天然气管网末站工程文控管理措施与竣工资料编制计划方案.doc

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1、天然气管网末站工程文控管理措施与竣工资料编制计划方案1 文件控制管理措施1.1 项目部至少设一名专职文控员负责文件管理，各职能部门有兼职的文控管理人员。1.2 文件的分类1) 技术文件：包括与监理、业主之间有关工程技术的信函、报告；业主的技术要求及技术文件；施工图纸及设计文件；业主指定的施工验收规范、标准；其它相关的规范、标准；承包商内部的技术文件；施工记录及各种检查验收报告等。2) 质量文件：包括与监理、业主之间有关质量的信函、报告；业主的质量要求及规定；业主指定的质量评定标准和检验程序；承包商的质量手册、质量控制程序及质量管理文件；质量检验记录及质量评定资料等。3)HSE文件：包括与监理、

2、业主之间有关健康、安全、环保的信函、报告；业主关于健康、安全、环保的规定和文件；承包商的HSE管理手册、HSE程序文件及HSE管理文件；HSE报告、记录文件等。4) 合同管理文件：包括主合同文件；分包合同文件；合同管理记录及评价报告；合同变更文件；与业主、监理之间关于合同管理的信函、报告等。5) 控制管理文件：包括施工计划；施工统计记录；进度控制报告；成本控制报告；工程预决算资料。6) 其它文件，如采办、财务等文件。1.3 文件的接收1) 办公室文控员负责文件的接收并负责登记，记录应注明文件的来源、主题、编号、版本号、接收日期等信息。2) 呈送项目经理或其指派人批示，批示处理意见和文件的分发意

3、见。3) 根据批示建立文件分发矩阵，分发矩阵包含应分发的部门（单位）和份数。4) 按照分发矩阵分发文件并做好记录，记录必须有接收人签字。1.4 文件的发送1) 项目部所有向外呈送的文件全部交由文控员处理。2) 文控员将文件呈送项目经理或其指派人审阅并签发，如有不妥，则将文件返回制作部门，修改再送或作废处理。3) 对签发的文件，及时发送到有关单位，并做好发送记录。4) 项目内部文件的发送可以不通过文控员，直接由各职能部门制发，基层的报告，资料也可以直接呈送各职能部门。1.5 文件的存档1) 文件存档以书面文字形式为主，辅以电子版本或其它形式。2) 经过文控员的所有接收、发送文件全部要留一份（或拷

4、贝件）存档。3) 各部门的文件自选建立存档。1.6 作废文件的处理1) 各文件和资料发放部门，对已作废文件，应及时从发放单位收回，并填写作废文件回收记录。2) 对于为积累知识而保留和留作参考用的作废文件，文件发放部门要在该文件上加盖作废章，并做好记录。1.7 文件的更改1) 内部文件的更改由原文件的审批人更改。2) 对于外部文件，无权进行任何更改。任何变更只能是来自原发文单位。1.8 文件控制管理的实施1)在项目部建立通用的计算机网络管理信息系统，并设专人负责，加速信息传递和处理时间，合理调整施工计划，为确保工期的实现提供可靠的理论数据。2) 采用电话、传真、和电子邮件的形式，按要求定期向业主

5、报送各种报表，并接收业主下达的各种计划、指令、文件，建立与业主、监理、设计等部门沟通的信息网络。3) 做好与业主、监理等外部单位的往来信函管理。4) 项目部向外呈送的文件、报表及信函，必须由项目经理签字才能生效。5) 文控管理人员要明确责任，及时传达上级的有关指令、文件和技术要求，以免延误时间。6) 每天对收集的信息及时整理、分析研究，为项目部制定相应计划和措施提供依据，便于统筹解决施工过程中出现的问题。7) 掌握施工机组每天的施工状态、进度和施工材料需求情况。8) 对与施工计划进行跟踪控制，以检查计划实施的进展和程度，当出现预想不到的变化时，随时进行调整。2 竣工资料的编制计划2.1 在工程

6、完工后，及时清理现场，办理工程有关移交手续及签证，在竣工日期前按业主要求的时间内提供相应数量合格的竣工资料。在施工过程中及时组织整理、汇总竣工资料，竣工验收资料的编制应随着工程施工同时进行，竣工资料中计量单 法定计量单位的使用规则，文字、数字应清晰工整、图面整洁。2.2 竣工资料应如实记载竣工工程的确切部位以及有关的规范、数据和实施的施工文件。1) 施工资料：开工报告、工程技术要求、技术交底资料、图纸会审记录（纪要）、施工组织设计及施工计划、方案、工艺、措施、设计变更单、工程更改洽商单、材料代用审批单、原材料及构件出厂证明/质量鉴定、材料试验报告、隐蔽工程检查验收记录、施工专业性技术记录、工程

7、测试、测量记录、无损探伤检测报告、单位、分部、分项工程质量检查评定资料、施工说明、施工大事记或施工日志、交工验收记录证明、施工技术总结、竣工报告、重大质量、安全事故处理报告。2) 管理资料：项目部成立及职责分工文件；工程建设招、投、中标文件、承发包合同、协议；施工单位执照、资质证明；征用土地等有关资料；安全卫生及消防审批文件；项目开工报告；工程管理计划、管理实施文件等资料；与工程有关的文件、纪要等。3) 设备/物资资料：包括装箱单、出厂合格证、使用说明书、质量证明书、维修保养说明书、备件目录、随机的全套图纸、磁盘、光盘等各种载体的文件材料。2.3 施工技术资料的编制1) 竣工文字资料按单位工程

