2022年2022年会展工作计划范本表 .pdf

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1、会展工作计划范本表1 / 41 会展工作计划范本表篇一: 展会工作计划表 .doc 展会流程及各岗位人员工作计划总监: 副总监 : 随即岗位 : 场内: 物料:xxxx( 各种物料保管、发配、记录、中午订饭) 引导:xxxx( 介绍产品引导潜在客户详细了解的兴趣)销售:xxxx( 冷场时候 , 陈姿心带跳舞)传单:xxxx 播放:xxxx( 视频、音乐 ) ( 抽奖环节两次 ) 上 午 :10:30-11:00 (xxxx)抽 奖 台 词 ,xxxx 下 午 : 14:30-15:00(xxxx) 抽奖台词 ,xxxx 室内南区 : 门口两人站位引人 , 两人接引其余人员分两队满场游走场外楼梯

2、站队 XXXX人传单:xxxx 、xxxx(9:00-10:30)享德美美业智慧服务平台篇二: 展会计划书展会策划书会展预备阶段的文案名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表2 / 41 第一节会展预备阶段的文案简介一、会展预备阶段的文案的概念: 会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。二、会展预备阶段的文案种

3、类: 一般来说 , 会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。第二节会展预备阶段的文案写作一、展会立项策划书的写作展会立项策划书主要包括以下内容 : 1、办展市场环境分析: 包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析 , 对国家有关法律、政策的分析, 对相关展会的情况的分析, 对展会举办地市场的分析等。2、提出展会的基本框架: 包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。3、展会价格及初步

4、预算方案。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表3 / 41 4、展会工作人员分工计划。5、展会招展计划6、展会招商计划。7、展会宣传推广计划。8、展会筹备进度计划。9、展会服务商安排计划。10、展会开幕和现场管理计划。11、展会期间举办的相关活动计划。12、展会结算计划。展会立项策划书的写作要求: 1. 展会名称展览会的名称一般包括三个方面的内容: 基本部分、限定部分和行业标识。如“第 93 届中

5、国出口商品交易会” , 如果按上述三个内容对号入座, 则基本部分是“交易会” , 限定部分是“中国”和“第93 届”, 行业标识是“出口商品”。下面分别对这三个内容作一些说明: 限定部分 : 用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。办的展会一般用“年”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现, 如第三届大连国际服装节中的“大连”。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表4 / 41 展会名称

6、里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。行业标识: 用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称, 或者是一个产业中的某一个产品大类。2、展会地点策划选择展会的举办地点, 包括两个方面的内容: 一是展会在什么地方举办 , 二是展会在哪个展馆举办。策划选择展会在什么地方举办, 就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。策划选择展会在哪个展馆举办, 就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会 , 要结合展会的展览题材

7、和展会定位而定。另外, 在具体选择展馆时 , 还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表5 / 41 己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用 ,一个展览会的办展机构一般有以下几种:

8、主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位: 拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。承办单位 : 直接负责展会的策划、组织、操作与管理, 并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位 :协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理, 部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位: 对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理, 或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。4、办展时间名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 -

9、 - - - - - - 第 5 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表6 / 41 办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义: 一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个统一的标准, 要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长, 但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说 ,展期一般是 5 天左右为宜。5、展品范围展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期举行。从目前展览业的

10、实际情况看 , 一年举办一次的展会最多, 约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少, 不定期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道, 几乎每个产业的产品都有一个生命周期 , 产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期, 展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、展会规模名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工

11、作计划范本表7 / 41 展会规模包括三个方面的含义: 一是展会的展览面积是多少, 二是参展单位的数量是多少, 三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时, 对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时 ,要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。8、展会定位通俗地讲 ,展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”,具体地说 ,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况, 通过建立和发展展会的差异化竞争优势, 使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、

12、展会的主题等。9. 展会价格和展会初步预算在制定展会的价格时, 一般遵循“优地优价”的原则 ,即那些便于展示和观众流量大的名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表8 / 41 展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。在策划举办展会时, 要根据市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。10、人员分工、招展招商

13、和宣传推广计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划, 这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象, 并同时为展会的招展和招商服务的。11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作, 直到展会成功举办。名师资料总结 - - -精品资料欢

14、迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表9 / 41 展会进度计划安排得好, 展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等 ,它们是展会的有益补充。二、展会项目立项可行性研究报告的写作展会项目立项可行性研究报告要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明, 并为最终完善该展会项目立项策划的各具体执行

