间的克服方法,犹豫决定/错误决策 缺乏自律 混淆责任/权力 沟通欠佳/争论 琐碎事务/文山书海 人手不足/能人不够 缺乏危机处理方法

23、,时间管理自我组织,将风险视为无可避免而加以接受/收集资 料，给自己抉择期限/运用决策技术 建立目标和标准/追踪/一次处理完 明确责任分工表/责权相当 选择合适渠道/倾听/双向沟通/反馈/同理心/达成共识 及时处理/一次处理一件/只处理一次/原件批复/减少副本/规范存档/控制留存期 进行成本效益分析/培训 预见问题/制订“防火”措施,游戏,有一些水和一堆大石 头、小石子、黄沙， 要装在一个容器内， 如何装才能把容器装 得最满？,时间管理自我组织,二点启示,先做大的、重要的事情 别忽视琐碎的时间 垃圾和等待的时候做什么？ 切记打发时间,时间管理自我组织,时间管理基本技巧,设定SMART目标 计划

24、（每日）活动，设定完成期限 每天拨出近半小时做计划或进行重要思考 分清优先次序，优先处理重要工作 尝试有效授权 自我组织，避免时间浪费 地理经济/比赛的心情 /创造时间区/逆势操作 /5点俱乐部/想法偷懒 ,时间管理,时间管理,运用工具,时间管理统计分析表（工作日记）* 周时间管理统计表* 周时间管理分析表*,诚实地记下这些问题的答案,时间管理,我最浪费时间的三项活动是什么 有多少时间是用在非计划活动上，应该为这些活动负责的是谁 如何预防或减低时间的浪费 我如何浪费别人的时间，谁的，如何预防 别人如何浪费我的时间，有没有方法减少或排除，是什么方法 我做的哪些事对我的目标很重要，哪些是既紧急又重

25、要的 我是否在做紧急但不重要的工作，应该如何减少或消除 我一天中什么时候最有和最没有生产力 哪些人我需要再多见面，哪些需要减少 什么活动需要更多的时间，什么需要减少、授权或剔除 我是不是做太多事情了,工作节奏的合理安排,无需每天工作12小时以上，一年中只要安排 8 10 次高 强度连续作战时间 紧张过后设法放慢速度，度一个小假算作给自己的奖励 保证放松休息的时间，保持良好的精神状态，不要疲劳 作业，有重要工作前一定要休息好 争取每天省1个小时的时间做自己喜欢的事情,时间管理,时间管理八大法则,适时委派，立刻放弃 每日行事，认真规划 程度划分，重要优先 掌握时机，控制拖延,时间浪费，尽量避免 工作狂人，并不推崇 专心致志，事务确切 工作现场，保持整洁,时间管理,一次只选一种新的技巧，而且把它练习三个星期，以进入你的习惯，并给自己奖励。,时间管理,视频 人的一生,祝 您 成 功,时间管理,