基层管理人员的基本技能和要求.ppt

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1、1现在学习的是第1页，共34页主要内容主要内容n前言n工作前先装备好你的思考能力n了解你的职务n完成你的指派工作n如何进行你的工作n基层管理人员的四大职责n基层管理人员的基础守则n有效的报告方法n结语知己、知彼、整合现在学习的是第2页，共34页一 前言现在学习的是第3页，共34页二 工作前先装备好你的思考能力n以科学方式进行工作明确你的工作目标收集事实资料依事实做判断计划执行检讨n秉持强烈的目的意识及问题意识n任何小事都不要疏忽了创意 现在学习的是第4页，共34页三 了解你的职务n对自己的职务充分了解责任权限义务n了解你工作的前后接口提琴手伴唱鼓手领唱现在学习的是第5页，共34页四 完成你的指

2、派工作1n命令接受方法命令接受方法(1)上司叫您时,您应用上司听得到的声音加以答复“是”,并拿起记事本或草稿纸及笔,走向上司的座位.(2)来到上司的座位前,轻轻点个头,朝着上司方向,稍微往左,挺胸站好.(3)一面聆听,一面记录上司的指示 -聆听指示的重点有5W2H.-数字/人名等特别要听清楚,不能有误.(4)完全理解上司指示的内容.-不能敷衍了事地听(HEAR),要用心听(LISTEN)现在学习的是第6页，共34页四 完成你的指派工作2n命令接受方法命令接受方法(5)上司指示完毕后,才提出问题.-疑问或不甚理解之处,等上司全盘说明后,才提出.(6)复诵指示 -为了避免听错或有误解的情形发生,依

3、5W2H的原则复诵指示内容(尤其是限期完成的工作特别重要),复诵后,再确认一次是否还有应该注意的事.(7)如果时间来不及,配合不上时,不可自作主张,更改工作计划,必须向上司报告,否则影响整体工作计划.(8)对于直属上司以外的指示,必须向直属上司报告,让上司理解,为了避免工作的流程受到干扰,这是极为重要的一面.现在学习的是第7页，共34页5WnWhat What 指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态nWhen When 指什么时候要完成，工作允许的期间或什么时候要完成那一部分的工作nWhere Where 泛指各项活动发生的场所nWho Who 指完成命令要接触或关连到的对象，如担当者、责任

4、者、参与者nWhy Why 指理由、目的、根据、Why能让我们更能洞悉我们为什么这样做而不要那样做现在学习的是第8页，共34页2HnHow 指方法、手段、如何做nHow much 指预算、费用现在学习的是第9页，共34页五 如何进行你的工作n怎么对待工作?明确三件事n做管理工作和做其他事情一样,明确以下三件事是非常重要的:“应该管什么”,即明确自己管理的范围;“应达到什么要求”,即明确自己的责任在哪里;“如何做,已做到什么程度”,即明确自己的努力方向.现在学习的是第10页，共34页五 如何进行你的工作 把握三个环节:想要成功,关注以下三个环节是必须的:关注过程 关注结果 关注领导 做好四项要求

5、:尽职/尽责/尽心/尽力高层：做正确的事中基层各级主管：把事做正确基层员工：正确地做事现在学习的是第11页，共34页评估问题性质的两个步骤n问题的优先顺位紧急性不管问题的大小，必须立刻解决重要性一些重要的问题，未必是很紧急的妥当性指解决问题的目标本身是否妥当n区分问题的类别发生型问题指现状与目标或标准已发生差距谋求改善型问题是指现有的目标或标准往上提升潜在型问题是我们预测未来环境的更动，可能会带给我们那些问题n面对目标的态度现在学习的是第12页，共34页以PDCA完成达成目标的手顺nPDCA改善后的水准水准提升水准提升目前的水准QUALITYTQMISOQCCJITERPSPC现在学习的是第1

6、3页，共34页程序化n在做计划时，若能把握住工作的顺序、步骤，相信你对你的工作能做出有效率的计划，这种依工作的顺序、步骤做成的计划，谓之程序化现在学习的是第14页，共34页程序化计划的五个步骤nWhy明确了解工作进行的目的及理由，为什么要做?nWhat确定要做哪些事项?nWho谁来做?明确责任者及协助者nWhen什么时候完成?nHow to明确如何进行及进行的顺序步骤?现在学习的是第15页，共34页以问题解决程序n找出问题的真正原因n找出解决问题的重点对策n订出问题解决的行动计划现在学习的是第16页，共34页问题解决的九个步骤n1.明确的目标、标准知道自己想要达成的目的或状态，你才能发现有什么