15、方案提供改进依据和建议。因此 , 展会项目立项可行性研究报告主要包括以下几项内容: 1、市场环境分析2、展会项目生命力分析3、展会执行方案分析4、展会项目财务分析5、风险预测6、存在的问题7、改进建议8、努力的方向名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 9 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表10 / 41 针对上述问题 , 提出对展会项目立项策划的改进建议, 指出要成功举办该展会应该努力的方向等。三、参展说明书的写作( 一) 参展说明书的

16、概念办展机构在确定了展会的有关日期安排, 指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后 ,就可以着手编制展会的参展说明书了。参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册 ,以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。( 二)参展说明书包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲,参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件, 也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件, 参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。( 三) 参展说明书的作用参展说明书主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、

17、布展、展览和撤展等服务的, 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 10 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表11 / 41 它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用, 也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响: 1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明, 参展商在得到参展说明书以后 , 就可以按照该说明书

18、的指引对叁展的各项准备工作进行筹备,如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等; 在展会布展现场 , 参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展, 避免布展期间的盲目和违规; 在展览期间 , 参展商可以按该说明书的要求布置展品演示 ; 在撤展期间 , 参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展; 展会结束后 ,参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下, 参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - -

19、 - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 11 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表12 / 41 间的各项规定 , 不仅有利于指导各参展商按规定办事, 也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜, 并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一, 它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为规范, 有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外 ,参展说明书

20、对展会观众也能起一定的作用。比如, 手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明, 就对观众参观展会有较大的帮助。观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆,在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点, 可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇. 在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。一般来说 , 展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的, 参展商一般都会将上述名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - -

21、第 12 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表13 / 41 信息通知其邀请的观众, 这样 , 参展说明书对观众所起的作用将更大。四、编制参展说明书的基本原则从参展说明书所起的作用我们可以看出 , 参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用, 在编制参展商手册时 , 我们必须做到: 第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用 ,或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助 , 或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用, 否则,该内容就

22、不能进入参展商手册。第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁, 文字不要太多 , 篇幅不要太长 , 能说明问题就行 ; 参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体 , 让人看得明明白白 , 不能让人看不懂 , 更不能让人产生歧义. 否则 , 在展会筹展、布展、展览名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 13 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表14 / 41 和撤展等环节的具体执行中就会引起争议, 既不利于参展商展出

23、,也不利于办展机构对展会现场进行管理。第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细, 如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟, 对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等 , 这样更有利于展会具体操作和管理; 对于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏 , 如对展览场地基本情况的说明中, 对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明, 不能遗漏 , 否则, 现场操作就会出现问题 , 比如, 如果没有提到展馆入口的高度和宽度, 就有可能会使一些较大较长的物品进不了展馆。第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观大方, 印刷讲究, 尽量不要出现

24、错别字和其他印刷错误; 参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符, 不能让人产生不好的联想。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 14 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表15 / 41 第五、专业。参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规范,要使用行业熟悉的语言 , 所涉及的术语要规范, 不能想当然地使用一些行业比较陌生的词语;内容编排要符合参展商筹展的筹备程序, 不能让他们翻来覆去地寻找自己需要了解的内容。第六、国际

25、化。如果展会是国际性的展会, 或者展会有向国际化方向发展的打算 ,那么, 参展说明书的内容编排和制作也要尽量做到符合国际参展商的需要, 如除要有中文的文本外还要有外文的文本。外文文本的参展说明书, 其翻译一定要准确,因为海外参展商就是根据该说明书来筹备各项参展事宜的; 如果翻译不准确 , 将会给他们带来极大的不便。篇二: 大型展会策划方案大型展会策划方案一、确定举办目的举办一场展览会 , 首先要确定其目标。活动项目能准确达到目标的展览会才是成功的。通常我们的目标为: 宣传公司形象、促进产品的销售、展示新产品、密切联系用户、对市场的信息动态和市场需求的深度把握等。名师资料总结 - - -精品资料

26、欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 15 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表16 / 41 二、选择适合场地选择合适的场地是参展计划中重要的一部分, 首先须考虑的是人群流动的方式 , 了解人潮在整个展览会场移动的方向, 再依此挑选摊位。是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论, 厂商可将这样的摊位有效利用, 积极展示自己产品优于竞争者的地方。如果在展览期间须要使用悬挂牌示或罩盖 ,则须选择有足够高度的地点 , 避免挡住可见度。三、参展背景分析例如: 专业性、品牌

