档案库房管理办法.docx

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1、档案库房管理办法目录前言II1范围12规范性引用文件13术语与定义14职责14.1专职档案员15管理活动的内容与方法 2附录A （规范性附录）档案室温湿度记录表5档案库房管理办法1 .范围本办法适用于大区本部、各项目公司档案库房的管理。2 .规范性引用文件5列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注口期的引用文件，其随后所有的 修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用 于本标准。DA/T42档案馆建筑设计规范JGJ 25企业档案工作规范办通2015 86号 （集团）有限公司档案工作规定办通2016 40号（集团）有限公司档案库房管

2、理办法电力控股档案库房管理办法3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。1. 1档案库收藏档案的专门用房。3. 2档案装具用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、密集架等。4. 3密集架为节省空间而设计的可沿轨道水平移动的活动存储装置。4职责4.1 总经理工作部4.1.1 大区应设立专门的档案库房，设立专（兼）职档案库房管理人员。4.1.2 按照控股公司的要求，组织各部门编制本单位档案库房管理制度。4.1.3 组织开展本单位的档案库房管理工作。4.1.4 组织档案库房管理标准的宣贯和实施，并对实施情况进行监督检查。4. 2项目公司档案主管部门4.1.1 按照控股公司的要求，组织各部门编制本单位

3、档案库房管理制度。5. 2. 2组织开展本单位的档案库房管理工作。5管理活动的内容与方法5.1 本标准依据的管理流程档案库房管理流程（见附录A图A. 1）。6. 2档案库房管理工作的基本任务规范大区档案库房管理，确保库存档案完整安全，有效保护和延长档案寿命。6档案库房管理工作总要求各单位应设立专门的档案库房，档案库房应与办公室、阅览室分开，配备必要的办公、档案防护设 备。7. 2各单位应设置档案库房运行、维护专项活动经费，保隙档案库房日常工作开展。8. 3档案库房应具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防高温、防有害生物等八防措施。具体 包括： 档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有遮光窗

4、帘、窗板等遮阳措施；一一库房的温度应控制在14 C24 ,相对湿度控制在45%60%之间。在选定温、湿度后，每昼夜波 动幅度要求温度不得大于2、相对湿度不得大于5%；库房温湿度应定时观测并登记，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节；填写档案室温湿度控制 簿（见附录B表B. 1）；一一做好库房防虫、防霉工作，定期投放环保防虫药物；发现虫蛀、长霉、纸张破损、字迹褪色等情况， 及时采取措施防治和补救； 定期对库房进行清洁；一一档案库房应配备消防器材，消防器材宜采用清洁气体灭火装置，有条件的单位可设置自动火灾报警系 统，要求定期检查更换；库房严禁他用，禁止存放易燃、助燃、易爆等危险物品；一一库房应安装

5、防盗装置.，档案库房钥匙由专人妥善保管，非档案管理人员不得随意出入库房，档案出入 库应办理登记手续。 库房外围应装置摄像头，保证库房档案安全。6. 4档案材料应保存于档案柜/架中；特殊载体材料的档案要有专用装具保存，光盘、磁盘、磁带等应 保管在防磁柜中。7. 5档案库房管理人员应合理规划档案库区，入库档案须排列有序，库房内档案存放按照“从上到下、 从左到右”的顺序排列，便于查找。8. 6档案管理人员定期检查、清点核对档案资料，掌握档案库存情况。6.7做好档案库房安全防护措施，档案管理人员每天下班前应及时检查档案库房门、窗、电的关闭情况， 发现问题及时反映和处理。6. 8档案库房面积应满足集团对

6、各SBU档案库房面积的规定，留有存储空间，面积应能满足本单位10 年档案存储的需要。大区本部档案库房使用面积在200疔以上，所属项目公司档案室库房使用面积在 50户以上，可根据实际情况适当增加面积。6.9大区公司档案库房可以分设在就近的、条件较好的项目公司，实现档案的异地备份。附录A（规范性附录）流程图档案库房管理流程一号.要求宜贯 编制要求 监督落实 整改上报项目公司大区公司控股公司集团公司缘合部总姓理工作部法律部办公厅过钊（述|2直化戏彻_c开始:V1提出降房 管理要求法律部足本流程的归“管理部门. 流程开始.1 .集团公司（上级单位）提出梢案 体房管理的相关要求.2 .检眼公司法律部纲织

7、宣传胚物上 级要求.3 .技服上皴档窠库房管理的相关要 求.对各级单位设立专职或技职档 案库房管理人员.4 .法律部编制控股公司的小案冲用 管理相关规定和娈求.并卜发至大 区公司，煤岗事业部,相关单位和项 口公司.工控股公司法律却组织大区公司/煤 炭事业超相关单位和项II公F档案 主管部门落实档案库居管理的相关 规定.6 .控股公司定期对大汉公司/煤炭本 业由“相关埴位和项H公司档案昨为 管理进行监将.7 .集团公司对捽股公司法律部档案 感片管理忸况进行监口检合，8 .桧股公司法律部/大IX公川/煤炭事 位制“相关地位和项H公司档案主管 部门对上极检位中存在的同应进行 嚓收,确保本单位档案库房

8、管理符 合上极要求9 .大区公司燃炭事业部/相关单位和 项目公司将整改情况Ntt控股公 司.捽股公司将整改情况1.报文 公司.10 .控股公司总俾部对档案炸房价理 的相关资料进行归档.流程结束. /1 .X 11 13. 3役“专 禀职人员3.2设立专 兼职人员3.1设立专 禀职人员11 1、/3人员设定4编制库用 管理熄定,_1/* S.2落实、7 aafif5.3落实5.1 4闹落 实111、/5 tn因落实r8. 3 1施整8. 21施整8. 1 1施整9.2 2婚 况占根9. 1整改情 况上报10资料归档M束图A.1档案库房管理流程附录B（资料性附录）档案室温湿度记录表档案室温湿度控制簿 年 月日期记录时间温度湿度记录人调控措施月 日时分%时分%月 日时分%时分%月 日时分%时分C%月 日时分%时分%月 日时分C%时分%月 日时分%时分%月 日时分%时分%注：1、温度范围1424,相对湿度4560%；温湿度每昼夜波动幅度分别为2和士5乐 2、工作日上下午各记录一次。