档案利用管理标准.docx

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1、档案利用管理标准目录前言II1 范围12规范性引用文件13术语和定义14职责14. 1 大区职责14.2项目公司职责25管理活动的内容与方法25.1 本标准依据的管理流程25.2 档案利用的要求25.3 档案利用的方式36重要风险识别与控制47检查与考核48报告与记录4附录A （规范性附录） 流程图 5附录B （规范性附录） 表格样式 6Q/TYN XXXX. XX. XX2017附录B（规范性附录）表格样式表B. 1档案借阅登记表借阅部门借阅人联系电话密级档案种类口工程 档案口文书 档案口会计 档案口声像 档案口实物 档案档案情况口借出口查阅复印件档号：文件编号文件名称借阅目的普通商密档案借

2、阅部门负责人：年月日档案来源部门负责人：年月日保密办 （核心商秘）保密办负责人：年月日档案外借档案部门负责人：年月日借阅借阅人：档案管理员：日期：归还归还人：档案管理员：日期：利用效果表B.2档案证明申请表时间借阅人借阅部门盒号/件号密级复制份数文件题名复制用途借阅人签字档案管理人员签字备注附录C（资料性附录）档案业务专用章XXX公司档案证明专用章样式XXXXXXX 公司档案室10此件与档案原件内容一致仅用作本印章横向40mm,纵向20mm。Q/TYN XXXX. XX. XX2017档案利用管理标准1范围本办法适用于大区本部及下属各单位档案利用工作。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准

3、的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的 修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用 于本标准。DA/T42企业档案工作规范华董办通2016） 40号（集团）有限公司档案利用管理办法Q/TYN 2305. 02.01-2017电力控股档案档案利用管理办法3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1 利用者查阅利用档案的人员。3.2 原件最初产生的区别于复制件的原始文件。3.3 复制件与原件内容相同的复制品。3.4 档案证明仅指提供档案复制件与原件内容一致的证明。3.5 档案利用利用者以查阅、复制、摘录等方式使用档案的活动。4

4、职责4. 1大区4.1.1 总经理工作部编制档案利用各项标准；4.1.1.1 提供控股本部各类档案利用；监督、指导下级单位档案利用管理工作；4.1.2 档案借阅部门负责人负责涉密档案借阅的审批。Q/TYN XXXX. XX. XX2017档案来源部门负责人负责涉密档案借阅的审批。4.2项目公司4. 2.1档案管理部门编制本单位档案利用各项标准；提供本单位各类档案利用；监督、指导所属单位档案利用管理工作；4. 2.2档案借阅部门负责人负责涉密档案借阅的审批。档案来源部门负责人负责本单位涉密档案借阅的审批。5管理活动的内容与方法5.1本标准依据的管理流程档案借阅利用流程（见附录A图A.1）。5.2

5、档案利用的要求依据DA/T42企业档案工作规范、华董办通2016） 40号（集团）有限公司档案利用管理办法 的要求，各单位应按以下要求积极开展档案利用工作：a）主动服务：各单位档案管理部门应按照电力档案管理要求，为各业务环节提供及时、便捷的查 询服务；b）积极开发：各单位应积极开展档案信息资源的开发利用，通过档案借阅、档案系统检索、档案 展览、档案资料编研等方式提供档案利用；c）安全保密：各单位应确保档案信息资源利用符合国家及电力信息安全要求，满足利用的同时保 护档案信息安全，做好保密措施,对符合解密或公开要求的档案资料及时提供利用；d）严格审批：各单位应规范档案利用流程，对于涉密档案的利用要

6、严格审批，兼顾利用与保密;e）爱护档案：利用人应爱护档案，严禁涂改、圈点、拆卸、撕毁、污损档案。5.3档案利用的方式档案利用档案利用的方式包括但不限于：a）检索查阅：各单位应充分应用集团档案管理系统，开展档案在线利用；并通过系统编制各类检 索工具，包括但不限于全引目录、分类目录、主题目录等，提供档案信息资源利用服务。b）档案展览：各单位可不定期拟定主题进行档案资料展览，促进档案工作和企业文化的宣传，发 挥档案的社会价值。C）档案证明：为满足电力员工利用档案的需求，各档案中心（室）提供档案证明服务。d）档案编研：各单位应积极开展档案编研工作，充分挖掘档案潜在价值。e）本办法中“档案证明”仅指提供

7、档案室复印件与原件内容一致的证明；f）利用者如耍求提供档案证明服务，可向档案专职人员提出申请，并填写档案证明申请表，说明 要求出具证明的原因及用途，经规定的审批流程结束后可出具档案证明（见附件B.2：档案证 明申请表）。g）档案材料的复制与专用章的加盖须由专职档案员在审批流程结束后办理,其他任何人员不得代 为办理。专职档案员应严格审核档案复制件有关内容，保存申请表备查并建立档案证明制发台 账。h）用作档案证明的复制件需在文件每页图文处加盖档案业务专用章，避免复制件与原件内容上的 差异（专用章样式见附件2： XXX单位档案业务专用章）。5.3.1 档案借阅. 1借阅申请档案借阅利用应办理借阅手续