27、性、权威性、国际性四、参展安排( 一)、展前准备 : 1. 参展主题的确定 ; 2. 展位的确定 ; 3. 展台设计与搭建 ; 明确的参会主题、优质的展位就一定能达到我们预期的效果吗?如果没有专业细致的展位布置, 怎样体现出专业性、品牌性、权威性、国际性?大家参展的目的都是一样的, 参加展览会是提升企业知名度 , 宣传与推介新产品或服务的好机会 , 而参加展览会也已成为部分企业经营战略的一部分, 如何有效地充分利用展览会 , 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 16 页，

28、共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表17 / 41 让展览会成为现代企业最佳的销售与营销工具, 实现企业的长期经营目标 , 则是许多企业关注的核心问题。在展台设计与搭建时就要围绕这个中心, 总结如下 : 展台的设计要突出主题、强调个性 , 同时要在空间和气氛上给观众一种亲和力而且要方便交谈。充分利用各种可能的要素, 例如 , 展台的形成、材料、音响、光线、色彩和其他装潢用品 , 不断给观众以新鲜感,刺激其好奇心 , 使他们对展台产生兴趣, 进而产生与展览者谈话的愿望。通常 , “展位布置”我们会外包给专业的av 设备租赁公司 , 选择信誉好、责任心强、价格合理的

29、租赁公司会给我们减少很多工作量。我们公司通常外包给光点 (北京) 传篇三: 会展计划书展会策划书会展预备阶段的文案第一节会展预备阶段的文案简介一、会展预备阶段的文案的概念: 会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 17 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表18 / 41 一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。二、会展预备阶段的文案种类: 一般来说

30、, 会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。第二节会展预备阶段的文案写作一、展会立项策划书的写作展会立项策划书主要包括以下内容 : 1、办展市场环境分析: 包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析 , 对国家有关法律、政策的分析 ,对相关展会的情况的分析, 对展会举办地市场的分析等。2、提出展会的基本框架: 包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。3、展会价格及初步预算方案。4、展

31、会工作人员分工计划。5、展会招展计划6、展会招商计划。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 18 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表19 / 41 7、展会宣传推广计划。8、展会筹备进度计划。9、展会服务商安排计划。10、展会开幕和现场管理计划。11、展会期间举办的相关活动计划。12、展会结算计划。展会立项策划书的写作要求: 1. 展会名称展览会的名称一般包括三个方面的内容: 基本部分、限定部分和行业标识。如“第 93 届中国出口商品交

32、易会” , 如果按上述三个内容对号入座, 则基本部分是“交易会” , 限定部分是“中国”和“第93 届”, 行业标识是“出口商品”。下面分别对这三个内容作一些说明:限定部分 : 用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。办的展会一般用“年”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现, 如第三届大连国际服装节中的“大连”。展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 19 页，共 41 页 -

33、 - - - - - - - - 会展工作计划范本表20 / 41 国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。行业标识: 用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称, 或者是一个产业中的某一个产品大类。2、展会地点策划选择展会的举办地点, 包括两个方面的内容: 一是展会在什么地方举办 , 二是展会在哪个展馆举办。策划选择展会在什么地方举办, 就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。策划选择展会在哪个展馆举办, 就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会 , 要结合展会的展览题材和展会定位

34、而定。另外, 在具体选择展馆时 , 还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 20 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表21 / 41 3、办展机构办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。根据各单位在举办展览会中的不同作用 ,一个展览会的办展机构一般有以下几种: 主办单

35、位、承办单位、协办单位、支持单位等。主办单位: 拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。承办单位 : 直接负责展会的策划、组织、操作与管理, 并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位 :协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理, 部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位: 对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理, 或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。4、办展时间办展时间是指展会计划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义: 一是指举办展的名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - -

36、- - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 21 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表22 / 41 具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。展览时间的长短没有一个统一的标准, 要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长, 但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说 ,展期一般是 5 天左右为宜。5、展品范围展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。6、办展频率办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期举行。从目前展览业的实

37、际情况看 , 一年举办一次的展会最多, 约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少, 不定期举办的展会已经是越来越少了。办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道, 几乎每个产业的产品都有一个生命周期 , 产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期, 展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。7、展会规模展会规模包括三个方面的含义: 一是展会的展览面积是多少, 二是参展单位的数量是多名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - -

