大型会议承办工作手册.docx

《大型会议承办工作手册.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《大型会议承办工作手册.docx（15页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、大型会议承办工作手册 大型会议承办工作手册（初稿） 目 录 一、会议前组织工作打算： 2 （一）会议的发起： 2 （二）会议组织和机构： 2 （三）会议分工和责任： 2 二、会议承办主体流程： 2 （一）会议前期工作： 2 1参会客人的联系、函达及状况工作。 2 2参会资料的打算。3 3会议场所的考察、落实工作。3 4参会资料的制作落实工作。3 5参会物品的状况落实工作。4 6参会人员用车状况落实工作。4 7财务预算整理，报公司领导审批。4 8拟定参会客人的具体接待、支配安排。4 9会议现场的工作支配。4 10会议现场外工作支配。5 11公司人员的仪容仪表要求。6 （二）会议中工作： 6 1检

2、查工作。6 2迎接工作。6 3公司领导会面工作。7 4会场工作。7 5散会后工作。7 （三）会后工作： 8 1送机、送站参会客户工作支配。8 2宾馆门口迎送参会客人的支配。8 3结账工作。8 4联系参会客人平安到否工作。9 5会后公司内部总结会。9 6会后资料的整理。9 7制作参会人员名册。9 8资料、名册的存档与送达。9 一、会议前组织工作打算： （一）会议的发起： 由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。（二）会议组织和机构： 由公司领导层探讨确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和公司参与会议的人员。会议组织机构一般

3、设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经明确，除特别状况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。（三）会议分工和责任： 由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。 二、会议承办主体流程： （一）会议前期工作： 依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作状况刚好精确的向会议总指挥汇报。 1参会客人的联系、函达及状况落实。11参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。12会议前两天落实来参会客人状况。1.2.1来客人数。1

4、.2.2来客身份。1.2.3来客性别。1.2.4重要客人的习俗。1.2.5来客联系方式。1.2.6参会来客的对方协调人。根据来客身份整理依次并正式报告会议总指挥。13会议前两天落实参会来客到达机场、车站的详细状况。1.3.1乘坐飞机到达的班次、时间、人员。1.3.2乘坐火车到达的的车次、时间、人员。1.3.3乘坐班车到达的的终点站、时间、人员。1.3.4有无自行开车来的人员状况。根据来客到达时间整理依次并正式报告会议总指挥。14由会议总指挥指定专人负责和参会客人保持联络，落实路途状况且每半天汇报给总指挥，重要参会客人需刚好汇报。2参会资料的打算。21依据落实的来客状况，根据规定格式在会议前两天

5、制作好秩序册（初稿）。22依据会议内容在会议前三天起草完成开幕辞。23依据会议支配在会议前三天起草完成各会议讲话。24依据会议内容支配在会议前三天制作完成会议演示资料。25依据会议内容在会议前三天打算完成产品相关资料（经内审、签署）。26由会议总指挥组织人员对上述材料进行统筹和协调后，送公司相关领导、部门审定。27由会议资料组在规定的时间内完成上述定稿资料的统一制作。3会议场所的考察、落实，并作出预算报告。31依据会议规模要求，对预选的宾馆入住条件进行考察，并在会议前三天书面汇报会议总指挥。32依据 会议要求，对预选的会议场地进行考察，并在会议前三天书面汇报会议总指挥。33在考察预选的宾馆和预

6、选的会议场地进行考察时对其服务状况进行落实。34在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对其四周环境进行考察。35在考察预选的宾馆和预选的会议场地进行考察时对交通状况进行考察。4参会资料的制作落实，并作出预算报告。 依据货比三家原则在会议前三天书面汇报： 41资料制作周期。 42资料制作样式。43资料制作费用。5参会物品的状况落实，并作出预算报告。 依据货比三家原则在会议前三天书面汇报： 51制作横幅样式、费用、时间。 52酒水、饮料等价格。53参会客人礼品的样式、价格。54会议用品（文件袋、笔、软皮本）样式、价格。55相应的发票状况。6参会人员用车状况落实，并作出费用报告。 依照会议的日程

7、支配，在会议前三天书面汇报： 61车型、车况。 62租用费用。7进行财务预算整理，并报公司领导审批。71由会议总指挥组织、评定各汇报的状况。72由会议总指挥指定会议财务专人，对评定下来的状况进行财务预算整理。73在会议前三天报公司领导审批。74在公司领导评审通过后，由指定的专人和财务部协商刚好领出会议专款。75由会议总指挥制定会议财务用款制度。8拟定参会客人的具体接待、支配安排。 在会议前两日，由会议总指挥组织会议，依照时间依次对下面工作进行具体安排： 81参会客人及陪伴人员住宿支配。 82参会客人餐饮支配。83参会客人行程支配。84会议结束后活动支配。85会议前、中、后陪伴人员的支配。86参