8、，已开通0A借阅权限的员工通过0A审批，未开通0A借阅权限的员工填 写借阅登记表（见附录B表B.1）,登记借阅内容，并明确借阅者的相关责任。若有公司外部人员需要利 用本公司档案，应由与外部联系的员工办理相关手续。5. 3. 2. 2借阅审批各单位应明确档案借阅审批流程，涉密档案的借阅应经相关领导审批；档案借阅审批流程应嵌入0A 系统，并与档案系统实现无缝衔接。具体借阅审批权限如下：a）普通无密级档案：直接提供利用；b）普通商密档案：档案借阅部门负责人批准后转档案来源部门审批；C）核心商秘档案：档案借阅部门负责人批准后转档案来源部门审批，审批通过后报保密办负责人 审批。5. 3. 2. 3借阅利

9、用a）借阅人应在规定的时间和地点内进行借阅利用，档案原件原则上不得带出档案阅览室，特殊情 况应经档案管理部门负责人审批同意。b）实体档案借出七天后应归还，如需延期应再次办理借出手续，最长不超过十四天。5. 3. 2. 4利用反馈借阅人利用档案完毕，应填写利用效果反馈，档案管理人员应做好档案反馈情况跟踪，分析利用效 果，进一步挖掘档案潜在价值。档案证明5. 3. 3.1利用者如要求提供档案证明服务，可向档案专职人员提出申请，并填写档案证明申请表（见 附录B表B. 2）,说明要求出具证明的原因及用途，经本标准档案借阅审批流程结束后可出具档案证明。Q/TYN XXXX. XX. XX20175. 3

10、. 3. 2档案材料的复制与专用章的加盖应由专职档案员在审批流程结束后办理，其他任何人员不得 代为办理。专职档案员应严格审核档案复制件有关内容，保存申请表备查并建立档案证明台账。5. 3. 3. 3用作档案证明的复制件应在文件每页图文处加盖档案业务专用章（见附录B表B.3）,避免 复制件与原件内容上的差异。5. 3. 4奖惩5. 3. 4.1为调动档案人员的创造性，对于积极开展档案信息资源开发利用并取得较好效益的，可 予以奖励，成果可作为个人或集体奖励的依据。成果范围包括但不限于：a）对档案信息进行加工整理，编写成系统实用的汇编、手册、图集、图书等，在实际应用中取得 经济效益或社会效益的；b）

11、利用档案进行技术转让、技术咨询、技术改造、科研设计、生产经营等取得经济效益的；C）利用档案解决单位经营问题或各种纠纷取得经济效益或社会效益的；d）利用档案举办展览或进行单位文化宣传取得重大社会影响的；5. 3. 4. 2在档案利用工作中违反本标准，导致档案损毁、遗失、外泄的，视情节轻重对相关责任 人予以惩处。6重要风险识别与控制表1给出了基于本标准识别的风险及控制。表1管理流程风险识别及控制流程目标 /要求关键步骤（编号） 与描述关键步骤责任部门、岗位风险事件风险成因控制措施防止档案 遗失档案外借审批档案利用部门、档案管理部门、 单位负责人档案 遗失档案利用保 管不善严格外借审批，强化档案保管

12、 责任7检查与考核对本标准规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表2所示:表2考核内容序号考核项目考核指标执行部门监督部门1档案遗失遗失事件发生次数为0各级档案管理部门上一级档案主管部门8报告与记录表3给出了执行本标准形成的报告和记录。表3 报告与记录序号名称填写部门保存地点保存期限1档案借阅登记表档案利用部门档案室3年2档案证明申请表档案利用部门档案室3年Q/TYN XXXX. XX. XX2017档案借阅利用管理流程借阅人档案管理人员开始1提出申请附录A（规范性附录）流程图大区公司/项目公司档案主管部门档案借阅部门档案来源部门负责人负责人负责人编号:保密办负责人过程描述大区公司/项目公

13、司档案管理部 门是本流程的归口管理部门。流程开始。1 .档案借阅利用人填写档案借 阅登记表。8提供利用2.档案管理人员判断是否外 借，如夕毋需经档案主管部门 负责人审批。3.档案外借需档案主管部门负 责人审批。4.档案管理人员判断密级。5.涉密档案需档案借阅部门负 责人审批。6 .普通商密及核心商密需档案 来源部门负责人审批，审批不 通过流程结束。普通商密审核 通过档案管理人员提供借阅。 核心商密审核通过报保密办负 责人审批。7 .核心商密由保密办负责人审 批，审批通过档案管理人员提 供借阅，审批不通过流程结 束。8.档案管理人员提供借阅。9.档案管理人员对归还的档案 进行检查、登iEl及入库。9档案归还10.档案管理人员将档案借阅登 记表作为工作资料备杳保存。流程结束图A.1档案利用管理流程