2022年2022年客户接待的管理规定 .pdf

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1、上海大亚科技有限公司标准名称关于客户接待的管理规定审批审核拟稿标准编号版本号A/1 发行日期一、目的1.1 确保客户接待工作的正常展开，规范客户接待工作的管理，提高公司整体形象，特制定本规定。1.2 完善客户接待工作的各项流程，提高客户接待工作的效率。1.3 明确分工各部门的接待工作内容及责任。1.4 合理利用公司资源，加强接待所用物资的科学分配及规范管理，有效控制接待费用支出。二、适用范围本规定适用于除研发部门以外的各部门因公司性业务往来，需要公司层面进行接待的来访客户（部门日常业务往来的验货不属于本规定范围），研发部门自行安排来访客户的接待工作。订房及订车所产生的费用按照100%计入部门费

2、用，仅需订房的，请直接填写订房申请单，由部门经理及人事行政部签字确认后予以统一安排。三、责任部门及职责范围3.1 责任部门3.1.1 申请客户接待的部门3.1.2 人事行政部3.1.3 崇正工厂及其他对口部门3.2 职责范围3.2.1申请客户接待的部门的职责范围（1）填写申请表，登记所需准备的客户接待工作内容，明确部门负责接待的工作人员。（2）经部门领导审核签字通过后，在客户接待前5个工作日将申请表递交给人事行政部，等待安排。（3）在申请过程中更改准备接待工作的内容，须至少提前2 个工作日通知人事行政部，以便各责任部门协调安排各项工作。（4）根据客户接待的准备情况，协调安排客户接待人员，包括公

3、司情况介绍讲解员、客户来访期间陪同人员等。（5）保存与接待工作相关的发票收据，接待工作结束后与人事行政部做好费用交接工作。发票必须根据人事行政部核定的金额或指定的地点，专款专用。如发现与核定范围不符发票，人事行政部有权予以没收，并交至部门经理处由部门经理负责处理。3.2.2 人事行政部的职责范围名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 7 页 -上海大亚科技有限公司（1）客户接待准备工作的主导部门，统筹协调安排各个责任部门的准备工作。（2）收到有关部门递交的客户接待申请表（以下简称申请表，具体式样见附件1）后，根据申请表上填写的所需接待内容，通知并安排各责任部门在1 个工作

4、日内准备好相关接待工作。（3）根据申请表信息，为申请部门制定具体的接待费用，经申请部门分管副总签字确认后，向财务部门申领招待费并交给申请客户接待的部门助理。（4）负责安排车辆与司机接送、制作接站牌与欢迎牌、预订并布置公司会议室、准备会议室内相关电子器材，准备鲜花和水果饮料，准备双方的国旗，准备摄影摄像等。（5）负责预订酒店、机票及车票、准备礼品等。（6）通知崇正工厂负责人员准备相关接待工作，包括预订工厂会议室和休息室、安排接待人员陪同参观工厂、准备鲜花和水果饮料等。（7）向申请部门收集接待情况意见表，总结客户接待工作，提高客户接待工作的质量。（8）做好申请表原件的存档工作，包括申请表编号、建档

5、、分类等。（9）客户接待工作结束后，与申请客户接待的部门助理进行结算，并统一向财务部结算。制作相关明细费用表，以邮件方式通知申请部门及财务部相关人员。每月统计出各部门的接待费用总额，财务部按照接待实际费用使用情况进行考核，若实际使用费用在核定范围之内，按照 50%计入申请部门的专项费用中；若超出该核定标准的，超出部分直接从部门当月招待费中扣除。3.2.4 崇正工厂及其他对口部门的职责范围收到人事行政部的接待准备工作通知后，由负责安排的工作人员在1 个工作日内准备好相关接待工作。四、客户接待级别分类4.1 根据来访客户的公司职位，所掌握的职权轻重，客户所在公司的综合实力与经营规模，以及在公司所占

6、业务的比重，综合判定来访客户的所属级别。（具体式样见附件2）4.2 申请部门根据客户的不同级别，选择客户接待的各项具体安排。五、准备接待工作的流程方案5.1 申请者填写申请表，交由人事行政部审核后提交申请部门领导确认。5.2 人事行政部根据具体接待要求，费用管控，及通知并安排各责任部门准备接待工作。5.3 各责任部门按时完成准备工作，并把工作完成信息反馈给人事行政部。六、本规定从2010 年 10 月 1 日起正式实施，原试用管理规定同时作废。注：附件一：客户接待申请表附件二：部门接待费用额度及客户级别分类表附件三：客户接待工作准备流程图名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页

7、，共 7 页 -上海大亚科技有限公司人事行政部二一年九月二十七日修订次数修订日期修订内容修订人A/0 2010.4.13 首订A/1 2010.9.27 增加招待定义，变更招待职责部门，变更费用标准，完善招待申请表表单内容名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 7 页 -上海大亚科技有限公司附件一客 户 接 待 申 请 表责任部门申请/执行安排申请人签字申请部门客户信息公司名称接待级别主要客户姓名客户职位客户联系方式接待及停留时间客户人数客户行程（简述）公司接待用车（注明时间）部门经理确认订餐安排/时间酒店安排/时间旅游安排/时间领导接待（人事行政部协助通知）会议室预定接

8、站牌内容：公司迎接牌内容：花卉水果饮料双方国旗企业资料投影仪摄影摄像纪念品（名称/数量 _）其他人事行政部审核工厂接待厂房参观生产车间参观工厂迎接牌花卉水果饮料工厂会议室安排陪同人员（级别_）其他 所需提供的安排如有具体要求，请务必注明。人事行政部住宿安排套房标准联系方式入住时间房间数量预定天数退房时间付费方式公司付费客户自付特别要求车辆安排用车时间车辆号码司机安排用车人数用餐安排酒店名称酒店地址用餐人数消费标准分管副总确认名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 7 页 -上海大亚科技有限公司旅游行程安排旅游时间路线安排住宿安排陪同人员工厂安排参观时间参观内容及准备资料陪

9、同人员纪念品礼品名称数量备注名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 7 页 -上海大亚科技有限公司附件二部门接待费用额度及客户级别分类表部门A 级B 级C 级品牌事业部省长￥1200-1500/人/天部门经理￥800-1000/人/天销售人员￥400-600/人/天网络多媒体事业部副省长部门副经理供应商IPTV 事业部县长销售经理其他海外客户广电产品事业部副县长销售主管OEM 事业部局长次要海外客户海外销售事业部副局长PON 事业部总经理其他部门副总经理部门总经理部门副总项目/合同直接执行总负责人技术总监财务总监重要海外客户补充说明以上费用，包含人均每日住宿费、餐饮费、交

10、通费等各项费用。世博会期间，以上各级别人均接待费将根据酒店及餐厅的价格上涨情况再做调整。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 7 页 -上海大亚科技有限公司附件三客户接待工作准备流程图申请部门填写客户接待申请，经部门领导审核签字后递交人事行政部。申请部门的助理从人事行政部领取招待费，并在招待工作结束结算。人事行政部负责做好费用登记，并统一向财务部进行费用结算。人事行政部根据收到的申请单信息定额客户接待预算费用，经申请部门分管领导审核签字后负责向财务部申领招待费，并根据申请表完成相应的工作。（人事行政部具体由肖亚倩协助部门经理安排相应工作）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 7 页 -