档案管理组织按件整档.ppt

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1、实训项目3：按件归档,一、实训目的,理解“件”的概念，正确装订。 准确判断文件类别及保管期限。 掌握归档文件排列方法。 掌握归档文件编号方法。 掌握归档文件目录的编制方法。 掌握归档文件装盒的方法。,二、基础知识,2000年12月国家档案局颁布归档文件整理规则，对文书立卷整理进行了一次大的改革，主要表现在减少了整理环节，实现了文件级管理管理，以“件”取代了“案卷”，作为档案保管单位。 这种方法适用于机关、团体和现代化管理水平较高的大中型企事业单位和其他社会组织。,三、基本技能,正确确定文件整理单位，以件为单位装订档案。 以单位“三合一”制度为依据，划分归档文件材料类别并确定保管期限。 结合时间

2、、主题、地区、作者、名称、重要程度等排列归档文件。 正确填写归档章各项内容。 逐项填写归档文件目录、备考表。 按一定顺序将归档文件依次装入案盒内。,四、工作流程,实训1：装订,1.任务：把提供的文件材料以“件”为单位装订 2.要求： 确定文件整理单位。以件为整理单位，一般以每份文件为一件，但关联性强的有些文件也可视为“一件”。如，正本与不同稿本；正文与附件；文件处理单与文件；原件与复印件；转发件与被转发件，报表、名册、图册等；来问与复文；汉文文本、少数民族文本与外文文本。 修整文件。除去易锈蚀的金属物；修裱破损文件；复制字迹模糊或易蜕变的文件；折叠超大纸张。 装订文件。归档文件应按件装订。装订

3、时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。比较普遍使用无酸纸封套，将归档文件以件为单位，对齐夹装其中。装订成册的刊物、书籍等，可以不拆开去钉重新装订。 3.评价标准：确定“件”项满分30分。 修整文件项满分30分。 装订文件项满分40分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评分标准，学生互相评分。 6.时间安排：15分钟。,实训2：分类,1.任务：把每 “件”文件材料依据提供的“三合一制度”进行分类、确定保管期限。 2.要求：按年度分开时要具体问题具体分析： 一般以签发日期（或落款日期

4、）为准，判断文件所属年度。 跨年度形成的文件，一般在归类时归入办结年度。 几份文件作为一件时“件”的日期。应以装订时排在前面的文件的日期为准。 实行专业年度的文件。专业年度是某些行业、部门在专门工作中使用的与自然年度的起止 时间不一致的年度。如果其专业工作按专业年度进行，其他工作按自然年度进行，且档案文 件统一管理，就应将专业年度与自然年度结合起来进行分类。 档案文件上没有具体时间的情况。就要用考证的方法来判断文件的准确时间。 文书材料分类要按照分类方案中最低一级类别分开。 将文件材料按其内容分开。 将文件材料按不同保管期限分开。 3.评价标准：能准确判断年份满分25分。 将材料按分类方案最低

5、一级类别分类满分25分。 将文件材料按其内容分开满分25分。 将文件材料按保管期限分开满分25分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：15分钟。,实训3：排列,1.任务：对已经分类的归档文件进行排列。 2.要求：归档文件在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度等顺序排列。 将事由相同的文件排列在一起。排列同一事由的文件，一般按“时间”先后排列，也可以按 “重要程度”，重要的在前，其他在后排列。 不同事由间归档文件排列。分以下几种情况： 按照不同事由形成时间的先后顺序排列。 按照不同事由的重要程度排列。 按照事由具有的共同属

6、性分别集中排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 内部刊物也可作为成套性文件集中排列。 3.评价标准：文件在分类方案的最低一级类目排列满分30分。 相同事由的文件能按时间、重要程度、时间结合重要程度等方法排列满分30分。 不同事由间归档文件的排列能按文件形成规律排列满分40分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：10分钟。,实训4：编号,1.任务：对已经排列好的归档文件进行编号。 2.要求：归档章位置正确。归档章一般应盖在归档文件首 页上端居中的空白位置。如果位置被占用，也可盖在上端其 他位置。 逐项填写归档章内容：全宗号；

7、年度；保管期限；件号； 机构或问题。 3.评价标准：归档章加盖位置正确满分20分。 归档章各项填写正确满分80分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：10分钟。,实训5：编目,1.任务：编制归档文件目录。 2.要求：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。来文 与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、 责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，如下图所示： 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视 需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中 全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全

8、称或规范化简称。 3.评价标准：归档文件目录各项填写正确满分60分。 归档文件封面填写正确满分40分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：10分钟。,实训6：装盒,1.任务：把要归档的文件装盒。 2.要求：正确装盒。 选择适宜的档案盒。 填写备考表。 填写档案盒封面与盒脊。 3.评价标准：正确装盒项满分20分。 选择适宜的档案盒满分30分。 填写备考表满分20分。 填写档案盒封面与盒脊满分30分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组模拟，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：10分钟。,五、参考案例,文书档案立卷改革带来了

9、效果 山东黄河河务局，推行以“件”为单位进行文件整理，经过一年多的实践和摸索，认为文书档案立卷改革带来了比较好的效果： 1.简化整理程序，提高工作效率 2.节省了机关的财力、物力 3.理顺了机关档案工作职能 4.文书立卷改革有利于进馆,六、小贴士,文件整理归档后零散文件排列 将零散文件排列在相应类内归档文件的最 后，并在归档文件目录中的该零散文件所属 事由的最后一件文件的备注栏中注明该零散 文件的件号。 将零散文件跟所属事由的相关文件装订在 一起，并在归档文件目录的备注栏注明“此件 为两件”。,归档章参考式样,归档章的填写 全宗号，填写档案馆（室）给全宗的一个固定的代码，没有全宗号的单 位，可

10、空置此项。 年度。填写形成和处理文书的年度，采用公元纪年以4位阿拉伯数字表示。 保管期限，指在整理归档文件时按照文书档案保管期限（1987年12月4日国 家档案局发布,自1988年1月1日起施行)给归档文件划定的保管期限，分为永久、长 期、短期。2006年12月8日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限规定中改革文书档案保管期限的划分方法，将原来的“永久”、“长期” 、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”。“定期”中再实行标时制，一般分为 30年、10年；实际工作中我们按本单位实际划分的保管期限填写。可以用简称或代 码 件号，包括室编件号和馆编件号。室编件号是归

11、档文件分类、排列后编制的排列顺 序号。馆编件号是移交进馆时由于再鉴定、整理而按新的排列顺序重新编制的件号。 单位整理归档文件时只编制室编件号。室编件号的编制方法为：在分类方案 的最低一 级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 机构或问题，按作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称填写。,加盖归档章注意事项 室编件号类别与类别之间不能连编。 填写归档章，应当使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机打号，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料填写。,归档文件目录参考格式及填写,件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件

12、的发文机关或署名者。 文号：文件的发文字号。 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的可自拟，用“ 号。 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，空页 不计。计算页数时，正本与定稿、来文与复文等作为一件时，应将 构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。 备注：注释文件需说明的情况。,装盒技术 装盒要求 按照分类方案将不同类别的归档文件分别装入不同的档案盒。 按照件号顺序将归档文件装入盒内，一盒装满再顺次装入下一盒。 根据档案盒内文件的厚度选择适宜的档案盒，当档案盒竖放时，文件不 至于弯曲受损。 填写备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人 和日期。 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期：归档文件整理完毕的日期。,