8、进行编辑与组卷。 2) 企业资质类：包括各类合同协议、施工执照、企业资质、法人代表等，第一卷为单位工程共有部分。3) 施工管理文件类：包括施工组织设计、技术方案、管理措施、管理细则、规划等，每个单位工程组成一卷；4) 通用资料类：按开工、竣工、交工、质保、技术管理先后顺序及内容进行编制，每个单位工程组成一卷；5) 施工记录类：按施工的先后顺序及内容进行编制，每个单位工程组成一卷；6) 材料（设备）资料类：合格证、装箱单、商检记录等，每个单位工程组成一卷；7) 施工总结单独组卷。2.4 竣工图的编制1) 竣工图是竣工资料的重要组成部分，是记录管线、电气、自动化仪表等安装工程实际情况的技术文件，竣

9、工图必须齐、全、准确，做到竣工图与设计变更资料、隐蔽工程记录“三对口”，竣工图应包括所有的施工图。通用图、标准图、重复利用图不进竣工图，但必须在图纸目录中注明。2) 施工中没有变更的施工图，加盖“竣工图专用章”。3) 施工中有部分变更的施工图，可在原图上修改，修改的部分在竣工图的相应位置加盖“图纸修改专用章”，全图修改后加盖“竣工图专用章”。4) 改动大，不宜在原施工图上修改的，应重新绘制竣工图，并加盖“竣工图专用章”。5) 竣工图加盖竣工图章，签字要求填写整齐、清楚，不得代签，用碳素笔签写。竣工图专用章应加盖在角图章的左面或图的空白处。竣工图专用章应使用不褪色红印泥。凡文字材料中记载有竣工图

10、变更内容时，必须在竣工图相应位置做更改标明，并加盖竣工图核定章。2.5组卷要求1) 同一项目形成的归档材料，可分为文字和图纸两大部分，分别组成一卷或若干卷，文字资料在前，图纸在后。大、中型工程项目形成的文字和图纸不得混合组卷；小型项目如形成的文字和图纸资料较少时，可将文字和图纸混合组卷。2) 卷内图纸资料按专业图号单独装订，即每一专业图号装订一册。3) 凡自身形成的文字材料必须耐久，利于长期保管和使用，其中书写的文字材料必须使用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、油墨等，不得有复印、铅笔、圆珠笔等不符合要求的字迹材料。打印件要字迹清晰、耐久，签字处不许直接打印，要由本人亲自签写。4) 所有竣工资料编制时

11、采用A4幅面（297210mm），其纸张质量至少达到70g/m2；图纸要折叠成“手风琴”式4号图纸规格（297210mm），图面在里，标题栏露在外右下角；若小于A4纸，可将其粘贴在A4纸上，便于组卷、装订，达到整齐美观。材质证及材质单要粘贴在A4幅面（297210mm）的合格证粘贴单上。5) 每卷厚度不得超过30mm，装订线（对于横向排版的资料为上边）留出25mm，四眼等距线装，装订前必须去掉文件材料中的各种金属物，对破损的文件材料须按裱糊技术托裱。卷的左侧较薄时，在左侧夹装硬纸条。案卷装订要结实、整齐、美观、不压字、不掉页，各种表格材料装订时应将表头向里或向上。2.6 案卷编目1) 卷内文件

12、资料和图纸均要用打号机逐页打号。案卷封面、卷内目录（竣工图随图目录除外）、卷内备考表不打页号。2) 卷内目录的填写（全部要求打印）顺序号：应用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件顺序，一个文件（或部件）一个号。文件编号：文件的文号或图纸的图号，无填写内容，划“”。责任者：文件材料直接编写部门或主要责任者。文件材料题名：文件材料的标题全称，无标题的要代拟标题。日期：文件材料的形成日期。 页次：每份文件材料首页上标注的页号，末份文件要标注起止页。备注：对文件材料需做的必要说明。3) 案卷外封面的填写案卷题名：建设项目名称单位工程名称简要内容文种（竣工文字资料或竣工图）编制单位：案卷内文件材料的形成单位，

13、要与单位公章吻合。编制日期：文字资料卷填写卷内文件材料的起止日期，竣工图填写竣工图章上的编制日期。保管期限：案卷划定的保管期限（永久、长期、短期）。密级：案卷涉及的秘密等级（绝密、机密、秘密），无划定密级，可划“”。4) 卷内备考表的填写卷内备考表排列在案卷内文件材料尾页之后，其填写要求如下： 卷内备考表要标明案卷内文件材料的页数、图纸的张数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 立卷人：由负责立卷的人员签字。 审查人：由建设单位基建部门、项目部负责人或技术部门负责人审查签字。5) 归档要求 提供竣工资料时，均应同时提供相应的电子版资料一套。 立卷归档部门负责填写案卷移交目录一式二份，同归档案卷一起经档案部门检查无误后，正式办理交接手续。档案交接时，由档案部门接收人填写档案交接清单一式二份，交接双方分别在“移交（接收）单位”和“移交（接收）人”处加盖公章及签字。