食品厂档案资料管理制度.docx

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1、食品厂档案资料管理制度食品厂档案资料管理制度1 目的为规范公司档案资料管理，增加公司档案资料的好用性和有效性，特制定本制度。2、适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。3、归档范围五江轻化集团公司来文、各兄弟子公司来函来文、公司自发文件、中心省市各党政机关来文、各种证书、公司规划、年度安排、统计资料、财务审计资料、会计凭证及各种报表、账簿、劳动工资、经营状况、绩效考核、人事档案、会议纪录、确定、托付书、协议合同、项目资料、上报资料及其它具有保存价值的文书资料。4、资料的收集与整理4.1 集团公司来文、各兄弟子公 司来文、中心省市各级党政机关来文、公司自发文件、人事档案、各种证书原件、公司规划

2、、年度安排、承包责任状、会议记录、确定、托付书、协议合同、绩效考核资料等由综合部负责收集整理和保管。4.2 公司财务审计、会计凭证及各种报表、账簿、劳动工资、经营状况等资料由财务部专人整理保管。4.3 其他各部门资料由部门指派专人保管。4.4 公司的全部资料实行年度归档制度，即每年的十二月为公司档案资料归档期。4.5 在档案资料归档期，由综合部档案管理员分别向公司各部门收集应当归档的原始资料。公司各部门主管应主动协作 与支持。4.6 各部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件、材料，由各部门兼职的档案管理员负责将其中已办完的文件、资料每季整理后送综合部，由公司档案管理员负责刚好归档。4.6 档

3、案管理员应依据档案的类别分类归档整理。5、资料的分类与归档1 5.1 公司档案资料的分类5.1.1 公司法律文件：包括公司章程、批准证书、营业执照、税务登记证、验资报告、审计报告、组织机构代码证、银行贷款许可证、食品生产许可证、商品条码证等。5.1.2 公司董事会文件：董事会构成、股本构成、董事会决议、纪要等。5.1.3 集 团公司来文：集团公司编号文件及各种资料。5.1.4 各党政机关来文：中心至地方各党政机关、团体编号文件及各种资料。5.1.5 公司管理制度：公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程。5.1.6 公司财务资料：各类总分账册、报表、单据、凭账、报告等。5.1.7 公司人

4、事薪资：人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金安排及安排记录、绩效考核制度、保险安排及记录、劳动合同等。5.1.8公司经营策略规划：客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施安排等。5.1.9公司客户名册：客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、访谈名册及记录等。5.1.10 公司业务文件：公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等。5.1.11 公司客户服务文件：服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户供应的资料等。5.1.12 公司客户档案：已结案客户的完整档案，包括客户服务资料及公司各

5、自服务文本、方案、策划、设计成果等。5.1.13 公司供应商名册：合格供应商名单、供应商生产资质证明资料、大宗原辅材料出厂 合格证明等。5.1.14 选购合同、协议，各供应商考评资料。5.1.15 公司专业资料：公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获得及购买的政策法规、公司各类剪报等。5.1.16 项目部各项目申报资料：申请报告或请示、可行性探讨报告、初步设计文件、实施方案、验收报告及验收资料、各种有关项目批复文件等。5.1.17 公司日常行政文件，包括通知、备忘录、报告、批复、外来文件函等。5.1.18 公司宣扬资料：

6、公司对外宣扬广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。5.2公司档案资料的归档5.2.1 归档的文件原则上必需是原件，不是原件的必需作出书面说明。5.2.2 归档的文件材料，应根据文件的内容分类归档。5.2.3 在一个文件卷内要按文件形成的时间系统进行排列。5.2.4 案卷标题要简明精确，整理好的案卷要确定案卷的保存期限，原则上分为许久、长期（5 15 年以上）、短期（ 15年以下）三种。5.2.5 按归档要求进行装订、编号、填写卷内书目备查表。6 5.2.6 全部案卷组 成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷书目，以备查询。6 档案资料的借阅1 6.1 借阅档案要履行

7、借阅手续，总经理、副总经理、综合部部长借阅非密级档案可干脆通过档案管理员办理借阅手续。因工作须要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门领导办理借阅档案申请表送综合部部长核批。密级档案的借阅必需由总经理核批。6.2 借阅时间，一般档案最长不超过 5 5 天，密级档案最长不超过 2 2 天。6.3 档案借阅者必需做到：6.3.1 爱惜档案，保持整齐，严禁涂改。6.3.2 留意平安保密，严禁擅自翻印 、抄录、转借、遗失。借档人确因工作缘由须要复印或摘抄文件，非密级文件需经综合部部长批准，密级文件需经公司总经理批准。7 档案的销毁 7.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。7.2 当某

8、些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交综合部部长审核经总经理批准后执行。7.3 凡属于密级的档案资料必需由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由综合部部长批准后方可销毁。7.4经批准销毁的公司档案，档案管理员须仔细核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。7.5 在销毁公司档案资料时，必需由总经理或综合部部长指定专人监督销毁。8 违规处理8.1 该刚好归档的资料，未刚好归档每次扣 5 5 元；8.2 档案未按要求进行装订、编号、填写卷内书目备查表每份扣 5 5 元；8.3 借阅档案未履行借阅手续，每次扣 5 5 元；8.4 未按要求进行平安保密，擅自翻印、抄录、转借每次扣 0 50 元；遗失每份扣 0 100 元；5 8.5 有意泄露公司机密的罚款 0 1000 元，并赔偿由此造成的公司损失；情节严峻的予以开除；9 9 、本制度中罚款金额未注明处, , 统一按 0 10 元/ / 人/ / 次 标准执行惩罚。10 、本制度自公布之日起执行，其他与这相抵触或相冲突的以本制度为准。11 、本制度由综合部负责说明。12 、 本制度从颁发之日起执行，原有相关制度即行废止。