8、会客人的接站工作支配。87会议期间与客人协调工作。88突发事务应急处理工作、人员。9会议现场的工作支配。 在会议前一日对下面工作完成，由会场工作负责人进行检查。并将结果刚好汇总汇报给总指挥。 91参会客人、陪伴人员、工作人员房间。9.1.1全部房间内状况的落实。9.1.2全部房间钥匙统一领取，并做出相应标示。9.1.3制作好房间人员入住空表格。9.1.4会议秩序册的送到参会客户房间。9.1.5水果、鲜花的送到参会客户房间。92会场的布置，会场内设备的调试。9.2.1会场内座椅摆放整齐，布局合理。9.2.2会场内横幅的悬挂整齐，标示粘贴坚固。9.2.3会场内投影仪及幕布调试无误。9.2.4会场内

9、全部麦克风、音响调试无误。（保密会议不能用无线麦克风） 9.2.5会议讲演用电脑和资料联机调试无误。9.2.6会场内灯光、开关、电源及插板的落实。9.2.7会场用打印机和纸张落实，联机调试无误。9.2.8会议现场录音设备或器材的落实，且调试无误。9.2.9会议场所各指引标示的落实； 93会议全部物品、资料的到场、分装整理。9.3.1会议全部物品指定规放位置。9.3.2会议用各物品刚好购买，分装整理好。9.3.3会议用全部资料进行标示、并盖好图章； 9.3.4会议用的物品（文件袋、笔、软皮本）检查无误分装入袋。9.3.5会议用产品资料分装入袋，并做好发放人员编号表格。94参会客人的桌牌、会议牌制

10、作。9.4.1由会议总指挥对参会客人座次进行排定。9.4.2核实全部桌牌名字无误，并根据规定摆放整齐。9.4.3依照参会人员数量制作相应会议牌。（蓝底黑字无人员姓名） 9.4.4根据公司会议人员制作相应会议牌。（黄底黑字有人员姓名） 95会议过程的摄影、照相支配。9.5.1人员的确定。9.5.2各重要时刻的摄影、照相确定。9.5.3合影留念的场地确认。96会议用车的支配。9.6.1确定好参会客人车辆到场时间。9.6.2确定好参会客人车辆行走路途。9.6.3确认好接机、接站车辆、时间、人员。10会议现场外工作支配。 在会议前一日对下面工作完成，并由外场工作负责人进行检查。并将结果刚好汇总汇报给总

11、指挥。 101试验设备的调试、要参观的生产现场的布置工作。102参观期间路途制定、讲解人员、试验人员打算工作。103会议用各物品的选购工作。104公司人员、设备、资料和物品的运输到会议现场。105会议期间天气状况及物品的打算。106药品打算。107会议期间道路通行状况。11公司人员的仪容仪表要求。 （二）会议中工作： 会议期间每天晚上各会议小组组长将状况向会议总指挥进行汇报，并根据会议总指挥要求做出第2天工作支配。 1检查工作。 由会场工作组组长随时对下面工作进行检查，并依据状况刚好支配： 11公司人员、设备、资料和物品的状况。 12会议用水果、酒水、物品、礼品的购买、分装、整理状况。13会议

12、室状况。1.3.1会议用烟、烟灰缸、打火机的落实，并在会议前30分钟摆放到位。1.3.2会议用矿泉水的落实，并在会议前30分钟摆放到位。1.3.3会议用茶水、茶杯的落实，并在会议前30分钟打算好。14会议用车、摄影、照相人员的落实和通知状况。15参会客人的接机、接站工作支配状况。2迎接工作。21接机、接站参会客户工作支配。 2.1.1将参会客户的到机场、火车站进行时间排序。 2.1.2落实好接客的司机和车辆。 2.1.3定好到达宾馆门口迎接的精确时间。 22宾馆门口迎接参会客人的支配。 2.2.1由司机将接到客人的状况刚好通知会议总指挥。 2.2.2由总指挥依据参会客人到达宾馆时间，指定负责人

13、支配公司人员在门口迎接。2.2.3负责人对公司人员进行分工支配，指定主要迎接客人人员、门口服务人员，登记服务人员。2.2.4负责人随时保持与会议总指挥的联系，在得知客人到达宾馆前十五分钟通知公司人员到门口等侯，并打算好迎客的工作。2.2.5打算好客人房间钥匙；房间人员入住表格；各车辆内的客人状况落实工作。2.2.6司机将车开到宾馆门口，由门口服务人员将车门拉开并站立一旁。客人下车时，主要迎送人员上前迎接问候，并引领客人到登记服务人员处。2.2.7由登记服务人员进行来客身份确认，发放房间钥匙，并引领客人到房间。23与对方协调人员的沟通、落实到客状况。2.3.1实到参会人数。2.3.2参会来客状况

