时间管理组织与统筹安排.ppt

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1、1,工作的统筹安排技巧 时间管理,2007年6月20日,2,案例分析,人物：小张及其同事、客户 地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主/工作场所） 事件：小张的一天,某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了， 应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。 照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。 A公司每周一上午9点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。 一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况 以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上 信息共享、分析、讨论之后，再决定解

2、决方案。 由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时， 只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报“信息”。 马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况： 上周曾去拜访了三家公司 本周需要“出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司 刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的给B公司写的新产品导入书的事情 还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到 任何相关数据呢！ 小张赶紧给课长就导入书的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间 尽快完成。,3,案例分析,到此时，小张心里 稍觉安定。 不对，事情好像还没有完；想起来了，上周三，公司大客户中的C公

3、司的负责人 曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话”，为此还要求给他的报价 降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报”“解释” 。 9点15分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼 14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码, 接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。 小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司 的事情，不觉之间，又过了5分钟。 9点20分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯间来到了16层的技术课 。不巧的是，掌握着新产

4、品数据的小王外出学习，午后返回。 9点35分小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有 问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。 10点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排并 启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自C公司的负责人， 言辞激烈：“我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半”等内容着实令 小张看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。 C公司是A公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张 认为自己应该直接和C公司的负责人

5、见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句 “今天忙死了，真够呛”，就飞奔出办公室跑向C公司。,4,案例讨论,小张身边发生的事情似曾相识？ 小张究竟遇到了什么问题？ 如果把小张换作是你， 你会怎么安排接下来的工作呢？,请大家思考,5,企业员工的时间统计情况,有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟踪调查， 在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计， 得出一些惊人的结论,6,调查显示,我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间,职场中管理层的人员渡过私人时间的状态,无心安静 享用午餐,每两周末 必得加班,每个周末 必得加班,A,B,C,7,什么是时间,时间的定义：

6、 从过去，通过现在，直到将来， 连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹,时间的特征 绝对公平性 不可再生性 不可逆转性 不可替代性 不能停滞性 不可伸缩性,8,时间管理理论发展的几个阶段 - 1,三“代” 说,备忘录 以便笺/ 核对 为特征,目标/计划 日历/登记簿 强调效率,计划 排序 控制,记下 要办 的 事情,随身 携带 各种 便条,办完 划掉,责 任 感,明确 价值观,目 标,甄别 优先 重点,制定 长期 中期 短期 目标,计 划,时 间 表,承诺 期限,使用 各种 手册,四“代”说 取三“代”之精华而去其不足，基础为“重要性”模式 更加顺应潮流又有所超越的要事第一,9,时间管理理论

7、发展的几个阶段 - 2,I.公鸡型,II.仓鼠型,III.北极熊型,IV.狼群型,V. 熊猫型,记录时间和事件 当日事当日毕 被各种时间所控制,在追求社会公益的前提下 追求自己的人生价值 工作=享受 消费=创造 倡导 在创造团体利益的同时，一定要 追求个人利益，实现团体/个人 利益的均衡,团队精神 追求集体利益 忽视个体幸福,有计划/追求效率 缺乏目的性 更加忙碌,强调自我价值观/目标 追求自身利益最大化 缺乏团队观念,五“代”说,10,时间的四个象限的界限和关系,I 、重要紧急II、重要不紧急 III、不重要紧急IV 、不重要不紧急,有关时间管理的一些原理和方法-2,11,有关时间管理的一些

8、原理和方法 - 4,ABC分析法（优先原则）确定先做什么，接着做什么，再做什么？,首先完成重要/必要的工作 按照工作的轻重缓急来完成任务 每次只专注于一项工作 在规定的时间之内更高效率的完成任务 在现有条件下实现所确定的目标（合理配置资源） 授权他人协助你完成（他人能够胜任）的工作 纳期结束之前（比如：一个工作日）完成最重要的事情,价值相对较低但所占份额最大的常规文书档案往来信函等,可以部分授权他人协助完成的也很重要的工作,只能由专人团队（不能授权他人）完成的最重要工作,12,有关时间管理的一些原理和方法 4 续,时间利用的价值分析,工作的价值,实际花费的时间,非常重要的A类工作,重要的B类工

