2022年2022年集团公司文件收发管理制度 .pdf

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1、收发文件管理制度一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。3、本企业各类文件统一由行政部归口管理。二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，经部门责人、分管领导初审后，送行政部核稿，经行政部核稿后送总经理签发。2、经总经理签发的文件由行政部统一登记、分类编号并保留一份原件存档。3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行

2、补发或改用其他方式发送。4、所有由行政部发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。三、收文管理名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 4 页 -1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由行政部统一签收、登记、编号，送领导阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，行政部接收后负责转交，并由接收人签收。3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交行政部，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交行政部的由行政部根据文

3、件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由行政部保留原件或复印件存档。4、行政部收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送领导批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示领导后办理，根据文件内容、领导批示予以催办。5、已交行政部存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。四、保密文件管理1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。2、制发保

4、密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 4 页 -密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。五、文件的销毁1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和分管领导的共同监督下进行销毁。六、附

5、则1、本制度由集团公司行政部负责解释。2、本制度自发文之日起实施。附件：档案借阅审批表档案查（借）阅审批表名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 4 页 -编号：借阅部门借阅人：借阅日期借阅档案种类工程档案文书档案会计档案声像档案实物档案档案名称：借阅事由：部门负责人批示：公司领导批示：是否归还是否归还借阅人：档案管理员：日期：备注：1.如外单位人员借阅档案，须持单位介绍信，且需公司总经理签字同意。2.会计档案除市公司财务部相关人员以外，其他人员谢绝借阅。3.会计档案原则上不予借出，如需借出，需公司总经理签字同意，并在一日内归还。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 4 页 -