14、。2.3.3参会客人身体状况。2.3.4参会客人有无其它要求。3公司领导会面工作。31公司领导与参会客人的会面支配。32参会客人入住后走访、沟通工作。4会场工作。41会议资料的到位检查。 4.1.1会议演示资料。 4.1.2产品资料。4.1.3秩序册中会议议程表。4.1.4各发言辞稿。4.1.5投影指示激光笔。42会议现场秩序及人员工作的支配。4.2.1会议现场总调度的人员指定。4.2.2会议主持人的支配。4.2.3会议发言人及依次支配。4.2.4会议答辩人员及依次的支配。4.2.5会议现场服务人员的支配。43会议场外人员工作的支配。 4.3.1会议用水的打算。 4.3.2会议用物品的打算。

15、4.3.3与会场服务人员沟通、协调工作。 4.3.4会场内交待的任务。 4.3.5其它偶发事务。 44资料帮助人员的支配。 4.4.1投影资料的帮助。 4.4.2文件修改及打印工作帮助。 45会议全程记录人员的支配。 4.5.1会议现场的文字书记人员。 4.5.2会议现场的录音记录人员。 46会议全程摄影、照相人员支配。5散会后工作。51参会客人就餐的打算、支配。5.1.1依照会议前制定的会餐支配对就餐地点进行落实。5.1.2对菜单进行落实。5.1.3就餐客人座位、排序的落实。5.1.4在会议结束前30分钟与就餐部门联系确认状况。5.1.5在会议结束前10分钟确认凉菜均已经上桌，酒水、饮料到位

16、。52支配落实引领客人到餐厅的人员。53引领客人到餐厅。54与对方协调人员进行沟通确认。5.4.1参会客人返程时间、方式。5.4.2参会客人其它要求。 55餐后休息支配。 56其它支配。 5.6.1参会客人返程票务的落实。 5.6.2参会客人是否有旅游活动及支配。5.6.3晚餐及晚上活动的支配。（三）会后工作： 1送机、送站参会客户工作支配。1.1将参会客户的去机场、火车站地进行时间排序。1.2将离开的客人进行合理支配，并落实好送客的司机和车辆。1.3定好到达宾馆门口迎等的精确时间。2宾馆门口迎送参会客人的支配。2.1由总指挥依据参会客人离开时间支配公司人员在门口迎送，指定负责人。2.2负责人

17、对人员进行分工支配，指定主要迎送客人人员、门口服务人员，门外服务人员。2.3负责人在客人离开前非常钟通知公司全部送别人员到门口等侯，并打算好送客的礼物。2.4客人下来时，由主要迎送人员上前迎接，其它人员面带微笑，由门口的迎送人员拉开门等候，司机将车开到门口，由门外人员将车门拉开等候。2.5当客人到门口时，全部人员齐声说“欢迎再来！”，当客人坐上车后集体挥手道别。3结账工作。3.1由会议财务专人对会议期间的费用进行记账。3.2在客人离开房间前对房卡、其它费用进行核实。3.3和宾馆、餐馆等的人员进行对账。3.4结清费用并审核票面。4联系参会客人平安到否工作。4.1对参与会议的客人进行分类，并细分落

18、实到每个和客户联系的人员。4.2依据客户离开的时间，乘坐的交通工具。在参会客户到达目的地1个小时内进行电话联系确认平安与否。4.3将联系结果刚好向会议总指挥汇报。5会后公司内部总结会。5.1由会议总指挥指定时间对会议的状况组织开总结会。5.2由会议总指挥主持，邀请公司领导出席。5.3由会议总指挥对会议状况进行书面汇报。5.4由会议记录人对会议中参会客人提出的问题进行书面汇报。5.5各小组负责人书面汇报本小组在会议期间的工作状况。5.6由会议期间负责财务的负责人对会议期间全部的费用状况对公司领导进行书面汇报。5.7由会议中各领导对汇报工作进行点评，并进行工作支配。5.8由公司文员进行总结会议的会议记录。6会后资料的整理。6.1现将会议的全部资料包括总结会议记录进行分类。6.2对整理好的会议资料进行编号。6.3对于答复客户提出来的问题根据时间节点完成。7制作参会人员名册。 依据此次参与会议的客人，对全部来客资料做成名册。 8资料、名册的存档与送达。8.1对全部会议资料进行存档管理。8.2对于客户要求的回复的资料，在时间节点内完成，经审核没有问题，刚好发给客户。