7、问题n2.发现问题点积极地秉持你的问题意识及改善意识掌握现状、调查现状、密切注意现状、随时注意可能的问题点特别问题的种类：如与目标、标准规格的差异，策略执行不能达到预期的效果，外在环境变化所引起的现在学习的是第17页，共34页问题解决的九个步骤n3.要因分析辨别问题的现象与产生现象的原因针对问题点，找出真正的原因整理归纳各项原因找出几项最重要的原因现在学习的是第18页，共34页问题解决的九个步骤n4.确定要解决的问题根据要因分析，发现要解决的课题很多，如无法同时解决，就要选出几项重要的课题解决有些要因来自客观的环境，不是凭自己主观的力量就能消除要因，例如：汇率、利率、关税的变动。现在学习的是第

8、19页，共34页问题解决的九个步骤n5.拟定对策思考出针对要因的解决问题点的对策针对客观环境产生的要因，找出减低影响或规避的方法提出多项对策，以便选择最适合的因应之道现在学习的是第20页，共34页问题解决的九个步骤n6.做出行动计划明确作业项目、担当者期限及行动进行的顺序n7.执行行动计划注意执行时，是否确实依据行动计划的内容进行随时了解实施的状况现在学习的是第21页，共34页问题解决的九个步骤n8.效果确认调查执行的结果，是否能有效地将问题解决若问题仍无法解决，要调查执行行动计划是否有偏差n9.标准化订定标准化作业的方式，要能简单、浅显易懂，每个人都能够实施宣导标准化作业方式，让每个人都能遵

9、守现在学习的是第22页，共34页六 基层管理人员的四大职责n执行任务品质管理交期管理成本管理生产管理安全管理士气管理现在学习的是第23页，共34页六 基层管理人员的四大职责n改善问题n做好人际n培育部属现在学习的是第24页，共34页七 基层管理人员的基础守则n比上司期待的工作成果做得好n一定在指定的期限完成工作n工作时间集中精神，专心工作现在学习的是第25页，共34页七 基层管理人员的基础守则n懂得提升工作效能与效率的方法依工作的重要性，决定完成工作的优先顺序依工作的重要性，决定投入工作的时间同性质、同种类、类似性高的工作分门别类进行不断思考是否更有效率的工作方法请教有经验的老前辈备齐以往的做

10、法、相关资料、相关的讯息，当做工作的参考随时订出完成工作的期限准备好必要的工具、材料、器材避免用过大的手段，达成较小的目的造成浪费避免用过小的手段，达成较大的目的螳臂挡车现在学习的是第26页，共34页七 基层管理人员的基础守则n要有防止错误的警觉心使用一些未经确认的资讯工作上的专业知识或技巧不充分疲倦、不能集中心力情绪低潮、不稳定连络错误、协调不足把一知半解当做全部知道不注意、草率、马虎成见、专断无责任感、推脱责任不遵守作业规定现在学习的是第27页，共34页七 基层管理人员的基础守则n做好整理、整顿、清洁n秉持工作的改善意识简单化代替化统合化分散化废止化现在学习的是第28页，共34页七 基层管

11、理人员的基础守则n养成节省费用的习惯合理的使用电话有效率的使用办公用具及事务机器节省电费、水费不要不当加班做好避免不良品的措施做好机械、维护，并正常操作机器做好预算、控制预算要有成本意识爱惜公司的资产现在学习的是第29页，共34页八 有效的报告方法n报告的对象n报告的时机做好计划时中间报告紧急报告工作完成时现在学习的是第30页，共34页八 有效的报告方法n报告的原则口头报告原则n先说结论a.结论 b.经过 c.理由n简洁、正确n事实与主观的感想、臆测需区别n不要遗漏重点n成功、失败都要明言现在学习的是第31页，共34页八 有效的报告方法n报告的原则书面报告的原则n遣词用语要简单易懂n标题清楚n尽量用图表、数字说明n报告顺序要合逻辑n利用添附资料说明现在学习的是第32页，共34页九 结语知己、知彼、整合n信赖你的部属n相信自己有无限的潜能n显露你的企图心n支持上司或组织所订目标n订定目标，应就部属能力、水准与达成任务的难易度做合理公平的考量n因人而有不同的激励方式n容许无心、隐恶扬善现在学习的是第33页，共34页THE END现在学习的是第34页，共34页