时间管理组织四象限法则.ppt

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1、时间管理之 四象限原理,你是否有时间管理不良的征兆？看看以下这些问题。 你是否同时在进行几件事，但似乎无法全部完成？ 你是否因为顾虑其它的事情，而无法集中精力来做目前的事？ 如果学习被中断，你是否特别生气？ 你是否每天回家的时候都是筋疲力尽，又觉得好像没做什么事情？ 你是否觉得老是没有什么时间做运动或者是休闲，甚至是只是随便玩玩都没有时间？ 对于以上的这些问题，只要有两个回答是“是”的话 那你的时间管理就有问题了。,我们经常遇到这样的问题？ 1、电话又响了，有急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的等等都是不得不接的电话。可是，手头上正在写一个计划，一个上午了，还没写几个字 2、最近老师分配了好多事

2、情需要做，我都不知道怎么办，这个也说马上要交，那个也说马上要交，我又不是三头六臂。 3、整天就像消防车，哪里有火情就往哪里赶，可是天天忙救火，就没有时间静下来想想，“火灾”从哪里来？,“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，分为四个“象限”： 一、既紧急又重要（如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等） 二、重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等） 三、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、部门会议等） 四、既不紧急也不重要（如上网、闲谈、邮件、写博客等）,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急,一：重要而且紧急,四：不重

3、要且不紧急,三：不重要但紧急,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急 1、准备工作、编制计划、维持关系。 2、去拜访VIP客户。 3、计划给员工进行培训。 4、回访客户。,一：重要而且紧急 1、紧急状况、迫切问题、限期完成。 2、一会儿要参加重要会议。 3、与客户沟通要做合同。 4、准备事项。,四：不重要且不紧急 1、处理一般性文件。 2、看电视消磨时光。 3、归档本周所有文件。,三：不重要但紧急 1、造成干扰的紧急事件。 2、打若干个沟通的电话。 3、帮助客户解决一个难题。,第一象限：没什么好说的，立即去做！ 我们工作中的主要压力来自于第一象限，其实第一象 限80%的事务来自于第二象限（重要但不

4、紧急）没有 被处理好的事情，也就是说这个压力和危机是自己给 自己的。所以关键是尽可能解决多的来自第二象限的 事情 才能使你的压力减缓。,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。 该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。,第二象限：有计划去做！ 不能因为不紧急就不去解决它。我们应该第一时间将任务进行分 解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成就不 会让第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多

5、投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。 做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。 这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志，建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作，以使第一象限的“急”事无限变少，不再瞎“忙”。,第三象限：尽量别做！ 当你疲惫的时候，可以通过一些不重要的而且不紧急的 事情来调整戏台和身体，但是不要在这个象限中投入过 多的尽力，否则就是浪费生命了。,但我们往往在忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分 范围倒不见得都是休闲活动，因为真

6、正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不 但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。,第四象限：交给他人去做！ 第四象限的事情是我们忙碌而且盲目的源头。最好的方 法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝以减少此 类事务的发生。,表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。,重要性,紧迫程度,二：重要但不紧急 65%80%,一：重要而且紧

7、急 20%25%,四：不重要且不紧急 1%,三：不重要而且紧急 15%,成功的时间分配管理,案例：时间管理 分身有术计划事情的先后 小李是班级的学习委员又是校学生会的干部还是文学社的骨干，平时总是需要面对许多的学习与工作任务，那是一个周二的早晨，小李刚走进校门，便碰到几个邻班的好朋友，他们对小李说：“今天吃完中饭12：15，我们一起去图书馆看体育杂志啊，听说新的一期又到了。”可踏进班级之后又看到教室黑板上写着“今天中午12：2013：10学校进行英语百词竞赛。”他这才想起自己是班里推荐的10位参赛选手之一。这时门外突然一个学生会的干部找上来说：“小李，团委温老师让你今天中午12：30召集大一年

8、级全体学习委员开会，商量明天演讲比赛的事情。他也要来参加的。”刚坐到位子上，文学社的社长跑进来来对他说，今天中午12：35我们文学社成员碰个头，商量一下周六外出采访的事，你可有主要采访写作任务啊。社长刚走，老师走进教室，对同学们说：“今天中午我们12：25集中，讲一下上节课的作业，错的很多，只有小李等几个同学做的不错。”小李一听，顿时觉得，今天怎么这么多事情都凑到一起了啊，于是,案例分析： 如果你是小李，那天中午你选择去做那件事情？为什么？有什么办法可以把这五件事情中的内容都安排好？ 信息提炼：今天中午要做的事情 1、12:15看体育杂志 2、12:20学校英语百词竞赛，班级10位推荐选手之一

9、。 3、12:25作业讲评，自己做的不错。 4、12:30召集学习委员开会，关于明天演讲比赛。 5、12:35文学社商量周六采访的事情，由主要内容。 方法： 1、我必须要做的，且不能耽误的事情重要紧急的事情 2、可以让别人帮主做的，但不能耽误的事情紧急的事情 3、我必须要做，但有充足时间的事情重要的事件 4、可做可不做的事情不重要不紧急的事件 5、重复、价值不大的事情可以放弃的事件,争分夺秒重视事件的目标,1,2,3,4,5,参加学校英语百词竞赛12：2013：10,寻找协助开会的人并告知其会议内容与要求（明天演讲比赛）,与文学社社长商量另定讨论时间（周六外出）,向老师请假,告诉好朋友下周一中

10、午再一起去看体育杂志,总结： 用计划“超越”时间我们的原则是：首先考虑做好重要紧急的事情，其次安排好紧急的事情，自己做好重要的事情，放弃重复、价值不大的事情，最后考虑不重要、不紧急的事情。 争分夺秒重视事件的目标,作业 案例： 某人一周的事务清单： 临时参加各部门协调会。 解决客人投诉。 编写下个月部门员工排班。 归档大堂副理本周所有文件。 去拜访VIP客人。 计划给前厅员工及其领班进行关于发票登记的培训。 陪朋友买手机。 向上次联系的客户询问产品使用情况，搜集反馈资料。 核查下午客人信用额度报表。 发传真取消客人预授权。 打若干个沟通的电话。 核查当日所有挂账账单及其消费小单是否准备齐全。 保安员报告有两客人在停车场打架斗殴。 去当当网购买最近很火的一本书杜拉拉升职记 。 帮助一名新同事解决系统中一个遇到的难题。,1、（不重要但紧急） 2、（重要而且紧急） 3、（重要但不紧急） 4、（不重要也紧急） 5、（重要但不紧急） 6、（重要但不紧急） 7、（不重要也不紧急） 8、（重要但不紧急） 9、（重要而且紧急） 10、（重要而且紧急） 11、（不重要但紧急） 12、（重要而且紧急） 13、（重要而且紧急） 14、（不重要也不紧急） 15、（不重要但是紧急）,谢谢！,