38、 - - 第 22 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表23 / 41 少, 三是参观展会的观众有多少。在策划举办一个展会时, 对这三个方面都要作出预测和规划。在规划展会规模时 ,要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。8、展会定位通俗地讲 ,展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”,具体地说 ,展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况, 通过建立和发展展会的差异化竞争优势, 使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标

39、、展会的主题等。9. 展会价格和展会初步预算在制定展会的价格时, 一般遵循“优地优价”的原则 ,即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 23 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表24 / 41 获得的收入进行的初步预算。在策划举办展会时, 要根据市场情况给展会确定一个合适的价格,这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。10、人员分工、招

40、展招商和宣传推广计划人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划, 这四个计划在具体实施时会互相影响。人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象, 并同时为展会的招展和招商服务的。11、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中,到什么阶段就应该完成哪些工作, 直到展会成功举办。展会进度计划安排得好, 展会

41、筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。与展名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 24 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表25 / 41 会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等, 它们是展会的有益补充。二、展会项目立项可行性研究报告的写作展会项目立项可行性研究报告要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说明, 并为最终完善该展会项目立项策划的

42、各具体执行方案提供改进依据和建议。因此 , 展会项目立项可行性研究报告主要包括以下几项内容: 1、市场环境分析2、展会项目生命力分析3、展会执行方案分析4、展会项目财务分析5、风险预测6、存在的问题7、改进建议8、努力的方向针对上述问题 , 提出对展会项目立项策划的改进建议, 指出要成功举办该展会应该努力的方向等。三、参展说明书的写作名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 25 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表26 / 41 ( 一)参

43、展说明书的概念办展机构在确定了展会的有关日期安排 ,指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后 ,就可以着手编制展会的参展说明书了。参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册 ,以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项基础性的工作。( 二)参展说明书包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲,参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件, 也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件, 参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。( 三) 参展说明书的作用参展说明书主要是为方便和指引叁展商顺利

44、进行筹展、布展、展览和撤展等服务的, 它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用, 也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响: 1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、展会基本情况、展会名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 26 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表27 / 41 规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明, 参展商在得到参展说明书以后 , 就可以按

45、照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备,如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等; 在展会布展现场 , 参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展, 避免布展期间的盲目和违规; 在展览期间 , 参展商可以按该说明书的要求布置展品演示 ; 在撤展期间 , 参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展; 展会结束后 ,参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下, 参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定 , 不仅有利于指导各参展商按规定办事,

46、也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜, 并按手册的规定为参展商提供各种服务。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一, 它为展会各阶段制定了名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 27 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表28 / 41 大家必须遵守的行为规范, 有利于办展机构按此规范对展会各环节的现场进行管理。3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外 ,

47、参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比如, 手册对展馆平面图、馆内服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明, 就对观众参观展会有较大的帮助。观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地达到展馆,在馆内服务设施分布图的指引下可以找到自己需要的服务提供点, 可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇. 在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。一般来说 , 展会的观众有很大一部分是各参展商自己邀请来的, 参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众, 这样 , 参展说明书对观众所起的作用将更大。四、编制参展说明书的基本原则从参展说明书所起的作用我们可以看出 , 参展说明书

48、是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用, 在编制参展商手册时 , 我们必须做到: 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 28 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表29 / 41 第一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用 ,或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助 , 或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用, 否则

49、,该内容就不能进入参展商手册。第二、简洁明了。参展说明书对各方面内容的说明和叙述应该简洁, 文字不要太多 , 篇幅不要太长 , 能说明问题就行 ; 参展说明书对各方面内容的说明和叙述必须准确、具体 , 让人看得明明白白 , 不能让人看不懂 , 更不能让人产生歧义. 否则 , 在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的具体执行中就会引起争议, 既不利于参展商展出,也不利于办展机构对展会现场进行管理。第三、详细全面。对于参展说明书提到的各项内容要尽量详细, 如对布展和撤展加班时间的规定可以具体到小时和分钟, 对各种表格的返回最后期限的规定具体到某月某日等等 , 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载

50、- - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 29 页，共 41 页 - - - - - - - - - 会展工作计划范本表30 / 41 这样更有利于展会具体操作和管理; 对于参展说明书提到的各项内容要做到没有遗漏 , 如对展览场地基本情况的说明中, 对展馆人口的高度和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意事项等要一一列明, 不能遗漏 , 否则, 现场操作就会出现问题 , 比如, 如果没有提到展馆入口的高度和宽度, 就有可能会使一些较大较长的物品进不了展馆。第四、美观。参展说明书的排版和制作要美观大方, 印刷讲究, 尽