9、作,次重要的C类工作,A类占 65%,B类占 20%,C类占 15%,C类工作 花费65% 的时间,B类工作 花费20%,A类 只用了15%,13,优先原则,我们任务是 将重要的事情 放在首要的位置上,有关时间管理的一些原理和方法 - 5,14,I 、重要紧急II、重要不紧急 III、不重要紧急IV 、不重要不紧急,类工作马上做,类工作马上做或安排日程或者授权他人去做,类工作授权出去 或者不做,学习运用时间管理的原理和方法,15,目标-计划-优先原则,目标是衡量一个人的行为尺度 目标使我们明确为什么做事 目标使我们集中精力于重中之重 如果没有目标，即使时间计划和工作方法再完美也是无济于事 如果

10、我们不在事情开始之前确定行为的终极目标 那么我们的行为只能是混沌一片 只有给自己设定好了目标， 才能在繁杂的事务中保持清醒的头脑 有了目标，即使压力再大，也会遵照正确的方法， 整合自己拥有的资源充分发挥自己的能力，完成工作,目标,16,笛卡尔的原理： 所有大一些的目标、措施等等，都可以被分割成若干部分,要点,书面目标/项目 将整个工作分割成若干部分 根据优先原则、按照时间先后顺序，将各部分进行排序 完成各部分工作，对成果进行检验,目标的细分,17,计划,把目标进行详细规划，确定具体行动步骤和完成期限 计划就是为了实现目标而做好准备 计划就是为了赢得时间,一定要做书面计划 书面计划可以减轻记忆的

11、压力 文字可以产生自我激励的效应 书面计划可以更少分散我们的注意力，督促尽早完成工作 各项任务一目了然 提升成就感 更好地预测自己的有效时间 更自信的抗拒干扰,18,给妈妈买生日礼物 到银行取钱 周一的例行会议 员工的例行报告 公司的“新产品导入计划书” 需要收集的数据信息、资料 财务小王要小张重新填写差旅报销单 公司的投诉及降价要求 需要给重要客户打的电话 急于找的人不在 各种各样待阅读处置的邮件、信息 急于电话联络“支持系统”的同时，却无法找到关键人员 突然想起来的拜访或者（还有）不请自来的造访,回过头来看看小张到底遇到了些什么？,19,I 、重要紧急II、重要不紧急 III、不重要紧急I

12、V 、不重要不紧急,如果你是小张 案例讨论回答三,请把小张的工作重新分配一下,20,谁偷走了我们的时间,来自上司的干扰 来自同事的干扰友邦的援助 来自下属的干扰随时地指导 来自朋友的干扰不请自来 来自自己的干扰工作安排/沟通/电话,职场人士的时间黑洞,21,如何抵御干扰,学会判断是哪些因素对我们产生了干扰,是否经常有人打扰/中断你的工作 是否清楚别人打扰你的目的 目标、程序、制度是否分明 紧急、突发状况是否经常出现,目标清晰 职责明确 抓住重点 确定/优化工作流程-PDCA-报联相 拉动部门之间的配合,学习如何排除来自各方的干扰,22,时间管理的关键 如何选择、支配、调整、驾驭我们在单位时间里所做的事情 分析/理解哪些是可控因素，哪些是不可控因素 最大限度地充分利用可控的，减少不可控的因素 才能充分利用有限时间产生最大效益 做详细的可操作的规划 执行/贯彻,避免时间管理中的误区： 并非只是在有限的时间里做更多的事情， 而应该做更能创造价值的事情 效益最大化,时间管理的关键,23,让我们试着改变我们已经形成的某些习惯,习惯的定义：无意识的状态下，不假思索地采取行动,