档案保密管理标准.docx

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1、档案保密管理标准目录前言II1 范围12规范性引用文件13术语和定义14职责14. 1 大区14.2项目公司25管理活动的内容与方法25.1本标准依据的管理流程25. 2涉密档案的管理工作25.3涉密档案的利用工作25. 4涉密档案的保密管理36 重要风险识别与控制37检查与考核38报告与记录3附录A （规范性附录）流程图5附录B （规范性附录） 表格样式 6档案保密管理标准1范围本标准规定了电力大区档案保密管理的职责、管理活动的内容与方法、重要风险识别与控制、检查 与考核、报告和记录等要求。本标准适用于电力大区及下属项目公司的档案保密管理工作。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可

2、少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。董办通2015 86号档案保密管理办法电字2014 005号 电力商业秘密管理规定Q/ 2305. 04.01-2017电力控股档案保密管理标准3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。1.1 涉密档案具有保存价值的涉及国家秘密、电力商密的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.2 档案解密在一定的时机，将涉及国家机密、企业商密的档案向企业内部或社会公众公布。1.3 档案降密在一定的时机，对原本密级较高、保密期限较长的档案进行降低密级、缩短保密期限的操作。4职责1

3、大区4. 1. 1保密办审批 大区本部涉密档案的借阅、降密及解密工作。总经理工作部在保密办的领导下负责控股本部涉密档案保管、利用。4. 1.2. 2指导、监督和检查大区各部室、下属公司档案保密管理工作。4.2项目公司4.2.1 保密办4.2. 1.1领导本项目公司涉密档案管理工作。4.2. 1.2负责审批本单位涉密档案的借阅、降密及解密工作。档案主管部门4. 2. 2. 1负责本单位涉密档案保管、利用。4. 2. 2. 2负责指导、监督和检查项目公司各部门档案保密管理工作。5管理活动的内容与方法4.1 本标准依据的管理流程涉密档案摘抄（复制）审批管理流程（见附录A图A.1）涉密档案的管理工作4

4、.1.1 大区本部涉密档案的归档范围遵照电力控股商业秘密管理规定执行，下属单位可参照电 力商业秘密管理规定拟定自身业态的涉密档案归档范围，并报本单位保密委办公室备案；核心商 密档案的保管期限为永久或三十年，普通商密档案保管期限为三十年或十年，涉密档案的保管期限 不得短于保密期限。5. 2. 2纸质版涉密档案应由文件生成部门及时将原件连同权利提示页一并归档至档案室集中保密 管理，不得留底；电子版涉密档案的归档应采用专用涉密存储介质进行移交，并采用独立的涉密电 脑查验和存储，涉密电脑不得联网。1.1.3 各单位涉密档案应与一般档案区分，设专人专柜进行管理；涉密档案解密前不得进入联网的 档案管理系统

5、，可运用集团档案管理系统离线版进行管理。1.1.4 涉密档案鉴定小组成员须报本级保密委办公室批准后，方可开展档案鉴定工作。小组成员由 单位分管档案工作领导、档案主管部门负责人、档案形成部门负责人、业务人员及档案管理人员组 成。1.1.5 涉密档案的定密、解密应依据电力控股商业秘密管理规定执行，保密期满后，由档案主 管部门会同文件生成单位或部门对涉密档案进行鉴定，确定降密或解密。5.3 涉密档案的利用工作5.3.1 涉密档案的借阅申请需严格执行大区档案利用管理标准规定的申请审批流程，方可借阅。5.3.2 涉密电子档案的借阅必须在专用涉密电子档案读取设备上进行，严禁复制、网络传输涉密电 子档案。5

6、.3.3 复制、摘抄涉密档案须填写“涉密档案摘抄（复制）申请单”（见附录B表B.1）,经保密 委员会审批，由档案员进行复制，并登记造册，其复制件应与原件等同管理。5.4 涉密档案的保密管理大区各级档案保管部门应当确定为商业秘密保护要害部门（部位）或者涉密区域，加强防范与 管理。涉密档案及其复制件、涉密档案存储介质及涉密档案信息、涉密档案设备设施必须在涉密区域进 行管理，非经大区各级保密委员会办公室负责人批准，任何人不允许将其带离涉密区域。5.4.1 各单位应加强档案数字化各个环节的保密管理。若聘请外单位进行档案数字化工作，须事先签 订保密协议，并现场监督档案数字化的工作。涉密档案数字化不允许外

7、包。5.4.2 各单位应加强保密设备、设施管理：档案库房应配备保险柜、库房监控等设备；档案馆（室）计算机、复印机等设备出现故障，不得私自拆装或向外维修，需报本单位专业人 员处理。5.4.3 各单位对执行档案保密规定做出显著成绩的单位或个人，应给予表彰和奖励。对违反本标准及 国家有关法规，造成秘密外泄、经济损失或不良影响的，视其情节和后果，给予批评教育、行政纪律处 分。构成犯罪的，应追究刑事责任。6重要风险识别与控制表1给出了基于本标准识别的风险及控制。表1管理流程风险识别及控制流程目标/ 要求关键步骤（编号） 与描述关键步骤责任部门、岗位风险事件风险成因控制措施防止泄密各级领导审批档案利用部门

8、、档案主管部门、泄密审批不严格制度宣贯、日常工作管档案来源部门、保密办负责人理监督7检查与考核对本标准规定的管理活动进行检查与考核，考核内容如下表2所示:表2考核内容序号考核项目考核指标执行部门监督部门1泄密事件泄密事件发生次数为0各级档案主管部门上一级档案主管部门8报告与记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。表3 报告与记录序号名称填写部门保存地点保存期限1涉密档案摘抄（复制）申请单档案利用部门档案主管部门3年附录A（规范性附录）流程图涉密档案摘抄（复制）审批流程编号:大区公司/项目公司档案利用部门档案利用部门档案主管部门开始2审批1填写申请 单3审批6摘抄（复制）档案来源部门4审批Y-

9、保密委员会（暂定）流程开始。2.档案利用部门负责人审批。3.档案主管部门负责人审批。4.文件来源部门负贵人审批。5.保密委员会负责人审批。5审批1.档案利用部门需填写涉密档案摘抄（复制）申请单。过程描述大区公司/项目公司档案主管部门 是本流程的归口管理部门。6 .档案管理员对文件进行摘抄（复: 制）。档案利用7 .利用部门进行利用。8档案主管部门将摘抄（宴制）申 请单作为工作资料备查。图A.1涉密档案摘抄（复制）审批管理流程附录B（规范性附录）表格样式表B. 1涉密档案摘抄（复制）申请单申请部门申请人文件名称文件来源 部门密级复印口 摘抄口复制/摘抄 理由申请部门 审核部门负责人：日期：档案部门 审核部门负责人：日期：文件来源 部门意见部门负责人：日期：保密委办公室负责 人意见公司领导：口期：